廣東電子公文交換管理規(guī)定

1、廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為加強我省水利系統(tǒng)電子公文交換管理，實現(xiàn)電子公文交換的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，促進電子公文交換的應(yīng)用及信息資源共享，提高行政效率，節(jié)省開支，依據(jù)中華人民共和國電子簽名法、中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例、國家行政機關(guān)公文處理辦法、國家行政機關(guān)公文格式、電子公文歸檔管理暫行辦法、廣東省電子政務(wù)信息安全管理暫行辦法等法律、法規(guī)和規(guī)定制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于全省縣級以上水行政主管部門及所屬各單位之間通過廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺進行的電子公文交換。第三條 我省水利系統(tǒng)電子公文交換工作采用分級管理模式進行。省水利廳辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查和督促

2、全省水利系統(tǒng)各單位電子公文交換工作；廳直屬各單位、各地級以上市水利（水務(wù)）局的辦公室負(fù)責(zé)本單位及其下級各單位電子公文交換的應(yīng)用、檢查和督促工作。省水利廳信息化主管部門負(fù)責(zé)全省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺的技術(shù)支持、維護管理和應(yīng)用培訓(xùn)工作；各地級以上市水利（水務(wù)）局、廳直屬各單位的信息化主管部門負(fù)責(zé)對所轄范圍各單位電子公文交換的技術(shù)支持、維護管理和應(yīng)用培訓(xùn)工作。第四條 本規(guī)定所述的電子公文，是指利用通用辦公軟件制作的，存儲于磁盤、U盤、光盤、磁帶等載體的，可供通用辦公軟件在計算機系統(tǒng)上閱讀和處理的，具有規(guī)范格式的非涉密公務(wù)文件，包括公文的正文及其具有相同屬性的附件材料。第五條 本規(guī)定所述的電子公文交

3、換，是指電子公文的簽章、發(fā)送、接收、校驗過程。第六條 本規(guī)定所述的電子公文專用章，是指由廣東省數(shù)字證書認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）頒發(fā)的、以密碼技術(shù)為核心進行電子簽章的、具有可視化規(guī)范公章圖案的數(shù)字證書，其對電子公文真?zhèn)涡缘恼J(rèn)證效力和適用范圍由中華人民共和國電子簽名法確定。第七條 本規(guī)定所述的廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺，是指由廣東省水利廳提供的，依托廣東省水利信息網(wǎng)運行的，實現(xiàn)全省各級水行政主管部門及其所屬單位相互之間交換電子公文的信息系統(tǒng)平臺。第二章 電子公文的發(fā)送和接收第八條 全省各級水行政主管部門及其所屬單位之間交換電子公文，統(tǒng)一通過廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺進行。各單位須

4、配備專用計算機及必要附屬設(shè)備進行電子公文交換，確保電子公文收發(fā)專用計算機與廣東省水利信息網(wǎng)互聯(lián)互通，并指定專人負(fù)責(zé)電子公文發(fā)送和接收。第九條 電子公文發(fā)出之前，由發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)加蓋電子公文專用章。第十條 已建設(shè)并使用辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)）的單位，應(yīng)按照廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺接口技術(shù)規(guī)范開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)接口，實現(xiàn)本單位辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)）與廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺無縫對接，進行電子公文發(fā)送、接收和處理，并定期檢查無縫對接的接口是否正常暢通。未實現(xiàn)系統(tǒng)無縫對接，或未建設(shè)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)）的單位，可直接登入廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺進行電子公文發(fā)送和接收。

5、第十一條 電子公文發(fā)送后，發(fā)送單位應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度隨時監(jiān)督跟蹤公文接收情況。屬于急件或特急件的，應(yīng)在發(fā)件后的半個工作日內(nèi)檢查發(fā)出的電子公文是否已被接收；屬于普通件的，應(yīng)在一個工作日內(nèi)檢查。對接收遲緩的單位要及時催辦或督辦，對已到最后時限尚未接收公文的單位要進行登記,并盡快通知公文承辦單位采取補救措施。第十二條 各單位電子公文收發(fā)員應(yīng)在每個工作日的上、下午至少各進行一次電子公文來文查詢和接收。此外，收發(fā)員收到有公文到達(dá)的短信通知時，應(yīng)立即對文件進行接收。第十三條 收發(fā)員在接收電子公文時應(yīng)對公文發(fā)送單位正確性、公文正文及其附件完整性、電子公文專用章有效狀態(tài)等進行校驗，確認(rèn)無誤后方可接收。對不能

6、正常接收、發(fā)送錯誤或校驗報錯的電子公文，應(yīng)及時作退件處理或要求發(fā)文單位重新發(fā)送。 第十四條 因檔案管理或其它規(guī)定需要紙質(zhì)文件加蓋印章作為送達(dá)或辦理結(jié)果憑據(jù)的文件，在按本規(guī)定發(fā)送其電子公文的同時，相應(yīng)的紙質(zhì)公文仍按現(xiàn)有渠道發(fā)送。對僅作閱知用途的公文，如各類會議通知、公告、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報和交流材料等，以及僅作閱知用途的公文，原則上只發(fā)送電子公文。第十五條 各單位收到電子公文并校驗無誤后，應(yīng)視為等同于收到紙質(zhì)公文，須立即著手對電子公文進行辦理。第十六條 電子公文的歸檔應(yīng)按照國家檔案局頒發(fā)的電子公文歸檔管理暫行辦法、廣東省水利廳頒發(fā)的廣東省水利廳檔案管理規(guī)定以及本單位檔案部門的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行。第三

7、章 電子公文專用章第十七條 電子公文專用章的使用、管理應(yīng)與實物印章同等對待，須同等管理，專人妥善保管。第十八條 廳機關(guān)、廳直管、直屬各單位的電子公文專用章由省水利廳信息化主管部門統(tǒng)一委托廣東省數(shù)字證書認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）制作和頒發(fā)，其制作和運行使用費用由省水利廳負(fù)責(zé)。各地級以上市水利（水務(wù)）局委托廣東省數(shù)字證書認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）或其在當(dāng)?shù)氐姆种C構(gòu)，統(tǒng)一為本單位、下屬各縣（市、區(qū)）水利（水務(wù)）局、直屬各單位制作、發(fā)放電子公文專用章，費用自理。已由當(dāng)?shù)卣y(tǒng)一安排使用廣東省數(shù)字證書認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）頒發(fā)的電子印章的單位，可將該電子印章作為本單位在廣東

8、省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺交換傳送電子公文所需的電子公文專用章，無需重新制作。第十九條 由于單位變更、撤銷等原因?qū)е码娮庸膶Ｓ谜伦鲝U或需重新制作的，須向廣東省數(shù)字證書認(rèn)證中心（廣東省電子政務(wù)認(rèn)證中心）交回不再使用的電子公文專用章的存儲介質(zhì)（USB KEY）作銷毀處理。第二十條 新增、變更、撤銷電子公文專用章的情況須及時報上一級水行政主管部門和省水利廳備案。第四章 安全保密第二十一條 廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺限于非涉密公文和公務(wù)信息資料的交換傳送，嚴(yán)禁通過本平臺交換傳送或處理任何涉及國家秘密或列入有關(guān)保密管理范圍的文件和信息，嚴(yán)禁通過本平臺交換傳送或處理任何與公務(wù)無關(guān)的信息。第二十二條 各單位在廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平臺上的用戶賬號、密碼應(yīng)由指定的公文收發(fā)員、系統(tǒng)管理員分別負(fù)責(zé)掌管，初始密碼應(yīng)在首次登入平臺后立即進行更改，并定期更換密碼。第二十三條 各單位對用于電子公文收發(fā)的專用計算機應(yīng)采取防病毒、及時打補丁等安全措施，確保計算機信息安全。第二十四條 各單位在使用廣東省水利系統(tǒng)電子公文交換平