蘇州XXX檔案分類整理方案

1、蘇州市XXX檔案分類整理方案為提高檔案管理水平，促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則，科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求，會(huì) 計(jì)檔案管理辦法，照片檔案管理規(guī)范結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類方案如下：一、分類原則以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)， 進(jìn)行科學(xué)分類，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的科學(xué) 管理和利用。二、全宗內(nèi)檔案門類本單位所有門類、載體檔案，共有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、 照片檔案、實(shí)物檔案、光盤檔案、

2、專門 （業(yè)務(wù)）檔案、設(shè)備檔 案、基建檔案共8大類。三、全宗內(nèi)各門類檔案的分類、編號(hào)（一）文書檔案1.19492001年，按保管期限一年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類組 卷，每個(gè)保管期限內(nèi)案卷號(hào)混年度編寫大流水號(hào)。保管期限 為：永久（目錄號(hào)1）、長(zhǎng)期（目錄號(hào)2）、短期（目錄號(hào)3）。機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督 科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。注：機(jī)構(gòu)分類或問(wèn)題分類選其一，不同時(shí)存在。文書檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一目錄號(hào)一案卷號(hào)。例：C80 01 0001方井口.案卷號(hào)目錄號(hào)（永久）全宗號(hào)案卷標(biāo)簽采用以下式樣:紅色為永久保管期限、綠色為 長(zhǎng)期保管期限、藍(lán)色為短期保管期，字 體是仿宋4號(hào)。背

3、脊標(biāo)簽粘貼方法：離 底邊3公分處粘貼。年，采用保管期限 一年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限 為：永久、長(zhǎng)期、短期。2007年開(kāi)始，保管期限為：永久、30年、10年機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。文件件號(hào)編制為：按照保管期限 一年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分別編制流水號(hào)。3歸檔章的使用：在每件文件首頁(yè)的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一 刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處 理單上。填寫編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。歸檔章的項(xiàng)目為:全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限、館編件 號(hào)、總頁(yè)數(shù)（見(jiàn)圖）。全宗號(hào)年度室

4、編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限館編件號(hào)總頁(yè)數(shù)C8020021辦公室永久15 全宗號(hào)：C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號(hào)， 沒(méi)有代號(hào)的暫時(shí)不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音 字母代替。（以下各門類的全宗號(hào)填寫都按此規(guī)定） 年度：以4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二0（二年表示為"2002"，不能簡(jiǎn)化為"02"。 室編件號(hào)：檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目（即機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）內(nèi)，按文件的排列順序從"1 "開(kāi)始逐件編號(hào)，不同類目不能混合編號(hào)。 保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、長(zhǎng)期（30 年）"、&

5、quot;短期（10年）"標(biāo)識(shí)。在2006年前的檔案保管期限 是永久、長(zhǎng)期、短期；2007年開(kāi)始根據(jù)國(guó)家檔案局 8號(hào)令保 管期限是永久、30年、10年。 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委。按問(wèn)題分類的，用中文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問(wèn) 題”可以填寫原大類代號(hào)。 館編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。 總頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件 中有圖文的頁(yè)面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批 文單的頁(yè)數(shù)?？傢?yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。4.檔案盒盒脊：在盒脊設(shè)置的項(xiàng)

6、目有：全宗號(hào)、年度、 保管期限、機(jī)構(gòu) （問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。全宗號(hào)用紅色 耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號(hào)僅 填寫室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫，平時(shí)用鉛筆填寫，脊背上的字體是仿宋 號(hào)例：（下圖）全宗號(hào)C80年度2002保管期限永久機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）辦公室起 止 件 號(hào)124盒號(hào)6.卷盒排列方法：年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)以件為單位整理的檔案按保管期限 題）順序排列。（二）會(huì)計(jì)檔案 按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位采用核算單位年度形式（名稱）分類。核算單 位按順序從1開(kāi)始編制流水號(hào)，每個(gè)核算單位對(duì)應(yīng)一

7、個(gè)目錄 號(hào)。女口：核算單位有3個(gè)，核算單位代號(hào)1為行政會(huì)計(jì)（目錄 號(hào)4），核算單位代號(hào) 2為黨委會(huì)計(jì)（目錄號(hào)5），核算單位代 號(hào)3為工會(huì)會(huì)計(jì)（目錄號(hào)6）。（注：這里的樣本目錄號(hào)是臨時(shí) 的，各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號(hào)確定目錄號(hào)， 核算單位有幾個(gè)要給幾個(gè)目錄號(hào)）案卷號(hào)編制方法：同一核算單位下按照憑證、帳簿、財(cái) 務(wù)報(bào)表、其他順序排列編年度小流水號(hào)。會(huì)計(jì)憑證裝盒，財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類用硬卷皮裝訂，會(huì)計(jì) 賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一目錄號(hào)一年度一案卷 號(hào)。例：C80_04 2009 0001 案卷號(hào) 年度目錄號(hào)（行政會(huì)計(jì)）全宗號(hào)全宗號(hào)C80核算單位代號(hào)1目錄號(hào)4

8、案卷號(hào)15年度2009保管期限永久用于報(bào)表標(biāo)簽式樣如下:全宗號(hào)C80核算單位代號(hào)1目錄號(hào)4案卷號(hào)1年度2009憑證號(hào)1-32用于憑證、帳冊(cè)藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保管期限，全宗號(hào)、目錄號(hào)用紅色耐久字跡， 其余用黑色耐久字跡。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊 2公分處粘貼。（三）照片檔案（目錄號(hào)7）按年度（內(nèi)容）分類并組成案卷，以張為單位，按拍攝時(shí)間先后順序排列，編寫卷內(nèi)照片小流水號(hào)。每一本照片冊(cè)為 一個(gè)案卷號(hào)，混年度編寫案卷大流水號(hào)，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內(nèi)容， 背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽（或者用文 書檔案標(biāo)簽）。保管期限為永久。照片檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一目錄號(hào)一案卷號(hào)。

9、例：C80 07 0012 方井口.案卷號(hào)目錄號(hào)（照片檔案）全宗號(hào)標(biāo)簽：式樣如下。* 全宗號(hào) 目錄號(hào)全宗號(hào)C80目錄號(hào)7年度2011卷號(hào)12年度案卷號(hào)紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊 3公分處粘貼。照片的整理：題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全（四）光盤檔案（目錄號(hào)8）光盤類檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時(shí) 間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按照混年編大流水號(hào)。保 管期限為永久。檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一目錄號(hào)一案卷號(hào)。例：C80 08 0012方井口.案卷號(hào)目錄號(hào)（

10、光盤檔案）全宗號(hào)標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。背脊標(biāo)簽粘貼方法:離底邊3公分處粘貼2：:12-21全宗號(hào)目錄號(hào)年度案卷號(hào)全宗號(hào)C80目錄號(hào)8年度2011卷號(hào)紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。12-21（五）實(shí)物檔案（目錄號(hào)9）實(shí)物類檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時(shí) 間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按混年編大流水號(hào)。保管 期限為永久檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一目錄號(hào)一案卷號(hào)。例：C80 09 0002方井口. 案卷號(hào)目錄號(hào)（實(shí)物檔案）單位全宗號(hào)標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實(shí)物背面 離底邊左邊（或者右邊）3公分處粘貼。（上下左右各單位自已統(tǒng)一）C80-型聲像

11、20112全宗號(hào)目錄號(hào)年度案卷號(hào)（六）專門（業(yè)務(wù)）檔案業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。專門（業(yè)務(wù)）檔案的檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一分類號(hào)一年 井口 卷號(hào)。分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào) KG表示，二級(jí)類目采用阿拉 伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號(hào)“ ”分開(kāi)，分類號(hào)與案卷 號(hào)之間用“一”表示。案卷號(hào)在最低一級(jí)編年度小流水號(hào)。例：卩80 KG 1 2011 0002 案卷號(hào)年度分類號(hào)（公交行政許可檔案）單位全宗號(hào)標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子 離底邊3公分處粘貼。專門（業(yè)務(wù)）檔案分類號(hào)附注表分類號(hào)檔案內(nèi)容KG 1公交行政許可檔案KG 2出租車行政許

12、可檔案KG 3出租車行政處罰檔案KG 4二輪車從業(yè)人員管理檔案（七）設(shè)備檔案設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號(hào)分類組卷。檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一分類號(hào)（設(shè)備代號(hào)民）一案卷號(hào)。分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào) S （設(shè)備）表示，二級(jí)類目為設(shè)備 代號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號(hào)“？ ”分開(kāi)，分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“一”表示。案卷號(hào)在最低一級(jí)類目下編 流水號(hào)。例：C80 S 1 0002案卷號(hào)分類號(hào) （S:設(shè)備檔案；1：設(shè)備代號(hào)）本單位全宗號(hào)標(biāo)簽：在科技檔案盒檔號(hào)位置 粘貼。在檔號(hào)上面蓋期限圖章。式樣一如下。C80-丁全宗號(hào)*分類號(hào)*案卷號(hào)式樣二如下。（八）基建檔案：基建檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目分類組卷。檔號(hào)編制方法：全宗號(hào) 一分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)）一案卷號(hào)。分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào) J （基建）表示，二級(jí)類目為建