合作辦會流程及注意事項(xiàng)

1、擬定會議流程安排擬定物料清單明確主辦方、協(xié)辦方、承辦方等各方職對外合作辦會運(yùn)作機(jī)制、流程圖示協(xié)商擬定會議主題再次確定參會領(lǐng)導(dǎo)嘉賓提前匯總主持詞、發(fā)安排會議食宿、交通會議當(dāng)天人員物料提前進(jìn)場準(zhǔn)備舉行會議媒體宣傳跟進(jìn)及效果評估、步驟解析一會議議題會議議題由主辦方與協(xié)辦方于會議正式舉行前共同商定，一經(jīng)確認(rèn)且相關(guān)資料交付印制后，如無必要不得隨意更 改。二確定參會人員、會議規(guī)模、會議時(shí)間、地點(diǎn)參會人員包括主辦、協(xié)辦方，支持單位可能邀請的領(lǐng)導(dǎo)、 嘉賓，如為培訓(xùn)會還包括參訓(xùn)人員的來源、數(shù)量，參與宣傳 報(bào)道的媒體，會務(wù)工作人員等，并根據(jù)出席領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓級別 和參會人員總?cè)藬?shù)，確定會議的檔次、規(guī)模，作為會議時(shí)間、

2、 地點(diǎn)的選擇依據(jù)。一般情況下，會議時(shí)間、地點(diǎn)由主辦方根 據(jù)參會人員實(shí)際情況來安排，如有必要，由主辦方設(shè)計(jì)多套 備選方案，再與協(xié)辦方商議后共同決定。三擬定會議流程安排、物料清單、會務(wù)工作崗位職 責(zé)一般情況下，由主辦方依據(jù)上述一二條內(nèi)容，擬定會議流程，并根據(jù)流程需要擬定物料清單，及會務(wù)工作 涉及崗位數(shù)量和每個(gè)崗位的人員需求、具體職責(zé)。流程擬定 后，可視協(xié)辦方要求共同商議，作出適當(dāng)調(diào)整。如遇雙方在 出席領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單，發(fā)言順序，主持人等關(guān)鍵環(huán)節(jié)上有變 化，必須及時(shí)溝通反應(yīng)，務(wù)必確保各方所知流程保持一致。 會議正式舉行前一天最終確認(rèn)流程，并交付印制會議議程單， 如在此后出現(xiàn)變動，原那么上不再在議程單上

3、做出修改。四明確主辦方、協(xié)辦方、承辦方等各方職責(zé)物料清單和會務(wù)工作崗位職責(zé)確定后，主辦、協(xié)辦、承辦各方根據(jù)自身實(shí)際情況認(rèn)領(lǐng)物料籌備和人員安排任務(wù)。 般情況下，物料及人員由主辦方統(tǒng)一安排，如需額外支援， 那么由協(xié)辦、承辦等單位明確聯(lián)絡(luò)責(zé)任人，與主辦方聯(lián)絡(luò)責(zé)任 人對接，由主辦方統(tǒng)一驗(yàn)收物料籌備情況和人員崗位分配， 協(xié)調(diào)配合完成任務(wù)。五召開會務(wù)培訓(xùn)會在會議召開前三到五天，至少組織一次會務(wù)工作人員集 中培訓(xùn)會，由主辦方負(fù)責(zé)向參與會務(wù)工作的各方全體人員系 統(tǒng)講解會務(wù)工作各崗位職責(zé)和工作要求。原那么上工作人員均 要到場，特殊情況下，每一崗位的負(fù)責(zé)人必須到場，會后再 組織小組成員進(jìn)行轉(zhuǎn)培訓(xùn)，務(wù)必確保全體會務(wù)

4、工作人員明確 自身職責(zé)和工作要求。條件允許情況下，各方可就物料籌備 和人員安排進(jìn)行屢次溝通，靈活方式和時(shí)間，確保至少在會 前一天所有物料和人員安排到位。六再次確定參會領(lǐng)導(dǎo)嘉賓；提前匯總主持詞、發(fā)言 稿等材料；撰寫新聞通稿并聯(lián)系媒體記者至少在會議正式舉行前兩天，由主辦方再次向參會各方 確認(rèn)出席領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單，明確發(fā)言順序。主辦方負(fù)責(zé)宣傳 的人員提前匯總主持詞、發(fā)言稿等相關(guān)文字材料，并依據(jù)上 述材料和會議流程撰寫新聞通稿。新聞通稿完成后，由主辦 方宣傳負(fù)責(zé)人審核，通過后假設(shè)協(xié)辦、承辦方提出要求，也可 參閱并提出適當(dāng)?shù)男薷囊庖?，由主辦方視情況做出修改。主辦方至少在會議前兩天聯(lián)系合作媒體，確定會議 場

5、采訪的編輯記者人數(shù)、名稱、聯(lián)系方式。如協(xié)辦、承辦等 各方也有合作媒體可進(jìn)行宣傳，那么參考主辦方已邀請媒體名 單再適當(dāng)邀請其他媒體，并在確定到場媒體編輯記者人數(shù)、 名稱、聯(lián)系方式后，至少提前一天報(bào)主辦方知曉， 統(tǒng)一安排 會議正式舉行以前，原那么上參會各方不得以任何形式、渠道向任何媒體、自媒體平臺發(fā)送新聞通稿。須在會議結(jié)束 當(dāng)天，主辦方宣傳人員根據(jù)會議實(shí)際情況對新聞通稿進(jìn)行完 善修改后，再配會議現(xiàn)場圖片發(fā)送給媒體。如會后新聞宣傳 中出現(xiàn)文圖不合實(shí)際情況，并造成負(fù)面影響的，由相關(guān)方面 和具體負(fù)責(zé)人承當(dāng)相應(yīng)后果。七安排會議食宿、交通等；會場布置及設(shè)備調(diào)試 主辦方至少在會議正式舉行前一天，根據(jù)參會領(lǐng)導(dǎo)、

6、嘉賓、參訓(xùn)人員的用餐、住宿、交通等需求，安排相應(yīng)的餐飲、 住宿地點(diǎn)，視情況配備相應(yīng)交通工具，明確線路指引圖示和 引導(dǎo)人員。主辦方及參與會務(wù)工作的各方人員至少提前一天到會 場踩點(diǎn)，做好相關(guān)設(shè)施、設(shè)備的安裝調(diào)試工作，明確各崗位 人員站位、走位，依據(jù)流程進(jìn)行預(yù)演排練，確保各個(gè)環(huán)節(jié)順 暢銜接，各處設(shè)施準(zhǔn)確安放，各項(xiàng)設(shè)備運(yùn)行正常。八會議當(dāng)天人員物料提前進(jìn)場準(zhǔn)備會議正式舉行前一天，由主辦方統(tǒng)一聚集各方籌備的物 料，并在會議當(dāng)天至少于會前兩小時(shí)運(yùn)抵會場。全體會務(wù)工作人員至少在會議簽到前一小時(shí)抵達(dá)現(xiàn)場，做好相應(yīng)準(zhǔn)備。九舉行會議會議正式舉行的過程中，各崗位人員必須履職盡責(zé)，按 照事先培訓(xùn)的要求，完成好各自工作，自覺維護(hù)主辦、協(xié)辦、 承辦各方公眾形象。如遇特殊情況，服從主辦方統(tǒng)一安排調(diào) 配，靈活調(diào)整，確保會程順利完成。十媒體宣傳跟進(jìn)及效果評估會議舉行完畢當(dāng)天，主辦方宣傳工作人員將新聞通稿修 改完善后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核，通過后以圖文形式發(fā)送給各媒體記者， 并且跟蹤各個(gè)平臺的報(bào)道情況，搜集整理后發(fā)送至參會各方。 同時(shí)，須同步完成自媒體推廣，確保會議當(dāng)天及時(shí)