職業(yè)安全健康管理體系審核的有效性探討

1、職業(yè)安全健康管理體系審核的有效性探討中國安全生產(chǎn)科學(xué)研究院 謝英暉為了確保職業(yè)安全健康管理體系認(rèn)證工作有序、健康地開展,有必要探討認(rèn)證機(jī)構(gòu)如何保 證審核的權(quán)威、公正和有效性。除了嚴(yán)格遵守有關(guān)職業(yè)道德的要求外,關(guān)鍵就是從審核技術(shù)上 保證審核開展的深度與廣度,下面從文件審核、審核計劃的編制、現(xiàn)場審核的實施、不符合事 項的跟蹤驗證、監(jiān)督審核等方面進(jìn)行探討,以求拋磚引玉。1 文件審核文件審核的目的在于評價受審核方是否建立了一套滿足標(biāo)準(zhǔn)要求的文件化體系,以確定能 否啟動正式審核。對于審核員而言,通過文件審核可以了解企業(yè)的安全管理體制及運(yùn)行控制的 主線,為審核計劃和審核檢查表的編制提供依據(jù)。熟悉受審核方的

2、基本情況是每一個審核員去 企業(yè)現(xiàn)場審核前必須要做的工作,需要熟悉企業(yè)的工藝流程,主要危害及控制方式,企業(yè)安全 管理職責(zé)分配和管理機(jī)制。目前,由于認(rèn)證機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)較忙,文件審核執(zhí)行得不夠到位。審核員 往往是到企業(yè)之后才開始看文件,臨時編寫檢查表。審核準(zhǔn)備工作的不充分,容易導(dǎo)致審核無 的放矢,分不清主次,抓不住重點(diǎn),結(jié)果是部分不符合要求的受審核方取得了證書,影響了認(rèn) 證機(jī)構(gòu)的權(quán)威性,認(rèn)證證書失去了公信力。文件審核時, 容易犯的一個錯誤是部分審核員根據(jù)自己的個人經(jīng)驗或主觀意圖認(rèn)為企業(yè)必須有這個或那個程序, 尤其在運(yùn)行控制這一要素。 標(biāo)準(zhǔn)本身對文件化并沒有死板的規(guī)定, “ 建立和保持程序,并形成文件 ”

3、也不意味著一定要通過 “xx 程序 ” 的形式體現(xiàn)。 標(biāo)準(zhǔn)本身并沒有要求體系文件分三個層次,也沒有要求在管理手冊對 17個核心要素及相互作用進(jìn)行描述, 只要在整個文件系統(tǒng)中包括這些方面的要求就可以。這方面需要審核員從總體上靈活把握。文件審核的另一個作用是了解企業(yè)的管理制度,不同的行業(yè), 同一行業(yè)不同的企業(yè)都有自身管理上的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn),如果不清楚受審核方管理機(jī)制,容易導(dǎo)致生搬硬套和教條主義。尊重企業(yè)行之有效的做法,是審核工作中必須注意的,因為管理體系的標(biāo)準(zhǔn)是管理型標(biāo)準(zhǔn),與技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不同,在標(biāo)準(zhǔn)許可的框架內(nèi),不僅允許而且鼓勵企業(yè)根據(jù)自身特點(diǎn)發(fā)揮靈活性,勇于創(chuàng)新,否則千篇一律,管理體系也就沒有了生命力

4、。無論對于用人單位還是認(rèn)證機(jī)構(gòu), 除了標(biāo)準(zhǔn)本身, 最好要知道其背后的思維過程和來龍去脈, 比如某個要素存在的理由及根本的目的,并進(jìn)一步追問內(nèi)外部客觀環(huán)境變化后可能產(chǎn)生的影響,在此基礎(chǔ)上才有對標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確的理解和探索標(biāo)準(zhǔn)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展。 標(biāo)準(zhǔn)是事物發(fā)展過程中形成的某種高度,它隨著客觀環(huán)境的變化不斷提升。 標(biāo)準(zhǔn)本身并不是教條,千萬避免對標(biāo)準(zhǔn)的教條化及錯誤的理解,以致機(jī)械化地生搬硬套,導(dǎo)致企業(yè)執(zhí)行時無所適從。 隨著管理思想、 原則和方法的不斷創(chuàng)新, 標(biāo)準(zhǔn)本身也需要不斷地修訂, 以更切合企業(yè)管理的實際。目前,管理界倡導(dǎo)管理的簡單原則 (當(dāng)然并不等于管理的簡陋與粗糙 ,追求簡單有效的管理手段和方法,更為務(wù)

5、實和理性。對于審核的開展,我們相應(yīng)地要從過于注重文件和記錄, 注重于形式和模式上的符合轉(zhuǎn)向更注重于過程和結(jié)果的有效, 以避免企業(yè)安全管理工作中的過分繁瑣和形式主義, 過程和結(jié)果的有效是實實在在的符合。2 審核計劃和審核檢查表的編制目前, 審核一般是按部門審核開展的,首先要考慮的是第一階段和第二階段的側(cè)重 點(diǎn)以及兩個階段審核的銜接 (對于監(jiān)督審核,還需考慮與以往進(jìn)行的審核的銜接 ,然后 是時間和人員的合理分配,最后是邏輯性。第一階段審核重點(diǎn)在體系的策劃,也就是用 人單位的安全管理機(jī)制是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求, 初步確認(rèn)受審核方是否在按照體系文件的 要求運(yùn)行,確定能否啟動第二階段審核,同時為正式審核收集

6、信息,確定第二階段審核 的重點(diǎn), 為制定抽樣方案提供信息。第二階段審核重點(diǎn)是確認(rèn)受審核方體系運(yùn)行的符合 性與有效性, 確定是否予以推薦注冊, 這些側(cè)重點(diǎn)相應(yīng)的在編制審核計劃時要體現(xiàn)出來。 或者一階段審核更注重廣度,二階段審核更注重深度。目前,職業(yè)安全健康管理體系是 分一階段和二階段進(jìn)行的, 并不是兩次審核。 部分審核組習(xí)慣在二階段審核時將審核小 組的審核部門與一階段所審核的部門互換,其實是不妥當(dāng)?shù)?這樣的安排其實等于兩次 審核,而不是兩階段審核。這樣的安排浪費(fèi)了審核資源,缺乏延續(xù)性,無法保證審核的 深度與廣度。關(guān)于人員的安排,在了解審核組成員的專業(yè)背景和工作經(jīng)歷后,可以根據(jù)每人的特 長安排去相

7、應(yīng)的部門, 比如對技術(shù)部門一般都會安排專業(yè)審核員。為了保證審核的思路 流暢清晰, 審核計劃安排上需要注意保持連續(xù)性, 比如電力建設(shè)公司一般是各專業(yè)公司 組織隊伍共同參與電廠建設(shè)項目,各專業(yè)公司 (比如土石方公司、建筑公司、鍋爐公司、 汽機(jī)公司、電氣公司等 除了參與電廠工程建設(shè)外可能還有其它的項目,均由同一人員 去承擔(dān);總公司以及分廠 (公司以及項目部 相應(yīng)的部門安排相同的人員,還可以印證上 級部門對下一級部門的指導(dǎo)與監(jiān)督工作的到位。第一階段、第二階段審核一般安排一次 高層訪談就可以了,但高層訪談的深度要加大,領(lǐng)導(dǎo)的作用在體系運(yùn)行中至關(guān)重要?，F(xiàn) 場審核結(jié)束前可安排 1小時左右的補(bǔ)充或者機(jī)動審核時

8、間,便于進(jìn)行必要的追蹤驗證。 對于 24小時連續(xù)生產(chǎn)的企業(yè),可以考慮安排現(xiàn)場觀察夜班生產(chǎn)的情況,包括值班、巡 檢和應(yīng)急的準(zhǔn)備情況。對于建筑企業(yè),可以到工程監(jiān)理方了解一些實際情況,對于作業(yè) 活動主要是在其它企業(yè)內(nèi)開展的 (比如專業(yè)的、獨(dú)立于電廠的電廠檢修公司,其安全管 理必須嚴(yán)格執(zhí)行甲方的規(guī)定 ,可向甲方了解企業(yè)實際活動中對甲方安全規(guī)定的遵守情 況。此外,每天安排 15-30分鐘的時間用于內(nèi)部交流和口頭總結(jié),向受審核方通報當(dāng)天 的審核情況,同時提請其它組需要追蹤和注意的地方。審核檢查表的內(nèi)容主要是兩方面, 一是列出審核項目和要點(diǎn),確保審核覆蓋面的完 整,主要解決一個 “ 查什么 ” 的問題;二是

9、明確審核步驟和方法,進(jìn)行抽樣方案的設(shè)計, 主要解決一個 “ 怎么查 ” 的問題。檢查表的設(shè)計應(yīng)以體系標(biāo)準(zhǔn)及受審核方體系文件、適用 的職業(yè)安全健康法律、法規(guī)為依據(jù),但要注意邏輯順序,明確審核步驟,抓住重點(diǎn),抽 樣應(yīng)有代表性。在設(shè)計檢查表中常見的問題是:將體系標(biāo)準(zhǔn)中的肯定句原封不動地加上疑問詞變?yōu)?疑問句作為檢查表;只列出審核項目,忽視審核方法和抽樣方案的設(shè)計;僅按照體系標(biāo) 準(zhǔn)來編制檢查表,對受審核方的體系文件鉆研不夠,沒有結(jié)合企業(yè)實際來編檢查表。抽 樣的代表性,可以從以下方面考慮:一是堅持審核員獨(dú)立隨機(jī)抽樣,避免被受審核方左 右;二是樣本的覆蓋范圍和合理分布;三是在時間許可的情況下增加樣本。抽樣

10、的實施 程度取決于抽樣方案的設(shè)計,這方面很值得研究,尤其對于大型的復(fù)雜的作業(yè)活動。這 方面的經(jīng)驗尚有待于實踐中積累。3 現(xiàn)場審核的實施現(xiàn)場審核尤其在第二階段一般把握三個方面:(1運(yùn)行控制; (2運(yùn)行監(jiān)控; (3員工 對安全健康、 勞動保護(hù)的滿意程度。 現(xiàn)在審核方式常用的有三種:查閱相關(guān)文件和資料, 人員訪談,現(xiàn)場觀察。這三種審核方式是審核開展的基本手段,在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一 步研究如何靈活運(yùn)用創(chuàng)新發(fā)展審核方式,以保證審核工作的卓有成效, 比如召開小型的 員工座談會了解員工對企業(yè)安全健康管理工作的意見和建議, 對重大應(yīng)急準(zhǔn)備人員必要 的技能考核等。從審核方法來講,主要是過程方法和管理的系統(tǒng)方法。

11、整個審核過程中,都應(yīng)以風(fēng) 險控制為主線。 現(xiàn)場審核應(yīng)從關(guān)注文件和記錄轉(zhuǎn)向注重過程與結(jié)果的有效。 營造良好的 審核氣氛, 消除受審核人員的畏懼心理,以利于受審核人員充分展示其在體系運(yùn)行方面 取得的成績和優(yōu)良的做法, 也是審核當(dāng)中應(yīng)注意的。提問的時候注意方式與語調(diào)避免給 人被審問的感覺, 建議審核時間的 70%由受審核方陳述, 30%的時間用來提問, 審核員 適時加以肯定或指出不符合要求的地方。同時注意控制審核進(jìn)度,把握好審核的連續(xù)性 與節(jié)奏,有些受審核人員拖延了時間。審核員要及時采取措施禮貌地糾正?，F(xiàn)場審核時深度和廣度的保證取決于抽樣方案的制定和審核員的能力和經(jīng)驗。 比如 培訓(xùn)教育, 關(guān)鍵考慮重

12、點(diǎn)崗位, 那些面臨重大風(fēng)險威脅的崗位或他們的活動會導(dǎo)致他人 面臨嚴(yán)重后果的崗位,可考慮安全管理人員 (安全主管部門和基層安全員、班組長 、特 種作業(yè)人員以及那些與重大風(fēng)險直接相關(guān)的崗位等,并考慮部門的覆蓋廣度;審核的重 點(diǎn)是培訓(xùn)是否具針對性并取得了預(yù)期的效果, 主要通過交談和察看現(xiàn)場操作情況了解培 訓(xùn)是否到位, 查閱記錄只是一個輔助手段。鍋容管特方面除了注意是否按照法規(guī)要求定 期年檢之外,還需關(guān)注采購和日常的維護(hù)保養(yǎng),再涉及到崗位操作人員,持證上崗只是 最基本的要求,有必要通過交談進(jìn)一步了解員工具備的意識和能力。員工的素質(zhì),正是 企業(yè)管理能力的體現(xiàn)。消防管理是安全管理重要的一部分,除了現(xiàn)場查看

13、消防器材,還 需注意了解消防器材配備的數(shù)量與布置,消防泵房及水源,消防演習(xí)和訓(xùn)練。一切的風(fēng)險控制最終都要通過班組去落實,所以,班組的安全管理是重中之重,也 應(yīng)當(dāng)是審核要重點(diǎn)關(guān)注的, 如班組長的安全意識和技能, 班組安全技術(shù)交底的執(zhí)行情況, 班組安全活動的開展等。對于大型、復(fù)雜的作業(yè)活動的抽樣 (比如火力發(fā)電廠的建設(shè)安 裝,電廠的大修 ,審核組有必要共同商討制定方案。審核實施過程中,要注意了解員 工對用人單位安全健康、 勞動保護(hù)工作的滿意度, 保障員工的安全健康是這一體系建立 的核心, 員工的滿意度毋庸置疑是評價體系運(yùn)行成功與否的第一標(biāo)準(zhǔn)。 員工如果存在合 理的強(qiáng)烈的抱怨,安全管理工作肯定是不成

14、功的。如果一個企業(yè)員工維權(quán)意識比較強(qiáng), 企業(yè)充分尊重員工的要求, 一般來說安全管理是比較成功的。 隨著我們國家的發(fā)展趨勢, 農(nóng)民工將成為一線生產(chǎn)工人的主體。對于建筑施工企業(yè),施工主體是民工;對一些季節(jié) 性較強(qiáng)的生產(chǎn)制造企業(yè) (比如空調(diào)廠家 ,涉及到大規(guī)模的季節(jié)性用工,他們所處的崗位 一般是企業(yè)內(nèi)重大風(fēng)險集中的崗位,更應(yīng)是審核時關(guān)注的重點(diǎn)。在勞工權(quán)益上,國際勞 工組織一直強(qiáng)調(diào)三方協(xié)商原則, 審核中也應(yīng)充分體現(xiàn)員工代表的重要性,尤其身處第一 線崗位的員工代表。審核的主要目的在于確認(rèn)受審核方體系運(yùn)行的符合性和有效性, 在證實過程中針對 受審核方體系運(yùn)行不到位或存在缺陷的地方以不符合項提出。所以,審核

15、員需要擺正心 態(tài), 不是說非要抓到受審核方的體系運(yùn)行漏洞方肯罷休。 審核時要避免雞蛋里挑骨頭和好為人師的心態(tài)。 有沒有不符合或者說開出的不符合的多少不是最重要,怕的是受審核 方確實存在嚴(yán)重的問題, 體系運(yùn)行失效或存在嚴(yán)重違反國家職業(yè)安全健康法律、法規(guī)要 求,而審核員沒有發(fā)現(xiàn)。經(jīng)過認(rèn)真的審核,確實開不出不符合,審核組應(yīng)當(dāng)感到高興。 審核員在發(fā)現(xiàn)不符合應(yīng)引而不發(fā),避免在一個問題上過多地糾纏,而影響繼續(xù)深入地進(jìn) 行審核。對于記錄的問題,審核員應(yīng)避免造成用人單位記錄過于繁瑣的做法,導(dǎo)致走形式和 表面文章。注意防止混淆 “ 客觀證據(jù) ” 和 “ 記錄 ” ,記錄只是客觀證據(jù)的一種,審核員需要 分清那些記

16、錄是必要的。 很多情況下用人單位的風(fēng)險控制的有效性完全可以通過別的途 徑予以證實。審核中開具不符合事項應(yīng)力求尋找共性的問題,深層次的問題,因為通過這些問題 的整改有益于受審核方管理水平的提高。淺層次的問題,個別的問題,比如一部分文件 沒有受控標(biāo)識,個別員工勞保用品佩戴不當(dāng),記錄有缺項不夠規(guī)范,相當(dāng)于皮膚病的問 題,不是重點(diǎn)。重點(diǎn)應(yīng)放在通過審核促使用人單位將體系管理的思想、原則和方法融合 到日常安全管理工作中去和在嚴(yán)格規(guī)范管理的基礎(chǔ)上提高效率。嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實、高效,才 是系統(tǒng)化管理的目的。另外值得一提的是,目前,部分審核員承擔(dān)的工作任務(wù)過于繁重,沒有時間去學(xué)習(xí) 管理思想、方法和手段,在每一次審核結(jié)束

17、后進(jìn)行回顧總結(jié)也欠缺,影響到審核水平的 進(jìn)一步提高。4 不符合事項的跟蹤驗證建立管理體系的一大優(yōu)點(diǎn)是通過自我發(fā)現(xiàn)、自我糾正和自我完善的機(jī)制,不斷改進(jìn) 和提高員工的安全健康水平。 通過評價受審核方對審核所開出的不符合項或者問題清單 的整改情況, 是證實用人單位體系運(yùn)行有效性的一個重要方面。 標(biāo)準(zhǔn)對不符合項整改的 要求,就是標(biāo)本兼治。第一階段審核的問題清單可在第二階段審核中予以確認(rèn),第二階 段審核開出的不符合事項一般通過書面驗證, 必要時考慮現(xiàn)場驗證。 如果采取書面驗證, 必須有充分的證據(jù)表明受審核方認(rèn)證進(jìn)行了整改, 材料應(yīng)翔實有力,針對現(xiàn)場的問題最 好附上相應(yīng)的照片。并在監(jiān)督審核的實施時適當(dāng)關(guān)注。5 監(jiān)督審核的注意事項監(jiān)督審核與初次認(rèn)證審核同等重要,從審核組的組建到審核的實施要同等重視。這 是保證審核有效性和權(quán)威性至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。 確認(rèn)受審核方持續(xù)符合性和有效性, 防止 受審核方 “ 兩張皮 ” 現(xiàn)象,尤其部分受審核方為了迎接審核記錄作