應(yīng)付賬款管理辦法

1、財(cái)務(wù)付款管理辦法文件編號(hào)： HT-CW-0041 目的 ：為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)付款制度 ,落實(shí)工作責(zé)任，特制定本制度2 范圍 ：適用于公司報(bào)銷付款的管理。3 權(quán)責(zé) ：3.1 運(yùn)營(yíng)管理部3.1.1 負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同原件、價(jià)格表提供；3.1.2 負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確提供各類付款單據(jù)；3.1.3 負(fù)責(zé)及時(shí)跟回已付貨款的增值稅發(fā)票或收據(jù)；3.1.4 負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票到達(dá)公司，及時(shí)報(bào)銷掛賬；3.1.5 負(fù)責(zé)與供應(yīng)商對(duì)賬；3.1.6 負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)部每月對(duì)賬，提供 應(yīng)付賬款相關(guān)報(bào)表 ；3.2 質(zhì)量部3.2.1 負(fù)責(zé)采購(gòu)物品在使用中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部；3.2.2 負(fù)責(zé)審核付款申請(qǐng)所

2、涉及的質(zhì)量相關(guān)的問題。3.3 財(cái)務(wù)部3.3.1 負(fù)責(zé)采購(gòu)合同原件的保管；3.3.2 負(fù)責(zé)對(duì)各部門提供的付款單據(jù)進(jìn)行審核，并及時(shí)、準(zhǔn)確安排支付；3.3.3 負(fù)責(zé)對(duì)付款環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效控制；3.3.4 負(fù)責(zé)出具應(yīng)付賬款余額表。4 定義：5 作業(yè)內(nèi)容： 第一部分：類別劃分5.1 付款類別劃分5.1.1 專項(xiàng)支出主要包括固定資產(chǎn)購(gòu)置、模具購(gòu)置、軟件及其他所有專門立項(xiàng)的費(fèi)用等。5.1.2 采購(gòu)、委外加工付款主要包括原料、 配件、外購(gòu)產(chǎn)品、 包裝物、委外加工費(fèi)等。第二部分：應(yīng)付賬款信息的管理5.2 應(yīng)付賬款的供應(yīng)商信息管理521 綜合管理運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人為供應(yīng)商信息檔案的最終責(zé)任人522 供應(yīng)商信息檔案為公司

3、重要檔案，所有經(jīng)管人員須妥善保管。523 綜合管理運(yùn)營(yíng)部合同簽訂后，合同原件及時(shí)上交財(cái)務(wù)部留存。5.2.4 應(yīng)付賬款的內(nèi)部管理報(bào)告制度為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，各采購(gòu)業(yè)務(wù)人員應(yīng)以 供應(yīng)商為標(biāo)志，建立格式統(tǒng)一的采購(gòu)業(yè)務(wù)備查臺(tái)賬，并與公司財(cái)務(wù)部、供應(yīng)商 實(shí)行定期對(duì)帳制度。第三部分：付款流程5.3 付款流程經(jīng)辦人填寫付款申請(qǐng)單5.3.1 預(yù)付款（訂金）支付5.3.1.1 提交單據(jù)：付款申請(qǐng)單5.3.1.2 提交單據(jù)規(guī)范要求： 付款申請(qǐng)單：必須有采購(gòu)部門經(jīng)手人、運(yùn)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)人審核簽名。付款申請(qǐng) 單的“收款單位”、“收款賬戶信息” 、“金額”、“備注”欄要填寫清晰、齊全。5.3

4、.1.3 財(cái)務(wù)審核控制要點(diǎn)： 付款申請(qǐng)單據(jù)權(quán)責(zé)人員的簽字齊全性進(jìn)行審核。 對(duì)采購(gòu)報(bào)價(jià)單的單價(jià)及采購(gòu)數(shù)量、及預(yù)付款比例，與付款憑單填寫額進(jìn)行符合 性審核。是否與合同一致。5.3.1.4 財(cái)務(wù)審核后單據(jù)流向：財(cái)務(wù)部審核通過后，提交總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。5.3.2 非預(yù)付（訂金）支付 （不包括采購(gòu)人員報(bào)銷已付材料或物品款的情況） ：5.3.2.1 提交單據(jù)：付款申請(qǐng)單、供應(yīng)商送貨單、本公司入庫(kù)單 （黃聯(lián)）5.3.2.2 提交單據(jù)規(guī)范要求：（ 1）付款申請(qǐng)單 ：付款申請(qǐng)單 上的“收款單位”、“收款賬戶信息”、“金額”、“備注”欄要填寫清楚、正確、齊全。同時(shí)要有采購(gòu)經(jīng)手人及采購(gòu)主管審核 簽名。（2）供應(yīng)商送貨

5、單：必須有本公司倉(cāng)管人員簽收簽章。（3）本公司入庫(kù)單：入庫(kù)單各項(xiàng)目必須填寫準(zhǔn)確、清晰、項(xiàng)目齊全。5.3.2.3 質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核要點(diǎn)付款物品、模具、設(shè)備是否有質(zhì)量問題，質(zhì)量方面是否同意付款。5.3.2.4 財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)（1）應(yīng)對(duì)以上提到的各項(xiàng)單據(jù)權(quán)責(zé)人員的簽字齊全性進(jìn)行審核。（2）對(duì)采購(gòu)報(bào)價(jià)單或采購(gòu)合同比較，單價(jià)及采購(gòu)數(shù)量、應(yīng)付款金額，與付 款單填寫額進(jìn)行符合性審核。（3）審核入庫(kù)單各項(xiàng)目是否與供應(yīng)商送貨單相符。（4）審核實(shí)際收料數(shù)量是否與付款申請(qǐng)單相符。對(duì)于超量采購(gòu)的情況，有 無(wú)特別批準(zhǔn)。（5）原始單據(jù)附件不齊、不清晰，財(cái)務(wù)有權(quán)將單據(jù)退回。（6 ）采購(gòu)相關(guān)責(zé)任人未按規(guī)定執(zhí)行 , 財(cái)務(wù)有權(quán)拒付貨

6、款；5.3.2.5 財(cái)務(wù)審核后單據(jù)流向：財(cái)務(wù)部審核通過后，提交總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。5.3.3 采購(gòu)部人員報(bào)銷已付物品款的審核除按 規(guī)范操作外，采購(gòu)人員報(bào)銷時(shí)，還要提供付款收據(jù)（票據(jù)付款附 收據(jù)）或發(fā)票。5.3.4 非采購(gòu)部人員報(bào)銷已購(gòu)物品的審核5.3.4.1 提交單據(jù)： 付款申請(qǐng)單 、入庫(kù)單5.3.4.2 單據(jù)提交要求：5.3.55.3.65.3.7（1）付款申請(qǐng)單必須有相關(guān)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。（2）入庫(kù)單必須有倉(cāng)管簽收，且填寫清晰、不準(zhǔn)涂改，如有涂改必須有涂 改人簽名，并說明原因。（3）入庫(kù)單上必須注明收料明細(xì)，不可填寫如“收 * 一批”字樣。 無(wú)論金額大小，都要辦理入倉(cāng)手續(xù)。5.3.4.3 質(zhì)量負(fù)責(zé)

7、人審核要點(diǎn) 付款物品、模具、設(shè)備是否有質(zhì)量問題，質(zhì)量方面是否同意付款。5.3.4.4 財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)財(cái)務(wù)嚴(yán)格按 要求進(jìn)行審核，對(duì)于不符合要求的一律退回補(bǔ)正。 付款資金按排5.3.5.1 為保證貨款的及時(shí)安排， 付款申請(qǐng)單提前二至三天送交財(cái)務(wù)部門進(jìn) 行審批 ，以便合理安排資金；5.3.5.2 付款申請(qǐng)單經(jīng)總經(jīng)理審批后，財(cái)務(wù)根據(jù)資金情況合理安排貨款。 貨款支付5.3.6.1 支付供應(yīng)商款，由出納通知經(jīng)辦人，有經(jīng)辦人領(lǐng)收款人到財(cái)務(wù)辦理 領(lǐng)取現(xiàn)金或領(lǐng)取票據(jù)（供應(yīng)商收款人需帶蓋有公司財(cái)務(wù)章收據(jù)） ；根據(jù)供應(yīng)商 的需要，出納提供銀行匯款底單，交由采購(gòu)復(fù)印并由采購(gòu)傳真給供應(yīng)商；采 購(gòu)可查閱 票據(jù)付款登記簿 了

8、解付款情況和進(jìn)度。5.3.6.2 貨款支付記錄控制（1）現(xiàn)金及電匯付款申請(qǐng)單，在總經(jīng)理審批后，付款完畢直接在 ERP 應(yīng)收應(yīng)付 中進(jìn)行登記。（2）對(duì)于付票據(jù)的付款申請(qǐng)單，在票據(jù)開具填寫、復(fù)印后，付款 完畢再在 ERP 應(yīng)收應(yīng)付 中進(jìn)行登記。（3）已登記付款記錄，必須在付款申請(qǐng)單背面注明“ 已登記 ”。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制 倉(cāng)庫(kù)材料單據(jù)交單時(shí)間（ 依據(jù)財(cái)務(wù)部下發(fā)制度 RC-CW-3-002 執(zhí)行）。并及時(shí)將入庫(kù)單據(jù)錄入采購(gòu)明細(xì)表中。（ 4）為防止付款記錄登記的漏登，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在 每月與采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù) 對(duì)賬時(shí)，同時(shí)要檢查 采購(gòu)明細(xì)表中有關(guān)漏登付款 。（此項(xiàng)工作每月 執(zhí)行一次 ）增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票控制5.3.7.1

9、 采購(gòu)經(jīng)辦人開票前，必須先與供應(yīng)商對(duì)賬， 無(wú)誤后方可讓對(duì)方開票。 發(fā)票與入庫(kù)單內(nèi)容一致，客戶開票必須在備注欄內(nèi)填寫我方入庫(kù)單號(hào)5.3.7.2 采購(gòu)部門收到發(fā)票后要先進(jìn)行初步審核，1）發(fā)票開具的本公司名稱、稅號(hào)、地址是否正確。2 ）發(fā)票金額是否正確 .（3 ）開具日期有無(wú)超過認(rèn)證期限（ 180 天）(4) 開具的發(fā)票有無(wú)錯(cuò)格、壓線。(5) 蓋章是否清晰。(6) 開票、復(fù)核、收款人是否開具齊全。(7) 發(fā)票聯(lián)次是否正確(發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián))537.3 經(jīng)辦人員收到發(fā)票為增值稅專用發(fā)票后，在收到發(fā)票后的第一時(shí)間把增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)交到財(cái)務(wù)部，嚴(yán)禁個(gè)人手中存放增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)。5.3.7.4 財(cái)務(wù)部

10、會(huì)計(jì)除對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行復(fù)核外，還要審核發(fā)票開具金額是否與本司付款金額相符，對(duì)于不符的情況，及時(shí)與采購(gòu)人員溝通解決。5.3.7.5 財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)每月統(tǒng)計(jì)已付款尚未開具發(fā)票供應(yīng)商明細(xì)，及時(shí)通知采購(gòu) 跟回進(jìn)項(xiàng)發(fā)票。(此表一式兩份，一份采購(gòu)，一份財(cái)務(wù)留存)5.3.7.6 每月采購(gòu)部要積極配合財(cái)務(wù)部的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票收回計(jì)劃.第四部分：應(yīng)付賬款監(jiān)控制度5.4.1 付款申請(qǐng)前，要仔細(xì)核對(duì)供應(yīng)商款項(xiàng)金額的正確性。核對(duì)準(zhǔn)確后填寫付款單據(jù)。5.4.2 供應(yīng)商開的收款收據(jù)，要在當(dāng)天或第二天及時(shí)交出納處款。5.4.3 付款通過銀行匯款的單位，出納付款后負(fù)責(zé)將信息及時(shí)反饋給采購(gòu)人員。5.4.4 出納付款當(dāng)天(現(xiàn)金、支票、承兌、銀

11、行匯款)，應(yīng)在ERP應(yīng)收應(yīng)付中錄入付款信息。財(cái)務(wù)部每月1號(hào)出具月應(yīng)付賬款付款明細(xì)表給采購(gòu)部。便于核對(duì)付款情況，產(chǎn)生差異及時(shí)解決。5.4.5 付出票據(jù)時(shí)，應(yīng)注意下列事項(xiàng)第五部分：監(jiān)控條例對(duì)提供付款資料不正確，造成 款項(xiàng)，或出納付款失誤，錯(cuò)付。對(duì)責(zé)任人按 0.5 _點(diǎn)進(jìn)行扣前期采購(gòu)入庫(kù)物品，本期付款，發(fā)票當(dāng)月必須開具，采購(gòu)人員及時(shí)催要。必須在25前報(bào) 銷。沒及時(shí)報(bào)銷對(duì)經(jīng)辦人、部門責(zé)任人每次罰款50元。本期采購(gòu)入庫(kù)物品，本期付款，發(fā)票當(dāng)月必須開具，采購(gòu)人員及時(shí)催要。必須在25前報(bào) 銷。沒及時(shí)報(bào)銷對(duì)經(jīng)辦人、部門責(zé)任人每次罰款50元。前期及本期采購(gòu)入庫(kù)物品，發(fā)票已開必須當(dāng)月掛賬，采購(gòu)人員必須在收到發(fā)票5日內(nèi)報(bào)銷。沒及時(shí)報(bào)銷對(duì)經(jīng)辦人、部門責(zé)任人每次罰款50元。第14條 收取款項(xiàng)后，收款人款項(xiàng)遺失或發(fā)生短少由收款人承擔(dān)