ISO14001電子文件管理辦法

1、ISO14001 電子文件管理方法第一條 為標(biāo)準(zhǔn)公司電子文件編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、作廢、登記等管理工作，保障電子文件的真實(shí)性、 有效性、平安性，根據(jù)國(guó)家關(guān)于電子文件管理的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本方法。第二條 本方法規(guī)定了公司在產(chǎn)品、效勞、活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、作廢、登記 等管理工作。第三條 本方法所稱電子文件電子公文是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、 光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。第四條 公司文件、公文等有關(guān)資料可以制作成電子文件進(jìn)行發(fā)布、實(shí)施，經(jīng)批準(zhǔn)、發(fā)布的電子文件具有同 紙質(zhì)文件具有同

2、等的效力，發(fā)布的電子文件形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)輸出一份制成紙質(zhì)文件并經(jīng)過(guò)審批程序后與電 子文件一同歸檔保存。第五條 公司各類(lèi)電子文件的發(fā)布格式：文本文件現(xiàn)階段采用 PDF格式文檔；圖像文件采用TIFF或JPEG格式；視頻或多媒體文件采用 MPE或AVI格式；聲音文件推薦采用 MP3或WAX格式；其他文件參照有關(guān)規(guī)定。第六條 電子文件的編號(hào)同紙質(zhì)文件的編號(hào)，其形成制作質(zhì)量由文件的起草者、審核者、批準(zhǔn)簽發(fā)者負(fù)責(zé)， 電子文件應(yīng)采用平安措施，防止未經(jīng)授權(quán)的更改，同時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在脫機(jī)保存的載體上。第七條 電子文件發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)放的電子文件進(jìn)行登記； 電子文件的更改由電子文件編制生成部門(mén)負(fù)

3、責(zé) 并經(jīng)過(guò)審批程序，更改后的電子文件應(yīng)重新進(jìn)行登記發(fā)放；電子文件的作廢應(yīng)經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并由電 子文件的發(fā)放部門(mén)進(jìn)行通知，并有作廢電子文件的記錄。第八條 電子文件發(fā)放可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、郵箱、磁盤(pán)載體等形式進(jìn)行，在接送交電子文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件 及其載體、技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)載體有無(wú)劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)電子文件的真實(shí)性、完整 性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)是否完備。第九條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)規(guī)定， 將提交發(fā)布的電子文件通過(guò)移交載體或者網(wǎng)上傳輸?shù)确绞狡桨布皶r(shí)地報(bào)送公司 辦公室。第十條 公司辦公室應(yīng)配備相應(yīng)的保管設(shè)施， 健全各項(xiàng)工作制度， 強(qiáng)化管理與維護(hù)， 確保備份保存歸檔的電 子文件的平安、有效。

4、第十一條 本方法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十二條 本方法自 2006年 1月 1日起施行版號(hào) /修改號(hào)C；文件控制程記錄控制程溝通和信息交流程序C；管理評(píng)審程培訓(xùn)工作程監(jiān)視和測(cè)量裝置控制程內(nèi)部審核程產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量程不合格品控制程糾正和預(yù)防措施控制程序環(huán)境因素、識(shí)別、評(píng)價(jià)和更新程序 C ；法律法規(guī)和其他要求控制程序應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程績(jī)效測(cè)量和監(jiān)視程事故、事件、不符合控制程危險(xiǎn)辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制程序 C；合規(guī)性評(píng)價(jià)控制程重大環(huán)境因環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)和方重大危險(xiǎn)源及其措施控制職業(yè)健康平安管理方2006序號(hào)12序3序45序6序7序8序9序10序11C；1213C；14序15序16序1718序19素20案21單22案年1至 4月公司有效電子文件清單 / 執(zhí)行從 2006年3月1日起電子文件編號(hào) 電子文 件 名 稱JX/QEOSC-C-2006 綜合管理手冊(cè)C；C；JX/QEOCX-5.5.3 、 JX/QEOCX-5.6/4.6-04C；C；C；C；C；JX/QEOCX-8.3-09C；C；C；C；C；C；C；C；本著持續(xù)改良、創(chuàng)新管理的原那么，2006年度的綜合管理體系文件從 B版升級(jí)到C