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文檔簡介
1、納稅人普通發(fā)票管理系統(tǒng)使用說明書一、系統(tǒng)介紹 . 3二、系統(tǒng)的操作流程 . . 31、使用本系統(tǒng)開具發(fā)票操作流程 . . 42、使用本系統(tǒng)采集和導(dǎo)出普通發(fā)票數(shù)據(jù)操作流程 . 4三、程序的安裝 . 5四、開始使用發(fā)票管理程序 . 51、程序的啟動 . . 52、第一次登陸系統(tǒng) . . 53、操作員設(shè)置(操作員即用戶 . . 54、納稅人資料設(shè)置 . . 75、用戶密碼修改(當前使用者密碼的修改 . 86、小提示 . . 8 五、購進發(fā)票錄入 . 81、操作說明 . 92、小提示 . . 10 六、電腦普通發(fā)票開票處理 . 101、通用機打發(fā)票(平推式開票打印 . .112、通用機打發(fā)票(卷式開票
2、打印 . 133、商品銷售發(fā)票(舊版開票打印 . 144、出口商品發(fā)票開票打印 . 155、收購發(fā)票開票打印 . 166、作廢 . 177、開具紅字票 . . 188、通用機打發(fā)票(平推式、卷式打印格式調(diào)整、出口商品發(fā)票打印格式調(diào)整、 收購發(fā)票打印格式調(diào)整 . 19 9、商品銷售發(fā)票(舊版打印格式調(diào)整 . 20 七、開票常用資料設(shè)置 . 201、商品代碼維護 . 212、客戶代碼維護 . 213、設(shè)置常用開票備注 . 224、出口商品發(fā)票設(shè)置 . 23 八、發(fā)票數(shù)據(jù)錄入 . 251、一次錄入 . 252、二次錄入 . 273、兩次錄入對碰 . 27 九、發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)入 . 28 txt 文件格式
3、說明 . 29 十、發(fā)票錄入數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和導(dǎo)出文件合并 . 301、發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊各按鈕功能說明 . . 302、小提示 . . 343、導(dǎo)出文件合并 . 34十一、查詢統(tǒng)計模塊 . . 371、查詢 . 372、統(tǒng)計 . 39 十二、發(fā)票種類數(shù)據(jù)導(dǎo)入 . . 40十三、數(shù)據(jù)庫管理 . 401、初始化數(shù)據(jù) . . 412、數(shù)據(jù)庫備份 . . 413、數(shù)據(jù)庫恢復(fù) . . 42 十四、版本信息查看 . . 43一、 系統(tǒng)介紹普通發(fā)票管理系統(tǒng)是提供給納稅人使用的單機單企業(yè)版普通發(fā)票管理系統(tǒng), 本系統(tǒng) 提供了廣東省國家稅務(wù)局統(tǒng)一印制的通用機打發(fā)票、 電腦版商品銷售普通發(fā)票 (舊版 、 省出口商品統(tǒng)一發(fā)
4、票、 省收購統(tǒng)一發(fā)票等發(fā)票的開具打印功能, 以及普通發(fā)票數(shù)據(jù) (含 通用手工發(fā)票、 定額普通發(fā)票等發(fā)票 的錄入、 導(dǎo)入和導(dǎo)出, 發(fā)票數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計等功能。 系統(tǒng)運行環(huán)境:windows98或以上。另外,如需使用電腦版商品銷售普通發(fā)票(舊版 開票程序,還需安裝有 Office Excel(開具和打印通用機打發(fā)票不需用到 Office Excel 。二、 系統(tǒng)的操作流程下面介紹本系統(tǒng)各種普通發(fā)票數(shù)據(jù)采集和導(dǎo)出的操作流程,具體的操作方法參考后面 的各模塊的操作說明。納 稅 人 基 本 資 料 錄 入 初次使用時 從稅局購買發(fā)票后 開票和數(shù)據(jù)采集 到稅局驗舊前1、 使用本系統(tǒng)開具發(fā)票操作流程使用本系統(tǒng)可
5、開具廣東省國稅通用機打發(fā)票、 電腦版商品銷售普通發(fā)票 (舊版 、 省出口商品統(tǒng)一發(fā)票、省收購統(tǒng)一發(fā)票?;静僮髁鞒倘缦?1在“操作員設(shè)置”模塊設(shè)置操作員和權(quán)限。2在“納稅人資料設(shè)置”模塊錄入納稅人基本資料。3從稅務(wù)機關(guān)購買發(fā)票后,進入“購進發(fā)票錄入”模塊錄入購進的發(fā)票記錄。4可進入“開票常用資料設(shè)置”模塊的“客戶代碼維護” 、 “商品代碼維護” 、 “設(shè) 置常用開票備注” 、 “出口商品發(fā)票設(shè)置”等模塊中錄入顧客、商品、備注信息以及 出口商品發(fā)票里常用的一些開票信息;可進入“打印格式調(diào)整”模塊進行發(fā)票的打 印格式的調(diào)整(此步驟非必需,可根據(jù)實際情況錄入代碼和進行格式調(diào)整5進入“電腦普通發(fā)票開票
6、處理” - “通用機打發(fā)票(平推式開票打印” 、 “通 用機打發(fā)票(卷式開票打印” 、 “電腦普通發(fā)票開票處理 -商品銷售發(fā)票(舊版 開票打印” 、 “電腦普通發(fā)票開票處理 -出口商品發(fā)票開票打印” 、 “電腦普通發(fā)票 開票處理 -收購發(fā)票開票打印”模塊進行開票和打印。6進入發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊導(dǎo)出發(fā)票數(shù)據(jù)提交稅務(wù)機關(guān)。2、 使用本系統(tǒng)采集和導(dǎo)出普通發(fā)票數(shù)據(jù)操作流程1在“操作員設(shè)置”模塊設(shè)置操作員和權(quán)限。2 “納稅人資料設(shè)置”模塊輸入納稅人基本資料。3進行普通發(fā)票數(shù)據(jù)的采集。發(fā)票數(shù)據(jù)的采集可分為下面幾種方式:采用在本系統(tǒng)中錄入發(fā)票數(shù)據(jù)的方式進行采集, 此采集方式適用任何一種 普通發(fā)票數(shù)據(jù) (包括
7、手寫普通發(fā)票 、 定額普通發(fā)票 的采集, 采集步驟如 下:A 、 從稅務(wù)機關(guān)購買發(fā)票后, 進入 “購進發(fā)票錄入” 模塊錄入購進的發(fā)票 記錄。B 、 進 入“發(fā)票數(shù)據(jù)錄入”模塊進行發(fā)票數(shù)據(jù)的“一次錄入”和“二次錄 入” (如果是定額發(fā)票,在一次錄入和二次錄入模塊,系統(tǒng)會自動填 入開票金額和開票日期 。C 、 進 入“兩次錄入對碰”模塊,進行兩次錄入對碰,修改對碰不符的錄 入錯誤的數(shù)據(jù)。采用導(dǎo)入數(shù)據(jù)的方式采集普通發(fā)票數(shù)據(jù)。 此采集方式使用于使用其他系統(tǒng) 開具或錄入普通發(fā)票數(shù)據(jù), 以及使用 “總局機動車銷售統(tǒng)一開票軟件” 的 企業(yè)。采集步驟如下:A 、 進入 “發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)入” 模塊, 導(dǎo)入從其他系統(tǒng)
8、中導(dǎo)出來的發(fā)票數(shù)據(jù)文 件(具體文件格式見附錄說明或?qū)霃摹翱偩謾C動車銷售統(tǒng)一開票 軟件”導(dǎo)出的發(fā)票數(shù)據(jù)備份文件。B 、 保 存導(dǎo)入的發(fā)票數(shù)據(jù)4進入“發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出”模塊,點擊“未導(dǎo)出清單” ,選擇要導(dǎo)出的發(fā)票數(shù)據(jù)后, 點擊“導(dǎo)出”按鈕進行導(dǎo)出。三、 程序的安裝1 雙擊 setup.exe 進入安裝界面2 一直點擊下一步,直至完成安裝注 :程序的默認安裝路徑為:C:Program Files普通發(fā)票管理系統(tǒng)。升級程序補丁的 時候,請選回程序的安裝路徑。四、 開始使用發(fā)票管理程序1、 程序的啟動雙擊桌面的“普通發(fā)票管理系統(tǒng)”圖標(圖 4-1啟動程序。 (圖 4-1或者選擇“開始 -程序 -普通發(fā)票管
9、理系統(tǒng) -普通發(fā)票管理系統(tǒng)”啟動程序。 或者直接進入安裝目錄,雙擊 nsrptfp.exe 文件啟動程序。2、 第一次登陸系統(tǒng)使用用戶名 sa ,密碼 123456登陸。3、 操作員設(shè)置(操作員即用戶1 進入系統(tǒng)后,選擇菜單“系統(tǒng)設(shè)置” - “操作員設(shè)置”進入操作員管理界面, 如圖 4-2所示。 (圖 4-22 操作員管理界面如圖 4-3所示: (圖 4-33 修改用戶信息:用鼠標選中需要修改的用戶,點擊“編輯”按鈕,進入操作員 設(shè)置界面 (如圖 4-4所示 。 在此界面可修改用戶的姓名和權(quán)限。 權(quán)限的設(shè)置只 需在需要擁有的權(quán)限前打勾即可。修改好后按“保存”按鈕進行保存。保存成 功后,按“返回
10、”按鈕返回操作員管理界面。 (圖 4-44 新增用戶:在操作員管理界面(圖 3-3點擊“新增”按鈕,進入操作員設(shè)置 界面(圖 4-5 ,輸入用戶名、姓名、密碼(需輸入兩次 ,選擇相應(yīng)的權(quán)限后 按“保存”按鈕進行保存。按“返回”按鈕返回操作員管理界面。 (圖 4-55 刪除用戶:在操作員管理界面(圖 4-3 ,選中需要刪除的用戶后點擊“刪除” 按鈕進行刪除。6 退出操作員管理界面:在操作員管理界面(圖 4-3點擊“退出”按鈕注 :sa 用戶不能刪除 , 但可以修改 sa 用戶的密碼。4、 納稅人資料設(shè)置1 進入系統(tǒng)后,選擇菜單“系統(tǒng)設(shè)置” - “納稅人資料設(shè)置”進入納稅人信息修 改界面,如圖 4
11、-6所示。納稅人信息修改界面如圖 4-7所示。 (圖 4-6 (圖 4-72 可通過導(dǎo)入從稅局獲取的 ID 文件的方式錄入納稅人信息。在納稅人信息修改 界面(圖 4-7點擊“導(dǎo)入 (ID”按鈕,在彈出來的文件選擇對話框(圖 4-8選擇 你的 ID 文件后按 “打開” , 系統(tǒng)會自動將納稅人的信息填入納稅人信息修改界面 (圖 4-7 ,導(dǎo)入成功后,按“存盤”按鈕進行存盤。按“返回”按鈕返回系統(tǒng)主界面 (圖 4-84 注意 如果已經(jīng)錄入有發(fā)票信息,則進入此納稅人信息修改模塊時會有“已錄 入有發(fā)票數(shù)據(jù),不能修改納稅人編碼和稅務(wù)登記號! ”的提示(圖 4-9 (但可以重 新導(dǎo)入 ID 文件 ,此時如要
12、修改納稅人編碼,則必須先進入“系統(tǒng)設(shè)置 -數(shù)據(jù)庫管 理 -初始化數(shù)據(jù)”模塊進行數(shù)據(jù)初始化,數(shù)據(jù)初始化會清空所有的數(shù)據(jù)。詳見“初 始化數(shù)據(jù)”模塊的說明。納稅人資料設(shè)置中填入的資料(特別是納稅人編碼必須 正確,否則不能正常開電腦票或?qū)С鰜淼臄?shù)據(jù)是錯誤的。 (圖 4-95、 用戶密碼修改(當前使用者密碼的修改進入系統(tǒng)后,選擇菜單“系統(tǒng)設(shè)置” - “修改密碼”進入修改密碼界面(圖 4-10 。 輸入舊密碼和兩次新密碼后按“確認”按鈕進行存盤。 (圖 4-106、 小提示通常使用 Tab 鍵或 Enter 鍵可以移動光標由于 sa 用戶權(quán)限較大,所以建議第一次使用 sa 用戶登錄后修改密碼納稅人資料設(shè)置
13、中填入的資料 (特別是納稅人編碼 必須正確, 否則不能正常開電 腦票或?qū)С鰜淼臄?shù)據(jù)是錯誤的。五、 購進發(fā)票錄入當從稅務(wù)機關(guān)購買發(fā)票后,要首先到購進發(fā)票錄入模塊錄入發(fā)票購買信息。1. 操作說明1 點擊菜單上的“購進發(fā)票錄入”菜單進入購進發(fā)票錄入界面。如圖 5-1所示: (圖 5-12 點擊 “新增” 按鈕后在上面的列表中進行購進發(fā)票的錄入。 錄入完一項后, 按 回車(Enter 鍵系統(tǒng)會自動將光標移至下一項。購買日期默認為數(shù)據(jù)錄入的當天, 可修改。發(fā)票名稱和份數(shù)這兩項不需錄入,系統(tǒng)會自動填入。 錄入完畢后,按“保 存”按鈕進行保存。 提示保存成功后,系統(tǒng)會清空上面的錄入表格。在新增的錄入 過程中
14、,可以用“刪除”按鈕刪除剛剛新增加的行。注 :錄入時發(fā)票號碼起號必須為一本發(fā)票的第一張,發(fā)票號碼止號必須為一本發(fā) 票的最后一張。 (發(fā)票號碼起止號碼之間可以有連續(xù)的幾本發(fā)票,并且發(fā)票號碼起 止的位數(shù)必須一致, 否則不能保存。 (省通用機打發(fā)票、 電腦版商品銷售普通發(fā)票、 省出口商品統(tǒng)一發(fā)票、省收購統(tǒng)一發(fā)票、印有企業(yè)名稱普通發(fā)票(自印發(fā)票和定 額發(fā)票無此限制3 如要查找刪除修改以前錄入的發(fā)票購買數(shù)據(jù), 請先點擊 “查找” 按鈕。 點擊 “查 找”按鈕,彈出的窗口如圖 5-2所示: (圖 5-2A 如需按日期范圍查找發(fā)票,請在“日期范圍”前面的框上打勾;如需按發(fā)票代 碼查找,請在“發(fā)票代碼”前面的
15、框上打勾(可兩者都選 。B 輸入查找條件后,點擊“檢索”按鈕。系統(tǒng)將會檢索出符合條件的購買發(fā)票數(shù) 據(jù)。如需查詢?nèi)抠徺I發(fā)票記錄,請點擊“全部”按鈕。C 在查找之后,如需刪除,請先在上面的列表選中要刪除的記錄,然后點擊“刪 除”按鈕,最后再按“保存”按鈕,保存此次的刪除操作。 (如果不按“保存”按鈕, 數(shù)據(jù)將沒有真正被刪除 。注意,如果要刪除的記錄包含已經(jīng)進行了開票或發(fā)票錄入的 發(fā)票號碼,將不能被刪除(會有提示告訴不能刪除 。D 在查找之后,如需修改記錄,請先在上面的列表中選中要修改的記錄,然后點 擊“修改”按鈕,修改購買發(fā)票記錄的窗口如圖 5-3所示: (圖 5-3E 直接在要修改的地方修改數(shù)
16、據(jù),修改之后按“保存”按鈕即可。注意,如果要 修改的記錄包含已經(jīng)進行了開票或發(fā)票錄入的發(fā)票號碼, 將不能被修改 (會有提示告訴 不能修改 。2. 小提示新增或刪除數(shù)據(jù)后,如沒有按“保存”按鈕,則新增或刪除數(shù)據(jù)無效。 不一定每錄入完一條數(shù)據(jù)后都按 “保存” 按鈕進行存盤, 可以在新增幾條 記錄后再按保存按鈕。六、 電腦普通發(fā)票開票處理電腦普通發(fā)票開票模塊的菜單如圖 6-1所示。 (圖 6-1該模塊包括如下幾個功能:“通用機打發(fā)票(平推式開票打印” 、 “通用機打發(fā)票 (卷式 開票打印” “商品銷售發(fā)票 (舊版 開票打印” 、 “出口商品發(fā)票開票打印” 、 “省 收購統(tǒng)一發(fā)票” 、 “作廢” 、
17、“開具紅字票” 、 “通用機打發(fā)票(平推式打印格式調(diào)整” 、 “通用機打發(fā)票(卷式打印格式調(diào)整” 、 “商品銷售發(fā)票(舊版打印格式調(diào)整” 、 “出 口商品發(fā)票打印格式調(diào)整” 、 “收購發(fā)票打印格式調(diào)整” 。1、 通用機打發(fā)票(平推式開票打印通用機打發(fā)票開票打印模塊的界面如圖 6-2所示 (圖 6-2通用機打發(fā)票開票打印模塊的使用操作步驟a 、 錄入發(fā)票代碼,按回車(Enter 鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確,敲入回車鍵后在發(fā) 票代碼旁邊將會顯示發(fā)票名稱。如敲入回車后,提示“無此類發(fā)票信息” ,則請檢 查錄入的發(fā)票代碼是否正確, 重新錄入后再按回車鍵。 (系統(tǒng)會自動記住上一次錄 入的發(fā)票代碼,在打開此
18、界面時系統(tǒng)會自動錄入發(fā)票代碼,確認無誤可直接按回 車鍵 。 這里亦可通過鼠標點擊下拉按鈕來選擇發(fā)票代碼。b 、 發(fā)票代碼系統(tǒng)會自動根據(jù)購進發(fā)票記錄的數(shù)據(jù)自動填入(取相應(yīng)發(fā)票代碼中號碼 未開具的最小的發(fā)票號碼 ,確認發(fā)票號碼后按回車(Enter 鍵。 (如用鼠標操作, 則點擊“確定”按鈕c 、 根據(jù)實際開票內(nèi)容選擇相應(yīng)的行業(yè)分類。 系統(tǒng)默認為商業(yè),系統(tǒng)亦會自動記住上 一次選擇的行業(yè)分類, 在打開此界面時系統(tǒng)會自動選擇為上一次選擇的行業(yè)分類。d 、 在“顧客名稱”處輸入顧客的名稱,在“及地址”處輸入地址,亦可點擊“選擇 顧客”按鈕來選擇顧客后自動填入顧客名稱和地址。 (通過“選擇顧客”按鈕來選 擇
19、填入可降低手工輸入的麻煩,顧客資料的錄入在“客戶代碼維護”模塊。詳見 下面“客戶代碼維護”的說明。e 、 確定鼠標光標在地址的輸入框內(nèi),按回車(Enter 鍵。 (如用鼠標操作,則在發(fā)票 明細中點擊“增加行”按鈕f 、 在中間的發(fā)票詳細項目列表中會增加一行。g 、 選擇或輸入“品名規(guī)格” 。 (通過“選擇顧客”按鈕來選擇填入可降低手工輸入的 麻煩,通過選擇來輸入商品名稱,商品的單價、單位亦會自動填入。商品資料的 錄入在“商品代碼維護”模塊。詳見下面“商品代碼維護”的說明。 h 、 輸入商品單位,按回車(Enter 鍵。i 、 輸入商品數(shù)量,按回車(Enter 鍵。j 、 輸入商品單價,按回車(
20、Enter 鍵。k 、 此時會新增一行 (省通用機打發(fā)票為 最多 10行明細, 電腦版商品銷售發(fā)票為 最多 6行明細 ,如需繼續(xù)錄入商品信息,重復(fù) f 至 i 的步驟;如不需再錄入,轉(zhuǎn)至步 驟 k 。 如需刪除某行錄入的明細數(shù)據(jù),選中該行數(shù)據(jù),然后點擊“刪除行”按鈕。 l 、 錄入發(fā)票備注(可不錄入 ,上面一行是用來選擇常用發(fā)票備注的(常用發(fā)票備注 的錄入詳見“設(shè)置常用開票備注”的說明 ,亦可不通過上面一行的選擇來填入, 直接在下面的大框中錄入發(fā)票備注。m 、 開票人和收款人默認是登陸系統(tǒng)的操作員姓名,可以更改。n 、 按保存按鈕進行保存。o 、 保存成功后,按打印按鈕進行發(fā)票的打印。如果發(fā)現(xiàn)
21、打印的格式位置不對,請通 過“打印格式調(diào)整”模塊進行打印格式的調(diào)整。 (詳見“打印格式調(diào)整”說明如 果想先保存,不立即打印,可通過“查詢統(tǒng)計和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 -查詢”模塊查詢出該 發(fā)票的詳細信息后再打印。 (詳見“查詢統(tǒng)計和數(shù)據(jù)導(dǎo)出 -查詢”說明注 1、省通用機打發(fā)票根據(jù)不同票種有不同的限額,千位票及以下只限制開票的 上限,不限制開票下限;萬位及以上票同時限制開票的上、下限。規(guī)則舉例:萬位票最大開出金額為 99999.99, 最小開出金額為 10000.00。 超出開票限額將不能保存。 2、 打印前會有提示信息核對即將打印的發(fā)票代碼號碼與紙質(zhì)票是否相符。 (圖 6-3 (圖 6-3打印完畢會有“打印
22、是否成功”的提示,如果成功,則選是,如果打印出錯,則 選擇否 (圖 6-4 。 選了否之后, 繼續(xù)會有提示, 此時可選擇重打、 作廢、 取消 (圖6-5 。 (圖 6-4 (圖 6-5輸入保存打印完一張后, 如需錄入另一發(fā)票代碼的發(fā)票, 點擊 “清空” 按鈕將清空所有錄入 的信息 ;如需繼續(xù)錄入該發(fā)票代碼地發(fā)票,則可點擊“ 下一張 ”按鈕則不清空發(fā)票代碼,顧 客信息,發(fā)票號碼自動遞增,開始下一張發(fā)票的錄入打印。小提示第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式??蛻?顧客信息、商品名稱(規(guī)格 、發(fā)票備注都是可以直接錄入的。如 果不希望維護客戶信息、 商品信息、 發(fā)票備注信息, 可采用直
23、接錄入的方式。 其中商品名稱還可采用直接錄入(或用條碼掃描儀讀入商品編號的方式, 錄入商品名稱后直接按回車,系統(tǒng)會根據(jù)商品代碼維護表中的商品信息自動 將商品編號轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的商品名稱發(fā)票詳細項目列表中如果有空行(即沒有錄入數(shù)據(jù)的行 ,可不用理會,保 存的時候,會自動將空行刪除。2、 通用機打發(fā)票(卷式開票打印通用機打發(fā)票(卷式開票打印模塊的使用操作步驟請參照“通用機打發(fā)票(平推式的開票打印使用操作步驟” 。第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。最多可添加 12條明細數(shù)據(jù)卷式發(fā)票的限位為 10萬位,即不能開超過或等于 100萬的發(fā)票。界面如圖 6-6所示:圖 6-63、 商品銷售發(fā)
24、票(舊版開票打印商品銷售發(fā)票開票模塊的使用操作步驟請參照“通用機打發(fā)票(平推式的開票打印使用操作步驟” ,打印功能需要系統(tǒng)裝有 Microsoft Office Excel 2000 以上(Excel97未作測試 。 注 如果打印有問題可嘗試用安裝目 錄下 backup 文件夾里的 ole.xls 文件替換安裝目錄下的 ole.xls 文件 , 替換后可能需要重新調(diào) 整打印格式。界面如圖 6-7所示:第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。最多可添加 6條明細數(shù)據(jù) 圖 6-74、 出口商品發(fā)票開票打印出口商品發(fā)票開票模塊的使用操作步驟請參照“通用機打發(fā)票的開票打印使用操作步驟”
25、,操作界面如圖 6-8所示。小提示第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。購貨單位、貿(mào)易方式、收匯方式、發(fā)運港、轉(zhuǎn)運港、目的港、運輸工具、幣 別代碼、備注、品名規(guī)格等資料可直接手工錄入,亦可通過下拉方式選擇, 這些資料可在“常用開票資料設(shè)置”模塊里進行設(shè)置,請參見“常用開票資 料設(shè)置”模塊操作說明。銷貨單位、地址、電話、傳真、英文地址可在納稅人資料設(shè)置里進行設(shè)置。 發(fā)票詳細項目列表中如果有空行(即沒有錄入數(shù)據(jù)的行 ,可不用理會,保 存的時候,會自動將空行刪除。錄入人民幣匯率和運保費,系統(tǒng)會自動在備注里添加人民幣匯率和運保費信 息。最多可添加 23條明細數(shù)據(jù) 圖 6-85、 收購發(fā)
26、票開票打印收購發(fā)票開票模塊的使用操作步驟請參照“通用機打發(fā)票的開票打印使用操作步驟” 。操作界面如圖 6-9所示。小提示第一次打印前請先在打印格式調(diào)整模塊測試和調(diào)整打印格式。 最多可添加 9條明細數(shù)據(jù) 圖 6-96、 作廢如果一張電腦票已開出保存或不再使用需作廢,請使用該模塊。作廢模塊的 界面如圖 6-10所示。 (圖 6-10作廢模塊的使用、操作步驟如下:a 、 錄入發(fā)票代碼,按回車(Enter 鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確,敲入回車鍵后 在發(fā)票代碼旁邊將會顯示發(fā)票名稱。 如敲入回車后, 提示 “無此類發(fā)票信息” , 則請檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確,重新錄入后再按回車鍵。b 、 輸入發(fā)票號碼,
27、。按回車鍵或點擊“確定”按鈕后,將會在下面的空白中顯 示該發(fā)票的詳細信息。如果在“購進發(fā)票錄入模塊”中沒有錄入該發(fā)票的購 買記錄,請先在“購進發(fā)票錄入模塊”錄入發(fā)票的購買記錄。詳見“購進發(fā) 票錄入”的說明。如果該發(fā)票已經(jīng)做過導(dǎo)出,將會有提示告訴該發(fā)票已經(jīng)做 過導(dǎo)出,不能作廢。按回車鍵或點擊“確定”按鈕后,將會在下面的空白中 顯示該發(fā)票的詳細信息。c 、 點擊作廢按鈕。 作廢的處理方式是:日期取系統(tǒng)時間 (即當天 , 金額變?yōu)?0。d 、 作廢成功后,點擊清空按鈕可以開始下一張發(fā)票的作廢。7、 開具紅字票使用該模塊通過查詢藍字票開具相應(yīng)的紅字票,界面如圖 6-11所示 (圖 6-11操作步驟如下
28、:1、 錄入藍字發(fā)票的代碼、號碼,點擊查詢按鈕2、 確認藍字發(fā)票后點擊“開具紅字票”按鈕3、 在彈出的窗口中錄入紅字票的相關(guān)信息(圖 6-12 (圖 6-124、 點擊“保存紅字票”按鈕保存紅字票信息5、 點擊“打印紅字票”按鈕打印紅字票8、 通用機打發(fā)票(平推式、卷式打印格式調(diào)整、出口 商品發(fā)票打印格式調(diào)整、收購發(fā)票打印格式調(diào)整使用該模塊可以對通用機打發(fā)票、出口商品發(fā)票、收購發(fā)票的打印格式進行調(diào)整, 主要可調(diào)整的內(nèi)容為上下左右的頁邊距。調(diào)整界面如圖 6-13所示: (圖 6-13調(diào)整方式:按圖 6-12所示,通過調(diào)整圖中紅圈所示的 箭頭 對上下左右的頁邊距進行調(diào)整。 調(diào)整過程中可以“ 打印測
29、試頁 ”進行測試。調(diào)整完成后,點擊“ 保存調(diào)整 ”可以保存調(diào)整位置。如果想恢復(fù)成系統(tǒng)默認的打印設(shè)定,可點擊“ 恢復(fù)系統(tǒng)設(shè)定 ” 。如果想恢復(fù)成打開這個窗口 時的調(diào)整設(shè)定,可點擊“ 恢復(fù) ”按鈕。9、 商品銷售發(fā)票(舊版打印格式調(diào)整該模塊將調(diào)用 Excel 程序。 (圖 6-14 (圖 6-14調(diào)整打印格式主要調(diào)整如圖 6-14紅箭頭所示的兩條線的位置。請不要合并或刪 除單元格。調(diào)整好后,保存該 Excel 表即可(不用另存為 。注 調(diào)整時,可以對格寬、格內(nèi)文字的字體、 Excel 的頁面設(shè)置等進行調(diào)整,但不 要合并或刪除單元格,也不要添加刪除行和列,否則將不能正確打印。七、 開票常用資料設(shè)置該
30、模塊主要用于設(shè)置開具通用機打發(fā)票、出口商品發(fā)票、收購發(fā)票時的一些常用資料。 (圖 7-11、商品代碼維護商品代碼主要用于各種發(fā)票里的商品明細的錄入, 包括通用機打發(fā)票和舊版商品銷 售發(fā)票明細中的項目、 單位和單價, 出口商品發(fā)票和收購發(fā)票明細中的品名規(guī)格、 單位、 單價。界面如圖 7-2所示。 (圖 7-2點擊 “新增” 按鈕后在上面的列表中進行商品記錄的錄入。 錄入完一項后, 按回車 (Enter 鍵系統(tǒng)會自動將光標移至下一項。 錄入完畢后,按“保存”按鈕進行保存。 刪除商品記錄。 新增了商品記錄, 如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤或不再需要該商品信息, 可以先 在上面的列表中選中該條記錄,然后點擊“刪除”按
31、鈕。刪除之后按“保存”按鈕進行 保存。導(dǎo)入商品代碼。點擊導(dǎo)入按鈕,導(dǎo)入 txt 文件后保存。 txt 文件格式如下:商品編碼 名稱 單位 單價各項內(nèi)容之間用 TAB 鍵隔開(不含標題欄 。下面是一個導(dǎo)入 txt 文件示例:小提示:新增或刪除數(shù)據(jù)后,如沒有按“保存”按鈕,則新增或刪除數(shù)據(jù)無效。 不一定每錄入完一條數(shù)據(jù)后都按 “保存” 按鈕進行存盤, 可以在新增幾條記錄 后再按保存按鈕。2、 客戶代碼維護客戶代碼主要用于各類發(fā)票的客戶資料的錄入, 包括通用機打發(fā)票和舊版商品銷售發(fā)票的顧客名稱、地址,出口商品發(fā)票的購貨單位和地址,收購發(fā)票的銷貨人(單位 和地址。界面如圖 7-3所示。 (圖 7-3客
32、戶代碼的維護與商品代碼的維護類似,請參照商品代碼維護的說明。導(dǎo)入 txt 文件格式如下:客戶編碼 客戶名稱 客戶地址 客戶電話各項內(nèi)容之間用 TAB 鍵隔開(不含標題欄,電話可空 。下面是一個導(dǎo)入 txt 文件 示例:0001 XXXX 公司 XXX 路0002 XXXX 公司 XXX 路 813452553、設(shè)置常用開票備注設(shè)置常用開票備注的界面如圖 7-4所示: (圖 7-4設(shè)置常用開票備注與商品代碼的維護類似,請參照商品代碼維護的說明。4、出口商品發(fā)票設(shè)置出口商品發(fā)票的開票資料設(shè)置包括了港口資料、 貿(mào)易方式、 收匯方式、 運輸工具等 的資料維護1 、港口資料(圖 7-5 : (圖 7-5
33、操作步驟:A 、 錄入口岸名稱,口岸類型B 、 點 擊增加按鈕C 、 點 擊保存按鈕2 貿(mào)易方式 (圖 7-6 : (圖 7-6操作步驟:A 、 點擊新增按鈕B 、 錄 入新的貿(mào)易方式C 、 點 擊保存按鈕3 收匯方式(圖 7-7 : (圖 7-7 操作步驟:A 、 點擊新增按鈕B 、錄入新的貿(mào)易方式C 、點擊保存按鈕4 運輸工具(圖 7-8 : (圖 7-8 操作步驟:A 、 點擊新增按鈕B 、錄入新的貿(mào)易方式C 、點擊保存按鈕八、 發(fā)票數(shù)據(jù)錄入發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊主要功能為錄入發(fā)票數(shù)據(jù) (如果已用此系統(tǒng)的開票模塊開票的電 腦版普通發(fā)票則不需在此發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊錄入數(shù)據(jù) 。為提高數(shù)據(jù)錄入的準確性
34、,系 統(tǒng)采用了一次錄入、 二次錄入, 兩次錄入對碰的方式。 即發(fā)票數(shù)據(jù)需分別在 “一次錄入” 模塊、 “二次錄入”模塊分別錄入之后,在“兩次錄入對碰模塊”對碰,找出兩次錄入 中錄錯的數(shù)據(jù)并修改錯誤數(shù)據(jù)。發(fā)票數(shù)據(jù)錄入模塊的菜單如圖 8-1所示: (圖 8-11、 一次錄入一次錄入的界面如圖 8-2所示 (圖 8-2一次錄入操作步驟1 錄入發(fā)票代碼,按回車(Enter 鍵。如輸入的發(fā)票代碼正確,敲入回車鍵后在發(fā) 票代碼旁邊將會顯示發(fā)票名稱(圖 8-3 。如敲入回車后,提示“無此類發(fā)票信息” ,則 請檢查錄入的發(fā)票代碼是否正確,重新錄入后再按回車鍵。 (圖 8-32 錄入發(fā)票號碼起,回車,錄入發(fā)票號
35、碼止,回車或按旁邊的“確定”按鈕。如果提 示沒有“此發(fā)票的購買記錄” ,則請檢查錄入的發(fā)票。如果錄入的是定額發(fā)票,會出現(xiàn) 要求錄入定額發(fā)票開具月份的輸入框(如圖 8-4 (圖 8-43 按順序錄入每張發(fā)票的金額和日期(定額發(fā)票的金額和日期由系統(tǒng)自動生成,不 用再錄入,定額票的日期系統(tǒng)自動錄入發(fā)票開具月份的 1日為開票日期 。輸入完一項 記錄后,敲入回車鍵,光標會自動轉(zhuǎn)到下一項。4 輸入的中途可以按 “保存” 按鈕進行保存, 已保存的數(shù)據(jù)將從錄入列表中移走, 亦 可在所有數(shù)據(jù)錄入完之后按“保存”按鈕保存。注 系統(tǒng)判斷如果發(fā)票金額和開票日期為空,則認為是尚未錄入,按保存按鈕進行保存 的時候是不保存
36、發(fā)票金額和開票日期為空的記錄的5 錄入之后,按“清空”按鈕將清空錄入列表中的數(shù)據(jù)。注 如果需整本發(fā)票作廢, 請點擊 “整本作廢” 按鈕, 系統(tǒng)會自動在發(fā)票金額中填入零, 日期中填入當天日期。然后按保存按鈕進行保存一次錄入、二次錄入發(fā)票數(shù)據(jù)的修改類似于一次錄入, 1進入一次錄入(二次錄入界面,輸入發(fā)票代碼,回車; 2輸 入發(fā)票號碼起和發(fā)票號碼止,按確定; 3如果發(fā)票已經(jīng)一次錄入(二次錄入 ,則會在下面 的列表中列出發(fā)票數(shù)據(jù),可以直接在列表中進行修改; 4修改后要按保存按鈕保存修改。 注 對于已由開票系統(tǒng)開出的票, 在一次錄入和二次錄入的窗口中可以列出來, 但不能 修改保存26小提示作廢票,金額請
37、輸 0,如果作廢票票面上有日期,則請輸入票面上的日期,如 作廢票票面上沒有日期,則請輸入上一張發(fā)票的日期。日期的格式采用了“日 /月 /年”的方式,是因為考慮到發(fā)票的日期日的改動最 大, 月次之, 年的改動最少。 在輸入完一行記錄之后按回車鍵, 光標自動移到 下一行時,日期會默認使用回上一張發(fā)票的日期。2、二次錄入二次錄入的界面跟方法步驟與一次錄入類似,請參考一次錄入的操作方法。 3、 兩次錄入對碰兩次錄入對碰模塊的功能是將一次錄入和二次錄入的數(shù)據(jù)進行對碰, 列出對碰 不相符的數(shù)據(jù),檢查數(shù)據(jù)后,將錯誤的數(shù)據(jù)修改過來,減少在發(fā)票數(shù)據(jù)錄入中錄錯 數(shù)的情況。兩次錄入對碰模塊的界面如圖 8-5所示。
38、(圖 8-5對碰操作步驟b 、 點擊“對碰”按鈕。如無對碰不符記錄,則提示無對碰不符記錄c 、 如有對碰不符記錄,將在下面的兩個分別列出對碰不符的記錄,左邊的列 表顯示一次錄入中的數(shù)據(jù),右邊的列表顯示二次錄入中的數(shù)據(jù)。在左邊列 表選中一條記錄,在右邊列表亦會選中對應(yīng)的記錄(即同發(fā)票代碼,同發(fā)27票號碼 ; 在右邊列表選中一條記錄, 在左邊列表亦會選中對應(yīng)的記錄如圖 8-6所示。 (圖 8-6d 、 檢查開票日期和發(fā)票金額,修改錯誤的記錄。修改后按“保存”按鈕(不 一定修改一條保存一次 。e 、 如發(fā)現(xiàn)該記錄的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼是不存在的,是錯誤的,可以選中該 記錄后,點擊“刪除”按鈕將之刪除,
39、如有需要,到回一次錄入和二次錄 入模塊錄入正確的數(shù)據(jù)。f 、 修改錯誤數(shù)據(jù),直到對碰后提示沒有對碰不符記錄。小提示發(fā)票代碼和發(fā)票號碼是標識一張發(fā)票的,所以發(fā)票代碼和發(fā)票號碼是不能 修改的如果存在一次錄入有錄,二次錄入沒有錄入;或者二次錄入有錄入,一次 錄入沒有錄入的數(shù)據(jù),此時對碰,將會在列表中出現(xiàn)如圖 8-7類似的情形。 (圖 8-7碰到這種情況, 可以在沒有錄入數(shù)據(jù)的那一邊直接錄入數(shù)據(jù), 亦可到回一次 錄入界面或二次錄入界面的將沒有錄入的這段記錄補錄進來。九、 發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)入發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)入模塊用于導(dǎo)入從其他系統(tǒng)獲得的發(fā)票數(shù)據(jù)文件, 或者導(dǎo)入從 “總局機動車 銷售統(tǒng)一開票軟件”備份的發(fā)票數(shù)據(jù)文件發(fā)
40、票數(shù)據(jù)導(dǎo)入的界面如圖 9-1所示:28 29(圖 9-1操作順序:導(dǎo)入從其他系統(tǒng)導(dǎo)出的 txt 文件或機動車發(fā)票數(shù)據(jù)文件 - 點擊校驗數(shù)據(jù) 按鈕 -保存txt 文件格式說明txt 文件由兩部分組成,一是文件頭, txt 文件的第一行為文件頭,文件頭內(nèi)容為發(fā)票數(shù) 量和發(fā)票總金額, 中間由 TAB 鍵隔開。 例如一個 txt 文件里含有 100張發(fā)票信息, 其總金額 為 1400.8,則文件頭為:Txt 文件的另一部份為發(fā)票明細清單,一張發(fā)票一行記錄,包含的內(nèi)容有 發(fā)票代碼、 發(fā)票號碼、開票金額、開票日期,中間亦由 TAB 鍵隔開,例如:下面是一個完整的 txt 文件示意:12345685 101
41、.01 2008-10-01十、 發(fā)票錄入數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和導(dǎo)出文件合并發(fā)票錄入數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能主要是導(dǎo)出發(fā)票數(shù)據(jù)送稅務(wù)機關(guān)查驗, 并提供查詢統(tǒng)計打印 等功能,方便管理發(fā)票數(shù)據(jù)。進入系統(tǒng)后,選擇菜單“查詢統(tǒng)計和數(shù)據(jù)導(dǎo)出” - “發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出”進入修改發(fā)票錄入 數(shù)據(jù)導(dǎo)出界面(圖 10-1 。 (圖 10-1發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊界面如圖 10-2所示: (圖 10-21. 發(fā)票數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊各按鈕功能說明1 未導(dǎo)出部分(圖 10-330 (圖 10-3A :“未導(dǎo)出清單”查詢尚未導(dǎo)出的發(fā)票數(shù)據(jù)清單(排除尚未對碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本 的非電腦票 , 查詢出來的清單按照購買日期、 發(fā)票代碼、 發(fā)票號碼的順序排
42、列。B :“未滿一本的非電腦票清單”查詢未滿一本的非電腦票清單(通常是 25份發(fā)票為一本 。該部分發(fā)票不能導(dǎo) 出。C :“導(dǎo)出”在查詢出未導(dǎo)出清單后,選中將要導(dǎo)出的記錄(在該記錄前打勾 ,然后用此 按鈕將選中的記錄導(dǎo)出。按“導(dǎo)出”按鈕,將彈出選擇文件的保存對話框(圖 10-4 。 選擇一個文件夾來保存導(dǎo)出的文件, 然后按保存按鈕。 導(dǎo)出的默認目錄(圖 10-4是“ A:” ,導(dǎo)出的時候會自動在你所選擇的文件夾里生成一個以“ dc ”開頭, 導(dǎo)出的日期加編號為結(jié)尾的文件夾 (例如:dc2004-05-01(01, 如果該目錄已經(jīng) 存在, 系統(tǒng)會自動進行遞加編號, 例如 dc2004-05-01(
43、02、 dc2004-05-01(03等 。 導(dǎo)出的文件存放于該文件夾中, 共有兩個, 一個是明細文件, 一個是主表文件, 命名規(guī)則分別為:納稅人編碼后六位 +mx.txt和納稅人編碼后六位碼 +zb.txt, 請 不要改變文件的名字。 將導(dǎo)出數(shù)據(jù)交稅務(wù)機關(guān)查驗時, 請將這兩個文件都帶上。 保存成功后會有保存成功的提示。注 尚未對碰或?qū)ε鲇胁环陌l(fā)票、未滿一本的非電腦票是不能導(dǎo)出的。提示 為減輕稅務(wù)機關(guān)普通發(fā)票驗舊壓力,加快稅務(wù)機關(guān)普通發(fā)票驗舊速度, 如果需要導(dǎo)出的發(fā)票本數(shù)較多時,請按發(fā)票種類和一定數(shù)量分批導(dǎo)出。2 已導(dǎo)出部分(圖 10-5 (圖 10-5A :“全部清單”查詢已經(jīng)做過導(dǎo)出操作
44、的全部發(fā)票數(shù)據(jù)的清單。B :“導(dǎo)出批次選擇”按導(dǎo)出批次來選擇已經(jīng)做過導(dǎo)出操作得發(fā)票數(shù)據(jù)的清單。點擊此按鈕,就會出現(xiàn)“導(dǎo)出批次選擇”的窗口(圖 10-6 , (圖 10-6在窗口列表中 雙擊 相應(yīng)的批次,則會列出相應(yīng)批次的發(fā)票數(shù)據(jù)清單(圖 8-7 。 “導(dǎo)出批次選擇”窗口可以自由移動,如果不需要,也可以按右上角的關(guān)閉按 鈕關(guān)閉。 (圖 10-7注 “ 導(dǎo)出批次 ” 的概念:為方便大家查找一整批某時間一起導(dǎo)出的發(fā)票數(shù)據(jù),系統(tǒng)中設(shè)置了導(dǎo)出批次。每次導(dǎo)出的時候,系統(tǒng)自動生成一個批次號,并且在 發(fā)票數(shù)據(jù)記錄中添加導(dǎo)出批次號。 在導(dǎo)出批次選擇窗口中選擇相應(yīng)的批次, 系 統(tǒng)會列出相應(yīng)的屬于該批次的發(fā)票數(shù)據(jù)。 一張發(fā)票只能有一個導(dǎo)出批次, 所以 如果發(fā)票作
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