XX公司項目執(zhí)行手冊

1、公司活動籌劃工程執(zhí)行手冊XXXX XX 月目錄一、手冊說明 2二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通 2三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定 4四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工 6五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備 6六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練 9七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行 9八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進 11九、工作人員禮儀 13、手冊說明特編寫本活動執(zhí)行手冊.本手冊討論對象為接待等工程,由于大型公開性活開工作較為復雜,涉及贊助招商、媒體宣傳以及更多繁雜的現(xiàn)場效勞等事宜,因此,大型公開性活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴謹周密的活動執(zhí)行方案,本執(zhí)行手冊僅為大型公開性活動提供原那么性指導.本手冊將活動執(zhí)行分為七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動

2、籌備、全體排練、現(xiàn)場執(zhí)行和會后跟進,以供執(zhí)行負責人把握整個執(zhí)行過程,防止因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差,實現(xiàn)清楚的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí) 行和持續(xù)到位的會后跟進,最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程.二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié),充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的根底,也能盡可能防止由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題.因此活動執(zhí)行負責人須在活動正式籌備之前,與領導和其它人士進行充分溝通, 在可允許的范圍內(nèi)爭取了解盡可能多的信息,填寫以下活動信息溝通表,再籌劃下一步工作.活動信息溝通表活動

3、名稱活動時間活動地點舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位執(zhí)行負責人活動規(guī)?；顒幽康幕顒右饬x主要領導主要流程接待標準其它要求三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定活動方案是活動執(zhí)行的指導性文件.在活動信息溝通完成之后,執(zhí)行負責人填寫活動信息溝通表,自己或安排人員制定活動方案與活動執(zhí)行方案初稿重大活動需制定較為精細的方案,一般性活動只需制定簡要方案,然后發(fā)給其它同事提出建議,根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案第二版,提交給領導審閱,最后根據(jù)領導反應意見制定活動執(zhí)行方案最終版 .其整體流程如下：執(zhí)行負責人信息溝通口填寫活動信息溝通表口制定活動方案與執(zhí)行方案口其它同事提出意見,形成方案第二版口將活動方案第二版提交給領導審閱口一般性活動

4、簡要方案根本要素：1、活動名稱與目的；2、活動時間與地點；3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位；4、與會領導與規(guī)模；5、簡要流程.重大活動精細方案根本要素：1、活動名稱、背景、目的、意義與口號;2、舉辦/承辦/聯(lián)辦單位；3、活動時間地點；4、活動與會領導與規(guī)模;5、活動詳細流程；6、贊助機構與合作媒體;7、活動會務效勞；8、其它事項.活動執(zhí)行方案的根本要素:活動根本信息活動時間、地點、名稱、規(guī)模、與會領導、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團隊分工A、執(zhí)行總負責人；B、執(zhí)行小組負責人；C具體組員名單.前期籌備事宜A、籌備事宜列項;B、人員分工安排；C籌備日程安排.現(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動流程；C現(xiàn)場任

5、務列項.D人員分工安排；活動后期工作A后期事項明細；B、人員分工安排；C完成時限要求.籌劃亮點說明活動財務預算活動應急方案其它事項大型公開活動同時需制定招商贊助方案.四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工活動方案確定后,執(zhí)行負責人召集全體工作人員, 舉行活開工作安排會,詳細介紹活動信息 及其具體人員安排,同時了解全體人員時間和工作任務情況, 聽取反應建議,及時進行工作調(diào)整 與方案完善,最終確定全體人員分工：工作安排會三個目的：1、講述活動各項情況；2、明確人員分工安排；3、聽取反應意見.工作安排會環(huán)節(jié)：1、執(zhí)行負責人主持會議,介紹活動根本情況；2、執(zhí)行負責人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自身責任與安排；

6、4、聽取反應意見并及時協(xié)調(diào)；5、領導總結發(fā)言.五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備在明確活動方案和人員分工, 正式進入活動籌備環(huán)節(jié), 活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié),主要包括四項內(nèi)容：活動場所及用餐聯(lián)系、活動聯(lián)系通知、活動物資準備與活動現(xiàn)場布置.1、活動場所及用餐聯(lián)系：確定活動時間后,根據(jù)領導要求和活動情況考察場地,確定活動場所和用餐事宜： 活動場所：根據(jù)活動定位和領導要求進行尋找,盡早聯(lián)系并進行現(xiàn)場考察； 用餐地點：用餐地點的選擇遵循就近原那么,至少提前兩天對用餐地點進行確定. 場所要求： 環(huán)境舒適且檔次適合；活動場所和用餐地點停車方便;活動地點與用餐地點相距較近,用餐方便.2、活動聯(lián)系通知：在確定時間地

7、點及活動方案后,綜合中央和公關中央配合XX,開始對外聯(lián)系,做好行車路線圖、接待信息等活動通知工作,重要領導由專人負責通知與跟進.根據(jù)活動和領導的不同,采 取不同的聯(lián)系通知方式：通知方式普通活動：由領導 邀請或通知,工作人員短信和電子郵件跟進；重要活動：由領導 邀請或通知,工作人員短信和電子郵件跟進,發(fā)送邀請函；聯(lián)系負責人：考前須知：通知內(nèi)容：內(nèi)容需包括活動名稱、時間、地點和具體路線圖,注意短信和郵件用語；與會領導信息表：列清領導名稱、照片以及秘書與司機信息,記錄領導到達和離開時間;人員分工注意：負責聯(lián)系的人員需清楚具體行車路線圖,同時與接待人員進行信息對接,最正確方式為聯(lián)系人員負責所聯(lián)絡領導的

8、接待工作.3、相關物資材料準備：活動相關物資材料包括以下六項：根本物資采購、領導邀請材料、會議電子設備、會議電子材料、會議發(fā)放材料、會議禮品.具體內(nèi)容為：會議物資工程根本內(nèi)谷負責人根本物資采購橫幅、鮮花、桌牌、礦泉水、紙巾、記錄紙、筆、背景版、易拉寶等綜合中央領導邀請材料會議邀請函、活動介紹文件、擬邀領導名單研究中央會議電子設備筆記本、投影儀、幕布、麥克風、音響、相機、攝影機綜合中央會議電子材料演講PPT開場背景PPK背景音樂、視頻研究中央會議發(fā)放材料嘉賓簽到簿、XX簡介冊、會議介紹、會務其它資料研究中央領導會議禮品要求具有特色綜合中央在活動物資材料準備結束之后,提前開始布置活動現(xiàn)場, 要求提

9、前一天完成所有的活動現(xiàn)場布置,包括桌椅、茶杯、紙筆、桌牌、資料、易拉寶等的擺放.其具體要求如下：活動大樓入口布置：于門口兩側擺放活動易拉寶、指路方向牌,注意擺放位置明顯；負責人：活動電梯出口布置：于電梯出口處擺放活動易拉寶、指路方向牌,工作人員于電梯口迎接；負責人：活動現(xiàn)場桌椅布置：根據(jù)領導人數(shù)和身份,提前一天制作桌牌,確定座次安排；要求桌牌與桌椅擺放整潔,形成一條直線；桌上擺放茶杯、濕紙巾、信簽、筆、水果和鮮花；現(xiàn)場分設主席臺、嘉賓席、秘書席、工作人員席等,根據(jù)活動類型進行調(diào)整.負責人：活動材料擺放：根據(jù)不同活動類型,局部材料可直接放于桌椅上,置于桌椅的同一位置；或將材料統(tǒng)一置于現(xiàn)場入口,注

10、意擺放整潔,力求美觀.負責人：現(xiàn)場房屋治理：提前做好查電工作,保證不斷電；關閉門鈴和 ,保證活動進行時無干擾；提前聯(lián)系保潔,保證衛(wèi)生間、垃圾筒均已清潔,衛(wèi)生紙、洗手液充足；整理書柜、垃圾桶、沙發(fā)、盆景、辦公席等,做到整潔有序.負責人：活動禮品擺放：提前于適宜位置擺放禮品,以便提前或活動結束時及時給予領導秘書或司機；提前進行禮品歸類,明確不同領導的禮品.負責人：六、活動環(huán)節(jié)五：全體排練針對重大公開活動, 或其它有重要領導參加的活動,需提前對重要環(huán)節(jié)進行排練,以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度,發(fā)現(xiàn)其中存在的問題.需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領導接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領導歡送環(huán)節(jié),其中重

11、要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多,需要多人的配合,通常需要進行屢次排練.排練人員安排排練總導演：執(zhí)行負責人排練人員：被排練環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行人員；陪練人員：其它環(huán)節(jié)工作人員,表演與會嘉賓；問題紀錄人員：七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場執(zhí)行1、再次排查:于活動正式開始前, 執(zhí)行負責人須結合排練情況,對現(xiàn)場工作進行全面排查, 尤其排查涉及領導安排的重要環(huán)節(jié).排查工作包括現(xiàn)場布置、人員安排、物品擺放和電子設備、領導禮品五個方面：人員分工：工作人員重述自己的工作責任,保證所有人員全部到位；物品擺放：現(xiàn)場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆是否擺放整潔；房屋擺設：房屋內(nèi)部擺設是否美觀、干凈、整潔；電子設備：電子設備是否運行

12、正常,所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位；領導禮品：檢查禮品是否到位并擺放整潔,工作人員是否清楚不同領導的禮品類別.2、領導接待：設立活動接待組,分設多個接待小組, 每個小組由兩人組成, 由接待組組長負責小組間的協(xié)調(diào),及時調(diào)配.當領導到場時,小組其中一名接待人員負責引導至電梯、開電梯,一路指引領導到會場,另一名于接待處迎接其它領導.重要領導由公關人員陪同部門領導到門口進行迎接.接待工作的通常流程：聯(lián)系領導或其部門領導,確認活動地址、交通路線圖等信息,預先告訴迎接事宜；第9頁共14頁領導即到時,接待小組須注意來往車輛,到迎接處準備好,車輛一到即主動上前迎接；對于須由部門領導親自迎接的領導,

13、領導即到時接待小組負責人提前 告知部門領導；一名接待人員引導領導至電梯并送上樓,由電梯口接待人員負責引導至活動現(xiàn)場；活動禮儀引導領導入座休息,并馬上安排茶水.考前須知：接待人員與領導一一對接,確認交通、會議等信息,保證會議當天嘉賓順利抵達會場；當領導進入會場時,室內(nèi)所有工作人員須起立、鼓掌,面露笑容,熱情歡送領導來訪；當全體領導落座之后,工作人員應停止往返走動,迅速輕聲落座.3、現(xiàn)場配合：活動執(zhí)行負責人根據(jù)活動執(zhí)行方案,列明現(xiàn)場需要執(zhí)行的工作,并進行工作人員細致安排,以配合現(xiàn)場活動流程中的所有工作.具體內(nèi)容包括：流程限制：指定工作人員配合主持人,做好活動時間限制、話筒傳遞、文件分發(fā)等工作； 會

14、議記錄：指定工作人員做好會議記錄工作,提前準備好錄音筆和記事本等記錄工具；設備限制：指定工作人員限制電腦、音響、話筒等電子設備,及時播放PPK音頻等；會議禮儀：指定工作人員每十五分鐘為領導續(xù)茶水,提前準備好足夠熱水；攝影攝像：指定工作人員進行現(xiàn)場攝影和攝像,提前確定適宜的攝影攝像角度,攝影點到為止,盡量不影響會議進行；秩序維持：當會議進行時,指定工作人員在入口處維持秩序,并負責接待臨時訪客.考前須知：現(xiàn)場工作人員切忌隨意走動,交頭結耳,注意保持儀態(tài)端莊,面帶微笑；現(xiàn)場工作人員須明白自己站位,無安排的工作人員需及時入座,保證現(xiàn)場整體有序；活動全過程中至少有一名工作人員在現(xiàn)場,時刻注意滿足領導臨時

15、需求.4、活動用餐：提前安排好用餐座次,于餐桌上預先整潔擺放桌牌；及時引導領導至用餐地點,直至每位領導就座完成；在至用餐地點路上,需注意提包、拿衣服和活動材料,并確認是否有領導物品遺落；用餐現(xiàn)場至少有一名工作人員,及時調(diào)配效勞員,滿足領導各項需求.5、歡送領導及禮品發(fā)送 首先集體歡送 xxxx領導人和XXXM重要領導,再歡送其它領導或企業(yè)家；對于有司機或部門領導的領導,提前將禮品給領導司機或部門領導；對于未帶司機的參與領導,活動結束后由專門工作人員負責跟進發(fā)送禮品.八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進會后跟進工作也是活動的重要環(huán)節(jié).于活動結束之后,XX工作人員需及時對活動進行跟進整理,展示XX高效的工作方

16、式,有利于贏得領導對XX工作贊譽.會后跟進強調(diào)時間的高效性,具體包括如下幾個方面：1、感謝短信發(fā)送于活動結束后,XX需及時對與會領導的參會和支持表示感謝.時間要求：活動當天晚上；負責人員：2、會議/活動紀要于活動結束后,工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄,撰寫會議/活動紀要,針對重要活動,需要形成活動記錄,甚至形成會議/活動成果書籍.時間要求：會議/活動紀要須當天晚上完成；會議 /活動記錄須于活動結束后第二天完成.負責部門：研究中央3、活動新聞稿活動結束的當天晚上,工作人員整理活動新聞稿,保證第二天及時進行新聞發(fā)布.時間要求：活動當天晚上.負責部門：研究中央4、活動照片發(fā)送于活動結束后,

17、工作人員需選擇適宜的活動合影照片,及時發(fā)送給與會的重要領導.時間要求：活動第二天.負責部門：5、音像資料整理活動結束后XX及時對活動圖片、視頻等音像資料進行整理、修飾和剪輯,重要活動的視頻 和圖片還須進行刻盤,連同其它活動成果資料、洗印照片等寄送給有關重要領導.負責部門：6、活動文件歸檔在會后跟進的根本工作完成之后,對活動文件進行歸檔整理.時間要求：活動后一周；負責部門：綜合中央九、工作人員禮儀1、著裝禮儀：男士著裝禮儀：男士須穿正裝深色套裝、領帶、皮鞋,佩戴中工作證,于活動前檢查衣著是否整潔;西裝：站立時必須扣上扣子,最下一粒需解開；襯衣：襯衣須以純色為主,熨燙平整,袖長要長出西裝1-2個厘

18、米；領帶：與西服、襯衣顏色保持和諧,特殊場合以外,不用領帶夾；襪子：深色,最好沒有花紋；皮鞋：深色,鞋面光亮,無灰塵；領口袖口保持干凈,忌西服袖商標未除、忌鞋襪出錯.女士著裝禮儀：女士宜穿正裝套裝、絲襪、皮鞋 ,佩戴中工作證,于活動前檢查衣著是否整潔；上衣：花色不宜太大或繚亂；不宜無袖、緊身；西裙：裙長不要過短,到膝蓋為宜；西褲：不宜緊身,顏色不宜太艷；絲襪：顏色不宜太深太艷,不能有破洞,多備一條；鞋子：鞋面光亮,不宜穿拖鞋式?jīng)鲂?；飾物：不宜太多或太耀?2、儀態(tài)儀容：在整個活動過程中,工作人員都要以最飽滿的精神狀態(tài)提供效勞,注意自己的儀態(tài)儀容.工作儀容: 頭發(fā)：不油膩,無頭皮屑,干凈整潔；男士前發(fā)不覆額,后發(fā)不過領,側發(fā)不俺耳,女土發(fā)不遮臉；胡須：每天剃干凈,注意修剪鼻毛；牙齒：無異物,無異味；指甲：注意清潔,指甲不超過手指末端為最正確；妝容：檢查有無眼屎；女士適宜化淡妝,脫落的妝要及早補好,香水不要太濃；男士適宜擦些護膚品,枯燥時涂點無色護唇膏.工作儀態(tài)：保持微笑,熱情大方；站姿：抬頭,目視前方,挺腰直腰,肩平、雙臂自然下垂直、收腹、雙腿并攏直立、腳 尖分呈V字型；也可兩腳分開,比肩略窄,將雙手合起,放在腹前或腹后；交談時的視線：先生一一朝向鼻子,小組一一朝向下巴,太太一一朝向嘴角.3、迎接禮儀：迎接前,首先熟記嘉