住房公積金檔案管理辦法

1、精品文檔住房公積金管理中心檔案管理辦法第一章總則第一條 為了規(guī)范住房公積金管理中心檔案管理，提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化， 確保檔案的安全、真實(shí)、有效，更好地為住房公積金管理工 作服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、住房公積金管理?xiàng)l例，結(jié)合公積金中心實(shí)際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱(chēng)檔案是指住房公積金中心管理機(jī)構(gòu) 在處理行政公務(wù)和下轄各分中心、管理部在辦理住房公積金 業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的紙質(zhì)材料或 通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備 辦理、傳輸和存儲(chǔ) 形成的具有保存和利用價(jià)值的各種文字、 圖表、圖像、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第二章 檔案機(jī)構(gòu)、人員及其職責(zé)第三條綜合檔案

2、室主要職責(zé)：（一）宣傳、貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和 方針政策，組織落實(shí)檔案領(lǐng)導(dǎo)小組制定的檔案工作管理規(guī)章 制度，集中統(tǒng)一管理本單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案資料；（二）負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的歸檔工作，及時(shí)編制必要的檢索 工具，方便各有關(guān)部門(mén)利用檔案，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源和 負(fù)責(zé)檔案史料（大事記、組織沿革、全宗介紹）的編研工作；（三）對(duì)本單位下級(jí)各部門(mén)文件材料及業(yè)務(wù)檔案和財(cái)務(wù) 檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行管理、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；（四）審核各分中心、管理部、機(jī)關(guān)各處填制的檔案銷(xiāo) 毀清冊(cè)，提由銷(xiāo)毀檔案的意見(jiàn)和建議，報(bào)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組 審批后，組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作；（五）編制檔案檢索工具，

3、運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并積極提供利用；（六）做好有關(guān)檔案及資料的接收、登記、保管、統(tǒng)計(jì)、 利用和到期檔案的移交工作。第四條 各部門(mén)檔案管理人員主要工作職責(zé)：（一）認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及各項(xiàng)制度， 掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；（二）做好本部門(mén)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng) 計(jì)等基礎(chǔ)工作，熟悉室藏檔案情況，負(fù)責(zé)延期檔案的催收工 作；（三）按照電子檔案管理系統(tǒng)分配的位置做好業(yè)務(wù)檔案的接收、裝盒、上架等工作；（四）對(duì)所保管的檔案經(jīng)常進(jìn)行檢查和清理，妥善保管、有序存放、方便查閱，做好檔案“十防”等工作，確保檔案 的齊全、完整和安全；第三章 檔案的收集移交第五條凡是本部門(mén)在工

4、作中形成的已經(jīng)辦理完畢的應(yīng) 當(dāng)歸檔文件材料，由該部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理后，定期移交給 本部門(mén)檔案室立卷、歸檔上架。完成收集、整理、立卷工作的歸檔文件材料，不得存放在其他部門(mén)或者個(gè)人手中。第六條 歸檔的各類(lèi)材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)核對(duì)是否 齊全、完整和準(zhǔn)確。移交給綜合檔案室時(shí)需打印移交清冊(cè)一 式兩份，經(jīng)雙方清點(diǎn)簽字確認(rèn)后生效，不得在流轉(zhuǎn)中有任何 遺失或者損毀。第四章 檔案的整理第七條 公積金中心的檔案裝盒， 要求案卷內(nèi)的文件應(yīng)當(dāng) 排列順序，編號(hào)，檔案案卷內(nèi)應(yīng)當(dāng)制作卷內(nèi)文件目錄，并備 有卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)文件目錄放在卷首，卷內(nèi)備考表放在卷 尾。第八條 業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)網(wǎng)點(diǎn)收集整理裝訂，并由各業(yè)務(wù)網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人

5、按規(guī)定審核后移交給本部門(mén)檔案室保存。第五章 檔案的保管與利用第九條 各部門(mén)應(yīng)當(dāng)配置專(zhuān)用的檔案庫(kù)房、裝具和必要的檔案保管設(shè)施。檔案庫(kù)房要符合“十防”（防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防污染、防高溫、防光、防塵、防潮、防磁等 ）要 求。庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)當(dāng)保持在14C-24 C,相對(duì)濕度保持在45%H60%并做好溫濕度日觀測(cè)記錄。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)保持干凈 整潔不得堆放雜物。存儲(chǔ)電子檔案的光盤(pán)、磁性介質(zhì)應(yīng)放入防磁柜保管，遠(yuǎn) 離酸、堿性氣體和強(qiáng)磁場(chǎng)，并定期進(jìn)行有效性、安全性檢查。第十條 建立檔案借閱利用制度。 公積金繳存人經(jīng)部門(mén)主 要負(fù)責(zé)人審批同意后，憑身份證可查閱本人的公積金業(yè)務(wù)檔案。外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)持有寫(xiě)明查閱

6、目的、范圍的介 紹信或者其他合法證明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。第六章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀第十一條公積金中心檔案領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案的銷(xiāo)毀進(jìn)行鑒定、審批。第十二條鑒定小組對(duì)到期的各類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)逐份進(jìn)行鑒 定，并提由是否銷(xiāo)毀的具體意見(jiàn)。對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)須繼續(xù) 保存的檔案，檔案室要逐份編造銷(xiāo)毀清單及清冊(cè)，列明擬銷(xiāo) 毀檔案的案卷名稱(chēng)、冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)、年度、應(yīng)保管期限、已保 管期限等內(nèi)容，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，在指定地點(diǎn)由兩 人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。未經(jīng)鑒定，任何人不得擅自銷(xiāo)毀檔案。第十三條 對(duì)一些保管期限定為永久的檔案，隨著時(shí)間和工作關(guān)系需求的變化，在管理工作中確定不再需要永久保存 的檔案，可以按照檔案銷(xiāo)

7、毀流程進(jìn)行銷(xiāo)毀。第七章文書(shū)類(lèi)檔案管理第十四條文書(shū)檔案的主要?dú)w檔范圍（一）上級(jí)各有關(guān)部門(mén)、管委會(huì)下發(fā)的涉及住房公積金管理方面的政策、法規(guī)文件；（二）公積金中心黨、政、工、團(tuán)、在工作中形成的文件材料；（三）非隸屬部門(mén)下發(fā)的與公積金中心業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)但需參照 執(zhí)行的文件材料；（四）分中心、管理部上報(bào)的各類(lèi)報(bào)告、請(qǐng)示文件材料；第十五條 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)（不能簡(jiǎn)寫(xiě)為本單位或本中心）。將歸檔文件按本檔案室編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、全宗號(hào)、年度、分 類(lèi)問(wèn)題、保

8、管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，盒脊厚度可以根 據(jù)需要設(shè)置為2cmr 3cm. 4cm等。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一 件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“一”號(hào)連接；盒號(hào)即檔 案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。第八章歸集檔案管理制度第十六條基本原則（一）歸集檔案是指公積金中心在受理住房公積金繳存單 位的賬戶(hù)設(shè)立、繳存基數(shù)和繳存比例變更、 賬戶(hù)注銷(xiāo)等歸集業(yè)務(wù) 時(shí)留存或系統(tǒng)產(chǎn)生的紙質(zhì)資料。（二）按照統(tǒng)一管理、統(tǒng)一核算的要求，住房公積金歸集 業(yè)務(wù)類(lèi)檔案納入財(cái)務(wù)檔案統(tǒng)一管理；（三）歸集審批類(lèi)檔案和其它類(lèi)檔案由各分中心、管理部 按時(shí)間先后順序整理裝訂成冊(cè)保管；第九章提取檔案管理制度第十七條 提取資料檔案作為記載與查詢(xún)職工提取住房公積金的憑證，按照不同的提取類(lèi)型收取各類(lèi)提取檔案。提取檔案材料，由各分中心、管理部提取業(yè)務(wù)承辦部門(mén)收集立卷，按照提取電子資料檔案以及紙質(zhì)資料檔案分類(lèi)歸檔。第十章貸款檔案管理制度第十八條 貸款委托人應(yīng)落實(shí)部門(mén)（崗位），負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù) 資料的收存和移交，根據(jù)“一戶(hù)一檔”原則收存?zhèn)€人住房公積金 貸款業(yè)務(wù)資料。第十一章會(huì)計(jì)檔案管理辦法第十九條財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理辦法財(cái)務(wù)電子檔案管理原則1 .統(tǒng)一管理原則，即分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、 管理要求統(tǒng)一，并分門(mén) 別類(lèi)按會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)交易時(shí)間順序編制電子檔案號(hào)。2 .監(jiān)督檢查原則，中心按要求對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案操作管