讓數(shù)據(jù)說話——商務(wù)圖表制作

1、讓數(shù)據(jù)說話商務(wù)圖表制作目錄頁CONTENTS PAGE1圖表基礎(chǔ)2圖表制作3誤區(qū)解析4高級圖表過渡頁TRANSITION PAGE認識圖表103】圖表的分類04】圖表的結(jié)構(gòu)01】圖表的定義02】圖表的特性圖表的定義圖表是將統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行可視化展示的一種手段。圖表分為 信息圖表 和 數(shù)據(jù)圖表，本課件講的是數(shù)據(jù)圖表。65%35%信息圖表20072008200920102011201220132014數(shù)據(jù)來源：市場部單位：萬銷售額年均交易額數(shù)據(jù)圖表0103圖表6圖表的特性圖表表達的準確性對所示事物的內(nèi)容、性質(zhì)或數(shù)量等處的表達應(yīng)該準確無誤。02信息表達的可讀性在圖表認識中應(yīng)該通俗易懂，尤其是對于大眾傳達

2、的圖表。圖表設(shè)計的藝術(shù)性圖表是通過視覺的傳遞來完成，必須考慮到人們的欣賞習慣和審美情趣。54.543.532.521.510.50系列 1系列 3系列 2類別 1類別 2類別 3類別 4類別 5圖表的分類 柱形圖010123456類別 1類別 2類別 3類別 4系列 1系列 2系列 3 折線圖02圖表的分類第一季度第二季度第三季度第四季度 餅 圖03圖表的分類0123456類別 1類別 2類別 3類別 4系列 3系列 2系列 1 條形圖04圖表的分類051015202530352002/1/52002/1/62002/1/72002/1/82002/1/9系列 1系列 2 面積圖05圖表的分類

3、00.511.522.533.500.511.522.53Y 值 散點圖06圖表的分類05101520253035緊致度白皙度光滑度光澤度柔潤度A類化妝品B類化妝品 雷達圖07圖表的分類0102030405060702002/1/52002/1/62002/1/72002/1/82002/1/9盤高盤低收盤 股價圖08圖表的分類0123456類別 1類別 2類別 3類別 4系列 1系列 2系列 3 曲面圖09圖表的分類0500100015002000250030003500總費用房租水電費交通費伙食費日用品費占位金額圖表的分類 瀑布圖10圖表的分類00.511.522.533.5400.511

4、.522.533.54Y 值 氣泡圖11圖表的分類第一季度第二季度第三季度第四季度 圓環(huán)圖11圖表的結(jié)構(gòu)012345678920072008200920102011201220132014數(shù)據(jù)來源：市場部單位：萬銷售額年均銷售額繪圖區(qū)網(wǎng)格線坐標軸圖表標題數(shù)據(jù)系列圖 例圖表區(qū)012345678920072008200920102011201220132014單位：萬圖表標題的作用年均交易額標題所傳達的觀點是整個圖表的魂過渡頁TRANSITION PAGE制作圖表201】圖表制作的基本原則02】圖表制作的一般步驟03】案例：基礎(chǔ)餅圖制作圖表制作的基本原則01020403根據(jù)數(shù)據(jù)或觀點表達的需要選擇

5、最合適的表達形式(插圖或表格)圖表的設(shè)計要基于成果的表達，準確的突出作者的貢獻圖表的表達要考慮到讀者的理解水平，應(yīng)具有“自明性”圖表的形式應(yīng)盡量簡潔，所承載的問題不要過多隨心所欲格式化圖表元素如何快速進入格式對話框用鼠標雙擊該對象即可喚出對應(yīng)的格式對話框選中該對象后，按“Ctrl+1” 快捷鍵也可喚出對應(yīng)的格式對話框選中該對象后，右鍵菜單中會出現(xiàn)相應(yīng)的格式子菜單圖表區(qū)格式圖表區(qū)格式對話框中，有圖表選項和文本選項兩個選項卡圖表選項：是指在圖表選項卡中設(shè)置圖表區(qū)的邊框和填充色、陰影和柔化邊緣、大小屬性和位置文本選項：是指對圖表中文字的填充色和邊框進行設(shè)置繪圖區(qū)格式繪圖區(qū)格式對話框中，只有繪圖區(qū)選項

6、卡繪圖區(qū)選項：是指在圖表選項卡中設(shè)置圖表區(qū)的邊框和填充色、陰影和柔化邊緣、大小屬性和位置當我們還沒有形成自己的圖表風格的時候，我們往往喜歡在圖表區(qū)或者繪圖區(qū)里設(shè)置漸變的填充色效果或者其他圖片，殊不知會影響圖表中重點信息的傳遞。數(shù)據(jù)系列格式數(shù)據(jù)系列格式對話框中，有填充、坐標軸和系列選項四個選項卡填充：若是柱形圖等填充型的圖表類型，則可以設(shè)置邊框線和填充色； 若是曲線圖類型，則可以設(shè)置曲線的線型和數(shù)據(jù)標記；坐標軸：用于將選定的數(shù)據(jù)系列設(shè)置到主坐標軸或是次坐標軸。這個選項只有在圖表中有多個數(shù)據(jù)系列時才可使用選項：若是柱形圖或條形圖，可以在這里設(shè)置重疊比例和分類間距；若是曲線圖，可以在這里設(shè)置垂直線、

7、漲跌主線；若是餅圖，可以在這里設(shè)置第一扇區(qū)的起始位置；若是氣泡圖，可以在這里設(shè)置使用氣泡的面積還是寬度來代表數(shù)值大小。坐標軸格式坐標軸格式對話框中，包括坐標軸、刻度線標記、標簽、對齊、數(shù)字五個選項卡對齊：在這里設(shè)置坐標軸文本的方向。坐標軸：調(diào)整最小值和最大值，主要單位和次要單位?？潭染€標記：調(diào)整刻度線標簽之間的分類數(shù)，也就是每隔幾個數(shù)據(jù)點顯示一次標簽。標簽：在這里設(shè)置數(shù)據(jù)標簽的位置或與坐標軸的距離。數(shù)字：坐標軸的數(shù)字格式可以通過常用工具欄設(shè)置，但這里可以設(shè)置自定義的數(shù)字格式，某些圖表技巧會利用到這里的自定義數(shù)字格式。圖表選項圖表選項對話框包括圖表標題、坐標軸標題、坐標軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標簽

8、、數(shù)據(jù)表、參考線、誤差線、趨勢線9個選項卡圖表標題：當圖表標題較長時，一般建議不啟用標題元素本身，而是使用單元格或文本框來代替坐標軸標題：若非必要，一般不使用(散點圖因為有兩個坐標軸，一般需要使用)坐標軸：在這里設(shè)置分類軸的類型是“分類”的，還是“時間刻度”的網(wǎng)格線：在這里設(shè)置是否顯示水平和垂直的網(wǎng)格線(一般建議使用水平的網(wǎng)格線，作為比較數(shù)值大小的參考)。數(shù)據(jù)表：可以勾選是否在圖表的X軸下方顯示一個數(shù)據(jù)表(由于數(shù)據(jù)表會占用過多的圖表空間，一般不建議使用)向圖表追加數(shù)據(jù)系列鼠標拖放法：選中待加入的數(shù)據(jù)區(qū)域，鼠標至于邊框，出現(xiàn)十字箭頭時，按下鼠標將其拖放到圖表上釋放即可。復(fù)制粘貼法：選中待加入的數(shù)

9、據(jù)區(qū)域，Ctrl+C復(fù)制，再選中圖表，Ctrl+V粘貼?？蚓€擴展法：選中圖表時，其源數(shù)據(jù)區(qū)域周圍會出現(xiàn)紫、綠、藍的不同框線。如果待加入數(shù)據(jù)與已有數(shù)據(jù)是連續(xù)的，可以拽住藍色框線的右下角，出現(xiàn)雙向箭頭時，將籃框區(qū)域拉大到包含待加入數(shù)據(jù)即可。對話框添加：選中圖表，右鍵數(shù)據(jù)源系列添加，即可增加一個數(shù)據(jù)系列，然后在名稱、值、分類軸標簽的輸入框中指定數(shù)據(jù)源讓F4鍵完成重復(fù)設(shè)置的任務(wù)快捷鍵F4的用途：輸入公式時用來循環(huán)切換相對地址和絕對地址 重復(fù)上一次的操作數(shù)據(jù)系列的選擇用鼠標直接點選需要的數(shù)據(jù)系列。箭頭循環(huán)選擇：選中圖表后，按上或下箭頭，光標焦點會在個圖表元素之間循環(huán)切換，一直到想要你的數(shù)據(jù)系列被選中即可

10、。通過圖表工具欄選擇：當選中圖表時，圖表工具欄會變亮，最左邊是一個圖表元素的下拉框，點擊選擇想要的圖表元素。選中圖表后，單擊鼠標右鍵，在彈出的對話框中最右面的圖表元素的下拉框，點擊選擇想要的圖表。改變數(shù)據(jù)系列的圖表類型Excel圖表中的每一個數(shù)據(jù)系列，都可以單獨設(shè)置其圖表類型制作簡單的柱形圖或曲線圖，然后選中需要修改圖標類型的數(shù)據(jù)系列，單擊鼠標右鍵圖表類型，在對話框中選擇需要的圖表類型，則該系列會變成制定的圖表類型。刪除輔助系列的圖例項兩次點擊鼠標法：第一次單擊鼠標選中圖例，再單擊鼠標選中要刪除的圖例項，按Del鍵，即可刪除該圖例項?？焖購?fù)制圖表格式選中已格式化好的圖表，Ctrl+C復(fù)制；再選

11、中待格式化的圖表，點擊菜單“編輯選擇性粘貼格式”，即可把源圖表的格式應(yīng)用到目標圖表上。將源圖表復(fù)制一份后，再將其數(shù)據(jù)源修改為新的目標數(shù)據(jù)區(qū)域?？珉娔X復(fù)制自定義圖表類型圖表制作的一般步驟季 度銷 售Q140Q260Q380Q496準備數(shù)據(jù)源01020304選擇圖表類型01020304制作圖表美化圖表案例：基礎(chǔ)餅圖制作餅圖顯示一個數(shù)據(jù)系列中各項的大小，與各項總和成比例，餅圖中的數(shù)據(jù)點顯示為整個餅圖的百分比。 使用餅圖的五種情況：僅有一個要繪制的數(shù)據(jù)系列；要繪制的數(shù)值沒有負值；要繪制的數(shù)值幾乎沒有零值；不超過七個類別；各類別分別代表整個餅圖的一部分。40%21%15%9%15%午餐銷售客額三明治沙

12、拉湯飲 料甜 點01. 準備數(shù)據(jù)源注：僅排列在工作表的一列或一行中的數(shù)據(jù)可以繪制到餅圖中。在A2:A6單元格區(qū)輸入各個項目；B1:B6單元格區(qū)域中輸入午餐銷售客額(如下圖所示)。AB1菜 單午餐銷售客額2三明治40%3沙拉21%4湯15%5飲料9%6甜點15%02. 選擇圖表類型 選中A1:B6單元格區(qū)域?！静迦搿俊緢D表】【餅圖】。03. 制作餅圖 單擊【確定】，則出現(xiàn)如下圖所示的餅圖。40%21%15%9%15%午餐銷售客額三明治沙 拉湯飲 料甜 點04. 美化圖表 選中圖表區(qū)域，激活【圖表元素】選項卡。【圖表元素】【數(shù)據(jù)標簽】 【數(shù)據(jù)標簽外】。 同上：【圖例】【右】。04. 美化圖表 選中

13、圖標區(qū)域，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【設(shè)置圖標區(qū)域格式】。 在彈出的的【設(shè)置形狀格式】對話框中選擇【填充】【純色填充】，對圖表區(qū)、繪圖區(qū)顏色進行美化。 選中圖表標題、圖例、數(shù)據(jù)標簽，對字體大小和顏色進行美化。40%21%15%9%15%午餐銷售客額三明治沙 拉湯飲 料甜 點過渡頁TRANSITION PAGE解析誤區(qū)301】混亂的餅圖分割02】折線圖線條的粗細03】折線圖中使用不連貫線條04】折線圖的基線05】條形圖的排列順序06】柱形圖零基線07】柱形圖數(shù)據(jù)條寬度12345誤區(qū)1.混亂的餅圖分割餅圖的設(shè)計應(yīng)直觀而清晰，一般情況下，分割不應(yīng)該超過5塊；將最大的部分順時針放在12點鐘方

14、向，便于讀者識別，并能更好的對此部分進行強調(diào)，第二部分逆時針在12點鐘方向，剩下的部分按逆時針方向依次排列；也可將最大的部分順時針放在12點鐘方向，剩余部分按順時針降序排列。1234512345誤區(qū)2.折線圖線條的粗細線條太細，難以辨識線條太粗，隱藏細節(jié)線條適中誤區(qū)3.在折線圖中使用不連貫的線條0123456類別 1類別 2類別 3類別 40123456類別 1類別 2類別 3類別 4相反，使用實線和顏色，容易進行區(qū)分虛線容易分散注意力，不易進行區(qū)分誤區(qū)4.折線圖的基線507510012515010010511011596100120116106100約占圖表區(qū)域的三分之二太過水平，遮蓋信息太

15、過夸張，夸大趨勢恰當高度誤區(qū)5.條形圖排列順序1.8梨子2.8香蕉4.4葡萄2.4蘋果4.4葡萄2.8香蕉2.4蘋果1.8梨子數(shù)據(jù)應(yīng)該按照一定的順序規(guī)律進行排列誤區(qū)6.柱形圖零基線22.533.544.5201345不以零基線為起始線的柱形圖具有誤導(dǎo)性誤區(qū)7.柱形圖數(shù)據(jù)條寬度圖表直條太窄太窄的直條，會讓視線集中在空白區(qū)域合理的寬度直條寬度約為條間距的2倍過渡頁TRANSITION PAGE高級圖表301】混亂的餅圖分割02】折線圖線條的粗細03】折線圖中使用不連貫線條04】折線圖的基線05】條形圖的排列順序06】柱形圖零基線07】柱形圖數(shù)據(jù)條寬度瀑布圖29001200300200900300總

16、費用房租水電費交通費伙食費日用品費生活開銷主要為住和吃深圳月最低生活費組成資料來源：天涯網(wǎng)單 位：元01. 準備數(shù)據(jù)源 在A2:A7單元格區(qū)輸入各個項目；C2:C7單元格區(qū)域中輸入金額。 在B2單元格輸入0；在B3單元格輸入=$C$2-SUM($C$3:C3)，下拉公式。 占位 輔助列構(gòu)造完成。(如下圖所示)ABC1項 目占 位金 額2總費用029003房租170012004水電費14003005交通費12002006伙食費3009007日用品費0300 選中A1:C7單元格區(qū)域?！静迦搿俊緢D表】【柱形圖】 【堆積柱形圖】。02. 創(chuàng)建圖表 選中“占位”系列，設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式。 選中“占位”系

17、列后，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式】。 在彈出的的【設(shè)置形狀格式】對話框中選擇【填充】【無填充】。03. 設(shè)置系列格式 選中“金額”系列，設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式。 選中“金額”系列后，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式】。 在彈出的的【設(shè)置形狀格式】對話框中選擇【填充】【純色填充】【填充顏色橙色】 。03. 設(shè)置系列格式 選中“水平坐標軸”，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷餐單中單擊【設(shè)置坐標軸格式】。 【坐標軸選項】【主要刻度線類型】【無】；【線型】【寬度】【1.5磅】。 選中“垂直坐標軸”，按下Del鍵，刪除“垂直坐標軸”。04. 設(shè)置坐標軸格式 選中“金

18、額”系列，激活【圖表工具】選項卡。【圖表工具】【布局】【數(shù)據(jù)標簽】 【居中】。05. 設(shè)置數(shù)據(jù)標簽 刪除網(wǎng)格線與圖例，設(shè)置圖表區(qū)、繪圖區(qū)背景顏色。 調(diào)整繪圖區(qū)大小，添加圖表標題。 給出數(shù)據(jù)來源等信息。29001200300200900300總費用房租水電費交通費伙食費日用品費生活開銷主要為住和吃深圳月最低生活費組成資料來源：天涯網(wǎng)單 位：元06. 美化圖表散點圖012345602468101214161820物流收貨天數(shù)和客戶滿意度相關(guān)性分析數(shù)據(jù)來源：制單員滿意度線性(滿意度)01. 準備數(shù)據(jù)源 對物流收貨天數(shù)和客戶滿意度相關(guān)性進行分析。 在A2:B2單元格區(qū)輸入兩個項目：收貨天數(shù)和滿意度；在A3:B16單元格區(qū)域輸入統(tǒng)計到的數(shù)據(jù)(如下圖所示)。02. 創(chuàng)建圖表 選中A3:B16單元格區(qū)域?！静迦搿俊緢D表】【散點圖】。012345602468101214161820物流收貨天數(shù)和客戶滿意度相關(guān)性分析03. 添加趨勢線 選中圖標區(qū)域