房地產(chǎn)公司檔案圖書資料管理規(guī)定_1

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-303編號：_房地產(chǎn)公司檔案圖書資料管理規(guī)定審核：_時間：_單位：_房地產(chǎn)公司檔案圖書資料管理規(guī)定用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定檔案管理與資料管理檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分，其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化，提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率，特制

2、定本規(guī)定。（一）歸檔適用范圍范圍凡公司與外界往來及公司與各協(xié)作單位之間往來的以及公司經(jīng)營 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(jié)（年、月度）、財務(wù)審 計、經(jīng)營狀況、項目可行研究報告（方案）、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照（與注冊文件）、會議紀(jì)要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關(guān)活動的圖片、文字、錄像資料。（二）管理部門1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室，設(shè)專職檔案管理人員；各部門設(shè)兼 職檔案管理人員（必須報行政人事部備案），負(fù)責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理，并負(fù)責(zé)定期移交

3、公司綜合 檔案室。2、公司檔案資料由行政人事部負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理，各部門實(shí)行專業(yè)對口分 級管理。（三）移交歸檔與使用公司總部各部門兼職檔案管理員，按照歸檔時間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室，各部門留存復(fù)印件使用（公司所發(fā)文件除外）； 需要已經(jīng)歸檔的原件時，需經(jīng)批準(zhǔn)后履行借閱手續(xù)使用。2、歸檔時間分與歸口管理部門2.1管理性文件：辦理完畢的管理性文件材料，形成部門在第1年12 月末以前整理分類，移交檔案室后立卷。2.2會計檔案：會計檔案由財務(wù)預(yù)算部保留一年后，次年三月末歸檔。 2.3人事檔案：人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設(shè)備檔案：基建工程（合同、協(xié)議、預(yù)算

4、書、許可證、 隱蔽資料等）、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動力安 裝投入使用后一個月內(nèi)歸檔，此期間由部門檔案人員進(jìn)行分類保管。2.5 各類報告、方案、內(nèi)部申請批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計劃書： 該類檔案在確立形成時由部門留存，同時送交行政人事部留存正 本歸檔。2.6合同協(xié)議類：正本原件需二份以上，在批準(zhǔn)簽署后分別由簽署部 門、財務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。2.7圖書、期刊、報紙類：在購入或訂購后先列入管理臺帳，后又綜 合檔案室負(fù)責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。2.8其它資料：如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料，一 般

5、在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。（三）文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點(diǎn)收：1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。3、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 （四）文件整理標(biāo)準(zhǔn)1、本檔案按問題組卷，一事一卷或一事多卷。2、對接收的所有檔案及時審查，進(jìn)行科學(xué)分類，排列編號。3、歸檔的文件材料要齊全完整，每份文件的正件和附件、印件與底稿， 請示與批復(fù)合并一起立卷。4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范，便于查找。（五）檔案分類編號標(biāo)準(zhǔn)檔案按職能設(shè)置十個一級類目，即（1）合同協(xié)議類

6、；（2）行政人事文書管理類；（3）經(jīng)營管理類；（4）工程技術(shù)圖紙類；（5）內(nèi)部文件與制度規(guī)范類；（6）專題報告和專項技術(shù)研究類；（7）預(yù)算項目類；（8）資產(chǎn)設(shè)備材料類；（9）會計檔案類；（10）公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行設(shè)置。按問題分類，結(jié)合年度，一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標(biāo)識，A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十個一級類目（二級類目由綜合檔案室劃分該類明細(xì)科目按統(tǒng)一名稱通知各部門）。 按各項要大類分別排架，大類之間不交叉排列，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準(zhǔn)則，保持各類檔案的有機(jī)聯(lián)系和及時、高效提供利用。根據(jù)檔案的形成特

7、點(diǎn)和管理要求，按大類、分年代排架法、即按大類-年代進(jìn)行排架，就是在同一大類內(nèi)按同一問題的案卷排列在一起，在同一問題內(nèi)再按永久、長期、短期順序排列，第二年依次接著排，分階段排列，一個階段不超過三位數(shù)。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號，即類、年度大流水編號。（六）保存期限保管期限可分為：永久保存、長期保存和短期保存。（七）檔案借閱1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進(jìn)行登記， 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。2、查閱檔案原則上在閱檔室進(jìn)行，一般不得借出。必須借出時，需經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批

8、準(zhǔn)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 后，方可查閱。4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)案件，應(yīng)經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人同意。5、檔案借閱要履行登記手續(xù)；借閱檔案必須愛護(hù)，嚴(yán)禁涂改；注意安全 和保密，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復(fù)制，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。6、檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。（八）檔案保管標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫前必須經(jīng)過嚴(yán)格檢查，防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì) 進(jìn)行侵蝕。 檔案入庫后要系統(tǒng)化整理，做到排列科學(xué)、整齊美觀，便于保管和 利用。3、檔案室門窗裝具要堅固，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保檔案安全； 非工作人員不得進(jìn)入檔案室。 保持檔案整潔，備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設(shè)施。 每季度對檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查，定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁放置與檔案無關(guān)物品，嚴(yán)禁在檔案室吸煙。（九）保密守則（詳見保密規(guī)定）對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定，由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級（絕密、機(jī)密、秘密）。2、檔案材料不得任意帶出檔案室，更不得將檔案秘密向無關(guān)人員泄露。3、查閱密級檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)，在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱、摘抄、