《秘書學(xué)概論》思考題答案-第五章

1、秘書學(xué)概論第五章思考題參考答案本文為秘書學(xué)概論（高等教育出版社2011年版高等學(xué)校秘書學(xué)專業(yè)系列教材）第五章的思考題參考答案。本文檔以CQ資料模板，規(guī)范了文檔結(jié)構(gòu)圖，能提高效率。打開“視圖文檔結(jié)構(gòu)圖D”，可快速查找、學(xué)習(xí)、利用。（CQ資料）1. 秘書職能環(huán)境的內(nèi)涵是什么？答：秘書職能環(huán)境是指秘書發(fā)揮職能作用的環(huán)境。它是秘書職能活動(dòng)的基礎(chǔ)。其內(nèi)涵十分深廣，包括秘書所在組織的外部環(huán)境、秘書所在組織的內(nèi)部環(huán)境和秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境。外部環(huán)境包含國(guó)際國(guó)內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等大境，又包含行業(yè)系統(tǒng)環(huán)境、地區(qū)環(huán)境等小環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是指秘書所在組織內(nèi)部影響秘書職能活動(dòng)的各種條件和因素的總和。秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)

2、境包括秘書機(jī)構(gòu)的辦公設(shè)備和辦公條件、人員構(gòu)成與分工情況、管理制度、人際關(guān)系以及秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)部的精神、凝聚力等要素。2. 秘書職能環(huán)境的作用有哪些？答：秘書職能環(huán)境對(duì)秘書工作具有規(guī)定作用、導(dǎo)向作用和激發(fā)作用規(guī)定作用：第一，從社會(huì)環(huán)境決定了秘書工作與秘書職業(yè)的存在第二，從行業(yè)來看，行業(yè)環(huán)境決定了秘書工作特定的輔助對(duì)象、工作內(nèi)容及運(yùn)作方式，以及對(duì)秘書素養(yǎng)的不同要求。第三，不同層次的組織環(huán)境決定了秘書工作的不同運(yùn)作方式與工作任務(wù)的深度、廣度；第四，不同的崗位環(huán)境決定了秘書工作的不同服務(wù)對(duì)象和工作目標(biāo)。導(dǎo)向作用：不同的職能環(huán)境有不同的組織目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，且在發(fā)展變化中。秘書工作必須適應(yīng)職能環(huán)境的需要，

3、遵從組織目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，并且順應(yīng)職能環(huán)境變化發(fā)展的趨勢(shì)。激發(fā)作用：人們從事社會(huì)工作的動(dòng)力來自于社會(huì)組織對(duì)其需要的滿足。秘書職能環(huán)境能具體地滿足秘書的需要。因此，秘書職能環(huán)境對(duì)秘書工作具有激發(fā)性。3秘書如何適應(yīng)職能環(huán)境？答：秘書適應(yīng)職能環(huán)境要從適應(yīng)職能環(huán)境特點(diǎn)、滿足職能環(huán)境需求、順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展和開發(fā)職能環(huán)境資源幾個(gè)方面著手。適應(yīng)職能環(huán)境特點(diǎn):一要適應(yīng)國(guó)際國(guó)內(nèi)的宏觀社會(huì)環(huán)境特點(diǎn)及其發(fā)展趨勢(shì)。二要適應(yīng)所在組織的行業(yè)環(huán)境特點(diǎn)。三要適應(yīng)所在組織的內(nèi)部環(huán)境特點(diǎn)。四要適應(yīng)秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境特點(diǎn)。五要適應(yīng)具體秘書工作崗位的環(huán)境特點(diǎn)。滿足職能環(huán)境需求:首先，秘書要滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求。其次，秘書要滿足組織日

4、常辦公事務(wù)的需求。 順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展:在適應(yīng)職能環(huán)境特征、滿足職能環(huán)境需要的實(shí)踐過程中，存在著順應(yīng)職能環(huán)境發(fā)展趨勢(shì)的問題。開發(fā)職能環(huán)境資源:第一，合理開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)人的影響力資源。第二，注重開發(fā)職能環(huán)境中的信息資源。第三，注重從協(xié)調(diào)各方面關(guān)系中開發(fā)職能環(huán)境中的能量整合資源。4論述秘書處理人際關(guān)系的重要準(zhǔn)則。答：秘書在處理人際關(guān)系時(shí)要遵循以下準(zhǔn)則：第一，尊重。秘書一定要尊重人際交往中的所有對(duì)象。尊重別人，才能夠得到別人的尊重。秘書要正確運(yùn)用尊重原則，在尊重別人的意見和要求時(shí)又不輕易放棄自己的原則和看法；不強(qiáng)人所難，不把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。第二，禮貌。禮貌準(zhǔn)則要求秘書在與領(lǐng)導(dǎo)、同事和客人交往時(shí)

5、，服裝整潔，表情自然，舉止文雅，用語得體。在各種交際場(chǎng)合自覺注重和嚴(yán)格遵守各種禮儀禮節(jié)。 第三，誠(chéng)實(shí)守信。誠(chéng)實(shí)，一要態(tài)度誠(chéng)懇，不虛偽，不做作；二是要講真話。守信，也就是講信用。人際交往中，秘書一定要注意守信，言行一致。言而無信，往往被視為品質(zhì)不好的表現(xiàn)，是秘書處理人際關(guān)系的大忌。第四，平等待人。平等待人是秘書建立和處理人際關(guān)系的前提條件。具體來說，在公務(wù)接待活動(dòng)中注意地位對(duì)等、同級(jí)接待；在待人態(tài)度上要一視同仁、熱情周到；在處理物質(zhì)關(guān)系時(shí)要注意等價(jià)交換。5簡(jiǎn)述秘書與領(lǐng)導(dǎo)的多維關(guān)系。答：秘書與領(lǐng)導(dǎo)的多維關(guān)系主要包括工作上的主輔關(guān)系、角色上的從屬關(guān)系、組織上的上下級(jí)關(guān)系、事業(yè)上的同志關(guān)系和人格上的平

6、等關(guān)系。主輔關(guān)系：秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，最重要的是為領(lǐng)導(dǎo)的管理工作提供全面服務(wù)。這種職責(zé)主要體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常事務(wù)性工作方面.從屬關(guān)系：從職業(yè)特點(diǎn)看，沒有領(lǐng)導(dǎo)就沒有秘書，離開了領(lǐng)導(dǎo)，秘書這一角色也就失去了存在的依據(jù)。從秘書所處的社會(huì)地位看，秘書角色從屬于領(lǐng)導(dǎo)角色。秘書與領(lǐng)導(dǎo)具有一種組織上的上下級(jí)關(guān)系。這種關(guān)系決定了秘書在工作中必須接受領(lǐng)導(dǎo)者的指揮，尊重組織上賦予領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)力 。秘書與領(lǐng)導(dǎo)雖然職責(zé)分工不同、地位不同，但都是為了國(guó)家和人民的事業(yè)而工作的，是目標(biāo)一致的同志關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)都是國(guó)家的公民，在法律面前是平等的，沒有貴賤之分。因此，秘書與領(lǐng)導(dǎo)在人格上是完全平等的。6論述秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)

7、關(guān)系的方法。答：秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的方法主要有：第一，了解領(lǐng)導(dǎo)，有的放矢；第二，尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)權(quán)威；第三，正確領(lǐng)會(huì)和貫徹意圖；第四，加強(qiáng)溝通，聯(lián)絡(luò)感情。了解領(lǐng)導(dǎo)，有的放矢:1了解領(lǐng)導(dǎo)的工作思路2了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣與工作方法3了解領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)權(quán)威:領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)是組織的權(quán)威，這與他們的地位、職權(quán)相稱。權(quán)威能產(chǎn)生群體凝聚力，從而促進(jìn)指揮的實(shí)施。秘書應(yīng)當(dāng)尊重領(lǐng)導(dǎo)，全力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。正確領(lǐng)會(huì)和貫徹意圖領(lǐng)導(dǎo)意圖是指領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)集體在指導(dǎo)其社會(huì)組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程中所提出的意見和企圖，是領(lǐng)導(dǎo)工作思想的具體體現(xiàn)。秘書要圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖進(jìn)行工作，正確領(lǐng)會(huì)、貫徹、執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，這是秘書處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的基本出發(fā)

8、點(diǎn)。加強(qiáng)溝通，聯(lián)絡(luò)感情:首先，秘書要保持同領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)、價(jià)值觀念上的一致其次，秘書還要通過培養(yǎng)和發(fā)展自己多方面的興趣和愛好，找到與領(lǐng)導(dǎo)的一致性或相似性，與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生共鳴。7秘書如何處理與同事的關(guān)系？答：秘書處理好與同事的關(guān)系必須做到：第一，尊重同事尊重對(duì)方是秘書處理好同事關(guān)系的基礎(chǔ)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)信任的助手，消息靈通，人際關(guān)系廣，比起辦公室其他同事地位要高。為此，要防止傲慢、優(yōu)越感。當(dāng)秘書向同事傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令時(shí)，要注意態(tài)度和語氣，不能以“二首長(zhǎng)”自居。秘書對(duì)同事的尊重可表現(xiàn)在多方面，如對(duì)同事的思想、觀念、態(tài)度、需求有較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)，敏銳地洞察別人的真正需求和真實(shí)動(dòng)機(jī)，使別人感到自己善解人意。又如尊重同事

9、的隱私也是尊重同事的一個(gè)方面。第二，關(guān)心同事秘書必須認(rèn)識(shí)到，工作要順利進(jìn)行并取得成果，領(lǐng)導(dǎo)的信賴固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。秘書要取得同事的支持和合作，就應(yīng)該主動(dòng)地、真誠(chéng)地關(guān)心同事。工作上應(yīng)多體諒?fù)碌碾y處，盡力給予幫助。還應(yīng)關(guān)心同事的生活，多與同事接觸，增加了解，消除隔閡，促進(jìn)友好關(guān)系的形成。第三，寬容隨和辦公室同事年齡、性別、學(xué)識(shí)、專長(zhǎng)、能力、性格各異，導(dǎo)致一方面同事之間通過相互合作，取長(zhǎng)補(bǔ)短，可發(fā)揮群體智慧和力量，做好工作；另一方面，同事之間在生活和工作中的分歧在所難免。對(duì)此，秘書要寬容，在工作中要耐心傾聽同事的意見，采納正確意見，對(duì)不妥的意見應(yīng)以誠(chéng)懇的態(tài)度與同事商討，爭(zhēng)取使同事接受自己的觀點(diǎn)。同事一時(shí)不理解，要允許其保留意見，不應(yīng)該把自己的見解強(qiáng)加于人。這樣有助于相互之間形成平等、融洽的關(guān)系。第四，樂于助人秘書應(yīng)當(dāng)做到樂于助人，平時(shí)要與同事互通信息，關(guān)注同事的工作進(jìn)展，必要時(shí)熱情相助。在領(lǐng)導(dǎo)面前