接待參觀流程

1、刖百適用范圍:公司各部門標準目的:為標準公司對外接待的治理程序,提升接待治理水平,做好公司對外來賓接待,展示 公司禮儀好客的形象,特制定本規(guī)定.xxx參觀接待流程和指引流程圖參見附件一1、接待來訪前期確認工作1.1、 來訪時間及賓客信息確認1.1.1 預約到客人后,盡快確認賓客來訪時間年/月/日/時.1.1.2 需要盡快確認賓客的隨行人數(shù).,1.1.3 需要確認接待的地點.1.1.4 需要確認賓客信息,確認接待級別.姓名、單位、職位、頭銜等1.1.5 需要了解客戶公司經(jīng)營性質(zhì).1.2、 接待活動主題以及來訪情況確認1.2.1 確認賓客的來訪目的以及合作誠意.一一二1.2.2 客戶預期談判的內(nèi)容

2、.1.2.3 明確此次來訪帶來的深遠影響.1.2.4 根據(jù)上述確認此行活動的主題.1.3、 來訪安排1.3.1 制作客戶接待安排表、一式三份,于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負責.1.3.2 接待安排接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排.1.3.3 會議安排客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級別相應(yīng)知會部門負責人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理,以確定參與洽談的人員.如 需要總裁參加,必須提前2天通知總經(jīng)辦,以便確認.1.4、 資料稿件準備確認1.4.1 根據(jù)每次接待的不同以及需要準備：匯報演講PPT匯報演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊、產(chǎn)品彩頁等.1.4.2 辦公室負責準備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產(chǎn)品目

3、錄、公司介紹投影設(shè)備等.1.4.3 產(chǎn)品參數(shù)表、樣品等,應(yīng)事先與相關(guān)人員聯(lián)系以保證無誤.1.4.4 重要客戶來訪,必須制定詳細的?接待方案?,呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及市場部經(jīng)理.1.5、 成立接待小組詳情參見附件二根據(jù)每次接待情況的不同,組建接待小組.1.5.1 接待接口人：統(tǒng)一受理來訪需求,并協(xié)調(diào)確定接待負責人,接待結(jié)束后負責接待信息歸檔、 傳遞.1.5.2 接待助理：制定接待方案、進行接待準備工作,協(xié)助填寫客人來訪記錄,可參與實施接待.1.5.3 接待負責人：對此次接待效果負責；需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排,承擔接待工作.1.5.4 各環(huán)節(jié)具體負責人例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會場布置一一

4、行政部；講解人員一一技術(shù)支持部；等等.2、接待來訪前期準備工作2.1、 吃、住、行安排詳情參見附件三根據(jù)實際情況安排接送飛機、船舶、火車.2.2、 制定參觀路線2.2.1 根據(jù)來訪前確認的相關(guān)信息,制定參觀路線.2.2.2 根據(jù)我方希望展示的方向,制定參觀路線.2.2.3 根據(jù)來賓要求制定相關(guān)參觀路線.2.2.4 繪制參觀路線圖/參觀路線流程.2.3、 公司整體布置詳情參見附表二2.3.1 外部：歡迎橫幅指示水牌大堂、電梯出口、樓梯間等花籃/植物綠化KTR簽名墻紅地毯以上信息可以根據(jù)每次具體來訪而定2.3.2 內(nèi)部：紅地毯根據(jù)參觀區(qū)域布置紅毯植物/花盆裝飾果盤/茶水/咖啡2.3.3 特殊：展廳

5、一一產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解.會議室一一公司宣傳冊、產(chǎn)品彩頁、投影設(shè)備、演示樣品.會客室一一果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙煙缸、打火機等.以上信息可以根據(jù)每次具體情況而定2.4、 采購接待所需物品詳情參見附表二根據(jù)每次接待活動的實際情況而定.操作流程：接待小組提出一定訴求；行政部門制作預算報價呈批；行政部獲批后進行采購；根據(jù)要求進行布置/裝飾.* 消耗用品果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等* 循環(huán)用品套裝茶具、咖啡機、裝飾擺件等* 特殊用品機器設(shè)備等2.5、 員工面貌整理詳情參見附件四統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待.2.6、 人員安排詳情參見附表二2.6.1 調(diào)配人員整體調(diào)控各項事物

6、的順利進行,例：總經(jīng)理助理、接待助理、接待配合部門經(jīng) 理等.2.6.2 各環(huán)節(jié)負責人2.6.3 禮儀人員2.6.4 其他人員3、接待來訪當日具體工作3.1、 車輛待命根據(jù)前期確認信息具體制定車輛安排方案表具體方案由行政部主要籌劃.3.1.1 車輛等級：一級一一高級接待* 高級商務(wù)車豐田三花、奔馳商務(wù)等.* 高級轎車奔馳、寶馬等.二級一一中級接待* 中級商務(wù)車別克商務(wù)、日產(chǎn)商務(wù)等.* 中級轎車雷克薩斯、群眾等.三級一一普通接待* 普通商務(wù)車東風商務(wù)車、江淮商務(wù)車等.* 普通轎車/打車.3.1.2 機動車輛：安排一到二輛隨即車輛,應(yīng)對突發(fā)狀況.3.2、 設(shè)備調(diào)試產(chǎn)品設(shè)備調(diào)試：第一階段：定下來訪方案

7、后,根據(jù)方案所需展示的產(chǎn)品,進行調(diào)動與調(diào)配.第二階段：來訪前一天,最終設(shè)備調(diào)試.第三階段：來訪當天,進行最終設(shè)備確認.3.3、 工作人員到位接待前一日開會,最終確認審核各項事物的安排情況.接待當日,所有參與接待人員提前到崗.最終確認每項環(huán)節(jié)的安排,預防出現(xiàn)批漏.3.4、 領(lǐng)導會晤陪同人員參與會晤接待主負責人、副總、經(jīng)理、總助、會議速記等.會晤期間,所有接待人員待命.3.5、 結(jié)束送行根據(jù)身份確定規(guī)格而定.一級客戶送至公司門口、汽車旁.二級三級客戶送至公司門口等送行至門口或車旁揮手致意,方可離開.4、接待來訪后期總結(jié)工作4.1、 回訪、后期跟進接待小組/具體工程組執(zhí)行：4.1.1 接待活動結(jié)束后

8、一個星期內(nèi),給予對方 回訪,查看此次接待的反響,以及客人的意見.4.1.2 對于會議上提出的相關(guān)問題進行跟進并執(zhí)行.4.2、 總結(jié)會議4.2.1 接待活動結(jié)束后,所有參與此次活動的重要職能部門參與總結(jié)會議.4.2.2 總結(jié)并記錄此次接待活動的利弊.4.2.3 成員們提出,對于日后接待活動的意見,并逐漸修正完成各項具體流程.4.3、 總結(jié)整理資料留檔4.3.1 接待小組收集每次接待的相關(guān)資料以及圖片,整理歸檔.4.3.2 相關(guān)部門收集整理接待相關(guān)資料以及圖片,便于后期業(yè)務(wù)跟進.5、特別本卷須知詳情參見附件三6、保密原那么特別申明接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議,要特別注意保密,接待中既要熟

9、練介紹公司情況,又要內(nèi)外有別,嚴守本公司商業(yè)機密,對不宜對方攝影攝像的場合,應(yīng)向參觀人員說明.【結(jié)束語】茲為促進公共關(guān)系擴大宣傳效果兼顧公司機密特制訂本規(guī)定,此規(guī)定從公布之日起執(zhí)行,請各部門員工嚴格根據(jù)規(guī)定執(zhí)行公司接待事務(wù).附件一 xxx客戶來訪接待流程圖接收來賓信息了解到訪時間、接送要 求、預訂酒店、預定返 釗而用 了解來訪單位、領(lǐng)*隊、人數(shù)、目的、實施接待前的準備成立接待小組申請部門填寫新 命客戶來訪接待通知單I丁酒店 接待前合議準備駕駛員準時接預定返程票賓客接送3排會議室接待部門或有關(guān)領(lǐng)辦公樓門前迎賓按領(lǐng)導安排訂接待部門領(lǐng)取參觀參觀工廠會議中接待效勞斟茶倒水口會議結(jié)束田翻開空調(diào)或寸會談結(jié)

10、束送賓客.接待部門和有關(guān)領(lǐng)導-酒店住宿送往酒店協(xié)助辦理登注：1、為接待部門執(zhí)彳2、為需要 附件二才執(zhí)行的流程,為必須執(zhí)名證濘二送客人到機場二XXX客戶來訪接待人員責任說明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個來源：一是客人直接向治理工程部提出；二是對接客戶人員提出的接待需求.并要 有相關(guān)領(lǐng)導批準,并對其要求參觀交流的內(nèi)容進行審查限制.2、確定接待負責人根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負責人及接待助理,并向接待負責人及接待助理提供申請方的根本 信息及聯(lián)系方式.3、歸檔保存接待記錄僅供個人學習參考接待接口人歸檔,建立客戶接待信息庫,對其中有價值的信息知會相關(guān)領(lǐng)導.每月向干部處及相關(guān)主管提交接待人員的表現(xiàn)

11、情況,作為工作考核參考.4、資料維護負責組織對交流資料的維護.每半年檢查更新一次,催促各資料編寫人更新內(nèi)容.要符合公司 宣傳策略,把好信息保密關(guān).二、接待助理人1、進行接待安排制定詳細接待方案.確定來訪的議題及來訪時間、地點.明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位.作好接待日程安排及議程安排.與接待負責人確認此接待方案.禮品資料準備.會議準備.填寫任務(wù)令及工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)系相關(guān)部門準備.2、接待工作記錄/意見反響1填寫?接待記錄?,記錄會談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等.接待后組織會議,收集意見.三、接待負責人實施接待：主持接待,按接待議程陪同客人參觀,為客人講解與客人交流.附件三I I 二 1 I .x

12、xx客戶來訪接待本卷須知一、接待本卷須知：1、接機舉的牌子應(yīng)該有公司名、人名和歡迎辭.客人來了要主動接行李,而且要挑最重的,就算推辭也要接過來.接機的車子要按生意情況和來人官階來定.2、吃飯根據(jù)情況選定餐廳飯桌上談生意是中國的特色.顧客定方向,主人定消費額度.菜的個數(shù)應(yīng)該比人數(shù)多一道, 灑水占 總金額的40%問過客人之后再定餐廳,菜可以先點好,依照客戶進行小改動.3、酒店根據(jù)客人需求和級別來訂酒店.三星一一五星具體方案由行政部制定.二、特別本卷須知4、送禮送禮；酒店是最好的地方.1.一二級客人可以旁敲側(cè)擊詢問他家里的情況, 談到最多的人就是送禮 對象.2.三級客人應(yīng)先用小禮物試探一下,再用大概

13、兩倍于它的工資的錢活動.5、合影這是大局部民營企業(yè)忽略的一點.即拍即印,再配上高檔相框的合影也許會讓客戶收藏一輩子.6、必要擺放在客戶座位前應(yīng)該有名牌,包括公司和姓名,如果官位比較大也要寫上職位.還要筆記本,有關(guān)公司的書面資料等.7、幻燈片對于公司的歷史要簡明扼要,而關(guān)于兩公司的合作歷史要詳之又詳. 對于自己滿足客戶的水平要著 重介紹,一定要真實,但不用什么都說.8、參觀廠房在顧客來之前就要準備演示,需要有人通知客人即將參觀的車間, 而且要專人展示只展示根底的 東西.但核心技術(shù)要說的比較深奧,而且沒必要展示.I / ,-y9、反響73 jT * 7在最末一次餐飯上,一定要問一下賓客他們的感受,

14、一個為了改善自我,另外也為了了解情況.附件四xxx客戶來訪接待人員著裝要求事項一、男士：1、襯衫、領(lǐng)帶、西裝成套、皮鞋.2、不需留長發(fā)、蓄長須,留長指甲；整體儀表干凈整潔.二、女士：1、職業(yè)套裝/套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙/西褲、絲襪肉色/黑色高跟鞋3- 5公分適宜2、換淡妝、頭發(fā)整潔盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā).三、禁忌：怪異造型/發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等.附件五、禮儀標準xxx客戶來訪接待參觀指引 111、儀表：面容清潔,衣著得體.2、舉止：穩(wěn)重端莊,沉著大方.3、言語：語氣溫和、禮貌文雅.4、態(tài)度：誠懇熱情,不卑不亢.5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間,提前等候與公司門口或

15、車站機場,接待人員引見介紹主賓時,要注意順序.6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中.7、過走廊時：通常走在客人的右前方,不時左側(cè)回身,配合客人腳步,轉(zhuǎn)彎處伸右手示意8、進電梯時：要告訴客人上幾樓,讓客人先進、先出.9、座談時：客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,后主人,先領(lǐng)導,后同事.10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格,送至公司門口、汽車旁.二、商務(wù)接待中的座次安排1、關(guān)于會議主席臺座次的安排1.1 主席臺必須排座次、放名簽,以便領(lǐng)導同志對號入座,預防上臺之后互相謙讓.?1.2 主席臺座次排列,領(lǐng)導為單數(shù)時,主要領(lǐng)導居中, 2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置,3號領(lǐng)導 在1號領(lǐng)導

16、右手位置；領(lǐng)導為偶數(shù)時,1、2號領(lǐng)導同時居中,2號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導左手位置, 3號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導右手位置.1.3 幾個機關(guān)的領(lǐng)導人同時上主席臺,通常按機關(guān)排列次序排列.可靈活掌握.如對一些德高望 重的老同志,也可適當往前排.另外,對邀請的上級單位或平級單位的來賓,也不一定非得按職務(wù) 上下來排,通常掌握的原那么是：上級單位或同級單位的來賓,其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導的, 可安排在主席臺適當位置就座.這樣,既表達出對客人的尊重,又使主客都感到較為得體.1.4 對上主席臺的領(lǐng)導同志能否屆時出席會議,在開會前務(wù)必逐一落實.領(lǐng)導同志到會場后,要 安排在休息室稍候,再逐一核實,并告之上臺后所坐方位

17、.如主席臺人數(shù)很多,還應(yīng)準備座位圖. 如有臨時變化,應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽,預防主席臺上出現(xiàn)名簽過失或領(lǐng)導空缺.還要注意認真填 寫名簽,謹防錯別字出現(xiàn)1.4.1 主席臺人數(shù)為奇數(shù)時1.4.2 主席臺人數(shù)為偶數(shù)時2、關(guān)于宴席座次的安排宴請客人,一般主陪在面對房門的位置,副主陪在主陪的對面,1號客人在主陪的右手,2號客人在主陪的左手,3號客人在副主陪的右手,4號客人在副主陪的左手,其他可以隨意.以上主 陪的位置是按普通宴席掌握,如果場景有特殊因素,應(yīng)視情而定.2.1 中餐桌2.2 西餐桌3、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊,客人在主人的右邊.雙方其他人數(shù)一般對等,按主客左右排列.4、關(guān)于乘車的座次安

18、排?小轎車1號座位在司機的右后邊,2號座位在司機的正后邊,3號座位在司機的旁邊.如果后 排乘坐三人,那么3號座位在后排的中間.中轎主座在司機后邊的第一排,1號座位在臨窗的位置.?乘車座次安排5、合影座次安排與主席臺安排相同附：會議座位安排長條桌注：A為上級領(lǐng)導,B為主方席 I i?#發(fā)室?與外賓會談?tt: A為主方,B為客方 ?與上級領(lǐng)導座談 ?tt: A為上級領(lǐng)導,B為主方領(lǐng)導附表一xxx客戶來訪接待通知單一來客根本信息姓名性別年齡單位職務(wù)地址 郵編J r； |二、重要來賓個人信息：1、目兄.,1/ 1/:一-一2、在工程中的具體作用：3、對公司技術(shù)、文化治理的認可度：4、來訪公司、會見領(lǐng)

19、導歷史記錄：5、個人愛好、忌諱等：三、來訪目的：口選型口參觀簽合同口合作順訪口游玩口其它四接待級別口 A省級口 B地市級口C普通級口其他特殊客戶接口部門：接待日期：接待負責人： 及 ：責任部門：責任款項：配合部門：配合款項：五來訪時間及安#卜到達日期月日航班號車、船次：從至出發(fā)時刻到達時刻預計離開日期月日返程票：已訂月日時分從至待定月日時分從至六接待要求：1、迎接迎接地點：口機場口火車站口其它接待人員：口司機口指定人員其它要求：口需持鮮花迎接口需在迎接地點打歡迎口車型有特殊要求2、住宿入住酒店：口一類：五星口二類：四星口三類：三星快捷類口其 它房間類型：口標準問問口豪華問問口套房問費用承擔：口公司全部承擔口客人完全自付口公司只承擔房費,其它 費用自理其它要求：口提前辦好入住手續(xù)口開通國內(nèi)長話費口酒店包早餐口擺放水果口擺放鮮花口擺放公司宣傳資料口擺放公司歡迎牌3、就餐費用承擔：口公司全部承擔口公司承擔接風、送行,其余客人自理口客人完全自理口其它接風、送行宴建議陪同領(lǐng)導：口總經(jīng)理口副總經(jīng)理口部門經(jīng)理口指定人員4、游覽5、禮品禮品類