{時(shí)間管理}應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

1、七ij（時(shí)間管理）應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率20XX年XX月應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率工作任務(wù)的完結(jié)作為壹項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視?？墒?，壹直以來，對(duì)工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營效率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營表現(xiàn)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。如果你能夠幫助自己手下的員工于工作中應(yīng)用時(shí)間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項(xiàng)目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工于過去幾周的時(shí)間里為了完成壹些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時(shí)間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，壹個(gè)有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記

2、錄詳細(xì)的每日活動(dòng)日志。我比較喜歡這樣壹種日志格式：于日志的左手欄里以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時(shí)間，于日志的上方列出活動(dòng)的負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動(dòng)的起 /止時(shí)間、活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間、實(shí)際持續(xù)時(shí)間以及備注。要指導(dǎo)自己手下的IT員工應(yīng)用日志來記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的且不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。IT管理人員要列出所有的活動(dòng):休息時(shí)間、公司其他部門的朋友路過時(shí)交談所花費(fèi)的時(shí)間、完成項(xiàng)目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間、和朋友或是愛

3、人通電話所花費(fèi)的時(shí)間或是處理個(gè)人事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。為了確保應(yīng)用時(shí)間管理流程的成功，任何壹項(xiàng)活動(dòng)均不能被漏掉。評(píng)定日志當(dāng)你手頭有了壹周或是倆周的日志時(shí)，讓手下的員工將所記錄的時(shí)間填寫到活動(dòng)欄的每壹個(gè) 種類當(dāng)中。然后讓他們把每周的總時(shí)間累加起來。這樣他們就會(huì)開始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)間應(yīng)用的 現(xiàn)實(shí)途徑，且因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。這是建立壹種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)間管理的企業(yè)文化的開始。接下來的壹步就是開始對(duì) 工作中的時(shí)間花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定和分析，對(duì)于下面幾個(gè)方面要特別引起注意。浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)讓你手下的員工見見時(shí)間見上去均浪費(fèi)于了哪些活動(dòng)上，比如說打私人電話、喝咖啡休息、 同路過的公司里的朋友談?wù)摵凸ぷ鳠o

4、關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行壹些個(gè)人瀏覽。這且不是說這些 方面的活動(dòng)必須避免-任何人均需要休息，均需要處理壹些合理的個(gè)人事務(wù)。之所以要這樣 做僅僅是出于分析的目的，要見見時(shí)間浪費(fèi)于了哪里，讓大家對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。員工們經(jīng) 常會(huì)為于瑣事上花費(fèi)了大量的時(shí)間而感到驚訝不已。隨著對(duì)時(shí)間花費(fèi)情況真實(shí)了解的不斷深 入，員工們很容易找到更為明智的利用時(shí)間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)間管理的 真正開始。項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間和預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)比了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間和預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比能夠給我們帶來很多的意外和收益。通過對(duì)自己 的工作活動(dòng)的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為壹個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的 對(duì)比有壹個(gè)清楚的認(rèn)

5、識(shí)。這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得到改 進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來見，公司的項(xiàng) 目計(jì)劃也將因此而得到極大的改善。同樣，隨著這壹過程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)也將更 為準(zhǔn)確。由于對(duì)無法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好 的如期完成任務(wù)的途徑。對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間和預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比的了解不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目 持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。通過對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識(shí)，管理人員于為每項(xiàng)新的工作任務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將 更為準(zhǔn)確，于現(xiàn)有工作任務(wù)的工期

6、需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識(shí)，且且不會(huì)由于 不合理的時(shí)間預(yù)期而引起時(shí)間管理上的問題。工作任務(wù)延期時(shí)間日志評(píng)定/分析過程中另外壹個(gè)頗具價(jià)值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會(huì)延期。項(xiàng)目延期可能是出自多方面的原因-員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、 或是缺少工作的動(dòng)力。于日志的幫助下，管理人員能夠了解到造成工作任務(wù)延期的原因，且 且于此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。會(huì)議如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會(huì)議同自己的工作更好的 協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免于會(huì)議上浪費(fèi)不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會(huì)議是有意義 的，哪些會(huì)議是沒有意義的。沒有必要的會(huì)

7、議很容易就能判斷出來。要通過各種方式來提高可行性會(huì)議的時(shí)間利用率。通過對(duì)會(huì)議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流能夠 使所有的和會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會(huì)議時(shí)間。安排新的工作任務(wù)-來自項(xiàng)-均時(shí)間評(píng)定過程能夠讓管理人員了解空閑時(shí)間于哪里。新的工作任務(wù)不管是來自哪里 目需求也好、來自操作需求也好、來自小組需求也好，哪怕它就是壹個(gè)特殊的項(xiàng)目也好 能夠得到很好的安排。時(shí)間評(píng)定過程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計(jì)工作時(shí)間，真正能夠 按照工期完成任務(wù)。于需要的情況下，某些任務(wù)的工期能夠重新規(guī)劃。項(xiàng)目任務(wù)、操作任務(wù) 和小組任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)將變的更為實(shí)際。企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃也將得到改進(jìn)。于此基礎(chǔ)之

8、上，很 多時(shí)間管理問題均能夠被避免。分配工作任務(wù)時(shí)間管理流程的另外壹個(gè)好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。仍有壹個(gè)好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項(xiàng)工作任 務(wù)的最佳人選。從員工會(huì)議上獲取更大的價(jià)值員工會(huì)議應(yīng)該定期舉行，可是這些會(huì)議對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)有時(shí)會(huì)令人覺得難以置信。時(shí)間評(píng)定通 常能夠使這種情況得到改善。對(duì)所有的小組任務(wù)、分配情況、起 /止時(shí)間、預(yù)計(jì)工期、 實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄能夠?yàn)?員工會(huì)議的準(zhǔn)備和管理提供壹個(gè)非常有效的工具。通常，要指定專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄, 適當(dāng)更新小組工作計(jì)劃，且且于下壹次會(huì)議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所

9、有的和會(huì)者 手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問題，及時(shí)對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行更新，且且為接下來的會(huì)議做好 準(zhǔn)備。已經(jīng)完成的工作任務(wù)能夠從主要計(jì)劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來，轉(zhuǎn)移到壹個(gè)獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。計(jì)劃主要 是列出當(dāng)下正于進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計(jì)劃仍能夠提供那些極 為有益的已經(jīng)完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。我曾經(jīng)遇到過無數(shù)次這樣的情況-上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自 己需要了解壹些細(xì)節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對(duì)小組的工作成就有所記錄，如果 沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會(huì)是壹項(xiàng)要花費(fèi)大量的時(shí)間的任務(wù)。最后，這 樣處理員工會(huì)議能夠使時(shí)間的利用和知識(shí)的傳遞更為有效，從而

10、使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到 極大的改善。交流和完結(jié)于每天的工作當(dāng)中，管理人員均要面對(duì)大量的評(píng)議或要求，這些評(píng)議或要求能夠是來自公司 的經(jīng)理主管人員、高級(jí)管理層、中級(jí)管理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也能夠是來自分析家和生產(chǎn)線上的 工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完 結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。日歷、PDA、筆記本電腦或是臺(tái)式機(jī)、甚至是簡單的記事本均能夠用做記錄的工具。能夠建 議你手下的員工應(yīng)用壹種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后于交流上出 現(xiàn)誤會(huì)。最后的思考應(yīng)用了這些技巧之后，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)管理人員和員工于時(shí)間管理方面有了明顯的改進(jìn)。員工的 工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力均得到了顯著的提高。結(jié)果有時(shí)會(huì)令人感到吃驚。管理人員將會(huì)發(fā)現(xiàn)有更多的項(xiàng)目如期完成。返工的情況有所減少，因?yàn)閱T工把注意力放到了防止浪費(fèi)發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會(huì)出當(dāng)下最后時(shí)刻突擊的情況。員工們將會(huì)對(duì)自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任