暢通項(xiàng)目管理之溝通技巧——項(xiàng)目經(jīng)理論文

1、暢談項(xiàng)目管理之溝通技巧摘要：溝通在項(xiàng)目管理中是最容易忽略而又非常重要的一環(huán)。但是我們常常會(huì)對(duì)項(xiàng)目管理中的溝通產(chǎn)生一些誤解。本文是我本人在多年項(xiàng)目實(shí)施中，經(jīng)過(guò)許多挫折彎路總結(jié)的一些心得體會(huì)，進(jìn)而歸納了一些建立、完善溝通體系的方法，望各位同行斧正。 關(guān)鍵詞：溝通；項(xiàng)目管理；信息交流 一、溝通管理在項(xiàng)目管理中的作用 1.1溝通對(duì)高效管理起著巨大的推動(dòng)作用 溝通有助于決策。每當(dāng)遇到各種突發(fā)的情況或者在項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)未考慮到的情形等時(shí)，都需要進(jìn)行決策。管理者需要從廣泛溝通中獲取大量的信息情報(bào)，然后再進(jìn)行決策，或建議有關(guān)人員做出決策。信息情報(bào)的來(lái)源以及其可靠性，是這些決策的基礎(chǔ)，而來(lái)源和可靠等都決定于溝通渠道

2、的可靠和有效性。這些決策是貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的，項(xiàng)目目標(biāo)需要溝通決策，項(xiàng)目規(guī)劃需要溝通決策，項(xiàng)目計(jì)劃、控制、變更等等都需要溝通決策。 1.2有效的溝通可以減少管理成本 項(xiàng)目管理中的溝通是有成本的。溝通成本一般取決于項(xiàng)目管理組織設(shè)計(jì)中項(xiàng)目管理的協(xié)作性，也就是說(shuō)取決于項(xiàng)目成員之間的溝通意愿和溝通能力，溝通成本降低了，管理成本也隨之大大降低。 1.3 有效的溝通可以讓項(xiàng)目少走彎路 不知道大家是否有所體會(huì)，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)某些事務(wù)未及時(shí)解決而致使所有環(huán)節(jié)都需要為之等待，甚至是某些因素或某些關(guān)鍵指標(biāo)未能達(dá)到而需要推倒重來(lái)。這對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成本、完成期限都是巨大的打擊，更會(huì)對(duì)嚴(yán)重打擊整個(gè)團(tuán)隊(duì)的士氣，

3、影響后續(xù)的變更調(diào)整。二、項(xiàng)目管理溝通誤區(qū)辨析 2.1重外部溝通，輕內(nèi)部溝通 許多管理者認(rèn)為：外部關(guān)系是企業(yè)生存的基礎(chǔ)。投資人、客戶、供應(yīng)商、經(jīng)銷商、新聞媒體、政府機(jī)構(gòu)、貿(mào)易伙伴、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等，它們都影響和制約企業(yè)的發(fā)展。因而管理者會(huì)將絕大多數(shù)的時(shí)間、精力都用于協(xié)調(diào)外部關(guān)系上。但是他們都忽略了，事情是企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)內(nèi)部的人在做，沒(méi)有讓企業(yè)內(nèi)部的人做好溝通，大家的行進(jìn)方向就是相左的，甚至可能將您一切對(duì)外的努力都在一個(gè)疏忽間喪失殆盡。 2.2員工只需要執(zhí)行決策 有些管理者常常認(rèn)為：決策是領(lǐng)導(dǎo)做的，部下只需要執(zhí)行上級(jí)決策，不需要相互溝通。其實(shí)溝通是雙向的，管理者要使決策合理和有效必須要廣泛搜集信息、分析

4、信息，才能做出合理地判斷。如果你只要求員工執(zhí)行決策，而不與員工溝通，那么只會(huì)出現(xiàn)兩種情況：一是公眾懷疑決策的可行性，因?yàn)樗涣私鉀Q策的目的、來(lái)源；二是公眾對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策抱應(yīng)付的態(tài)度，因?yàn)闆Q策是領(lǐng)導(dǎo)的事，與員工無(wú)關(guān)。且不說(shuō)因這些誤會(huì)或矛盾造成的負(fù)面陰影，光這種被動(dòng)式生產(chǎn)線方式的團(tuán)隊(duì)，做出來(lái)的項(xiàng)目能夠達(dá)到及格線標(biāo)準(zhǔn)就算萬(wàn)幸了。 三、溝通技巧的主要內(nèi)容 3.1溝通的目的我們大家應(yīng)該都記得項(xiàng)目管理中的一個(gè)關(guān)鍵詞項(xiàng)目干系人。但是很多人都忘記或部分忘記了這個(gè)要素的意義和重大作用。大家不要忘記，因?yàn)橛辛恕绊?xiàng)目干系人”才有了項(xiàng)目，才有了您這個(gè)項(xiàng)目管理者，您是服務(wù)于項(xiàng)目干系人的。作為一個(gè)項(xiàng)目管理者，您的最主要職責(zé)

5、就是斡旋于各項(xiàng)目干系人之間，通過(guò)我們知道的一系列方法和過(guò)程完成項(xiàng)目，并最終滿足大家的需求和利益。那么我們?cè)诿恳淮螠贤ㄖ?，是否?yīng)該明確的將自己需要達(dá)到的目的明確下來(lái)？那可能是一個(gè)任命、一個(gè)決策、一個(gè)通報(bào)3.2 和正確的態(tài)度用“心”溝通 有了目的，就可以根據(jù)不同的目的采用不通的溝通手段和方法，甚至是態(tài)度。為什么這么說(shuō)呢？我們可以想象一下，如果是一個(gè)通報(bào)，那必然需要采取廣播式的方法，而且應(yīng)該是以權(quán)威地、肯定地、清晰的描述出來(lái)；如果是一次意見(jiàn)征詢，那么應(yīng)該采取的是廣納百言、虛心受教的態(tài)度和方法來(lái)進(jìn)行溝通。但是無(wú)論是什么方式和態(tài)度，作為一個(gè)溝通的發(fā)起人，都應(yīng)該抱著一顆真心，誠(chéng)心誠(chéng)意的去做這件事，這樣才

6、能得到對(duì)方的肯定，得到對(duì)方中肯的意見(jiàn)。(1)要有尊重的心。管理者應(yīng)像尊重自己一樣尊重對(duì)方，始終保持一顆平等的心態(tài)，更多地突出對(duì)方的重要性。 (2)要有戰(zhàn)友之心。大家都是為了一個(gè)共同的目標(biāo)共同的利益在工作，從這一點(diǎn)出發(fā)大家都是一條戰(zhàn)壕的戰(zhàn)友，在相互溝通時(shí)如果能牢記這一點(diǎn)，就能達(dá)成最終的共識(shí)。 (3)學(xué)會(huì)換位思考。人都是喜歡以自我為中心的，一定要學(xué)會(huì)從對(duì)方情形下考慮和分析問(wèn)題，這樣就能讓對(duì)方體會(huì)到你的誠(chéng)意，真正有意識(shí)的往雙贏的方向去商談問(wèn)題。 (4)要有賞識(shí)的心。學(xué)會(huì)欣賞自己的戰(zhàn)友是管理者的美德。當(dāng)一個(gè)人被賞識(shí)的時(shí)候。他可以受到極大激勵(lì)。作為管理者，需要首先以賞識(shí)的眼光對(duì)待每一個(gè)人，并且讓他知道。

7、 (5)要有分享的心。分享是最好的學(xué)習(xí)態(tài)度，也是最好的團(tuán)隊(duì)文化氛圍。(6)要有“心”。充分的準(zhǔn)備，了解對(duì)方的愛(ài)好、習(xí)慣、忌諱等，不經(jīng)意的一次友好的表示或關(guān)懷可能就能讓對(duì)方體會(huì)到你的“心”，這可能會(huì)帶來(lái)極大的幫助。3.2學(xué)會(huì)傾聽(tīng) 傾聽(tīng)是溝通的基礎(chǔ)。作為一名管理者在別人的溝通過(guò)程中，應(yīng)該主動(dòng)聽(tīng)取意見(jiàn)，善于聆聽(tīng)，只有善于聽(tīng)取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。 (1)觀察。除了用耳聽(tīng)，還要留心捕捉臉部表情，洞察眼睛的變化，感知對(duì)方的心理和情緒變化，及時(shí)調(diào)整。 (2)鼓勵(lì)他人表達(dá)自己。當(dāng)我們跟下級(jí)進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)不斷地鼓勵(lì)對(duì)方多表達(dá)，我們才能聽(tīng)到更多對(duì)自己有用的信息。 (3)傾聽(tīng)全部信息。不要只聽(tīng)自己關(guān)心和感

8、興趣的信息。 (4)有興趣傾聽(tīng)。表現(xiàn)出我們的興趣，表明我們對(duì)對(duì)方是關(guān)注和尋求支持的，有利于對(duì)方更好地說(shuō)，并能將話題維持。 (5)深思慎言。聽(tīng)就要用腦聽(tīng)，在聽(tīng)的過(guò)程中，要學(xué)會(huì)思考。這樣才能獲得更多的有效信息，最終和對(duì)方達(dá)成一致，并共同實(shí)施。 3.3運(yùn)用正確的表達(dá)方式 不通的溝通方式有各自的優(yōu)點(diǎn)和適合范圍。不當(dāng)?shù)姆绞讲粌H達(dá)不到預(yù)期目的，可能適得其反浪費(fèi)大家的時(shí)間。溝通必須目的明確、思路清晰、注意表達(dá)方式。在信息交流之前，發(fā)訊者應(yīng)考慮好自己將要表達(dá)的意圖，抓住中心思想。在溝通過(guò)程中要使用雙方都理解的用語(yǔ)和示意動(dòng)作，并恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用語(yǔ)氣和表達(dá)方式，措辭不僅要清晰、明確，還要注意情感上的細(xì)微差別，力求準(zhǔn)確，

9、使對(duì)方能有效接收所傳遞的信息。發(fā)訊者有必要對(duì)所傳遞信息的背景、依據(jù)、理由等作出適當(dāng)?shù)慕忉?，使?duì)方對(duì)信息有明確、全面的了解。在表達(dá)自己的意見(jiàn)時(shí)，要誠(chéng)懇謙虛。講話時(shí)要力求簡(jiǎn)明扼要。用簡(jiǎn)單明了的詞句表明自己的意思，語(yǔ)調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度要從容不迫。 四、建立完善的溝通體系 溝通是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要所有項(xiàng)目干系人形成共識(shí)，建立機(jī)制，共同做好。在項(xiàng)目管理中，良好的溝通不僅需要出眾的個(gè)人溝通技巧，還與企業(yè)溝通體系的建立密不可分。 4.1項(xiàng)目溝通計(jì)劃 制定一份詳細(xì)的溝通計(jì)劃，用于確定和指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施中信息的溝通工作。要對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要溝通的內(nèi)容與工作進(jìn)行科學(xué)合理的計(jì)劃。比如對(duì)包括信息名稱、信息類別、相關(guān)角色、時(shí)

10、間、溝通方式、頻率等要素進(jìn)行充分的考慮和充分的準(zhǔn)備。要了解項(xiàng)目相關(guān)角色與人物的基本情況，了解他們對(duì)項(xiàng)目的期望，需要得到的項(xiàng)目信息及時(shí)間。比如，對(duì)于公司的辦公室主任，他期望系統(tǒng)能夠提高他們的辦公效率和公文管理水平，但他對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程并不一定清楚，因此，需要定時(shí)讓他理解項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展情況；對(duì)于研發(fā)總經(jīng)理，他可能期望通過(guò)該項(xiàng)目的實(shí)施，在技術(shù)上取得突破。因此，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，必須充分考慮需要溝通的對(duì)象與內(nèi)容，以保證項(xiàng)目取得一定階段性成果或受阻時(shí)。及時(shí)匯報(bào)或得到支援。另外，除特殊情況外，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)基本圍繞以下溝通的關(guān)鍵詞與主線展開(kāi)：文檔模板、項(xiàng)目例會(huì)、定期報(bào)告等。 4.2執(zhí)行 在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)

11、程中，項(xiàng)目涉及到的不同角色的人都不同程度地需要及時(shí)地得到項(xiàng)目的狀態(tài)信息和進(jìn)展信息。而這種溝通的執(zhí)行方式應(yīng)該包括：定期會(huì)議要讓相關(guān)人等通過(guò)會(huì)議得到項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程與階段性的結(jié)果，包括在項(xiàng)目當(dāng)前時(shí)刻，花了多少時(shí)間、成本和資源、還需要花費(fèi)多少時(shí)間、成本和資源等；主要項(xiàng)目角色之間的周期性文檔溝通甲方與乙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間定期的以電子郵件等形式進(jìn)行項(xiàng)目溝通，可以保證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中問(wèn)題的及時(shí)解決；項(xiàng)目組成員(包括甲方成員與乙方成員)內(nèi)部的溝通通過(guò)項(xiàng)目組成員內(nèi)部有效的溝通可以保證系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中的細(xì)節(jié)問(wèn)題實(shí)時(shí)解決；還有項(xiàng)目組成員與項(xiàng)目相關(guān)骨干業(yè)務(wù)人員的溝通。做好這些溝通，對(duì)于系統(tǒng)更好地客戶化，保證實(shí)施過(guò)程中全員參

12、與信息化有著相當(dāng)重要的作用。能最大程度地減少實(shí)施阻力，將沖突化于無(wú)形。在遇到始料未及的新需求、新問(wèn)題，項(xiàng)目需要變更時(shí)，做好相應(yīng)的溝通管理的意義就更為明顯。當(dāng)然，溝通管理過(guò)程中還要注意執(zhí)行的方式，包括是否面對(duì)面溝通，是否正式溝通以及溝通的場(chǎng)合等。 4.3修正溝通可以分為正式溝通與非正式溝通。非正式溝通就是在非正式渠道、在非正式場(chǎng)合了解信息。進(jìn)行溝通。如要好朋友之間的信息傳播。同事之間信息傳播，家人之間信息傳播都算非正式溝通。對(duì)非正式溝通所采用的對(duì)策是：首先，非正式溝通產(chǎn)生和蔓延，主要是得不到他們所關(guān)心的消息，因此管理者越封鎖，則背后流傳的謠言越多。只能正本清源。主管者應(yīng)盡可能使組織內(nèi)溝通系統(tǒng)較為開(kāi)放或公開(kāi)，則種種不實(shí)謠言將自然消失。其次，閑散和單調(diào)乃是造謠生事的溫床。要避免發(fā)生這些謠言，擾亂人心士氣，主管者應(yīng)注意，不要使組織成員有過(guò)分閑散或過(guò)分單調(diào)的情緒發(fā)生。第三，最基本做法，乃是培養(yǎng)組織成員對(duì)管理當(dāng)局的信任，這樣他們?cè)敢饴?tīng)組織提供信息也較能相信。第四，在對(duì)組織主管人員的訓(xùn)練中，應(yīng)增加這方面知識(shí)，使他們有比較正確的觀念和方法。加強(qiáng)和疏通正式渠道。