購(gòu)料業(yè)務(wù)簡(jiǎn)介

1、採(cǎi)購(gòu)作業(yè)程序本組採(cǎi)購(gòu)業(yè)務(wù)，目前係採(cǎi)分段作業(yè)制，第一段作業(yè)包括採(cǎi)購(gòu)諮商、接 受申請(qǐng)、製作招標(biāo)單、公告招標(biāo)，第二段作業(yè)包括開標(biāo)、決標(biāo)、簽訂合約、 申請(qǐng)簽證、結(jié)匯、開發(fā)信用狀，第三段作業(yè)包括交貨、索賠、仲裁、訴訟、 結(jié)案。其全部作業(yè)流程圖如下：清華大學(xué)財(cái)物採(cǎi)購(gòu)作業(yè)總流程圖簽訂合約核 收 履約保證金申請(qǐng)簽證 結(jié)匯開狀交貨索賠仲裁訴訟結(jié)案（一）第一段作業(yè)：1. 第一段作業(yè)主要為招標(biāo)作業(yè)，本組辦理事項(xiàng)包括採(cǎi)購(gòu)諮商、成立 購(gòu)案、核對(duì)規(guī)範(fàn)審查條款、製作招標(biāo)單、公告招標(biāo)、通知申請(qǐng)單位 及監(jiān)辦單位會(huì)辦開標(biāo)等；申請(qǐng)單位辦理事項(xiàng)包括編列採(cǎi)購(gòu)預(yù)算、訂 定採(cǎi)購(gòu)規(guī)範(fàn)及採(cǎi)購(gòu)條件等。其作業(yè)流程圖如下：第一段作業(yè)流程圖各單位辦理

2、事項(xiàng)採(cǎi)購(gòu)組辦理事項(xiàng)編列採(cǎi)購(gòu)預(yù)算採(cǎi)購(gòu)諮商訂定採(cǎi)購(gòu)規(guī)範(fàn) 及特殊條件1成立購(gòu)案申請(qǐng)採(cǎi)購(gòu)核對(duì)規(guī)範(fàn)審查條 款製作招標(biāo)單核收招標(biāo)須知公告招標(biāo)通知申及監(jiān)辦 單位會(huì)辦開標(biāo)2. 招標(biāo)須知條款是否完備，對(duì)採(cǎi)購(gòu)作業(yè)及合約之執(zhí)行影響至鉅，例 如安裝、監(jiān)工、試車、訓(xùn)練、維修及操作、付款方式、稅捐及保 固等商業(yè)條款均需嚴(yán)謹(jǐn)訂定，以利執(zhí)行。本組除具有豐富之經(jīng)驗(yàn) 可提供意見配合辦理外，並可就以往辦理採(cǎi)購(gòu)之案例，作為發(fā)標(biāo) 之參考。（二）第二段作業(yè)：1. 第二段作業(yè)主要為開標(biāo)、決標(biāo)、簽約及開狀作業(yè)。本組辦理事項(xiàng) 包括查驗(yàn)投標(biāo)證件、核收押標(biāo)金、會(huì)訂底價(jià)、辦理開標(biāo)填寫開標(biāo)紀(jì) 錄、辦理決標(biāo)填寫決標(biāo)紀(jì)錄、核退押標(biāo)金、簽訂合約、核收履約保

3、 證金、申請(qǐng)簽證、結(jié)匯及開發(fā)信用狀等；申請(qǐng)單位辦理事項(xiàng)包括擬 定預(yù)估底價(jià)、派員會(huì)辦開標(biāo)及會(huì)訂底價(jià)、審標(biāo)並會(huì)辦決標(biāo)、核收合約副本、撥付貨款及各項(xiàng)費(fèi)用等。其作業(yè)流程圖如下：第二段作業(yè)流程圖採(cǎi)購(gòu)組辦理事項(xiàng)申請(qǐng)單位辦理事項(xiàng)查驗(yàn)投標(biāo)商證件擬定預(yù)估底價(jià)R I I hlR I I hl-l I I hl-l I I hl-l I I hl-l I I hl-l核收押標(biāo)金會(huì)訂底價(jià)會(huì)訂底價(jià)辦理開標(biāo)填* 寫開標(biāo)紀(jì)錄會(huì)辦開標(biāo)辦理決標(biāo)填 寫決標(biāo)紀(jì)錄審標(biāo)並會(huì)辦決標(biāo)核退押標(biāo)金簽訂合約核收合約副本核收履約保證金申請(qǐng)簽證結(jié)匯 開發(fā)信用狀2. 本組熟悉採(cǎi)購(gòu)法令規(guī)章並有完整之作業(yè)制度，對(duì)案情複雜或有疑難糾 紛之案件均可提出解決方

4、案，使開標(biāo)、決標(biāo)作業(yè)順利進(jìn)行。3. 有 關(guān)合約之簽訂是否完備，影響將來合約之執(zhí)行，本組採(cǎi)用之制式及簡(jiǎn) 式合約條款均經(jīng)法律專家研訂，有充分保障及發(fā)揮行政效率。4. 有關(guān)押標(biāo)金、履約保證金、差額保證金等之核收、核退、控管或扣收事 宜須花費(fèi)大量人力及銀行部門之配合 。其中尤其是押標(biāo)金之核收須於短 暫時(shí)間內(nèi)核定，如處理不當(dāng)，將發(fā)生糾紛，影響開標(biāo)作業(yè)；辦理申請(qǐng)輸 入許可證，如不諳規(guī)定又無專人向國(guó)貿(mào)局洽辦，將無法迅速取得簽證， 又如缺乏專業(yè)知識(shí)，開發(fā)信用狀不易符合貿(mào)易慣例與保障買方權(quán)益。本 組採(cǎi)購(gòu)可迅速正確辦妥各種保證金之核收核退、控管、扣收及簽證、結(jié) 匯、開狀等作業(yè)，省時(shí)又省力，並可充分保障申請(qǐng)單位之權(quán)益。（三）第三段作業(yè)：1.第三段作業(yè)主要為交貨索賠作業(yè)。本組辦理事項(xiàng)包括函轉(zhuǎn)裝船通知、洽催交貨、修改合約、輸入許可證及信用狀、投保運(yùn)輸險(xiǎn)、核付貨款、核轉(zhuǎn)貨運(yùn)單證、代辦報(bào)關(guān)提貨、索賠、仲裁及訴訟等;申請(qǐng)單位辦理事項(xiàng)主要包括報(bào)關(guān)提貨及驗(yàn)收等，其作業(yè)流程圖如下：第三段作業(yè)流程圖申請(qǐng)單位辦理事項(xiàng)採(cǎi)購(gòu)組辦理事項(xiàng)有關(guān)交貨作業(yè)，本組可代辦報(bào)關(guān)提貨作業(yè)，迅速簡(jiǎn)捷，可省時(shí)省力。3. 有關(guān)索賠作業(yè)涉及法律、貿(mào)易、空運(yùn)、船運(yùn)、稅務(wù)等問題，本組請(qǐng)各 類專業(yè)人員，經(jīng)驗(yàn)豐富，可提供意見及協(xié)助談判，以順利處理各項(xiàng)索 賠問題。4. 為 避免不肖廠商投機(jī)取巧，