奧普酒店管理軟件學習-倉庫管理系統(tǒng)操作手冊

1、前 言奧普公司精心設計的OPU倉庫管理系統(tǒng)軟件產(chǎn)品，采用兩層結構的C/S（客戶機/服務器）模式。后臺使用大型數(shù)據(jù)系統(tǒng)，如：SQL SERVER或SYBASE等，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以安裝在WINDOWS NT或WINDOWS 2000等網(wǎng)絡操作系統(tǒng)下。前臺使用目前主流先進的BORLAND DELPHI開發(fā)工具，具有強大的數(shù)據(jù)庫開發(fā)功能和穩(wěn)定安全的例外處理引擎，是目前最適合用于數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)開發(fā)的工具之一。C/S結構的優(yōu)點在于：結構體系被長期驗證為有效可行的，技術已日臻完善，在局域網(wǎng)中運行穩(wěn)定，速度效率最好，設備投入少，用戶界面友好，專業(yè)化程度高，適用于客戶端數(shù)目在200個用戶之內(nèi)的同一個區(qū)域中，該方案

2、最為經(jīng)濟實用。OPU倉庫管理系統(tǒng)經(jīng)廣西信息產(chǎn)業(yè)局鑒定委員會鑒定，認為該系統(tǒng)設計先進、合理，功能齊全，設置靈活，通用性好，界面直觀、形象，操作簡單、方便等綜合性能和推廣應用方面，居國內(nèi)領先水平是一個創(chuàng)品牌、上檔次的倉庫管理系統(tǒng)。能為倉庫的管理提供準確無誤的數(shù)據(jù)資料，促進倉庫信息管理規(guī)范化，完全能夠滿足倉庫業(yè)務管理和發(fā)展的需要。奧普公司總部設在桂林，在北京、深圳、上海、重慶設立了辦事處與客戶支持中心，擁有一批專門從事計算機管理信息系統(tǒng)開發(fā)，并在倉庫管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護方面有著豐富的經(jīng)驗的技術隊伍。公司除了向用戶提供優(yōu)良的系統(tǒng)支持服務（售前服務、售中服務和售后服務）外，還提供全面的系統(tǒng)資料（技術

3、參考手冊和用戶手冊），令用戶免卻后顧之憂。用戶手冊是OPU酒店倉庫系統(tǒng)系統(tǒng)資料的重要組成部分，也是系統(tǒng)操作培訓的主要教材。本手冊詳細介紹了系統(tǒng)的各項操作，圖文并茂，簡單明了，語言通俗易懂，既能滿足電腦系統(tǒng)老用戶的需要，又適合電腦初學者的培訓，對酒店各崗位操作人員非常適用。同時手冊的編寫緊跟軟件更新步伐，為各功能模塊的擴充和軟件的升級提供了手冊擴充的空間。第一章 OPU倉庫管理系統(tǒng)簡介進銷存是奧普管理軟件不可分割的一部分，經(jīng)過眾多用戶使用的考證，它的強大功能和適用性得到了用戶們的普遍承認。良好的數(shù)據(jù)庫環(huán)境讓用戶輕松快捷地管理龐大繁雜的海量數(shù)據(jù)；簡易的操作方法帶給操作者愉快的工作心情；優(yōu)良的管理方

4、法和思想給酒店創(chuàng)造了良好的效益。OPU倉庫管理系統(tǒng)主要由入庫、直撥、出庫、調(diào)撥、統(tǒng)計、報表、維護、系統(tǒng)八大模塊組成。具有如下特色: 1）、跨平臺、多模塊的無縫銜接。集酒店管理、進、銷、存、財務為一體。 2）、操作簡單，會用鍵盤鼠標即會使用，已熟word、excel者更易上手。 3）、具有數(shù)據(jù)自恢復功能，報表格式自定義功能，多級密碼管理。 4）、開放式可視化程序設計，可維護性強，可供初學者參考。 5）、業(yè)務管理成熟，包涵許多酒店倉庫管理方面的成功經(jīng)驗。 6）、友好的用戶接口，方便用戶的業(yè)務變換及軟件升級。 7）、異地遠程維護，既方便用戶使用又減少維護量。8）、廣域數(shù)據(jù)網(wǎng)、異地辦公功能接口。直 撥

5、調(diào) 撥OPU倉庫管理系統(tǒng)O維 護報 表統(tǒng) 計系 統(tǒng)出 庫入 庫第二章 基礎操作第一節(jié) 進入與退出在桌面上雙擊“倉庫系統(tǒng)的快捷圖標”，將彈出用戶登錄對話框，如圖1所示，圖1 系統(tǒng)登錄界面選擇用戶名后，錄入密碼后，單擊“登錄”（或回車Enter）進入系統(tǒng)。第二節(jié) 主界面介紹在正確登錄OPU倉庫管理系統(tǒng)后，我們將看到一個友好的“windows”即窗口式的操作界面，如圖2圖2 倉庫管理系統(tǒng)主界面1、 界面首行為標準的下拉式菜單欄。單擊任一項，將會彈出一個下拉菜單。2、 菜單欄下方是一組快捷工具欄，單擊工具欄中的圖標可以方便快捷的進入“入庫”，“退貨”，“直撥”，“領料”等操作界面。3、 在主界面的最下

6、一欄為狀態(tài)欄，顯示操作員的編號、名稱、日期、時間，數(shù)字鍵盤和大小寫的開關狀態(tài)以及相關系統(tǒng)操作的提示信息等。4、 中部是操作區(qū)。第三章 入 庫入庫模塊：由“倉庫入庫”、“倉庫退貨”二部分組成第一節(jié) 倉庫入庫管理 單擊“入庫”按鈕進入“入庫驗收單”操作界面，如圖3所示：入庫單單號供貨方倉庫類型輸入/ 選擇或雙擊鼠標入庫貨品錄入，輸入數(shù)量或單價后一定要回車才能產(chǎn)生金額圖3.1 物品入庫操作界面對于已經(jīng)生成入庫驗收單使用“查詢”功能可將其查找出來。單擊“查詢”按鈕，系統(tǒng)彈出查詢條件窗口，錄入查詢條件后，單擊“查詢”，系統(tǒng)將查出所有滿足條件的記錄，通過“上單”“下單”按鈕進行查看。增加一份倉庫入庫單時，

7、單擊“新單”按鈕。單擊下拉按鈕，選擇貨物入庫的倉庫名稱及供應商名稱，按“TAB”鍵將光標移至“單號”欄，錄入倉庫入庫單的單號及日期；在物品代碼欄中錄入需入庫物品的代碼，或按“/”后回車，或按“/”加物品名稱的聲母后回車進行查詢向?qū)т浫?，系統(tǒng)能自動根據(jù)所錄入的代碼，顯示出物品的名稱規(guī)格計量單位等信息，只需錄入驗收數(shù)量、本批采購單價、過期日期及備注即可；當光標移至備注欄時按回車可加入增加一條新入庫記錄；錄入完成后單擊“確認”，倉庫入庫單錄入完成后，一定要單擊“打印”按鈕，將入庫單打印出來；入庫單打印后，單擊“返回”按鈕即出；已經(jīng)打印的入庫單不允許刪除，如為操作錯誤，則做退貨處理后再以正確的數(shù)據(jù)重新

8、入庫；第二節(jié) 倉庫退貨管理倉庫類型出庫單單號供貨方單擊主窗口快捷按鈕欄中“退貨”按鈕，系統(tǒng)彈出“倉庫退貨單”的操作界面，如圖4.1所示：圖3.2 倉庫退貨單操作界面單擊“新單”，系統(tǒng)進入新單添加狀態(tài)，可用鼠標或鍵盤選擇“倉庫”和“供應商”的內(nèi)容，輸入退貨單號和退貨日期，然后將鼠標定位于物品代碼欄，雙擊左鍵，系統(tǒng)彈出退貨物品選擇窗口(如圖4.2所示)，圖3.3 入庫驗收單退貨操作窗口列出所有滿足倉庫及供應商條件的歷史入庫記錄，在明細框中選擇需退貨的貨物名稱，雙擊鼠標左鍵，在“數(shù)量”欄中顯示該批入庫的當前庫存，修改或錄入退貨的數(shù)量后，單擊“加入”然后選擇其他的入庫記錄，如果只有一件物品退貨，單擊“

9、確認”按鈕即可，所有退貨物品選擇完畢后，單擊“返回”按鈕退回倉庫退貨單窗口；“倉庫退貨單”錄入完成后，系統(tǒng)自動計算出退貨總金額，單擊“確定”，保存錄入資料，單擊“打印”按鈕，將倉庫退貨單打印出來。在倉庫退貨單確認之前，發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，需刪除單獨明細資料，使用Ctrl+Del組合鍵。單擊“返回”按鈕退出；第四章 直 撥 直撥模塊：主要處理所有不入庫的物品驗收業(yè)務，由“直接購買單管理”和“部門直購報表查詢”兩部分組成第一節(jié) 直接購買單管理單擊“直撥”按鈕，系統(tǒng)彈出“部門直購單” 的操作界面，如圖5所示：圖4.1 部門直購驗收單單擊“新單”，系統(tǒng)進入新單添加狀態(tài)，可用鼠標或鍵盤選擇“供應商”及“部門”

10、的內(nèi)容，輸入直購單號和日期，在物品代碼欄中錄入需入庫物品的代碼，或按“/”后回車，或按“/”加物品名稱的聲母后回車進行查詢向?qū)т浫?，系統(tǒng)能自動根據(jù)所錄入的代碼，顯示出物品的名稱規(guī)格計量單位等信息，只需錄入驗收數(shù)量、本批采購單價及備注即可；當光標移至備注欄時按回車可加入增加一條新入庫記錄；錄入完成后單擊“確認”，單擊“打印”按鈕，將部門直購單打印出來；單擊“返回”按鈕即出；在部門直購單確認之前，發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，需刪除明細資料，使用Ctrl+Del組合鍵。單擊“返回”按鈕退出；已經(jīng)打印的部門直購單不允許刪除，如為操作錯誤，則做退貨處理后重新填制部門直購單。第二節(jié) 部門直購報表查詢部門直購報表查詢：單

11、擊主菜單“直撥”按鈕，選取“部門直購單報表”即可查詢部門直購報表； 倉庫選擇查詢時間設定圖4.2 物資直購報表第五章 出 庫出庫模塊：由“出庫管理單”、“物資退倉單”、“部門領用報表”、“物資領用報表”和“物資退料報表”五部分組成。出庫單號第一節(jié) 出庫領料單查詢到符合條件的出庫單列表圖5.1 出庫領料單單擊“新單”按鈕，系統(tǒng)進入新單添加狀態(tài)，可用鼠標或鍵盤選擇“倉庫”和“部門”的內(nèi)容，輸入領料單號和日期，然后在物品代碼欄中錄入本部門需領用的物品代碼，或按“/”后回車，或按“/”加物品名稱的聲母后回車進行查詢向?qū)т浫?，系統(tǒng)能自動根據(jù)所錄入的代碼，顯示出物品的名稱規(guī)格計量單位等信息，錄入領用數(shù)量及

12、備注即可；在確認之前，發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，需刪除明細資料，使用Ctrl+Del組合鍵。單擊“返回”按鈕退出；第二節(jié) 物資退倉單圖5.2 物資退倉單單擊“新單”，系統(tǒng)進入新單添加狀態(tài)，可用鼠標或鍵盤選擇“倉庫”和“部門”的內(nèi)容，輸入退貨單號和日期，然后將鼠標定位于物品代碼欄，雙擊左鍵，系統(tǒng)彈出退倉物品選擇窗口(如圖5.2所示)，窗口列出所有滿足倉庫及部門等查詢條件的歷史發(fā)貨記錄，在明細框中選擇需退倉的貨物名稱，雙擊鼠標左鍵，在“G數(shù)量”欄中顯示該批入庫的當前庫存，修改或錄入退貨的數(shù)量后，單擊“加入”即可，所有退貨物品操作完畢后，單擊“返回”按鈕退回倉庫退倉單窗口；“倉庫退貨單”錄入完成后，系統(tǒng)自動計算

13、出退倉總金額，單擊“確定”，保存錄入資料，單擊“打印”按鈕，將倉庫退倉單打印出來。在倉庫退倉單確認之前，發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，需刪除單獨明細資料，使用Ctrl+Del組合鍵。單擊“返回”按鈕退出；第六章 調(diào) 撥調(diào)撥模塊：由“轉(zhuǎn)發(fā)單管理”和“報損單管理”兩部分組成。第一節(jié) 轉(zhuǎn)發(fā)單管理圖6.1 部門轉(zhuǎn)發(fā)單第二節(jié) 報損單管理單擊“報損”按鈕，系統(tǒng)彈出“倉庫報損單”的操作界面，如圖6.2所示：圖6.2 物資報損單選擇“新單”，系統(tǒng)進入新單添加狀態(tài)，可用鼠標或鍵盤的光標鍵選擇“倉庫”和“部門”的內(nèi)容，輸入報損單號和日期，然后將鼠標定位于物品代碼欄，雙擊左鍵，系統(tǒng)彈出報損物品選擇窗口；窗口列出倉庫的剩余庫存大于零

14、的物品的入庫記錄，選擇報損的物品名稱雙擊鼠標左鍵，在“數(shù)量”欄中顯示該批入庫的當前庫存，修改或錄入報損的數(shù)量后，單擊“加入”即可；所有報損物品操作完畢后，單擊“返回”按鈕退回倉庫報損單窗口；“倉庫報損單”錄入完成后，系統(tǒng)自動計算出報損總金額，單擊“確定”，保存錄入資料，單擊“打印”按鈕，將倉庫報損單打印出來。在倉庫報損單確認之前，發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，需刪除單獨明細資料，使用Ctrl+Del組合鍵。單擊“返回”按鈕退出；已經(jīng)打印的倉庫報損單不允許刪除，如為操作錯誤，則重新填制倉庫入庫單；第七章 統(tǒng) 計統(tǒng)計模塊：由“倉庫盤點計算”、“部門盤點管理”、“部門盤點錄入表”和“物品臺帳管理”、“物資入庫存貨差

15、異盤五部分組成。第一節(jié) 倉庫盤點單擊“盤點”按鈕，系統(tǒng)彈出“倉庫盤點計算“的操作界面，如圖7.1所示：圖7.1 倉庫盤點表在年份、月份和倉庫欄中選取您想查詢和計算的盤點表，單擊計算按鈕，如果盤點表已經(jīng)存在，系統(tǒng)會給出提示是否重新計算，計算完畢后明細框中列出指定倉庫儲存保管的所有貨物名稱及庫存資料，單擊打印可將盤點表打印出來；你可以選擇明細表匯總表明細簡表打印出不同格式及要求的盤點表； 月末盤點后，單擊盤點數(shù)錄入，可錄入實盤數(shù)，系統(tǒng)根據(jù)錄入的實盤資料計算出每一庫存物品的盤盈盤虧數(shù)量，并自動按實盤數(shù)調(diào)整下月的庫存期初數(shù)據(jù)；第二節(jié) 部門盤點管理（略）第三節(jié) 部門盤點錄入表（略）第四節(jié) 倉庫臺帳管理圖

16、7.2 倉庫臺帳管理單擊“臺帳”按鈕，系統(tǒng)彈出“倉庫臺帳管理”的操作界面，如圖7.2所示：在查詢條件中錄入各種條件后，單擊“查詢”按鈕或按ALT+I，即可將所有滿足條件的庫存物品及其臺帳數(shù)據(jù)查詢出來。上面一欄為當前倉庫物資的庫存情況，下面一欄為上欄物資的各種出、入庫，退貨、退倉等明細情況。兩欄對照，即顯示任意一種庫存物品的詳細情況。單擊“打印”按鈕可打印出所選物資的臺帳明細表。第五節(jié) 存貨綜合查詢存貨綜合查詢：單擊“統(tǒng)計”按鈕中的存貨綜合查詢菜單，系統(tǒng)彈出查詢窗口，可選擇錄入倉庫名稱及存貨的類別，單擊確認即可查詢出所有滿足條件的存貨報表；第七章 報 表報表模塊：提供倉庫常用報表，包括：“倉庫盤

17、點表”、“物資備貨表”、“物資存貨表”“物資進出倉分類表”、“物資進出倉日報表”和“過期物資綜合查詢“。(1)、倉庫盤點表：可選擇倉庫和月份進行查詢和打印，主要反映指定倉庫所有庫存物品的期初數(shù)量、期初金額、入庫數(shù)量、入庫金額、出庫數(shù)量、出庫金額、期末數(shù)量、期末金額等；(2)、物資備貨表：主要用于倉庫實行統(tǒng)一發(fā)貨管理的情況下，對倉庫收到的各種領料單數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，自動生成備貨表，以便倉庫管理員為發(fā)貨備貨之用；(3)、物資存貨表：通常反映當前倉庫物資存?zhèn)}的詳細情況，倉庫人員通過此報表按不同條件進行庫存物資的檢索和核對?！皞}庫存貨表”的生成是通過“存貨”模塊進行的，它可按倉庫類別、部門分類和不同的時間

18、段來產(chǎn)生。(4)、倉庫進出物品日報表：反映倉庫每日進出物品的進出倉情況，按倉庫分類統(tǒng)計，如入庫、退倉、出庫、退貨等業(yè)務的數(shù)量及金額等。(5)、失效物資綜合查詢（即“失效表”）：根據(jù)入庫單填制的物資失效日期，系統(tǒng)自動為臨近失效期的物資提出警示，以便倉庫對近保質(zhì)期的庫存物品及時采取措施，將物品報損減少到最低； 第八章 維 護維護模塊：它囊括整個系統(tǒng)使用到的所有代碼和字段設置。分為“物資代碼維護”、“單位代碼維護”、“部門代碼維護”。(1)、“物資代碼維護”：設置所有庫存物資的基礎信息，如物品代碼、物品類別、名稱、規(guī)格、計量單位、單價、出入庫方式、最高最低庫存量等，只有設置了物品代碼，才能進行該物品的庫存管理，如出入庫業(yè)務；單擊“維護”中的“物資代碼維護”菜單項，系統(tǒng)彈出物資代碼維護窗口，單擊“添加”按鈕，增加物品代碼，單擊“確認”按鈕，保存所設置的物品代碼，單擊“返回”退物品代碼維護窗口； “下一條”、“上一條”、“到第一條”和“最后一條”是用來定位當前物資代碼；“打印”功能將所選類別的當前代碼輸出到打印紙上。(2)、“單位代碼維護”、“部門代碼維護”和“其他代碼維護”的操作方法基本與上相同；第九章 系 統(tǒng)系統(tǒng)模塊：“重新報到”、“更改密碼”、“用戶管理”、“配置選項”、“常用工具”和“退出系統(tǒng)”