固定資產(chǎn)管理創(chuàng)新

1、青島*有限公司內(nèi)部控制系列文件020112 固定資產(chǎn)管理第 1 版批 準(zhǔn)： 2013年01月 發(fā)布 2013年1月 實施青島*有限公司版 本 狀 態(tài) 記 載版本實施日期更改單號更 改 原 因編 制審 核批 準(zhǔn)A/02013年1月15日無根據(jù)控股公司內(nèi)控要求1.0目的本程序規(guī)定了公司固定資產(chǎn)日常管理的具體要求，旨在規(guī)范固定資產(chǎn)入賬、折舊、保管、維修、轉(zhuǎn)移、盤點、閑置、出租、報廢和出售等各項工作，防范固定資產(chǎn)管理中的潛在風(fēng)險。2.0制度要求2.1固定資產(chǎn)管理程序制定2.1.1固定資產(chǎn)，是為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有，單價2000元以上（含2000元）且使用壽命超過一個會計年度的有形資

2、產(chǎn)，下列資產(chǎn)作為固定資產(chǎn)：Ø 房屋建筑類：所有房屋、建筑物；Ø 機(jī)器設(shè)備類：分揀流水線、地磅、監(jiān)控器、手持終端、地牛、采集器、傳送帶、叉車；Ø 運輸工具類：機(jī)動車輛、電動車； Ø IT設(shè)備類：電腦、采集器、高拍儀、攝像頭、監(jiān)視儀、服務(wù)器、工控機(jī)、LED顯示屏、投影儀等Ø 辦公設(shè)備及其他類：打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描機(jī)等辦公設(shè)備；2.1.2 公司財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)會同綜合管理中心結(jié)合本公司實際情況制定固定資產(chǎn)管理程序。2.1.3財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)核算固定資產(chǎn)價值，并建立固定資產(chǎn)明細(xì)賬；綜合管理中心建立實物臺賬，管理對應(yīng)固定資產(chǎn)實物。2.1.4人力資源部及內(nèi)

3、控部與財務(wù)管理中心、綜合管理中心共同舉辦固定資產(chǎn)管理程序培訓(xùn)，對各部門人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。參加固定資產(chǎn)培訓(xùn)的管理人員包括：Ø 綜合管理中心負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理崗位的員工；Ø 全體工程或項目管理員工；Ø 財務(wù)管理中心全體員工；Ø 各部門負(fù)責(zé)人和高級管理人員。2.1.5綜合管理中心人員、財務(wù)管理中心人員分配到固定資產(chǎn)管理崗位前，必須參加培訓(xùn)，培訓(xùn)考核合格后上崗。2.2固定資產(chǎn)的采購2.2.1固定資產(chǎn)的采購實施“誰使用，誰申購”的原則，由需求的使用部門申請人填寫固定資產(chǎn)請購單，部門負(fù)責(zé)人審核后，綜合管理中心、財務(wù)管理中心核實該申請人所屬部門及個人現(xiàn)存固定資產(chǎn)情況并出

4、具審核意見，總經(jīng)理或執(zhí)行總裁或總裁審批。2.2.2固定資產(chǎn)請購審批權(quán)限規(guī)定：采購金額總經(jīng)理執(zhí)行總裁總裁董事會股東會10萬元（含）以內(nèi)批準(zhǔn)抄送備案抄送備案/10-50萬元（含）以內(nèi)/批準(zhǔn)抄送備案/50-200萬元（含）以內(nèi)/批準(zhǔn) /200萬元以上/批準(zhǔn)抄送備案抄送備案2.2.3固定資產(chǎn)請購單獲批后，由綜合管理中心在請購單上統(tǒng)一編號，編號采用代表年份的四位數(shù)字-三位流水號，根據(jù)請購單上的要求尋找供應(yīng)商，按照“貨比三家、價格透明、優(yōu)中選優(yōu)”的原則，進(jìn)行詢價、比價、議價、定價，擬定采購合同或協(xié)議報部門負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)管理中心審核，總經(jīng)理或執(zhí)行總裁或總裁審批后實施采購（審批權(quán)限參照2.2.2）。2.3固

5、定資產(chǎn)驗收及入賬2.3.1外購固定資產(chǎn)驗收 綜合管理中心收到供應(yīng)商的到貨通知后，通知使用部門及專業(yè)技術(shù)人員根據(jù)請購單、采購合同或協(xié)議、供應(yīng)商發(fā)貨單等對所購固定資產(chǎn)的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求及其他內(nèi)容進(jìn)行驗收。2.3.2自制固定資產(chǎn)的驗收 公司自行建造的固定資產(chǎn)，在投入使用或達(dá)到可使用狀態(tài)時，由制造部門、綜合管理中心、使用部門共同驗收，并對質(zhì)量、技術(shù)要求等進(jìn)行驗收，驗收合格后移交使用部門投入使用。2.3.3固定資產(chǎn)入賬2.3.3.1相關(guān)部門辦理驗收需填制固定資產(chǎn)驗收單，綜合管理中心按照固定資產(chǎn)編碼規(guī)則確定編號（條碼）并粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽。固定資產(chǎn)驗收單設(shè)置“保管人簽收”欄，驗收合格后，此項

6、資產(chǎn)的保管能確定具體使用人的，其應(yīng)在“保管人簽收”欄處簽字。如：Ø 直接歸個人使用的：電腦、手持終端、電動車等，其使用人為保管人；Ø 某些機(jī)器設(shè)備，亦可能是分配到專人使用，其使用人為保管人；Ø 某些機(jī)器設(shè)備可能在小范圍內(nèi)使用，如打印機(jī)，可能幾個員工共同使用，應(yīng)指定當(dāng)中主管或經(jīng)驗豐富人員作為保管人；Ø 汽車、叉車、分揀線等分配到部門使用的，部門負(fù)責(zé)人作為保管人；Ø 若某項固定資產(chǎn)在實際工作中無法確定具體保管人的，由使用部門負(fù)責(zé)人妥善安排保管，并在“保管人簽收”欄簽字。2.3.3.2固定資產(chǎn)驗收單一式兩聯(lián)，一聯(lián)由綜合管理中心歸檔，一聯(lián)交財務(wù)管理中心

7、作入賬憑證。財務(wù)在審核請購單、發(fā)票、合同（協(xié)議）與實物驗收單相符性及審核驗收單相應(yīng)欄目簽字的完整性后方可入賬。2.3.4固定資產(chǎn)驗收完成后，綜合管理中心建立固定資產(chǎn)實物臺賬，財務(wù)管理中心在財務(wù)信息系統(tǒng)中錄入固定資產(chǎn)信息，包括：資產(chǎn)類別、資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、附件配件、數(shù)量、價格、入賬時間、發(fā)票號、供應(yīng)商、使用部門、保管人、存放場地、備注等，編制相應(yīng)會計憑證。2.4固定資產(chǎn)折舊計提2.4.1固定資產(chǎn)按杉杉企業(yè)會計政策的規(guī)定由財務(wù)管理中心會計人員按月計提折舊。各類固定資產(chǎn)折舊年限及殘值率規(guī)定如下：類別折舊年限（年）殘值率（%）房屋建筑類305機(jī)器設(shè)備類55運輸工具類55IT設(shè)備類25辦公設(shè)

8、備及其他類25固定資產(chǎn)裝修352.4.2對于已達(dá)到預(yù)定可使用狀態(tài)但尚未辦理竣工決算的固定資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)按照估計價值確定其成本，并計提折舊；待辦理竣工決算后，再按實際成本調(diào)整原來的暫估價值，但不調(diào)整原已計提的折舊額。2.4.3當(dāng)固定資產(chǎn)提足折舊后，即已經(jīng)提足該項固定資產(chǎn)的應(yīng)計折舊額，不論能否繼續(xù)使用，均不再計提折舊；提前報廢的固定資產(chǎn)，也不得再補提折舊。2.4.4公司以經(jīng)營租賃方式租入的固定資產(chǎn)發(fā)生的改良支出，應(yīng)予資本化，作為長期待攤費用，合理進(jìn)行攤銷，不得計提折舊。2.5固定資產(chǎn)的保管2.5.1綜合管理中心按照固定資產(chǎn)編碼規(guī)則對固定資產(chǎn)予以分類編號，建立固定資產(chǎn)實物臺賬，并在實物上粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽

9、，負(fù)責(zé)實物管理。公司對固定資產(chǎn)設(shè)立條碼進(jìn)行管理, 規(guī)則如下:資產(chǎn)類別+采購地（公司）代碼+部門代碼+資產(chǎn)代碼+流水號XX-XXX- XXXX-XXX-XXXXX 流水號 資產(chǎn)代碼 部門代碼采購地（公司）代碼 資產(chǎn)類別Ø 資產(chǎn)類別：兩位數(shù)字編碼10房屋建筑類；11 機(jī)器設(shè)備類；12運輸工具類；13 IT設(shè)備類；14 辦公設(shè)備及其他類Ø 采購地（公司）代碼：三位數(shù)字編碼本公司為 028Ø 部門編碼：中心及部門代碼：中心為兩位數(shù)字代碼，部門為兩位數(shù)字代碼。中心部門代碼綜合管理部經(jīng)營管理團(tuán)隊0100行政部0101人事部0102后勤管理部0103品控中心稽查部0201客服部

10、0202財務(wù)中心財務(wù)部0300運營中心0400040104020403040404050406青島直營050105020503050405050506050705080509濟(jì)南分公司0601060206030604煙臺分公司0701070207030704網(wǎng)管中心0800Ø 資產(chǎn)代碼：三位數(shù)字編碼代碼房屋建筑類代碼機(jī)器設(shè)備類代碼運輸工具類代碼IT設(shè)備類代碼辦公設(shè)備及其他101自有生產(chǎn)場地201動力傳輸皮帶301貨車401電腦主機(jī)501保險柜102自有辦公物業(yè)202無動力傳送帶302客貨車402電腦顯示器502文件柜103自有宿舍203分揀臺303轎車403手提電腦503打印機(jī)204

11、叉車304摩托車404PDA504傳真機(jī)205地牛305電動自行車405有線采集器505掃描儀206地磅306電動三輪車406無線采集器506碎紙機(jī)207電子臺秤307貨車尾板407高拍儀507考勤機(jī)208分揀框408攝像頭508辦公家具209打包機(jī)409監(jiān)視儀509空調(diào)210手推車410服務(wù)器510熱水器411工控機(jī)511電視機(jī)412LED顯示屏512冰箱413投影儀513微波爐514稅控機(jī)Ø 流水號:5位流水號0000199999Ø 批量驗收入庫的固定資產(chǎn)每一個都需要分配流水號。固定資產(chǎn)驗收入庫時，按編碼規(guī)則分配和生成條碼信息。條碼是該資產(chǎn)在公司內(nèi)的唯一身份識別編碼，不

12、隨資產(chǎn)位置轉(zhuǎn)移而變化。 固定資產(chǎn)條碼需粘貼在固定資產(chǎn)標(biāo)簽上，并在日常的盤點中查缺補漏。2.5.2財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)登記固定資產(chǎn)明細(xì)賬，固定資產(chǎn)入賬及計提折舊。2.5.3所有固定資產(chǎn)制作統(tǒng)一標(biāo)簽，標(biāo)簽使用耐用材料或?qū)Ｓ脴?biāo)牌并將其固定或粘貼在固定資產(chǎn)的明顯部位。2.5.4對于特殊情況下不易粘貼標(biāo)簽的固定資產(chǎn)，應(yīng)考慮其它的辦法在明顯部位標(biāo)識編號。2.5.5對于由若干獨立系統(tǒng)組成的加工中心或成套設(shè)備，固定資產(chǎn)編號和標(biāo)簽應(yīng)當(dāng)使用總號分項辦法編號和制作標(biāo)簽。以防止成套設(shè)備被不恰當(dāng)?shù)夭鸱质褂谩?.5.6綜合管理中心對所有固定資產(chǎn)的編號和標(biāo)簽狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽脫落或磨損嚴(yán)重時，應(yīng)立即更換或重新制作。2.5.

13、7固定資產(chǎn)的技術(shù)文件和資料的原件在檔案室統(tǒng)一存檔。固定資產(chǎn)的保管責(zé)任原則上落實到固定資產(chǎn)使用部門或個人，各職能部門負(fù)責(zé)人對本部門的固定資產(chǎn)負(fù)安全保管責(zé)任，具體參見2.3.3.1。2.5.8綜合管理中心根據(jù)實際情況對大宗固定資產(chǎn)(車輛)進(jìn)行投保。投保時由綜合管理中心提出申請，經(jīng)財務(wù)管理中心及總經(jīng)理審批后，辦理投保手續(xù)。2.5.9大額的固定資產(chǎn)投保應(yīng)考慮使用招標(biāo)程序。2.5.10已投保的固定資產(chǎn)因增減、轉(zhuǎn)移及處置等原因而發(fā)生變動時，綜合管理中心提出變更申請，經(jīng)財務(wù)管理中心及總經(jīng)理審批后辦理投保轉(zhuǎn)移、解除等相關(guān)保險手續(xù)。2.5.11未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)配、挪用、調(diào)離、轉(zhuǎn)借他人、自行拆卸、維修和改變其

14、原有面貌。使用過程中出現(xiàn)問題應(yīng)及時通知綜合管理中心進(jìn)行處理。2.5.12員工離職時須將領(lǐng)用的全部固定資產(chǎn)交回公司，由綜合管理中心按固定資產(chǎn)臺賬明細(xì)清點，變更臺賬并及時通知財務(wù)管理中心。固定資產(chǎn)使用者在使用過程中產(chǎn)生丟失和損壞的，不能使用的，應(yīng)及時報綜合管理部，其根據(jù)實際情況進(jìn)行判斷。對損壞或短缺者按價賠償，綜合管理中心應(yīng)及時協(xié)調(diào)財務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理。2.6固定資產(chǎn)的維修2.6.1凡是5萬元以上的維修，必須有詳細(xì)的可行性研究報告，并報總經(jīng)理或執(zhí)行總裁或總裁審批，具體權(quán)限參見2.2.2。2.6.2綜合管理中心負(fù)責(zé)制定科學(xué)合理的預(yù)防性維修計劃，預(yù)防性維修計劃經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由維修部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。2.6.3

15、固定資產(chǎn)原則上應(yīng)當(dāng)由內(nèi)部維修人員進(jìn)行維修，其中信息技術(shù)部管理的關(guān)固定資產(chǎn)由信息技術(shù)部負(fù)責(zé)維修。外包維修或送外維修必須事先在預(yù)防性維修計劃中予以說明。2.6.4根據(jù)預(yù)防性維修計劃要求需外聘專業(yè)維修人員或外包維修業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)由使用部門填寫固定資產(chǎn)維修申請單，部門負(fù)責(zé)人審核后，報總經(jīng)理或執(zhí)行總裁或總裁審批（具體權(quán)限參見2.2.2），由綜合管理中心執(zhí)行。采購維修用材料和零部件應(yīng)當(dāng)按采購管理程序進(jìn)行。原則上，應(yīng)聘用原設(shè)備制造企業(yè)指定的特約維修單位維修人員進(jìn)行維修。如需聘用非特約維修單位進(jìn)行維修時，應(yīng)當(dāng)陳述理由經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可聘用維修。2.6.5需外送維修計算機(jī)前，必須由信息技術(shù)部人員先將硬盤撤除或制作

16、備份資料后格式化清除儲存資料數(shù)據(jù)后方可送出。2.6.6綜合管理中心負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)維修所耗費各項費用進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄。財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)建立固定資產(chǎn)維修費科目進(jìn)行會計核算。2.6.7對固定資產(chǎn)進(jìn)行內(nèi)部拆拼維修時，應(yīng)根據(jù)被拆拼設(shè)備的金額情況向總經(jīng)理提出申請，申請被批準(zhǔn)后由綜合管理中心實施拆拼。2.6.8財務(wù)管理中心應(yīng)當(dāng)依據(jù)使用部門提出的拆拼申請和維修檢驗報告，對拆拼維修后的固定資產(chǎn)價值進(jìn)行重新估價并作賬面調(diào)整。2.7固定資產(chǎn)的內(nèi)部轉(zhuǎn)移2.7.1固定資產(chǎn)發(fā)生拆拼或內(nèi)部轉(zhuǎn)移時，使用部門負(fù)責(zé)填寫固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移申請單，轉(zhuǎn)移申請單經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由綜合管理中心對固定資產(chǎn)實施拆拼或內(nèi)部轉(zhuǎn)移。財務(wù)管理中心和綜合

17、管理中心根據(jù)批準(zhǔn)后的轉(zhuǎn)移申請單，及時辦理固定資產(chǎn)臺賬記錄更新。2.8固定資產(chǎn)盤點2.8.1綜合管理中心和財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對各部門的資產(chǎn)保管和使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.8.2公司規(guī)定每年對全部固定資產(chǎn)進(jìn)行一次盤點，包括帳帳核對、帳物核對和賬卡核對。核對過程中如果發(fā)現(xiàn)有差異，如發(fā)生毀損、滅失等情形的，應(yīng)立即查明原因，并由綜合管理中心書面認(rèn)定，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后做相應(yīng)盈虧處理。對車輛、房產(chǎn)及其他重大固定資產(chǎn)，差異金額在5萬以上的應(yīng)上報執(zhí)行總裁審批。財務(wù)管理中心收到經(jīng)審批的盈虧處理報告后應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并按當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門要求辦理相關(guān)手續(xù)。2.8.3公司成立臨時資產(chǎn)清查小組負(fù)責(zé)每年的全面盤點工作。資

18、產(chǎn)清查小組由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，綜合管理中心、財務(wù)管理中心牽頭負(fù)責(zé)實施。參加固定資產(chǎn)實物盤點的人員包括：綜合管理中心、財務(wù)管理中心、內(nèi)控或?qū)徲嬋藛T和各部門資產(chǎn)管理人員。財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)記錄固定資產(chǎn)盤點表。盤點表應(yīng)經(jīng)實物保管人和部門負(fù)責(zé)人、綜合管理中心和財務(wù)管理中心盤點人員共同簽字。2.8.4在固定資產(chǎn)盤點中出現(xiàn)盤盈或盤虧，由綜合管理中心會同使用部門及財務(wù)管理中心查明原因并寫出報告，向財務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理報告。總經(jīng)理根據(jù)情況嚴(yán)重程度組織人員進(jìn)行追查，明確處理方式。綜合管理中心、財務(wù)管理中心及時變更相應(yīng)臺賬，同時財務(wù)部進(jìn)行處理固定資產(chǎn)相關(guān)帳務(wù)。 2.9固定資產(chǎn)閑置2.9.1固定資產(chǎn)處于閑置狀態(tài)時，使用部門應(yīng)

19、通知綜合管理中心到場查驗后統(tǒng)一收回封存并妥善安置，不能收回的現(xiàn)場封存，并在固定資產(chǎn)臺帳上注明閑置原因和閑置時間。2.9.2對已封存的固定資產(chǎn)，綜合管理中心指定專人負(fù)責(zé)日常管理，定期檢查，確保資產(chǎn)的完整狀態(tài)。2.9.3閑置固定資產(chǎn)以后如需重新投入使用，應(yīng)由綜合管理中心到場解除封存并在固定資產(chǎn)管理臺帳上注明重新使用的時間。2.9.4固定資產(chǎn)由使用狀態(tài)轉(zhuǎn)入閑置狀態(tài)或由閑置狀態(tài)轉(zhuǎn)入使用狀態(tài)，使用部門與綜合管理中心辦理移交，綜合管理中心在使用部門臺賬上簽收，綜合管理中心、財務(wù)管理中心同時更新臺賬，財務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)明細(xì)賬做出相應(yīng)的調(diào)整。2.9.5閑置固定資產(chǎn)由使用部門填寫固定資產(chǎn)閑置及處置申請單

20、，根據(jù)實際情況提出處置方案，包括出租、報廢、出售。2.10固定資產(chǎn)出租2.10.1閑置固定資產(chǎn)預(yù)出租固定資產(chǎn)時，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交付財務(wù)管理中心，由綜合管理中心尋找承租方。2.10.2綜合管理中心負(fù)責(zé)至少詢價三家以上的承租方，并給出初步選定的供應(yīng)商信息，報財務(wù)管理中心和總經(jīng)理審批。如果只有一家承租方，需寫明理由。2.10.3審批通過后由綜合管理中心與承租方簽訂固定資產(chǎn)出租合同，并將合同復(fù)印件交付財務(wù)管理中心備案。2.10.4綜合管理中心在臺賬中更新固定資產(chǎn)相關(guān)信息。2.10.5財務(wù)管理中心進(jìn)行出租的賬務(wù)記錄并更新固定資產(chǎn)明細(xì)表。2.11固定資產(chǎn)報廢2.11.1固定資產(chǎn)的報廢經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批

21、后報綜合管理中心、財務(wù)管理中心和總經(jīng)理審批。同時財務(wù)管理中心必須辦理相關(guān)的稅務(wù)申報審批手續(xù)。2.11.2對未滿折舊年限，且所處置固定資產(chǎn)處理損失超過5萬元的，均必須報執(zhí)行總裁或總裁審批，具體權(quán)限見2.2.2。對折舊已完成的固定資產(chǎn)處置應(yīng)向財務(wù)管理中心備案。2.11.3 報廢審批通過后通知綜合管理中心、財務(wù)管理中心進(jìn)行固定資產(chǎn)處理。綜合管理中心將該固定資產(chǎn)信息從臺賬上注銷，計入報廢固定資產(chǎn)條目，同時對報廢固定資產(chǎn)進(jìn)行專門的堆放和保管；財務(wù)管理中心進(jìn)行賬務(wù)處理。Ø 對于零件拆卸可利用的，應(yīng)拆卸估價入庫；Ø 對于某些零件拆卸有單獨出售價值，應(yīng)拆卸單獨備售，不得粗糙的將此類報廢設(shè)備

22、等賣給廢品回收站單位。2.12固定資產(chǎn)出售2.12.1閑置不用固定資產(chǎn)準(zhǔn)備出售的，由固定資產(chǎn)使用部門提出申請，經(jīng)綜合管理中心審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交付財務(wù)管理中心。財務(wù)管理中心初次審批通過后，由綜合管理中心尋找購買客戶并磋商價格。2.12.2因?qū)ν馔顿Y、融資租賃、非貨幣性資產(chǎn)交換、債務(wù)重組等特殊業(yè)務(wù)發(fā)生的固定資產(chǎn)置換或出售的，須報股東會審批后方可執(zhí)行。后續(xù)執(zhí)行程序按照采購管理程序和投資管理程序執(zhí)行。2.12.3綜合管理中心應(yīng)至少詢價三家以上的購買方，并給出初步選定的供應(yīng)商信息，報財務(wù)管理中心和總經(jīng)理審批。2.12.4審批通過后由綜合管理中心與購買方簽訂固定資產(chǎn)出售合同，并將合同復(fù)印件交付財務(wù)管理中心備案。2.12.