精品資料（2021-2022年收藏的）第四屆世界中醫(yī)藥教育大會接待方案

1、第四屆世界中醫(yī)藥教育大會接待方案（初稿）第一部分 會議前工作安排方案一、嘉賓1.嘉賓邀請我們會在會議開始前10天聯(lián)系宣傳部制作邀請函，在活動開始前一周送至校、院相關領導處，同時送至我校其他院系學生工作負責人處。外校嘉賓發(fā)送電子版邀請函。2.嘉賓日程安排確認 相關工作人員在會議舉辦前一天與對方相關負責人確認嘉賓在當天具體什么時間會到，以便我們安排禮儀到時引領嘉賓。二、住宿安排1.酒店地點：華工大學城中心酒店（廣東省廣州市番禺區(qū)大學城東二路510006）2.費用：標準單人房 368/day 標準雙人房 368/day3. 預算到場人數(shù)：組織委員會：32人 學術委員會：43人（共75人）4.計算實踐

2、簽到的人數(shù)，這一數(shù)字對比精確，是最終落實房間和床位的依據(jù)。住宿人數(shù)應當含需求住宿的記者、與會者的隨行人員以及會務工作人員；5.預定若干會客廳，預定巨細適中的會議室；6.與會者簽到時分發(fā)房間鑰匙并由效勞人員引導進入房間。7.了解嘉賓們的飲食習慣，安排餐飲的時候多加注意；8.根據(jù)回執(zhí)上的信息意愿，訂房人的姓名，抵達日期，安排房間。安排雙人房間時注意嘉賓的身份級別。三、接送工作1.事前準備：（1）根據(jù)回執(zhí)，將與會嘉賓根據(jù)到達地點以及到達時間進行分類，確認需要接送的嘉賓人數(shù)；（2）事前聯(lián)系廣東省中旅汽車股份有限公司（聯(lián)系方式，根據(jù)回執(zhí)統(tǒng)計各站到達人數(shù)，租賃相應數(shù)量、規(guī)格的大巴

3、，租期為11月1922日；（3）組建接待隊伍，分為指揮人員、確認航班、車次人員與到場接送人員；2.接送工作：（1）確認航班、車次人員要事先進行航班車次確認，并做好跟航、跟車工作，并反饋給到場接送人員；（2）到場接送人員根據(jù)所得反饋，在航班與車次到達前1小時到場接機.接車，并將到達嘉賓接至休息室休息；（3）安排車次，分別在12:00、17:00、23:00三個時間段將到達嘉賓接至華工大酒店（如有晚點、或是航班車次不在接送時間段內(nèi)，再另行安排私家車接送）；（4）指揮人員要做好到達嘉賓記錄工作，并逐一清點人數(shù)，如有未到達的嘉賓要進行確認，并做好應變；（5）待嘉賓到達華工大酒店后，做好房間分配，并進行

4、相關食宿安排；11月20日在18:30集合在華工大酒店入住的嘉賓，并用車接至報到處報到；11月21日 于早上8:30集合嘉賓，并用車接至會場；于會議結束后用車接嘉賓返回酒店；11月22日 于早上8:30集合嘉賓，并用車接至集合地點，并隨車載去考察地點；于下午將嘉賓送至車站或機場，接待人員隨同到場送行；四、會場布置1.會場布置要求（1）物品：大廳電子屏幕、指示牌、會議條幅電腦、投影儀、幕布、礦泉水、水果、濕巾、煙灰缸、抽紙、簽到簿；（2）氛圍營造：注意燈光顏色對會場的影響；（3）其它要求：會議室要干凈整潔。2.會場布置（1）設計會場座位格局：會場總體座位格局的類型和主席臺座位格局；（2）排列座位

5、與劃分座區(qū)：按照嘉賓和參加會議的人員進行座位的安排；（3）會場裝飾：會標、會徽；花飾、燈光；會場整體色彩與色調(diào)；（4）會場指示標志：桌簽、指示牌、座次圖。五、購置物品1.專車，校園專車，校園指示牌及志愿者2. 裝飾會議室盆栽鮮花等3. 玻璃杯飲茶、飲水機及5-8箱純凈水4. 歡迎橫幅5. 會議邀請函6. 嘉賓名牌7. 投影儀及其他會議設備8. 簽到簿第二部分 會議中工作安排方案會議日程日期會議進程時間會務組和禮儀安保組11月20日報到注冊7:00-17:002名禮儀在華工酒店門口負責接待與會人員2名禮儀在華工酒店大廳內(nèi)設置的報到注冊處負責到會人員的報到。2名保安在華工酒店大堂簽到處值班接待與會

6、人員到會議現(xiàn)場17:00-18:30于報到處的4名禮儀隨車到會議現(xiàn)場并負責引導與會人員。于報到處的2名保安隨車到會議現(xiàn)場。會議簽到18:30-19:002名禮儀小姐A,B需提前20分鐘在會議廳門口執(zhí)勤，負責指引到會人員簽到2名會務組成員提前20分鐘到簽到處執(zhí)勤，負責到會人員的簽到2名禮儀小姐C,D需提前40分鐘在簽到處執(zhí)勤，負責指引到會人員到其座位就坐安保人員安排：停車場3個；各出口2個，共6個；監(jiān)控2個；場外巡邏2個，會場內(nèi)維持秩序7個。世界中聯(lián)教育指導委員會工作會19:00-21:30會議前5分鐘，會務組向到會人員介紹儀器的使用方法，力求簡便易懂，會議后有義務幫忙拷貝電子文件到有需要的人的

7、U盤離會議開始前5分鐘，禮儀小姐C,D需確保指引完參會人員按照安排好的位置就坐 在會議中，禮儀小姐需遞水、遞水果，帶領有需要的人去洗手間如有人病倒，禮儀小姐需協(xié)助醫(yī)療人員進行處理禮儀小姐在會中應密切關注參會人員，滿足其需求，當其姓名牌掉落時，需及時幫其撿起，當水掉落在地時，需及時更換水，當茶水不小心弄濕資料時，需及時清理桌面并更換資料當需贈送紀念品時，禮儀小姐E,F負責遞送紀念品會中如有回答疑問環(huán)節(jié)，禮儀小姐負責遞麥克風會議結束21:30-22:00會議結束后，禮儀小姐和接待組人員負責回收坐席牌、指引牌、工作人員的工作證、禮品鮮花茶水、溫馨提示牌等會議用品；會務組成員負責清理會議文件、回收有關

8、文件資料、整理會議紀要、主卷歸檔等文書整理工作；2名禮儀隨車送與會人員回華工酒店。4名安保人員隨車送與會人員回華工酒店休息11月21日會前準備7:00-8:004名在華工酒店大堂負責引導與會人員坐車并隨車到國際會議廳2名安保人員隨車引導與會人員到會議現(xiàn)場迎接并簽到8:00-8：302名禮儀小姐A,B需提前20分鐘在會議廳門口執(zhí)勤，負責指引到會人員簽到2名會務組成員提前20分鐘到簽到處執(zhí)勤，負責到會人員的簽到2名禮儀小姐C,D需提前40分鐘在簽到處執(zhí)勤，負責指引到會人員到其座位就坐安保人員安排：停車場3個；各出口2個，共6個；監(jiān)控2個；場外巡邏2個，會場內(nèi)維持秩序7個。開幕式、特別演講8:30-

9、11:30會議前5分鐘，會務組向到會人員介紹儀器的使用方法，力求簡便易懂，會議后有義務幫忙拷貝電子文件到有需要的人的U盤離會議開始前5分鐘，禮儀小姐C,D需確保指引完參會人員按照安排好的位置就坐 在會議中，禮儀小姐需遞水、遞水果，帶領有需要的人去洗手間如有人病倒，禮儀小姐需協(xié)助醫(yī)療人員進行處理禮儀小姐在會中應密切關注參會人員，滿足其需求，當其姓名牌掉落時，需及時幫其撿起，當水掉落在地時，需及時更換水，當茶水不小心弄濕資料時，需及時清理桌面并更換資料當需贈送紀念品時，禮儀小姐E,F負責遞送紀念品會中如有回答疑問環(huán)節(jié)，禮儀小姐負責遞麥克風休息時間11:30-13:302名禮儀隨車送與會人員回華工酒

10、店休息用餐會議結束后，禮儀小姐和接待組人員負責回收坐席牌、指引牌、工作人員的工作證、禮品鮮花茶水、溫馨提示牌等會議用品；會務組成員負責清理會議文件、回收有關文件資料、整理會議紀要、主卷歸檔等文書整理工作；2名安保人員隨車送與會人員回華工酒店。會前準備13:30-14:004名在華工酒店大堂負責引導與會人員坐車并隨車到國際會議廳2名安保人員隨車引導與會人員到會議現(xiàn)場分會場交流14:00-17:30會議前5分鐘，會務組向到會人員介紹儀器的使用方法，力求簡便易懂，會議后有義務幫忙拷貝電子文件到有需要的人的U盤離會議開始前5分鐘，禮儀小姐C,D需確保指引完參會人員按照安排好的位置就坐 在會議中，禮儀小

11、姐需遞水、遞水果，帶領有需要的人去洗手間如有人病倒，禮儀小姐需協(xié)助醫(yī)療人員進行處理禮儀小姐在會中應密切關注參會人員，滿足其需求，當其姓名牌掉落時，需及時幫其撿起，當水掉落在地時，需及時更換水，當茶水不小心弄濕資料時，需及時清理桌面并更換資料當需贈送紀念品時，禮儀小姐E,F負責遞送紀念品會中如有回答疑問環(huán)節(jié)，禮儀小姐負責遞麥克風安保人員安排：停車場3個；各出口2個，共6個；監(jiān)控2個；場外巡邏2個，會場內(nèi)維持秩序7個。會議結束送與會人員參加晚宴17:30-18:30會議結束后，禮儀小姐和接待組人員負責回收坐席牌、指引牌、工作人員的工作證、禮品鮮花茶水、溫馨提示牌等會議用品；會務組成員負責清理會議文

12、件、回收有關文件資料、整理會議紀要、主卷歸檔等文書整理工作；2名禮儀隨車送與會人員回華工酒店。大會晚宴19:00-21:0011月22日學術考察全天2名禮儀小姐需提前30分鐘到華工酒店，負責引導參加考察的與會人員集中。每個考察點需各配2名禮儀小姐負責指引接待每個考察點安排5名安保人員隨行。負責考察人員安全。注：會中組所負責工作為11月20日到11月22日三天會議期間的會務工作。以下是會議日程和禮儀會務和安保組的工作。晚宴安排、學術考察、會議現(xiàn)場電子設備、會議記錄、人員招聘、緊急預案等工作附于會議日程后。禮儀會務組：龐程、陳彩萍；安保組：陳智煒、吳詩敏；電子設備：何鳳怡、黃川芩；晚宴安排：李煒；

13、學術考察：蔡馥蔓；會議記錄：聶千鈞；會議策劃整合撰寫：聶千鈞電子設備部分1 電子設備由展覽公司和燈光音響視頻公司工作人員配合負責，會議開始前20天跟相關公司簽訂協(xié)議。電子設備清單：編號品 名品 牌型 號參 數(shù)數(shù)量1桌面插座12攝像頭3DVD14投影機優(yōu)派PJD52113000流明，1024*768，2800：1，2.3KG1臺5幕布紅葉120寸電動幕布1副6電動吊架奧星15米行程電動遙控吊架1副7電腦組裝顯示器：冠捷19寸 CPU：英特爾E3400 主板：華碩P5G41 硬盤：希捷500G 內(nèi)存：金士頓2G 光驅(qū)：三星DVD16X 機箱電源：技展+額定300W電源 鍵鼠：光電套 1臺8擴聲音箱

14、SANDYF-12低頻范圍：56Hz(-10dB)單位配置：低音1x10(250mm)/2.5(63mm)高音1x1(25mm)功率：200W（承受）匹配功率放大器：300-400W靈敏度：96dB最大聲壓：119dB(正常）125dB(峰值）阻抗：8覆蓋角度（-6dB):90Hx50V分頻：2KHz格：351MM(W)x500MM(H)x317MM(D)2只9調(diào)音臺110功放SANDYH-500輸入阻抗：20k頻率響應：5Hz-50KHz總諧波失真20Hz-20KHz(8):0.05%轉(zhuǎn)換速度：40V/usec信噪比：103dB阻尼系數(shù)（8）：400，輸出功率（8）：2x250W1臺11無線

15、麥克風RGEV-200一托二無線手持麥克風（或小蜜蜂）1套12有線話筒三鷹470鵝頸，有線4套13電源控制器214投影機215電動屏幕216講臺JP-9800長1400*寬720*高800色澤：豐田白鋼板：國標一級冷軋鋼板產(chǎn)品特點：1、采用冷扎鋼板制成全封閉焊接機構平滑圓弧過渡邊角處理，細縫接合均勻，邊角圓弧過渡。顯示器防護玻璃帶密封橡膠嵌條。2.講臺柜門采用左右推拉形式，節(jié)約空間，方便使用。3.中控獨立安裝設計，臺面采用上翻式， 4.視頻展示臺置于講臺右面,獨立空間.1個17輔材及安裝包括音箱線，連接線及插件，安裝輔材等1批細節(jié)事項：2 主持人、音樂（1-2人）3 職能職責：密切配合會務，講

16、師及主持人的工作。4 1、上課前定要把音響及麥克風、電腦音頻、視頻、投影儀、燈光測試完善。5 2、上課要用的CD及相關物件，提前整理好清單，準備完善。并與會務總監(jiān)及主持人確認音樂流程。6 3、舞蹈或破冰音樂的銜接：（1）不能中斷；（2）由慢到快，不能快變慢；（3）不放太輕柔容易讓人睡覺的音樂；7 4、寫功課/課程中放一些輕松的音樂，或根據(jù)老師要求播放；8 5、隨時注意課間麥克風聲音是否正常，電腦音頻及視頻是否正常。1 燈光、空調(diào)：（1人）2 1、根據(jù)舞臺需要進行燈光亮度的調(diào)控，投影幕字幕是否清晰，光亮強弱的控制。3 2、對場內(nèi)空氣及溫度的調(diào)控，與全場工作人員接洽，清楚知道燈光、空調(diào)開關的位置及

17、使用方法，隨時注意大部分學員的反應，以便及時作出相應的調(diào)整。4 3、與會場工作人員建立良好的溝通，特別是會場音控師。5 跑麥：（2人）6 1、跑麥人員須負責所在崗位附近的守門及站位工作，服務場內(nèi)就近學員；7 2、前排兩位跑麥人員需兼守舞臺，未經(jīng)老師許可麥克風不可隨便給學員；8 3、站姿挺拔、微笑自然、跑麥時須彎腰迅速把麥克風標準的送到指定的學員手中。會議晚宴安排9 地點：華南理工大酒店宴會廳10 菜品：中西結合自助餐11 具體安排：18：30開始入場，19:00兩位主持人林輝（廣州中醫(yī)藥大學校長辦公室主任，中文主持）以及蘇紅（廣州中醫(yī)藥大學外國語學院院長，英文主持）開場致辭，廣州中醫(yī)藥大學國際

18、交流合作處處長游江女士代表發(fā)言宣布晚宴開始。20:30主持人上臺暖場，會議執(zhí)行主席王省良教授結場致辭。21:00主持人宣布晚宴結束，安排參會人員離席。附件一主持人主持稿開場白（男）尊敬的各位領導、各位來賓，大家晚上好?。ㄅ〥istinguished ladies and gentlemen, good evening! （男）歡迎來到第四屆世界中醫(yī)藥教育大會的晚宴現(xiàn)場，我是主持人林輝。非常榮幸今天能和廣州中醫(yī)藥大學外國語學院院長蘇紅女士一起主持今晚的盛宴。在此對各位的到來表示最誠摯的歡迎和衷心的謝意，感謝各位！（女）Welcome to the fourth world conference

19、 on education of Chinese medicine dinner scene, he is the host Lin Hui, I am the host Su Hong. Today very honored to and guangzhou university of Chinese medicine, the principals office director Mr Lin Hui along the feast tonight. On arrival in the most sincere welcome and heartfelt thanks, thank you

20、! （男）秋風送爽、丹桂飄香、名流航母、揚帆起航。今天，2015年11月21日，在這個喜慶的日子里，第四屆世界中醫(yī)藥教育大會成功舉辦?。ㄅ㏕oday, on November 21, 2015 in this festive day, the fourth world conference on education of Chinese medicine held successfully! （男）作為一名參會人員，此時此刻我的心情無比激動，能夠與大家進行學術交流，我感到十分榮幸！現(xiàn)在，讓我們以最熱烈的掌聲歡迎廣州中醫(yī)藥大學國際交流合作處處長游江女士登臺致辭！ （女）As one of th

21、e participants, at this moment I feel very excited, can carry on the academic exchanges with all of you, I feel very honored to! Now, let us take the warmest applause to welcome guangzhou university of Chinese medicine international exchange cooperation director Mr You Jiang delivered a speech on th

22、e stage! （男）感謝游江女士的精彩發(fā)言！下面我宣布，第四屆世界中醫(yī)藥教育大會晚宴正式開始！希望大家享受美食，盡情交流?。ㄅ㏕hanks to Mr Yous wonderful speech! Now, I announced the official start of the fourth world conference on education of Chinese medicine dinner! Hope you enjoy the food, and communication!結束語（男）難忘今宵，雖然我們無法阻攔時間的流逝，但是我們可以主宰自己的心情，快樂的時間雖然短

23、暫，但明天的生活將更加精彩！（女）Unforgettable tonight, although we cant obstruct the passage of time, but we can dominate oneself mood, happy time although short, but tomorrow will be even more wonderful life! （男）此時此刻，我們的會議執(zhí)行主席王省良教授也是百感交集，相信他心里也有很多話想對各位來賓說，讓我們用最熱烈的掌聲有請王省良教授致辭?。ㄅ〢t this moment, our executive chair

24、man of the meeting professor Wang shengliang was mixed feelings, I believe he also has a lot of words want to say to the guests, let us use the most warm applause please welcome professor Wang speech! （男）感謝王省良教授振奮人心的發(fā)言，讓我們共同期待世界中醫(yī)藥教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展?。ㄅ㏕hank professor Wang province good inspiring speech, let

25、 us together look forward to the vigorous development of the cause of world education of Chinese medicine!（男）現(xiàn)在，我宣布第四屆世界中醫(yī)藥教育大會晚宴圓滿結束，祝大家萬事如意，心想事成！（女）Now, I announced that the end of the fourth world conference on education of Chinese medicine dinner, wish everyone all the best, horse! 學術考察工作安排（具體時間

26、安排見表格）1、時間：11月22日12 2、地點：國際中醫(yī)藥轉(zhuǎn)化醫(yī)學研究所、華南針灸研究中心、廣東中醫(yī)藥博物館、廣東省中醫(yī)院13 3、人員：以回執(zhí)為準，統(tǒng)計參加人數(shù)14 4、內(nèi)容：參與學術考察者到目的地進行學術考察15 5、準備工作：16 （1）聯(lián)系出租車公司，租一輛大巴，用做出行交通工具。17 （2）在車上備4箱礦泉水。18 （3）在車上備一個應急藥箱。19 （4）提前與考察地負責人聯(lián)系，告知考察時間，并請各個考察地負責人安排相應的講解人員陪同考察。20 （5）提前一天與廣中醫(yī)一飯3樓工作人聯(lián)系，安排午餐地點，確認當天12:30能用餐。21 （6）提前一天與華工大學城酒店工作人員聯(lián)系，安排晚

27、餐地點，確認當天18:00能入座。會議記錄22 目的：會議記錄旨在保存本次大會珍貴的信息，包括文字、影像、圖片、音頻等等。另會議成果得以保存，方便查閱。23 工作內(nèi)容：負責會議期間包括會前迎接和最后的恭送與會人員這段時間內(nèi)的拍照、錄像、錄音、稿件撰寫等等。24 工作人員：雇用專業(yè)媒體工作者5名，分別是攝影師2名跟隨全程跟隨與會人員拍照。1名攝影師現(xiàn)場錄像。2名文員進行錄音和稿件的撰寫（文員可由主辦方指定）。人員招聘25 一、招聘20個保安 26 要求：1、18至28歲的男性；27 2、身高173cm及以上，五官端正（要求身高差不多）； 28 3、身體健康，品行良好，無犯罪記錄；29 4、高中文

28、化程度以上30 5、能熟練使用普通話和粵語與人交流，無口吃31 6、能聽從指揮和安排32 7、有相關工作經(jīng)驗者優(yōu)先33 工作時間：11.19崗前培訓；11.2011.22 負責會場安保工作；兩班倒，早上7點，下午2點交接班34 工作內(nèi)容：1、會議進行期間維持秩序，保證會議順利進行35 2、熟悉參會人員身份，杜絕無關人士入場36 3、必須熟悉會場布置結構以便遇到緊急情況時能即使疏散人員。37 薪酬：一小時15塊38 二、崗前培訓39 1、基本禮貌，禮儀培訓40 2、紀律培訓41 3、站姿培訓42 三、服裝、裝備43 統(tǒng)一服飾20套，配備20臺對講機，防爆盾2個，鋼叉2只，警棍20條應急預案1、

29、現(xiàn)場所有AV設備（包括筆記本電腦）均需在活動進場前、進場后多次進行檢查，以確保所有設備的良好運轉(zhuǎn)。2、 活動進行中對所有文件同時在兩臺電腦上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可以切換另一部。3、 確保場地電力資源安全。4、 如工作人員在沒有預先告知情況下缺席要合理機動安排工作人員（禮儀、保安、攝影師等）5、 如現(xiàn)場發(fā)生火災等意外事故，所有工作人員必須全力協(xié)助安保人員進行疏散。第三部分 會議后工作安排方案一、工作分工安排工作內(nèi)容時間負責人員會后引導11月22日16:30藍碧霞、梁國治場地整理11月22日16:30黃正有住宿安排11月20日前確定張道森、陳新亮返程安排11月20日前確定黃婷芳贈送紀念品

30、11月22日前林淑玲、譚勻華電子的回執(zhí)回收與感謝信回復11月22日林淑玲會議后工作統(tǒng)籌與會后總結11月22日葉慧妃附件黃婷芳二、具體工作要求（一）會后引導工作人員：藍碧霞、梁國治工作內(nèi)容：穿著整齊、熱情大方，并在會議結束前30分鐘就位。引導流程：1、 對于特殊情況在會議結束前離開會場的參會人員，應主動上前詢問情況，并引導至休息室或候車地，并與返程安排的工作人員做好交接。2、 會議結束后，引導參會人員有序走出會場，引導人員應走在前方開門并一手扶定門把，然后另一手作“請”手勢，同時口說“請”。3、 待參會人員走出會場，引導人員應在走道外側(cè)前方引導，且應不時回頭照顧客人并說“請”。 在引導過程中也可

31、跟客人講明即將乘坐電梯到一樓，并將前往休息室或候車區(qū)域。4、 在電梯口應先按“開”按鈕，讓客人先進；進去后在功能區(qū)操作電梯，到達一樓后應先請客人先出，然后自己快步上前引導。5、 到達候車區(qū)域或休息室后，與返程安排的工作人員做好交接。（2） 場地整理工作人員：黃正有工作內(nèi)容：1、16:30會議結束后，等待參會人員離開會場，通知場地整理人員到場集合，按 職能分組。2、在16:40時，整理人員首先應該收拾清理會議桌上的文件，會議文件除了 正式印發(fā)的以外，多屬草稿性質(zhì)或參看性質(zhì)，并帶有保密性，所以大都會議的文件在會后應收回，不宜長期存放在自己手里，防止丟失泄密。參看、學習的文件應收齊、歸檔，拋棄的文書

32、應收回，用碎紙機銷毀，不留紙屑于會場，這樣可防止泄密。3、16:50時，設備組工作人員關閉多媒體及音響設備，將租賃或借用的設備及器材及時交還給租賃或借用單位，防止弄壞、弄丟。假設設備及器材不能及時交還，大概將其鎖進庫房，并安排專人保管。4、17:00時搬運組吊銷撤下會場的暫時安置（如會標、彩旗、盆景等），會標和彩旗應放回保管處并做好登記，將盆景清點裝車送回租賃處。5、17:20時，開始整理桌椅，全部用具、用品要清點、歸好，搬動過的椅要恢復原樣。6、17:30時清潔組清掃會場，檫洗桌椅及窗臺，分類回收處理垃圾。7、18:00時檢查驗收會場整理情況，鎖閉門窗。（3） 住宿安排工作人員：張道森、陳新

33、亮工作內(nèi)容：地點：華工大學城中心酒店（廣東省廣州市番禺區(qū)大學城東二路510006）1、收集信息收集會議前參會人員的參會回執(zhí)，統(tǒng)計參會人員住宿信息（標準單人房/標準雙人房）制定住宿表格：住宿表格的內(nèi)容：1主辦單位名稱 2會議名稱3會議日期4會議地點5收件截止日期6飯店的地理位置圖7注明項目：(1)選擇飯店偏好(2)哪種類型房間(3)訂房人名字(4)抵達日期時間(5)離開日期8注明什么時候由誰寄發(fā)確認函9填寫名字、地址、電話以便寄確認函10為了避免誤解，如果在表格中沒有注明房間類型時，提供住宿資料(1) 標準單人房：一個人住，一張床(2) 標準雙人房：兩個人住，兩張床2、預定房間根據(jù)統(tǒng)計信息，提前

34、一個星期即11月13日向華工大學城中心酒店預定11月20日到11月22日會議期間所需房間3、確認11月14日，制定好參會人員住宿安排表，某人對應某房間，通知與會者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，最好收到住宿資料時立即寄發(fā)收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發(fā)確認函。為了減少不必要的電話，注明在收到住宿表格后3天內(nèi)回復。4、會議期間住宿11月20日與會者報道注冊時，按照住宿安排表給各與會者分發(fā)房卡，與會者在酒店工作人員的指引下各自回到房間休息，會議期間，休息時間，與會者自行回到各自房間休息五、會議后住宿11月22日，會議結束，當天離開的與會者回交房卡，23日離開的與會者，當天回交房卡，由接待人員

35、接送到車站或飛機場。（4） 返程安排工作人員：黃婷芳工作內(nèi)容：1、會議基本信息：會議結束時間：11月22日16:30酒店地點：華工大學城中心酒店（廣東省廣州市番禺區(qū)大學城東二路 510006）退房時間：11月23日中午12點前2、返程工作流程安排時間工作安排備注10月8日前將返程情況調(diào)查表（附件一）、返程安排與建議（附件二）發(fā)給各位參會人員由于此表與回執(zhí)有重合部分，建議與參會回執(zhí)整合好后一起發(fā)10月13日再次發(fā)送郵件溫馨提醒參會人員提交會議回執(zhí)郵件語氣要簡潔大方謙虛溫婉。10月15日收集各位參會人員會議回執(zhí)，并填寫好返程情況匯總（附件三），作為存檔用。11月1日前依據(jù)返程情況匯總（附件三）統(tǒng)計

36、出所需送站的人數(shù)、巴士數(shù)和巴士出發(fā)時間，并填好附件二中的巴士出發(fā)表根據(jù)每個時間段不同的人數(shù)來選擇巴士的種類，人少的可以選擇小型商務車。11月1日-11月5日安排好所需的工作人員，并填寫好返程工作人員安排表（附件四）11月5日再次發(fā)郵件與各位參會人員確定所填回執(zhí)的信息是否有誤，是否需改動。11月10日前最終確定參會人員的各項信息，再次根據(jù)變動情況整理填寫好附件二（巴士出發(fā)表），并以電子郵件形式發(fā)送給各位參會人員。11月20日前準備各種物資：1、 打印附件二，將紙質(zhì)版在會議結束后分發(fā)給參會人員或者將紙質(zhì)版放入禮品袋中；2、打印好巴士所用的標志牌備好巴士司機或者公司的電話；3、 做一個“第四屆中醫(yī)藥

37、教育大會返程”的牌子；4、工作人員工作證2-3個。由于巴士安排表有發(fā)過電子版，到時不方便隨時查看，所以紙質(zhì)版分發(fā)更好更體貼。3、參考：附件一：返程情況調(diào)查表 附件二：返程方案安排與建議 附件三：返程情況匯總 附件四：返程工作人員安排表（5） 贈送紀念品工作人員：林淑玲、譚勻華工作內(nèi)容： 贈送紀念品環(huán)節(jié)涵括了解紀念品禁忌要求、紀念品選擇與訂購、紀念品的贈送三大方面。1、2015年11月10號：了解紀念品禁忌要求比如中醫(yī)藥大會中不能以國家規(guī)定保護動物的醫(yī)藥品作為禮品贈送，既違反了國家規(guī)定，又違背了大會“回歸自然”主題思想。2、2015年11月11號：紀念品選擇與訂購時間預算：紀念品的選擇與訂購一定

38、要在商務會議開始之前就準備妥當，如果是網(wǎng)購要確定禮品貨要對版，還要預算快遞的時間。考慮因素：從收禮人的特點、收禮人的喜好、送禮的目的、與收禮人的關系等多方面考慮。收禮人的特點：要考慮到對方的性別、婚姻狀況、教育背景、風俗習慣等。收禮人的喜好：禮品的贈送應盡量滿足收禮人的興趣與愛好。此次會議為中醫(yī)藥交流會議，可以從經(jīng)典的中醫(yī)藥學術書籍或具有中醫(yī)藥特色，如醫(yī)藥標本做成的紀念品等入手送禮的目的：應呼應會議主題，達到為促進中醫(yī)藥交流合作的目的或為其目的起間接輔導作用。與收禮人的關系：通常在商務場合中，商務禮品更要側(cè)重禮品的精神價值與紀念意義。如果是第一次贈送，特別是贈送外國嘉賓或友人時，可以從中國特色

39、的禮品下手，如中醫(yī)藥古籍典藏版、中醫(yī)藥標本等。確保禮品在11月20號之前順利采購完成。檢查禮品及其包裝是否完好。3、2015年11月22號 16：00-17：00：贈送紀念品22號為學術考察時間段，預計最后一站考察“廣東省中醫(yī)院考察”時間為16：00結束。考察結束后歡送的該段時間內(nèi)為紀念品贈送階段。并要注意以下幾點 配備專門的贈送紀念品的工作人員，達到以一對一效果，以防贈送有遺漏 贈送紀念品的工作人員應統(tǒng)一服裝、穿著得體，受過會前專業(yè)培訓 統(tǒng)一贈別話術：教授/領導，您好！我是本次交流會的工作人員，很榮幸能邀請到您參加此次會議，今天的考察您也辛苦了。這是我們此次會議特地為您準備的紀念品，麻煩您收

40、下以此做紀念。期待下次能繼續(xù)有機會能邀請到您。（六）電子的回執(zhí)回收與感謝信回復工作人員：林淑玲工作內(nèi)容：電子回執(zhí)的回收包括了回執(zhí)的制作、發(fā)送、提醒、回收等四部分。 1、2015年10月5號：制作回執(zhí)，檢查錯別字及所含信息是否完整，確定回執(zhí)終稿。 2、2015年10月6號：發(fā)送填寫回執(zhí)郵件通知，確保每一位與會嘉賓能夠收到（點擊郵件發(fā)送時的“閱讀回執(zhí)”即可知道收件人是否打開閱讀），郵件包含中英文回執(zhí)信息，具體事件說明等。具體說明話術：尊敬的教授，您好！歡迎您參加第四屆世界中醫(yī)藥教育大會，這是本次大會參與者所需信息回執(zhí)（見附件），麻煩您百忙之中抽空填寫并在2015年10月15日之前回復到郵箱rcb2

41、007，以便會務組協(xié)助安排會議食宿。感謝！ 3、2015年10月8號：溫馨提醒填寫回執(zhí)； 4、2015年10月10-15號：回收回執(zhí)，統(tǒng)計回收份數(shù)及具體信息，制成最終表格以便信息查詢。感謝信的制作包括了前期感謝信模板的確定、感謝信的打印、感謝信的具體與會嘉賓名字填寫、感謝信的遞交等。 （1）2015年10月5號：感謝信的制作，多次討論及修改，并確定感謝信終稿。如：感謝信尊敬的 教授：您好！非常感謝您百忙之中抽空參加第四屆世界中醫(yī)藥教育大會。此次大會由世界中醫(yī)藥學會聯(lián)合會主辦，廣州中醫(yī)藥大學、世界中醫(yī)藥學會聯(lián)合會教育指導委員會協(xié)辦，旨在促進國際中醫(yī)藥教育標準化與協(xié)調(diào)發(fā)展。感謝您的出席為世界中醫(yī)藥

42、教育發(fā)展大計提供中肯意見，您的寶貴意見為大會抹上一筆靚麗的色彩。期待在之后的大會上能繼續(xù)進一步探討與發(fā)展。 第四屆世界中醫(yī)藥教育大會2015年11月22號 （2）2015年10月15號：收到回執(zhí)之后確定與會嘉賓名單，打印感謝信，確定具體打印份額。 （3）2015年10月16號：，填寫感謝信，包括具體與會嘉賓的名字，右下角加蓋公章等。 （4）2015年11月22號 16：00-17：00：于贈送紀念品環(huán)節(jié)將感謝信一起遞送。具體要求同贈送紀念品環(huán)節(jié)：22號為學術考察時間段，預計最后一站考察“廣東省中醫(yī)院考察”時間為16：00結束?？疾旖Y束后歡送的該段時間內(nèi)為紀念品贈送階段。并要注意以下幾點配備專門

43、的贈送紀念品的工作人員，達到以一對一效果，以防贈送有遺漏贈送紀念品的工作人員應統(tǒng)一服裝、穿著得體，受過會前專業(yè)培訓統(tǒng)一贈別話術：教授/領導，您好！我是本次交流會的工作人員，很榮幸能邀請到您參加此次會議，今天的考察您也辛苦了。這是我們此次會議特地為您準備的紀念品，麻煩您收下以此做紀念。期待下次能繼續(xù)有機會能邀請到您。非常感謝！（7） 會議后工作統(tǒng)籌與會后總結工作人員：葉慧妃工作內(nèi)容：1、 合理安排工作人員，量化工作任務；2、 提前一天廣泛動員全體員工，保證服務人員充沛； 3、與會前、會中的負責人做好銜接工作，促協(xié)調(diào)各部門工作人員，積極參與； 4、在會后全程過程的各個環(huán)節(jié)中做好監(jiān)測和意外發(fā)生防御機

44、制，做好應急預案和統(tǒng)籌工作； 5、如果有加班加點的員工，員工餐要做好伙食的具體安排； 6、各部門在認真搞好自己工作的同時也要注重部門間要相互配合，協(xié)助。抓住工作重點，督促各項工作完全到位，加強員工培訓，提高會議服務質(zhì)量。 7、根據(jù)會議結束后的工作執(zhí)行情況和會議參與人員的反饋情況對工作的經(jīng)驗和不足進行總結匯報。會議應急預案1、消防應急預案（i）應急疏散組織機構及職責1. 應急指揮小職責：發(fā)生緊急情況時，負責全面指揮會場內(nèi)全體參會人員按逃生路線疏散，安全撤離，并維護公共秩序；根據(jù)緊急情況的內(nèi)別和程度聯(lián)系消防隊、醫(yī)院等單位。2. 休息室及寢室指揮：某某某：電話號碼職責：發(fā)生緊急情況時，負責指揮休息室人員從逃生路線疏散，安全撤離。（ii）應急預案要求（1）會議代表及工作人員應遵守安全的有關規(guī)定，要對會場和住宿進行風險識別，熟悉緊急疏散通道方向，出口位置，消防器材位置。加強