上海環(huán)球展覽公司會展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案

1、高等教育自學(xué)考試本科會展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案題目：上海環(huán)球會展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案 準(zhǔn)考證號： 0001姓名：劉文杰山東財經(jīng)大學(xué)2017年 09月25日上海環(huán)球展覽有限公司會展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案一、方案目標(biāo)上海環(huán)球展覽有限公司會展管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用方案目標(biāo)是建立一個高效、準(zhǔn) 確、操作方便，具有查詢、更新及統(tǒng)計功能的微機管理信息系統(tǒng)，以滿足會展管理 人員進(jìn)行綜合的、模糊的查詢及更新要求提升信息管理效率和相關(guān)利益群體滿意 度，為參展者和觀眾帶來切實利益。二、方案內(nèi)容和實施方式一）展前策劃與管理1展覽策劃及內(nèi)部項目預(yù)算管理策劃及內(nèi)部項目預(yù)算管理包括租用場地、新聞發(fā)布會、開幕式、宴會、禮品等 項目預(yù)

2、算支出、贊助情況。以協(xié)助管理會展過程中的開幕式、閉幕式、演出、研討 會、新聞發(fā)布會、宴會、重要儀式等活動 , 可記錄事件信息及其時同安排 , 形成有效的日程文件 ,通過提醒功能提示及時處理最重要、最急迫的事件,減少工作疏漏 ; 可 以跟蹤重要的事件 ,控制事件的進(jìn)度 , 檢查事件中發(fā)生的收支 ,確保每個事件的計劃按預(yù)算完成。2項目決算管理記錄會展過程中的每一筆開支與收入，記錄所有事件的財務(wù)明細(xì)，可以形成預(yù) 算報表，分析每個會議的盈虧及現(xiàn)金流狀況，確保業(yè)務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)。3. 展會信息管理展館地址、開始和結(jié)束時間、行業(yè)類別、展會基本情況、外商情況、歷屆會議 情況、展覽相關(guān)新聞稿和圖片的信息發(fā)布和管理

3、、展會通知通告發(fā)布、展覽會的主辦機構(gòu)和承辦單位信息管理及維護(hù)、招展文件、招展說明管理（ 供展覽會展商查看 ）等內(nèi)容在展覽會前需要隨時增加和修改 , 并要及時發(fā)布在外部網(wǎng)站針對此特點 , 建議摒棄一般展覽會所采取的配備網(wǎng)站信息維護(hù)人員, 再與之溝通并由對方制作網(wǎng)頁更新到網(wǎng)站的形式。這種方式在溝通上需要花費大量的時間 , 而且反應(yīng)慢 ,浪費人力物力。建議采用自動主頁生成技術(shù) , 信息的更改隨時可更新到外部網(wǎng)站上 , 使用的是 可提供的自動生成網(wǎng)頁技術(shù)。1）網(wǎng)頁開發(fā)制作和信息發(fā)布展覽主辦商利用服務(wù)商的技術(shù)力量，開發(fā)會展宣傳網(wǎng)站。實現(xiàn)會展新聞、觀眾 預(yù)登記、參展商在線申請、問卷調(diào)查、研討會信息發(fā)布等功

4、能。主辦商可以通過該 網(wǎng)頁發(fā)布會展相關(guān)信息、在線招展 （ 邀請參展商 ）和招商 （邀請參觀者 ） 。參展商可以 通過該主頁了解會展信息，包括上屆會展情況和報告、本屆會展日程和活動安排、 展館地理情況、酒店預(yù)訂、運輸和搭建等。同時，在參展后，即可將有關(guān)資料和信 息在該主頁發(fā)布、修改和維護(hù)，通過工作平臺管理預(yù)約觀眾信息等。觀眾和公眾可 以通過訪問該主頁，查看主辦商和參展商發(fā)布的有關(guān)信息，了解展覽動態(tài)，預(yù)約參 觀等。2）參展商信息的收集和整理全面的參展商公司和產(chǎn)品信息是最有價值的行業(yè)數(shù)據(jù)資源中心。參展商信息有 三個來源：參展商參展調(diào)查表、參展商發(fā)放的產(chǎn)品資料、參展商公司網(wǎng)站以及相關(guān) 行業(yè)媒體的介紹和

5、評價。通過這種方式比起傳統(tǒng)的會刊資料，需要進(jìn)一步完善，我 們需要收集和管理整個參展商的參展展品型號、報價和銷售渠道、行業(yè)背景、獲獎 情況等多方面的資料。按照行業(yè)特點把參展商和展品進(jìn)行分類，能使參展商信息更 加容易利用。'3）展前觀眾邀請服務(wù)商可以根據(jù)主辦商的要求對有興趣的客戶和預(yù)登記的觀眾郵寄邀請函和胸卡。4）信息預(yù)登記主辦商可以利用服務(wù)商的技術(shù)優(yōu)勢和專業(yè)隊伍，完成參展商和觀眾展會前信息 的采集錄入工作，徹底從這些細(xì)節(jié)中解脫出來。5）胸卡設(shè)計和制作服務(wù)商可以根據(jù)主辦商的要求， 設(shè)計制作兼容非接觸式智能卡、 接觸式智能卡、PVC條碼卡、紙質(zhì)條碼卡等各種形式的卡證，同時，為展覽主辦商提供參

6、展商和觀眾的胸卡設(shè)計和印刷服務(wù)。6）原有觀眾信息的導(dǎo)入服務(wù)商可以提供對主辦商原有觀眾數(shù)據(jù)科學(xué)化、合理化的整理，使之更符合展 覽會的需求，并將其導(dǎo)入到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫中?；蚪⒒诨ヂ?lián)網(wǎng)的快捷、穩(wěn)定的查 詢。7）調(diào)查問卷的設(shè)計和印刷根據(jù)展覽會的實際情況，服務(wù)商結(jié)合自身經(jīng)驗和問題庫，提供調(diào)查問題咨詢， 會同主辦商設(shè)計最合理有效的調(diào)查問題，并負(fù)責(zé)排版制作。8）觸摸屏系統(tǒng)設(shè)計和制作結(jié)合展覽會風(fēng)格和不同需求，設(shè)計獨特美觀的觸摸屏系統(tǒng)，提升展覽會檔次， 滿足使用者了解、查詢等需求。（ 二） 展中策劃與管理1. 展臺銷售合同跟蹤及尾款收取管理能及時查詢到展臺銷售情況和尾款情況，及時提醒尾款催繳，對存在尾款的單

7、位特別顯示。2. 服務(wù)項目承辦情況查詢提供對服務(wù)合同執(zhí)行情況的管理功能。包括服務(wù)項目執(zhí)行情況登記（提供服務(wù) 合同項目執(zhí)行情況的登記錄入功能）和服務(wù)項目收費情況管理（提供服務(wù)項目收費 情況的登記錄入功能）。3. 展品運輸管理4. 服務(wù)合同管理提供對服務(wù)合同信息的錄入管理功能。包括服務(wù)合同登記（提供服務(wù)合同信息 的登記錄入功能）和服務(wù)項目登記，提供服務(wù)項目（包括服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、費用等） 信息的登記錄入功能；服務(wù)項目承辦部門管理（提供服務(wù)項目承辦單位信息的登記 錄入功能）。5. 投訴管理對展會期間主辦單位、參展商、觀眾的投訴進(jìn)行處理，包括投訴受理登記（提 供投訴信息的登記錄入功能，并將投訴內(nèi)容轉(zhuǎn)送有

8、關(guān)部門或人員處理）和投訴處理 情況登記。（ 三） 展后策劃與管理1展覽會信息的整理對展覽會中收集的信息進(jìn)行歸類整理，生成便于今后查詢的資料（如關(guān)鍵字設(shè) 置等）。根據(jù)不同權(quán)限，按照主辦商各類查詢條件的要求，在會后提供完整的賣家 信息資料庫和買家信息資料庫。參展商用戶可以按照姓名、單位、職位、行業(yè)、學(xué) 歷等不同條件組合對到會的觀眾進(jìn)行查詢；同時，基于查詢結(jié)果，可以查看詳細(xì)信 息、查看名片原件圖像、下載觀眾信息等，同時，提供發(fā)送郵件和群發(fā)郵件等觀眾 聯(lián)絡(luò)功能。在展覽結(jié)束之后，為主辦方錄人和完善現(xiàn)場獲得的數(shù)據(jù)信息，并幫助主辦方利 用相關(guān)數(shù)據(jù)，相關(guān)服務(wù)如下：1) 數(shù)據(jù)處理對展覽會現(xiàn)場收集的觀眾信息和觀眾

9、行為數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的規(guī)范化處理。一是根 據(jù)相應(yīng)行業(yè)的特點， 對各種不同部門和職位進(jìn)行歸類處理， 確定觀眾的部門屬性 ( 管 理、銷售、技術(shù)、服務(wù)等 ) 、決策層面、職位屬性歸類部門和職位；二是通過郵政 編碼、電話區(qū)號和全世界城市數(shù)據(jù)庫的相互校驗，確定觀眾所在城市、省份和大區(qū) 信息規(guī)范地區(qū)；三是對殘缺不全、明顯無用的信息進(jìn)行刪除，提高信息的有效性進(jìn) 行觀眾信息整理；四是對基本信息相同的觀眾進(jìn)行辨認(rèn)，合并相同信息。2) 會展統(tǒng)計分析報告為主辦商和參展商提供基于數(shù)據(jù)的多種分析報告。提供展覽會各會場和研討會 的觀眾到達(dá)人數(shù)、 在館人數(shù)、 到達(dá)人數(shù)等， 這些可以幫助主辦商分析現(xiàn)場展覽效果， 輔助未來展覽策

10、略。例如分析不同主題會場的到達(dá)人數(shù)情況可以調(diào)整主題設(shè)置；研 討會主辦者可以分析和比較不同研討會場的在館人數(shù)，了解演講的受歡迎程度和達(dá) 到效果等。會展統(tǒng)計分析報告包括比例類分析報告、調(diào)查類報告等。比例類分析報告，是 指根據(jù)規(guī)范化的數(shù)據(jù)，以餅圖或棒圖的形式提供基于觀眾職位、部門、觀眾來源區(qū) 域等的分析報告；調(diào)查類報告，則是通過對觀眾填寫的調(diào)查表進(jìn)行統(tǒng)計和分析，對 組委會關(guān)心的每個調(diào)查問題 ( 觀眾感興趣的產(chǎn)品類別、會前各宣傳媒體的效果、觀 眾的行業(yè)細(xì)分等 ) 提供備選答案的餅圖、棒圖或圖表報告，以及對每個調(diào)查問題的 相關(guān)性分析，如職位和某個問題看法的相關(guān)性分析。另外，提供對調(diào)查問卷的逐一 查看功能。3) 展后回訪提供專業(yè)的觀眾回訪服務(wù)，方式包括郵寄、 E-mail 、傳真等，內(nèi)容包括會后滿 意度調(diào)查、下屆參觀意向等，通過展后回訪，可以分別管理觀眾各種聯(lián)系方式的有 效性，進(jìn)一步提高信息質(zhì)量。2參展商服務(wù)、觀眾投訴處理和回復(fù)管理展覽收支情況報表：對展會期間的收入、支出情況進(jìn)行項目決算。展覽會效果綜合評估： 根據(jù)展會實際情況， 總結(jié)參展情