公司各類印章管理守則.doc

1、公司各類印章管理制度1公司印章管理制度1 .總則1.1 目的為加強公司印章管理，規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用，以及停用和作廢，特制定本制度。1.2 公司印章的定義本制度中所指印章是在公司發(fā)布或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以 公司或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。2 .公司印章的種類2.1 公司公章公司按法定程序經(jīng)工商行政管理部門注冊登記 后，在所在地公安部門登記備案，對外具有法人效用的公司正式 印章。2.2 法人章刻有公司執(zhí)行董事或股東名字具有法人效應(yīng)的法 人專用章。2.3 財務(wù)專用章刻有公司專用的公司用章2.4 合同專用章3 .公司印章的申請與刻制、廢

2、止3.1 申請必要的業(yè)務(wù)用章：支出合同、銷售合同、財務(wù)、人 事用章可以書面形式向總經(jīng)理提交“刻制印章申請表二（附件二） 申請表必須由部門領(lǐng)導(dǎo)與主管三層領(lǐng)導(dǎo)確認并經(jīng)公司總經(jīng)理批準。其他印章申請應(yīng)嚴格控制。3.2 刻制公司印章的刻制由辦公室統(tǒng)一負責(zé)?？讨茦藴蕬?yīng)符 合國家相關(guān)規(guī)定。3.3 散失、損毀、被盜公司印章在受到散失、損毀、被盜的 情況時，各管理者應(yīng)迅速向辦公室說明原因的報告書，報告書須 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理確認。辦公室根據(jù)情況依本制度辦理改制。3.4 廢止由于機構(gòu)變更或其他原因廢止的印章，由使用部門 及時將印章交辦公室處理。除特別需要，由辦公室將廢止印章保 存三年，然后在征得原使用者的意見后再

3、行處理。4 .新制印章的登記印鑒檔案申請刻制好的印章應(yīng)在辦公室進行登記。辦公室應(yīng) 將每個印章登入“印章登記卡”（附件三）內(nèi)，建立公司印鑒檔 案，并將此檔案永久保存。5 .管理5.1 公司印章由公司辦公室統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：根 據(jù)公司需要，確定公司印章的種類、范圍、數(shù)量；組織印章的刻 制、發(fā)放、停用和收回、銷毀；管理公司印鑒檔案；管理公司公 章、負責(zé)公司公章用??；制定公司印章管理的規(guī)章制度和監(jiān)督、 檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。5.2 公司有關(guān)職能單位對所分工管理的法人章、財務(wù)專用章、 公司合同專用章負管理的責(zé)任，承擔(dān)用印的后果。法人章的用印由辦公室負責(zé)管理，用印時經(jīng)總經(jīng)理批準后須 與公司公

4、章同時使用。財務(wù)專用章（含公司財務(wù)專用章、公司工會委員會財務(wù)專用 章、法人章各一枚），由財務(wù)部按公司財務(wù)管理制度規(guī)定使用。合同專用章由公司辦公室保管使用，合同專用章的管理由以 上各部門按照公司合同管理規(guī)定執(zhí)行。5.3 其它專用章的管理由有關(guān)部門按申請時批準的使用管理 規(guī)定及在公司印鑒檔案中登記的使用范圍（參見附件一）執(zhí)行并負直接責(zé)任。5.4 公司公章用印應(yīng)嚴格執(zhí)行用印審批和登記手續(xù)，填寫“用 印審批單（附件四）用印申請單位應(yīng)根據(jù)用印的性質(zhì)、重要性 以及用印后果由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司業(yè)務(wù)、一定數(shù)量貨幣支付， 以及對公司的名譽和經(jīng)濟利益產(chǎn)生影響的用印必須由公司主管 領(lǐng)導(dǎo)審批，特殊情況可由總經(jīng)理審批，

5、凡部門級領(lǐng)導(dǎo)簽字的必須 有上級領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)書，否則辦公室有權(quán)拒絕用印，產(chǎn)生的后果由 用印申請單位自負；一般性用印可由部門領(lǐng)導(dǎo)審批；常規(guī)大批量 用印可視情況由用印申請單位經(jīng)辦人直接填寫“公司公章用印登記表”即可用印。用印申請單位對所選印種負責(zé)，辦 公室有權(quán)對用印申請單位所選印種提出質(zhì)詢。公司公章的保管人 施印時必須認真核對“用印審批單”與“公司公章用印登記表” 上的內(nèi)容是否一致，嚴格把關(guān)。5.7 ”公司公章用印登記表”（附表四）必須由用印申請單位 經(jīng)辦人依照所附填表說明，認真、清楚、詳細的填寫。5.8 公司業(yè)務(wù)合同的用印，不允許使用公司公章，須由相關(guān) 職能部門按規(guī)定程序使用合同專用章。5.9 需要

6、使用公司公章的專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)方面的用印，須 由相關(guān)部門協(xié)同辦公室進行管理。5.10 公司印章設(shè)專人保管，原則上印章的保管人也是印章的 管理人和使用人。印章管理人應(yīng)堅持原則，工作細致，作風(fēng)正派, 嚴格執(zhí)行印章管理制度，不得用掌管印章的權(quán)力為自己謀私利； 對不合手續(xù)或不合法的用印，以及不正當?shù)挠糜∮袡?quán)拒絕。公司 印章的使用必須登記記錄。辦公室主任對公司各部的用章有監(jiān)督權(quán)，應(yīng)定期對印章管理 使用情況進行監(jiān)督、檢查。5.11 公司印章的使用限在公司辦公室內(nèi)，不能將印章攜帶出 辦公室以外使用。如特殊業(yè)務(wù)需在外使用印章，需經(jīng)總經(jīng)理批準, 詳細登記后由印章管理人員攜帶前往，用印后及時返還歸檔。5.12 公

7、司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明，如 因工作需要或其它特殊情況確需開具的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書 面批準，辦公室做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作 歸來必須向公司原開具處匯報登記其介紹信的用途，未使用的必 須交回。6 .使用范圍辦公室在印章發(fā)放時，應(yīng)書面確認該印章的使用范圍，建立 公司分類印章使用范圍表（格式附后，見附件六）。7 .罰則7.1 嚴禁未經(jīng)批準私自刻制公章，否則無論用于何種目的， 都要嚴肅追究責(zé)任。7.2 違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責(zé) 任人的行政和經(jīng)濟責(zé)任，觸犯刑律者，提請司法機關(guān)依法追究法 律責(zé)任。8 .本制度自發(fā)布之日起施行，由公司辦公室解釋

8、并修改，經(jīng)總 經(jīng)理批準后執(zhí)行.9 .附件9.1 其它專用章的使用范圍表9.2 刻制印章申請表9.3 印章登記卡9.4 用印審批單9.5 公司公章用印登記表9.6 印章使用范圍表附件一：其它專用章的使用范圍表公司各項財務(wù)制度1公司各項財務(wù)制度1.0總則1.1 為了加強成本管理，貫徹勤儉節(jié)約的精神，根據(jù)公司有 關(guān)費用管理的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。1.2 無論何種費用的報銷，必須有合規(guī)、合法的支付證明單 和發(fā)票為依據(jù)，對取得的支付證明單和發(fā)票必須填寫項目齊全、內(nèi)容真實、字跡清楚, 發(fā)票還必須要加蓋財務(wù)專用章或發(fā)票專用章并不得涂改，否則財務(wù)一 律不予報銷。1.3 到本公司財務(wù)部報銷的發(fā)票

9、抬頭單位名稱必須填寫 *有限公司”或“廣州智發(fā)物流有限公司”、“廣州智邦運輸有限公司”全 稱，不可簡稱或加上主辦部門名稱。1.4 所有借支請款必須填寫公司統(tǒng)一印制的“請款單” 一式 三聯(lián)，并按項目認真填寫和簽名。1.5 所有發(fā)票和支付證明單的報銷應(yīng)由經(jīng)辦人、證明人、主 管三人同時簽名才能報銷。小件單據(jù)（如過橋費、餐費等）的報銷應(yīng)用財務(wù)規(guī)定的小件 粘貼單粘貼以后由經(jīng)辦人、證明人簽名后，交部門經(jīng)理簽名，其他發(fā)票的報銷應(yīng) 在發(fā)票背面同時簽上經(jīng)辦人、證明人、主管三人的名字。1.6 所有發(fā)票及小件單據(jù)必須粘貼在公司印制的“小件單據(jù) 粘貼單”上，由經(jīng)手人負責(zé)粘貼，票據(jù)粘帖不要超出粘貼單之外，要求橫向從 左

10、至右順列，粘貼單據(jù)務(wù)必整齊牢固，分類粘貼，票據(jù)多時要以疊屋瓦式進 行粘貼.如一張粘貼單不夠時，可再另行粘貼一張，以便審核及保管.沒 有任何單據(jù)的需出具支付證明單方可報銷.1.7 所有請款或報銷必須符合審批權(quán)限標準，方可請款或報 銷。2.0差旅費請款報銷規(guī)定2.1 差旅費是指公司員工因公（會議、業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)等）外出 所發(fā)生的有關(guān)費用，包括交通費、住宿費、伙食補貼、通信費和招待費等五大部 分。2.2 員工因公出差請款必須提交出差報告由公司執(zhí)行官審批 簽名，且按批準出差地點預(yù)借差旅費。2.3 員工出差按批準的指定地點報銷費用，擅自中途停留或 去其它地方繞道行駛，一費用自理。2.4 差旅費開支標準執(zhí)行公

11、司“公差”管理文件。2.5 出差人員憑領(lǐng)導(dǎo)同意的出差審批報告、有關(guān)會議或?qū)W習(xí) 培訓(xùn)通知到財務(wù)部辦理請款手續(xù)，請款單必須按本人級別如實填寫。2.6 出差返回后，應(yīng)在一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)，據(jù)實填寫“差 旅費報銷單二凡未在規(guī)定時間內(nèi)報銷者，財務(wù)部將在其當月工資中扣除，待報銷時再行 核付。2.7 凡發(fā)生的交通費用必須憑車票報銷（特殊情況（摩托車） 須填寫“支付證明單”的應(yīng)注明：日期、起止地點、事由、金額并經(jīng)總部主管經(jīng)理、公 司董事長或執(zhí)行官批準后方可報銷），其報銷的費用一律匯總填寫“差旅費報銷單”， 且“差旅費報銷單”除金額不用填寫外其余按表格項目認真填寫不得涂改，凡不符合 以上要求的財務(wù)一律不予報銷。

12、3.0采購請款報銷3.1 凡采購請款必須提供合同、協(xié)議或計劃等有關(guān)資料，經(jīng) 財務(wù)審核后辦理請款手續(xù)。3.2 所有維修、零購等用材料、配件、設(shè)備的訂貨統(tǒng)一由總 經(jīng)理辦公室對外簽訂合同，其他單位不得簽定合同，簽訂后交財務(wù)部一份作為付款依 據(jù)。3.3 按照現(xiàn)金管理規(guī)定，凡是購買材料或支付維修費等業(yè)務(wù) 結(jié)算超過1000元的業(yè)務(wù)，須先請款并以支票結(jié)算。4.0其他請款報銷4.1 各項費用開支，按年批準預(yù)算列支，按預(yù)算指標控制， 計劃外或超預(yù)算急需的費用開支，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。4.2 購買打字機、計算機、復(fù)印機等管理用固定資產(chǎn)，以及其他辦公用品費用統(tǒng)一由人力資源行政部編制預(yù)算。4.3 人身傷亡事故和交通肇

13、事發(fā)生的費用，由事故單位提交 “事故費用開支申請報告”，經(jīng)保險部審核。4.4 員工培訓(xùn)，統(tǒng)一由人力資源行政部計劃、組織、安排。4.5 以上各條款的報銷手續(xù)按第一章第七條審批程序執(zhí)行。5. 0運輸作業(yè)報銷5.1 運輸作業(yè)費用按單臺車輛實行每次（日）匯總填報。5.2 作業(yè)票據(jù)在每次（日）為一時段的基礎(chǔ)上按不同票種進 行分類，且以時間、路線為順序?qū)γ寇嚧蔚钠睋?jù)從左至右粘貼在小件粘貼單據(jù)上。5.3 運輸作業(yè)費用報銷必須填寫“運輸作業(yè)報銷匯總單”，要 求填寫項目齊全、內(nèi)容真實、字跡清楚、金額不得涂改。報銷單經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后按 第一章第七條審批程序執(zhí)行。6.0外派駐點人員請款報銷6.1 省外派駐點請款

14、備用金,需向主管部門提出申請報告，經(jīng) 部門經(jīng)理批準后，辦理請款手續(xù)。6.2 備用金使用市外駐點每月至少報銷一次，市內(nèi)駐點每周 至少報銷一次，報銷單據(jù)經(jīng)主管部門經(jīng)理審核簽字后按第一章第七條審批程序執(zhí)行。6.3 凡具備3名員工以上的駐外辦事處在報銷時其費用單據(jù) 必須具備經(jīng)辦人、證明人和部門主管3人簽名方為符合報銷手續(xù)，凡手續(xù)不符財務(wù)一律 不予報銷。7.0請款核銷期限7.1 所有運費請款必須在四日內(nèi)核銷，其他費用請款必須在 一周內(nèi)核銷，前款未清，不得再次請款（特殊情況必須以書面申請經(jīng)公司董事長或執(zhí) 行官批示核銷的日期后方可請款），凡未在規(guī)定時間內(nèi)報銷者，財務(wù)部將在其當 日報銷的款項中核付或在當月工資

15、中扣除，待報銷時再行核付。7.2 當月發(fā)生的費用必須在當月報銷，凡逾期報銷者必須以 書面申請報公司董事長或執(zhí)行官批準，凡經(jīng)批準逾期一周以上（第八天至第二 十天（含第二十天）報銷的費用一律按票面金額的80%核銷，自 行負擔(dān)20%,逾期二十一天以上者報銷50%,自行負擔(dān)50%, 逾期六十天以上者（不含第六十天，以票面日期算起，如無票面 日期則以實際發(fā)生日期算起），一律不予報銷。8.1 代收款方領(lǐng)款8.1 凡是支付供應(yīng)商的款項一律不能代領(lǐng)，必須由供應(yīng)商憑 身份證由我司人員陪同到財務(wù)部自行領(lǐng)取或由供應(yīng)商提供其本單位的開戶銀行和帳號 并加蓋公章的證明，由財務(wù)通過銀行付款（其銀行手續(xù)費由供應(yīng)商負擔(dān)）。8.2 凡是代外請短途貨運