大型會(huì)議策劃

1、2015年度中國高等教育秘書學(xué)專業(yè)研討會(huì)策劃書一、會(huì)議名稱：2015年度中國高等教育秘書學(xué)專業(yè)研討會(huì)二、會(huì)議主題：促進(jìn)秘書學(xué)發(fā)展，展望美好新未來三、會(huì)議目的和意義：進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和總結(jié)，介紹最新的秘書學(xué)研究項(xiàng)目和成果，幫助學(xué)者了解最新的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。四、會(huì)議組織： 主辦單位：中國高等教育委員會(huì) 承辦單位：中國高等教育秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì) 協(xié)辦單位：昆明會(huì)議中心，各高校五、與會(huì)人員：企業(yè)公關(guān)代表、中國高教委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、中國高教秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、各高校秘書學(xué)專業(yè)教師、學(xué)者六、會(huì)議時(shí)間：2015年8月8日8月10日七、會(huì)議地點(diǎn)：昆明市國際大酒店會(huì)議中心會(huì)務(wù)廳八、會(huì)議議程：1、委員會(huì)委員代表等發(fā)表報(bào)告，展示秘

2、書學(xué)發(fā)展現(xiàn)狀。2、相關(guān)學(xué)者發(fā)表研究成果，展示最新學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。3、針對(duì)秘書學(xué)專業(yè)發(fā)展的困難，形成討論小組，進(jìn)行討論和答辯。4、專家進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，宣布會(huì)議結(jié)束，歡送與會(huì)人員。九、會(huì)前籌備：1、會(huì)議籌備組對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行分工合作，成立了工作小組小組職能具體工作事項(xiàng)小組成員備注會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)會(huì)議指揮、籌備工作負(fù)責(zé)活動(dòng)策劃、做好會(huì)議傳達(dá)工作，指揮協(xié)調(diào)各小組。組長(zhǎng)：成員：現(xiàn)場(chǎng)組負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)工作布置會(huì)場(chǎng)、維持現(xiàn)場(chǎng)秩序、控制燈光。組長(zhǎng)：成員：接待組負(fù)責(zé)公關(guān)接待接送與會(huì)人員安排食宿、負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療服務(wù)等。負(fù)責(zé)禮儀和主持組長(zhǎng)：成員：秘書組負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)資料相關(guān)事宜擬寫會(huì)議方案、打印嘉賓牌、簽到、資料印發(fā)、會(huì)議記錄

3、的整理、會(huì)議通知、會(huì)議場(chǎng)地的選擇和聯(lián)系，聯(lián)系與會(huì)人員、發(fā)布新聞、簡(jiǎn)報(bào)組長(zhǎng)：成員：宣傳組負(fù)責(zé)宣傳工作負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音錄像、娛樂活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳。組長(zhǎng)：成員：財(cái)務(wù)組負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)事宜做出會(huì)議預(yù)算、設(shè)備的租用和會(huì)議物品采購。付賬工作。組長(zhǎng)：成員：后勤組負(fù)責(zé)后勤相關(guān)工作會(huì)議設(shè)備的維護(hù)和檢查、保障會(huì)場(chǎng)清潔和會(huì)后清理會(huì)場(chǎng)、負(fù)責(zé)防火防盜，保障與會(huì)人員安全組長(zhǎng)：成員：2、 場(chǎng)地組織（1） 選擇與會(huì)議規(guī)模適當(dāng)?shù)臅?huì)議場(chǎng)所。（2） 會(huì)議場(chǎng)所應(yīng)考慮是否交通便利、設(shè)備齊全、費(fèi)用合理。3、 下發(fā)會(huì)議通知。 1、由秘書組郵件方式下發(fā)會(huì)議通知，并做好回執(zhí)人數(shù)統(tǒng)計(jì). 2、秘書組會(huì)前（8月1日）進(jìn)行電話確認(rèn)。 會(huì)議通知 各專家、

4、學(xué)者： 2015年8月8日中國高教協(xié)會(huì)秘書專業(yè)委員會(huì)將在昆明國際大酒店會(huì)議中心召開年會(huì)，以交流討論秘書專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，規(guī)劃秘書專業(yè)發(fā)展方向。本次會(huì)議需繳納會(huì)員費(fèi)300元/人，會(huì)務(wù)費(fèi)600/人。 如您無法出席請(qǐng)于7月7日前電話告知宋秘書，電 中國高教協(xié)會(huì) 秘書專業(yè)委員會(huì) 2015年6月17日 附：會(huì)議回執(zhí)單：?jiǎn)挝蝗藬?shù)共計(jì)： 人姓名性別職務(wù)聯(lián)系電話到達(dá)車次到達(dá)車次 到達(dá)時(shí)間： 月 日 時(shí) 分 請(qǐng)于7月7日前講回執(zhí)寄至：云南省昆明市XX區(qū)秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì)收。郵編：XXXX4、 經(jīng)費(fèi)預(yù)算：名稱數(shù)量單價(jià)/元合計(jì)/元備注場(chǎng)地租用費(fèi)2天40008000設(shè)備租用費(fèi)3天20006000攝像機(jī)

5、、音響多媒體設(shè)備等會(huì)場(chǎng)裝飾費(fèi)/3000包括鮮花、橫幅、錦旗等交通費(fèi)100人10010000會(huì)務(wù)費(fèi)100人1000100000包括食宿、考察費(fèi)用、會(huì)議資料、文具、工作證等其他/3000包括醫(yī)療費(fèi)用等合計(jì)/1300005、 準(zhǔn)備會(huì)議資料與物品 類型主要物品和設(shè)備備注會(huì)議必備用品和設(shè)施設(shè)備桌椅、茶具茶水、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)機(jī)、安全通道、消防設(shè)施會(huì)議特殊用品和設(shè)備裝飾物品如鮮花、綠色植物、天幕、會(huì)標(biāo)、條幅。簽到簿、指示牌、禮品、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)視聽器材計(jì)算機(jī)、投影儀、屏幕、錄音設(shè)備、攝像設(shè)備通訊設(shè)施設(shè)備電話機(jī)、傳真機(jī)、通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等文具、文件類用品筆墨、文件袋、膠水、海報(bào)、會(huì)議通知、座位

6、簽、胸卡、餐券等6、會(huì)場(chǎng)安排：（1）場(chǎng)地：昆明市國際大酒店會(huì)議中心會(huì)務(wù)廳（2）座位排次： 舞臺(tái)企業(yè)秘書代表委員會(huì)委員、領(lǐng)導(dǎo)教授教授學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師學(xué)者、教師文秘及工作人員（3）席簽：準(zhǔn)備淺紅色紙，黑色簽字筆若干，簽到備用。（4）燈光音響：燈光的亮度要適宜，臺(tái)上光線要比臺(tái)下亮一些；話筒7個(gè)，音響和話筒要逐一調(diào)試。（電工要做好應(yīng)急準(zhǔn)備，音響和話筒要請(qǐng)專人負(fù)責(zé)）（5）空調(diào)及通風(fēng)設(shè)備：開會(huì)前調(diào)好調(diào)好室內(nèi)溫度。保證室內(nèi)溫度適宜，空氣清新。（6）桌上擺放物品：所有會(huì)議桌上擺好茶水，礦泉水。另外，主席桌上擺好鮮花、記錄用筆、筆記本、座位卡、姓名牌和會(huì)議資料。（會(huì)務(wù)

7、人員務(wù)必檢查會(huì)議資料是否齊全，印刷、頁碼及裝訂質(zhì)量）（7）指示牌：在必要地方設(shè)置洗手間、安全出口指示牌、會(huì)議中勿打擾、禁止吸煙、簽到處、接站處、指路牌、禁止大聲喧嘩牌。（8）會(huì)場(chǎng)的裝飾：用錦旗、工藝畫裝飾會(huì)場(chǎng)，突顯出會(huì)場(chǎng)氛圍 。十、會(huì)中服務(wù)：1、接站（8月7日-8月8日） 接站地點(diǎn)：昆明機(jī)場(chǎng)、昆明站、昆明汽車站 住宿安排：昆明國際大酒店 接待地點(diǎn)：昆明國際大酒店會(huì)議中心 接站安排：接待組拿著指示牌站在顯眼處。接站表序號(hào)姓名性別單位職務(wù)聯(lián)系方式班次抵達(dá)時(shí)間抵達(dá)地位1232、 會(huì)前報(bào)到（1）查驗(yàn)證件，確定與會(huì)者資格（2）登錄信息，統(tǒng)計(jì)會(huì)議參加者人數(shù)，以便做好會(huì)議期間的各種服務(wù)（3）發(fā)放文件，分發(fā)會(huì)

8、議文件、證件、文件袋等會(huì)議用品（4）預(yù)收費(fèi)用，繳納會(huì)員費(fèi)和會(huì)務(wù)費(fèi)（5）安排住宿，安排與會(huì)人員住宿。住宿安排表序號(hào)姓名性別年齡工作單位職務(wù)地址電話房間號(hào)備注3、 會(huì)議簽到：確認(rèn)到會(huì)的人是否都已到會(huì)并準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)出到會(huì)的實(shí)際人數(shù)。會(huì)議簽到表姓名職務(wù)是否到場(chǎng)XXXXXXXXXXXX4、 進(jìn)行會(huì)議： 會(huì)議日程表日期時(shí)間內(nèi)容地點(diǎn)人員負(fù)責(zé)備注8月7日全天0:00-24:00接待、安排食宿昆明商務(wù)酒店接待組接待組8月8日上午7:00- 7:55早餐酒店餐廳全體人員接待組8:108:25簽到會(huì)務(wù)廳全體人員秘書組8:30-10:00開幕式、領(lǐng)導(dǎo)致辭會(huì)務(wù)廳全體人員現(xiàn)場(chǎng)組10:00-10:30會(huì)間休息全體人員10:30

9、-11:30委員會(huì)委員代表等發(fā)表報(bào)告會(huì)務(wù)廳全體人員下午11:30-14:30午餐、休息酒店餐廳，休息室全體人員接待組14:30-15:30相關(guān)學(xué)者發(fā)表研究成果會(huì)務(wù)廳全體人員現(xiàn)場(chǎng)組15:3016:00會(huì)間休息全體人員16:0017:30提出秘書學(xué)當(dāng)前瓶頸及問題會(huì)務(wù)廳全體人員晚上17: 30-21:00晚餐、休息酒店餐廳全體人員接待組8月9日上午7:00-7:30早餐酒店餐廳全體人員接待組8:00-10:00討論小組進(jìn)行討論和答辯會(huì)務(wù)廳全體人員現(xiàn)場(chǎng)組10:00-10:20會(huì)間休息休息室全體人員10:20-11:20討論研究成果會(huì)務(wù)廳全體人員下午11:20-14:30午餐、休息餐廳全體人員接待組14

10、:30-15:30專家進(jìn)行會(huì)議總結(jié) 會(huì)務(wù)廳全體人員現(xiàn)場(chǎng)組15:30-16:00會(huì)間休息全體人員16:00-17:00閉幕式，宣布會(huì)議結(jié)束會(huì)務(wù)廳全體人員晚上17:00-18:00晚餐酒店餐廳全體人員接待組18:00-20:00觀看文藝演出昆明大學(xué)演藝中心全體人員宣傳組8月10日上午7:00-7:30早餐酒店餐廳全體人員接待組7:3011:30考察昆明旅游管理大觀樓、金馬碧雞坊全體人員宣傳組統(tǒng)一乘車11:30-12:30午餐酒店餐廳全體人員接待組下午12:30-發(fā)放紀(jì)念品，合影留念，送別與會(huì)人員返程（附送站安排表）全體人員接待組統(tǒng)一安排車送站安排表姓名單位聯(lián)系方式車次/航班時(shí)間送站工作人員司機(jī)送站

11、地點(diǎn)十一、會(huì)后落實(shí)： 1、清理會(huì)場(chǎng) （1）清理會(huì)場(chǎng)宣傳物品 （2）清理會(huì)場(chǎng)設(shè)備 （3）清理會(huì)議資料 （4）清理會(huì)議其它物品 2、歸還租借物品 3、結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用 （1）統(tǒng)計(jì)會(huì)議實(shí)際收支項(xiàng)目，對(duì)照經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行核點(diǎn)。（2）通知相關(guān)部門及人員結(jié)算的時(shí)間和地點(diǎn)。（3）核實(shí)發(fā)票。（4）填寫報(bào)銷單。（5）清點(diǎn)費(fèi)用，支出發(fā)票。（6）請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字。（7）找財(cái)務(wù)組報(bào)銷 4、秘書整理會(huì)議資料，編寫會(huì)議紀(jì)要，歸檔。12、 會(huì)議的總結(jié)和報(bào)道: 1、召集工作人員，總結(jié)會(huì)議得失。 2、整理會(huì)議資料，發(fā)送媒體報(bào)道 。 十三：應(yīng)急方案：為及時(shí)、高效、妥善地處置好會(huì)議突發(fā)事故，堅(jiān)持以人為本，預(yù)防為主，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，快速反映，依法規(guī)

12、范，協(xié)同應(yīng)對(duì)的原則。保護(hù)與會(huì)者的生命安全，特制定本預(yù)案。（一）應(yīng)急小組本會(huì)成立活動(dòng)應(yīng)急小組-后勤組，其中張秘書為組長(zhǎng)（電話，陸秘書為副組長(zhǎng)，王音、徐蘊(yùn)芬等為成員。組長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)與會(huì)者的安全工作。副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)具體安全工作，會(huì)議前召開安全工作會(huì)議，明確分工和各自職責(zé)，落實(shí)有關(guān)人員的安全責(zé)任，并督促相關(guān)人員做好安全工作。（二）職責(zé) 1各后勤組成語為會(huì)議期間第一安全責(zé)任人，后勤組長(zhǎng)為會(huì)議安全責(zé)任人。會(huì)議期間后勤組不得離開會(huì)議，隨時(shí)掌握會(huì)議安全情況，遇到特殊情況及時(shí)做好人員的疏散和控制，并向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 2后勤組要及時(shí)做好整個(gè)會(huì)議的調(diào)度和控制，穩(wěn)定好全體與會(huì)人員的秩序。各小組成員不得擅自脫離崗位，隨時(shí)負(fù)責(zé)安全、疏導(dǎo)工作。一旦發(fā)生事故及時(shí)進(jìn)行疏散，避免發(fā)生擁擠踩踏事故的發(fā)生。3負(fù)責(zé)會(huì)前預(yù)警、會(huì)后上報(bào)、事故動(dòng)態(tài)分析、組織安排人員救援，會(huì)中事故的救援與處理等工作。（三）出現(xiàn)突發(fā)事件的處理辦法1組長(zhǎng)負(fù)責(zé)有序疏散人群。2要用學(xué)到的安全知識(shí)進(jìn)行自救。3及時(shí)送到急救中心或打120。4及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告事件情況以及向上級(jí)報(bào)告。5最后要查明事故原因，追究相關(guān)責(zé)任人。6事故發(fā)生時(shí)，迅速了解、收集和匯總事故有關(guān)情況，及時(shí)向應(yīng)急現(xiàn)場(chǎng)指揮部提供各種相關(guān)信息和資料；負(fù)責(zé)與事故現(xiàn)場(chǎng)指揮人員和市政府及衛(wèi)生、公