檔案管理規(guī)定

1、文件編號(hào)：XXXX-QG-2012-17 密級(jí)：普通衛(wèi) 秘密 機(jī)密xxxxx有限公司檔案管理規(guī)定批準(zhǔn)人：編制部門：企管部發(fā)布時(shí)間：201X年06月28日檔案管理規(guī)定1 目的為了加強(qiáng)檔案管理、收集和整理工作， 有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔 案在公司發(fā)展中的作用，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法 結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。2 檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)2.1 檔案實(shí)行公司領(lǐng)導(dǎo)，歸口收集，二級(jí)管理，歸檔保存的原則；即在工作運(yùn)行 過程中， 由各部門及時(shí)收集、 分類、整理、歸檔、利用，定期統(tǒng)一移交公司保存。2.2 公司檔案歸口企管部管理。負(fù)責(zé)制定檔案管理規(guī)章制度，指定專人接收、 收 集、鑒定

2、、整理、組卷、保管、借閱、銷毀、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)性工作，并監(jiān)督、指導(dǎo) 各部門檔案工作。2.3 各部門指定專人負(fù)責(zé)部門檔案管理工作的資料員， 對(duì)部門各種檔案進(jìn)行收集、 鑒定、整理、登記、編碼、立卷、歸檔管理。根據(jù)管理辦法定期將需歸檔文件交 企管部統(tǒng)一立卷歸檔，任何部門和個(gè)人不得自行留存。2.4 檔案管理的職責(zé)2.4.1 負(fù)責(zé)公司文件材料的形成、積累、保管和整理、立卷歸檔工作，保證歸檔 文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.4.2 堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)公司不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目， 合理分類存放，便于利用和歸檔。2.4.3 歸檔案卷做到頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。2.4.4 保管

3、好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。2.4.5 按要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應(yīng)要求快速、確保檔準(zhǔn)確地查詢所需檔案。隨公司業(yè)務(wù)的開展，經(jīng)驗(yàn)的積累，企管部應(yīng)逐步完善檔案管理制度， 案安全和方便利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化。3 檔案管理的范圍3.1 本規(guī)定所稱的檔案范圍：是指在過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、 公務(wù)往來等活動(dòng)中直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各類文 件材料（包括文書、圖表、賬冊(cè)、憑證、技術(shù)資料、電子文檔、聲像、膠卷、實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄） 。3.1.1公司會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議。3.1.2各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議的會(huì)

4、議記錄、會(huì)議紀(jì)要。123.1.33.1.4各項(xiàng)規(guī)章制度。3.1.5向上級(jí)請(qǐng)示的文件以及上級(jí)批復(fù)的各類文件。3.1.6各種綜合的或?qū)ｎ}的可行性研究、考察等報(bào)告。3.1.7工程建設(shè)底圖、藍(lán)圖及文字材料。3.1.8經(jīng)批復(fù)的工程設(shè)計(jì)圖紙及文字材料。3.1.9各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。公司發(fā)出的各類工作計(jì)劃、 方案、安排、總結(jié)、匯報(bào)、 簡(jiǎn)報(bào)、通知等文件。3.1.10 宣傳或反映本公司重要活動(dòng)以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)的影像、音像資料。3.1.11 本公司獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品、牌匾，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和3.1.12外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)權(quán)利證明、憑證，各

5、種證明存根，各項(xiàng)許可證。3.1.13本公司編輯、出版的刊物。3.1.143.1.15有關(guān)單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。3.1.16銷售合同、營(yíng)銷計(jì)劃、宣傳廣告及銷售客戶資料。本公司招聘、試用、轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等各類人事資料。4 檔案的管理4.1 檔案質(zhì)量要求4.1.1 歸檔的檔案文件應(yīng)為原件。4.1.2 歸檔文件的內(nèi)容及深度必須符合國(guó)家法律、法規(guī)以及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī) 程的規(guī)定。4.1.3 檔案的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.1.4 檔案應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。4.1.5 檔案的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌性大、 耐久性強(qiáng)的紙張。 圖紙一般采 用藍(lán)曬圖 ,竣工圖應(yīng)

6、是新藍(lán)圖 ;采用計(jì)算機(jī)出圖必須清晰 ,不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。4.1.6檔案文字材料的幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297 mmX 210 mm);圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，折疊成 A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。4.1.7 歸檔文件采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、園珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。4.2 檔案立卷的原則和方法4.2.1 立卷應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系， 便于檔案的保管和利用。4.2.2 以文體特征為主，立小卷，一案一卷；企業(yè)行政類年初立前一年的卷，預(yù) 立當(dāng)年的卷； 工程類按單位工程組卷，公用部分注明保存處，竣工

7、后移交企管部 立卷歸檔。4.2.3 各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作， 并在事件結(jié)束后的次年初或 在每月初第一周將歸檔的預(yù)立卷的文件整理移交企管部保管， 任何人不得據(jù)為己 有，不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許復(fù)印或影印件留存。4.2.4 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主， 根據(jù)文件形成的特點(diǎn)， 保持文件間的歷 史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值， 使案卷能正確反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況和面貌。4.2.5 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題， 做到查找方便。4.2.6 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔 必須有原件，并保持其完好無損。4.2.7 聲像檔案

8、攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄 者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。4.3 卷內(nèi)檔案排列4.3.1 文字材料按事項(xiàng)、 專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印 本與定稿、主件與附件不能分開 , 并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后 , 印本在前、定稿在后 ,主件在前、 附件在后的順序排列； 圖紙按專業(yè)排列 ,同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷 , 文字材料排前、圖紙排后。4.3.2 專業(yè)順序，按土建、給排水、電氣、采暖、通風(fēng)與空調(diào)、設(shè)備、造價(jià)的順 序排列。4.4 檔案的借閱與復(fù)印4.4.1 經(jīng)授權(quán)審批人批準(zhǔn)后， 可辦理檔案調(diào)閱手續(xù)。 檔案調(diào)閱遵循

9、授權(quán)有限的原則：4.4.1.1總經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱公司所有檔案。4.4.1.2分管副總經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱分管工作的相關(guān)檔案。4.4.1.3部門經(jīng)理有權(quán)審批調(diào)閱本部門相關(guān)檔案。4.4.2 調(diào)閱檔案人如需外借檔案， 需在借閱登記表上簽字、注明歸還時(shí)間，并經(jīng) 授權(quán)簽字人審批后方可借出。到期后，由企管部負(fù)責(zé)催還。4.4.3 調(diào)閱者不得發(fā)生涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換等損壞檔案行為。4.4.4 確因工作需要復(fù)印、翻印檔案內(nèi)容的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可實(shí)施。4.4.5 原則上不允許外單位調(diào)閱檔案。 如確因工作需要調(diào)閱的， 調(diào)閱人必須持有 本單位介紹信，并報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱或復(fù)制。4.5 檔案的保密管理

10、4.5.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心， 加強(qiáng)保密意 識(shí)，雙方共同做好保密工作。4.5.2 檔案分一般檔案和機(jī)密級(jí)檔案兩類。4.5.3 機(jī)密級(jí)檔案只許在檔案室查閱， 不許帶離檔案室。機(jī)密檔案復(fù)制時(shí)， 需經(jīng) 總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5.4 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和企管部經(jīng)理鑒定解密， 對(duì)解密 檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。4.5.5 外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。4.5.6 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分， 直到依法追究刑事責(zé)任。4.5.7 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已

11、形成的文件材 料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng) 由企管部監(jiān)督辦理檔案交接之后，方能調(diào)離。4.6 檔案的整理和保管461檔案必須分門別類進(jìn)行系統(tǒng)整理，嚴(yán)格按照其自然形成規(guī)律和內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行裝訂、登記、排列、上架、入柜，按照檔案類別的編號(hào)及排列順序，建 立檔案管理臺(tái)帳。462檔案必須用科學(xué)的方法保管和保護(hù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命。463檔案存放要防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防日光直射、防污染，室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。4.6.4每年要進(jìn)行一次全面、徹底的清查整理工作，做到帳、卡、物相符，對(duì)破損、字跡褪色和載體變質(zhì)

12、的檔案及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。465認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。對(duì)檔案的收集、調(diào)借、利用、整理、鑒定、保管等情況要嚴(yán)格登記，所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。4.7公司員工有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，給予紀(jì)律、經(jīng)濟(jì)處理，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。4.7.1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案;4.7.2擅自向外界提供、摘抄、復(fù)印企業(yè)檔案;4.7.3涂改、偽造企業(yè)檔案;4.7.4未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者;4.7.5未辦手續(xù)借閱、外帶檔案者（對(duì)檔案管理者加重處罰）。本辦法監(jiān)督責(zé)任部門為企管部，第一責(zé)任人為公司各部門的檔案管理者 （資料員），第二責(zé)任人為企管部經(jīng)理或部門經(jīng)理。5檔案分類編號(hào) 5

13、.1行政管理類檔案篇企業(yè)管理檔案編號(hào)方案卷號(hào)文件分類序號(hào)歸檔文件名稱（子文件名稱）編號(hào)范圍第卷法律文書卷1企業(yè)經(jīng)營(yíng)證件法律-證件營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、 資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、 土地、用地規(guī)劃、工程 規(guī)劃等2與地方政府來往文書法律-政府政府各方來文3其他法律-其他第二合同卷1合作協(xié)議合同-協(xié)作合作協(xié)議等2資金借貸合同-資金銀行協(xié)議、合同等3工程施工合同合同-工程工程、采購、合作合同4采購合同合同-采購設(shè)備、材料采購合同5服務(wù)合同合同-服務(wù)監(jiān)理、咨詢、招標(biāo)代理、測(cè)量等服務(wù)合同6其他合同-其他第三制度會(huì)議（管 理文 件）1人事制度管理-人事人事、財(cái)務(wù)等管理制度2財(cái)務(wù)管理制度管理-財(cái)務(wù)3公司文件管理-會(huì)議

14、公司發(fā)文4公司會(huì)議及決議管理-文件公司會(huì)議紀(jì)要及形成決議5與中色科技來文管理-中色6其他管理-其他第 四 卷生產(chǎn)銷售1生產(chǎn)銷售圖紙、 數(shù)據(jù)及宣傳資 料銷售-宣傳2客戶資料銷售-業(yè)主3營(yíng)銷合同銷售-購貨4貸款有關(guān)資信文件銷售-資信5生產(chǎn)銷售簽收資料及計(jì)劃銷售-計(jì)劃6報(bào)表資料銷售-資料7其他銷售-其他第 五 卷財(cái)務(wù)管理1會(huì)計(jì)報(bào)表財(cái)務(wù)-報(bào)表月、季、年度財(cái)務(wù)報(bào)告2會(huì)計(jì)帳簿財(cái)務(wù)-賬薄總帳、明細(xì)帳、日記帳34會(huì)計(jì)憑證財(cái)務(wù)-憑證原始憑證、記帳憑證、匯總憑證其他財(cái)務(wù)-其他固定資產(chǎn)的新增、調(diào)撥編號(hào)方法:1） XX檔（固定編號(hào)）X （行政篇的第一個(gè)字母）XXX （卷號(hào)）-XXX（子文件號(hào)）-001 （文件順序號(hào)）

15、例：XX檔X法律-證件-001即行政篇法律文書卷項(xiàng)目報(bào)批證件中的第001號(hào)文件5.2工程類檔案篇工程類檔案歸檔編號(hào)方案卷號(hào)文件 分 類序號(hào)歸檔文件名稱（子文件名稱）編號(hào)第卷項(xiàng) 目 報(bào) 批 及 報(bào)1土地相關(guān)報(bào)批文件報(bào)建-土地2規(guī)劃相關(guān)報(bào)批文件報(bào)建-規(guī)劃345建委相關(guān)報(bào)批文件預(yù)售相關(guān)報(bào)批文件房產(chǎn)相關(guān)報(bào)批文件報(bào)建-建設(shè)報(bào)建-預(yù)售報(bào)建-房產(chǎn)建6其他第卷合 同 及 管 理7工程委托合同（含附加補(bǔ)充協(xié)議）合同-工程8施工承分包合同（含供貨、租賃安裝）合同-施工9設(shè)備材料訂貨采購合同合同-采購10工程設(shè)計(jì)變更/洽商單，技術(shù)核定單合同-變更11工程暫停令合同-暫停12工程復(fù)工報(bào)審表合同-復(fù)工13工程臨時(shí)延期審

16、批表合同-延期14經(jīng)濟(jì)洽商報(bào)審及簽認(rèn)合同-費(fèi)用15費(fèi)用索賠報(bào)告及審批合同-索賠16其它合同-其它第卷施工 準(zhǔn) 備 文 件17施組/方案及報(bào)審表準(zhǔn)文-方案18分包/供貨資質(zhì)材料準(zhǔn)文-分包19試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料準(zhǔn)文-試驗(yàn)20其它開工審批文件質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)準(zhǔn)文-其它第四卷質(zhì)量 控 制 文 件21材料/構(gòu)配件工程/設(shè)備報(bào)驗(yàn)單及臺(tái)賬質(zhì)量-材料22工程試驗(yàn)（見證試驗(yàn)）及臺(tái)賬質(zhì)量-試驗(yàn)23施工報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表質(zhì)量-報(bào)驗(yàn)24中間驗(yàn)收資料質(zhì)量-中驗(yàn)25設(shè)備安裝專項(xiàng)資料質(zhì)量-安裝26檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄及臺(tái)賬質(zhì)量-檢驗(yàn)批第四卷質(zhì)量 控 制 文 件27分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄及臺(tái)賬質(zhì)量-分項(xiàng)28分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄及臺(tái)賬質(zhì)量-分

17、部卷號(hào)文件 分 類序號(hào)歸檔文件名稱（子文件名稱）第四卷質(zhì)量 控 制 文 件29不合格項(xiàng)通知30質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見31竣工驗(yàn)收資料32其它第五卷進(jìn)度 控 制 文 件33工程開工審批表34年/月/周計(jì)劃審查意見35其它第六卷造 價(jià) 控 制 文 件36預(yù)付款報(bào)審與支付37月付款報(bào)審與支付38工程竣工決算審批意見書39工程量報(bào)審與簽認(rèn)40其它第七卷工 程 工 作 資 料41工程日記（盒裝）項(xiàng)資-日記42工程月報(bào)項(xiàng)資-月報(bào)43例會(huì)紀(jì)要項(xiàng)資-例會(huì)44專題會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)資-專題45工程師通知單（含回復(fù)）項(xiàng)資-通知46工作聯(lián)系單項(xiàng)資-聯(lián)系47工程備忘、來函項(xiàng)資-文函48收發(fā)文本（盒裝）項(xiàng)資-登記第七卷工 程 工 作 資 料49項(xiàng)目工作總結(jié)項(xiàng)資-總結(jié)項(xiàng)目工作總結(jié)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告專題總結(jié)50其它項(xiàng)資-其它第八卷設(shè)計(jì) 文 件51勘察/設(shè)計(jì)文件設(shè)文-設(shè)計(jì)52測(cè)量基礎(chǔ)資料設(shè)文-測(cè)量53設(shè)計(jì)交底/圖紙會(huì)審記錄設(shè)文-會(huì)審54其它設(shè)文-其它卷號(hào)文件 分 類序號(hào)歸檔文件名稱（子文件名稱）編號(hào)第九卷管 理 文 件55公司文件管文-公司56外來文件管文-外來57工程部文件管文-溝通58內(nèi)部文件管文-內(nèi)部59其它管文-其它第十卷安 全 管 理60安全監(jiān)理細(xì)則安全-細(xì)則61安全管