K2工作流系統(tǒng)用戶手冊

1、萬科萬科 K2 工作流系統(tǒng)工作流系統(tǒng)用戶手冊用戶手冊 目目錄錄1 引言引言.31.1 編寫目的 .31.2 背景 .32 運行環(huán)境運行環(huán)境.32.1 硬件環(huán)境 .32.2 軟件環(huán)境 .33 流程操作流程操作.43.1 發(fā)起流程 .43.1.1 登陸系統(tǒng) .43.1.2 發(fā)起流程 .43.1.3 編輯流程 .63.1.4 提交流程 .93.2 審批流程 .133.2.1 郵件審批 .133.2.2 K2 系統(tǒng)審批流程 .163.2.3 查詢流程 .313.2.4 流程催辦 .324 個人設(shè)定個人設(shè)定.344.1.1 授權(quán)設(shè)置 .344.1.2 移交設(shè)置 .355 流程管理流程管理.365.1.1

2、 增加流程 .365.1.2 創(chuàng)建模板 .375.1.3 流程權(quán)限設(shè)置 .395.1.4 條件配置 .405.1.5 流程復(fù)制 .415.1.6 崗位設(shè)置 .425.1.7 系統(tǒng)角色 .435.1.8 秘書設(shè)置 .455.1.9 刪除審批 .466 權(quán)限管理權(quán)限管理.476.1.1 平臺管理員設(shè)置 .477 K2 流程發(fā)布流程發(fā)布.481引引言言1.1編編寫寫目目的的本文檔的編寫目的主要是說明用戶如何使用萬科 K2 工作流系統(tǒng)的操作。1.2背背景景確定統(tǒng)一的 K2 自動化平臺，完成管理流程體系中關(guān)鍵內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化，并設(shè)置控制點，把握數(shù)據(jù)來源，跟蹤實施效果，制定較為完善的標(biāo)準(zhǔn)化和自動化策略，形成“

3、管理流程標(biāo)準(zhǔn)化和自動化推廣模板”。形成一個標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程體系，建立一個統(tǒng)一高效的審批自動化平臺。達到各一線公司優(yōu)勢互補，形成較為一致的管理流程體系，各類管理流程流程步驟、事項明晰，審批速度的提高，老公司進一步規(guī)范現(xiàn)有管理流程體系，新公司可以在較短時間內(nèi)掌握管理方法提升管理能力，滿足公司高效率底風(fēng)險的管理要求，適應(yīng)公司規(guī)?；瘡?fù)制效應(yīng)的實現(xiàn)，為流程的持續(xù)優(yōu)化打好基礎(chǔ)的目的。2運運行行環(huán)環(huán)境境2.1硬硬件件環(huán)環(huán)境境可支持 Windows XP 的硬件配置2.2軟軟件件環(huán)環(huán)境境操作系統(tǒng)：Windows (sp2)瀏覽器：IE6.0，IE7.03流流程程操操作作3.1發(fā)發(fā)起起流流程程3.1.1登陸系統(tǒng)

4、打開打開 IE，輸入，輸入 K2 工作流系統(tǒng)的工作流系統(tǒng)的 IP 地址，回車地址，回車在彈出窗口輸入用戶名和密碼（已加入萬科域的自動登錄，無需輸入用戶名和密碼）在彈出窗口輸入用戶名和密碼（已加入萬科域的自動登錄，無需輸入用戶名和密碼）3.1.2發(fā)起流程點擊工作流點擊工作流 發(fā)起流程按鈕發(fā)起流程按鈕選擇公司區(qū)域選擇公司區(qū)域 公司名稱公司名稱在公司下，列出的所有流程，選擇需要創(chuàng)建的流程，點擊發(fā)起按鈕在公司下，列出的所有流程，選擇需要創(chuàng)建的流程，點擊發(fā)起按鈕在流程的右邊會列出該流程的一般描述和該流程的步驟圖例3.1.3編輯流程進入流程首頁后，填寫頁面中的每一項內(nèi)容（后面有紅星提示的為必填內(nèi)容）進入流

5、程首頁后，填寫頁面中的每一項內(nèi)容（后面有紅星提示的為必填內(nèi)容）申請時間：系統(tǒng)自動帶出顯示流程的發(fā)起時間所屬公司，部門，K2 系統(tǒng)會自動抓起流程發(fā)起人的公司和部門屬性填寫內(nèi)容后面有紅星提示的為必填內(nèi)容上傳附件上傳附件如該流程還需添加其他文件，與之關(guān)聯(lián)，可以利用附件功能，上傳附件點擊附件按鈕選擇文件所在位置，點擊上傳按鈕在頁面中會顯示文件名稱，上傳人姓名和上傳時間如一個流程需要上傳多個附件，可以按上述步驟，多次操作，每個文件會按上傳時間依次列出相關(guān)流程相關(guān)流程如該流程和其他流程有關(guān)聯(lián)，可以使用相關(guān)流程功能，使該流程和其他流程建立關(guān)聯(lián)關(guān)系點擊關(guān)聯(lián)流程點擊新增按鈕，使用搜索功能，添加需要關(guān)聯(lián)的流程如一

6、個流程需要關(guān)聯(lián)多個流程，可以按上述步驟，多次操作，關(guān)聯(lián)多個流程提交流程提交流程該流程的所有信息，如流程字段，附件，相關(guān)流程都已填寫完畢后，就可以提交該流程，交給審批人員審批。點擊發(fā)送按鈕3.1.4提交流程該流程的所有信息，如流程字段，附件，相關(guān)流程都已填寫完畢后，就可以提交該流程，交給審批人員審批，系統(tǒng)會根據(jù)流程信息，自動選擇審批模板。編輯審批人員編輯審批人員每個審批步驟中，如果預(yù)先設(shè)置好審批（抄送）崗位或?qū)徟ǔ停┤藛T，審批頁面中的審批步驟就會自動加載預(yù)先設(shè)置的該崗位的對應(yīng)人員或?qū)徟ǔ停┤藛T。如審批步驟沒有預(yù)先設(shè)置好審批崗位或?qū)徟ǔ停┤藛T，審批頁面中的審批步驟就會顯示為空，需要流程

7、發(fā)起人手工添加審批（抄送）人員。點擊選擇辦理人按鈕，添加審批（抄送）人員從左邊的人員顯示列表中，選擇審批（抄送）人員，點擊確定（審批或抄送人員可以選一個，也可以多選）如已經(jīng)知道審批人員的編號，可以直接在審批步驟中輸入審批人員的編號，點擊檢查賬號按鈕確認在具體的審批流程中，針對審批步驟，流程發(fā)起者只能添加具體審批人，不能添加審批崗位編輯審批步驟編輯審批步驟如審批頁面中的審批步驟不能完全反映該流程的審批流程，流程發(fā)起人也可以針對該流程添加/刪減流程步驟點擊添加流程按鈕，系統(tǒng)會自動在該步驟下面新增一個流程步驟，流程發(fā)起人需手工添加流程步驟名稱和審批人員點擊刪除流程按鈕，系統(tǒng)會自動把該步驟從審批流程中

8、刪除如該步驟在后臺設(shè)置為固定步驟，則流程發(fā)起者無法刪除該步驟。如流程發(fā)起者對該流程的審批步驟，審批人員都已經(jīng)編輯完成，則點擊提交按鈕，把該流程提交給第一個審批步驟的審批人員審批。系統(tǒng)顯示流程提交成功審批模板中，每一個審批步驟都需要填寫審批步驟名稱和審批人員，如有審批步驟名稱或者審批人員沒有填寫，點擊提交按鈕系統(tǒng)會自動報錯。3.2審審批批流流程程流程發(fā)起人提交審批流程后，第一個審批步驟的審批人員就會收到一封郵件提醒3.2.1郵件審批設(shè)置郵件審批設(shè)置郵件審批點擊查詢頁簽，利用查詢功能，查詢出需要郵件審批的流程選擇需要郵件審批的流程，點擊郵件審批按鈕系統(tǒng)彈出提示窗口，選擇確認，系統(tǒng)會提示“申請郵件審

9、批成功”郵件審批郵件審批登陸萬科郵箱，會收到一封審批郵件打開該郵件，選擇回復(fù)按鈕，如同意該流程，則在是否同意欄中選擇同意，如拒絕該流程，則在是否同意欄中選擇不同意，并在審批意見欄中輸入拒絕意見，點擊發(fā)送按鈕。系統(tǒng)自動會接收郵件審批的信息，自動把信息顯示在系統(tǒng)中， 并把流程狀態(tài)反映出來在 K2 系統(tǒng)中審批欄中，藍色顯示的為當(dāng)前審批步驟，藍色上方為已審批步驟，藍色下方為未審批步驟3.2.2K2系統(tǒng)審批流程登錄登錄 K2 系統(tǒng)，選擇工作流系統(tǒng)，選擇工作流 待辦流程，顯示所有需要登錄人審批的流程待辦流程，顯示所有需要登錄人審批的流程查看待審批流程流程圖查看待審批流程流程圖選擇需要查看的帶審批流程，點擊

10、查看流程圖按鈕查看該流程的以前操作步驟，選擇操作日志頁簽，記錄了該流程之前所有人的操作記錄查看該流程的整個審批步驟，選擇流程圖頁簽藍色圖標(biāo)顯示的為當(dāng)前審批步驟，綠色圖標(biāo)顯示的已審批步驟，黃色圖標(biāo)顯示的為未審批步驟查看該流程已經(jīng)過哪幾個審批步驟，選擇流程步驟頁簽該頁簽列出了已審批步驟，每個審批步驟的審批時間，審批人員刪除流程刪除流程選擇需要刪除流程，點擊申請刪除按鈕，輸入刪除理由，點擊確認按鈕申請刪除并不會徹底刪除，而是把該流程轉(zhuǎn)移到回收站，由流程管理員決定是否要徹底刪除流程該頁簽可以同時選擇刪除多個流程還原流程還原流程點擊工作流 回收站，選擇需要還原流程，點擊還原按鈕，選中流程就會從回收站中還

11、原具體流程授權(quán)具體流程授權(quán)打開需要授權(quán)的流程，點擊授權(quán)按鈕點擊添加按鈕，選擇被授權(quán)人員和授權(quán)類型，再點擊確定按鈕授權(quán)代理：被授權(quán)人擁有審批該流程的權(quán)限授權(quán)查看：被授權(quán)人擁有查看該流程的權(quán)限授權(quán)完畢后，該審批流程就會在被授權(quán)人的待辦流程中出現(xiàn)流程轉(zhuǎn)交流程轉(zhuǎn)交打開需要轉(zhuǎn)交的流程，點擊轉(zhuǎn)交按鈕從左邊人員框中選擇被轉(zhuǎn)交人員，點擊確定按鈕該流程審批權(quán)限就被轉(zhuǎn)移到被轉(zhuǎn)移人，并且轉(zhuǎn)移人沒有權(quán)限再對該流程進行審批一旦對具體流程進行轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)移人就對轉(zhuǎn)移流程永遠失去了審批權(quán)限，并無法收回流程訂閱流程訂閱如想對了解該流程的后續(xù)審批的每一個步驟信息。可以使用訂閱功能進入具體流程，點擊訂閱按鈕，選擇確認一但訂閱成功，該

12、流程在審批過程中每一次狀態(tài)變更，都會發(fā)郵件通知訂閱人，顯示該流程信息流程意見收集流程意見收集打開需要收集意見的流程，點擊意見收集按鈕在征詢?nèi)酥休斎胄枰髟円庖姷娜藛T帳號（可以多帳號輸入，用分號符分隔），在說明中輸入需征詢的意見的一個解釋說明，點擊確定按鈕，發(fā)送成功，頁面會顯示“意見征詢提交成功”提示信息，被征詢?nèi)司蜁盏揭环庹髟冃畔⒈徽髟內(nèi)它c擊待反饋意見頁簽，選擇需要反饋的具體流程進入具體流程后，選擇收集人，在意見欄中輸入意見，點擊確定按鈕，就會把反饋信息發(fā)送給收集人意見收集人，點擊意見收集流程，在右上方顯示被征詢?nèi)朔答伒男畔⒘鞒讨敢鞒讨敢蜷_具體流程，點擊流程指引按鈕系統(tǒng)會顯示該流程的流程

13、名稱和流程描述流程跳轉(zhuǎn)流程跳轉(zhuǎn)打開具體流程，點擊跳轉(zhuǎn)按鈕系統(tǒng)列出所有可以跳轉(zhuǎn)的審批步驟，選擇跳轉(zhuǎn)下一步審批步驟，填寫調(diào)整意見，點擊跳轉(zhuǎn)按鈕系統(tǒng)會自動跳過中間步驟，直接跳轉(zhuǎn)到所選審批步驟跳轉(zhuǎn)功能可以向上往已審批步驟跳轉(zhuǎn)，也可以向下往未審批步驟跳轉(zhuǎn)提交流程提交流程審批人員對流程進行審批，先選擇當(dāng)前步驟審批框（藍色背景），選擇是否同意，如選擇有疑義或者不同意，必須填寫審批意見，如先擇同意，審批意見可以不同填寫完畢后，點擊提交按鈕，系統(tǒng)自動會跳轉(zhuǎn)到流程模板頁面，填寫后續(xù)審批流程的步驟和審批人員，點擊提交按鈕，系統(tǒng)自動把流程移到下一審批步驟我發(fā)起的流程我發(fā)起的流程所有我創(chuàng)建的流程，提交以后，流程自動會轉(zhuǎn)

14、移到我發(fā)起的流程頁簽點擊工作表 我發(fā)送的流程，顯示所有我創(chuàng)建的已提交的流程3.2.3查詢流程點擊工作表 查詢，顯示查詢頁面填寫查詢字段的內(nèi)容，點擊查詢，系統(tǒng)會自動根據(jù)填寫內(nèi)容，顯示符合條件的流程3.2.4流程催辦流程移到下一個審批人審批，而下一個審批人延遲或忘記審批，可以使用催辦功能，發(fā)送催辦郵件，催促下一個審批人審批點擊工作表 查詢，先查詢出需要催辦的流程，選中需催辦流程，點擊催辦按鈕選擇確認按鈕，系統(tǒng)就會自動給該流程的當(dāng)前審批人發(fā)送一封催辦郵件，催促當(dāng)前審批人盡快審批4個個人人設(shè)設(shè)定定4.1.1授權(quán)設(shè)置點擊個人設(shè)定 授權(quán)設(shè)置，顯示授權(quán)頁面點擊新增按鈕，填寫被授權(quán)人，授權(quán)類型，授權(quán)時間，右邊

15、勾選授權(quán)流程類型，可以多選授權(quán)代理：被授權(quán)人擁有審批該流程的權(quán)限授權(quán)查看：被授權(quán)人擁有查看該流程的權(quán)限個人授權(quán)中的授權(quán)設(shè)置，可以針對整個流程授權(quán)，通過這個流程類型發(fā)起的流程實例，交給授權(quán)人審批時，被授權(quán)人都會同樣有權(quán)對該流程實例進行審批授權(quán)設(shè)置有時間限制，超過授權(quán)設(shè)置規(guī)定的時間，授權(quán)功能自動取消4.1.2移交設(shè)置點擊個人設(shè)定 移交設(shè)置，顯示移交頁面點擊新增按鈕，填寫被移交人，描述信息，右邊勾選移交流程類型，可以多選一但審批人對某個流程類型進行了移交設(shè)置，所有通過這個流程類型發(fā)起的流程實例，交給移交人審批時，系統(tǒng)都會自動轉(zhuǎn)交給被移交人審批，而移交人則無法對該實例進行審批5流流程程管管理理功能說明

16、：具有平臺管理員或流程管理員權(quán)限的用戶對流程和權(quán)限的設(shè)置進行管理5.1.1增加流程點擊流程管理 流程列表，選擇流程創(chuàng)建位置（也可以在創(chuàng)建流程界面中的，所屬分類字段中確定），點擊添加流程按鈕在創(chuàng)建流程界面中，選擇流程信息頁簽，完成該頁簽中所有信息的填寫或選擇發(fā)起流程的地址：填寫流程界面的存放地址流程類型：自由流（審批步驟可以跳轉(zhuǎn)，可以刪除），固定流（審批步驟不可以跳轉(zhuǎn)，也不可以刪除）存儲平臺：選擇 MOSS（萬科現(xiàn)有存儲都選擇 MOSS）是否顯示簡要說明：如選擇是，在簡要說明頁簽中填寫相應(yīng)信息流程最大步驟數(shù)：系統(tǒng)限制，不能超過 20 步是否有效：如選擇否，表示 流程已廢棄，在發(fā)起流程頁簽中無法創(chuàng)

17、建該流程5.1.2創(chuàng)建模板新增完流程后，就要對該流程創(chuàng)建流程模板點擊流程管理 流程列表 模板，選擇新增模板按鈕創(chuàng)建完新模板后，點擊編輯步驟按鈕，點擊添加按鈕，編輯模板的每一個審批步驟輸入完模板的每一個審批步驟后，點擊每一個審批步驟的編輯按鈕，打開屬性設(shè)置窗口，對審批步驟的屬性進行設(shè)置如該流程為固定流，則固定步驟為默認選項5.1.3流程權(quán)限設(shè)置點擊流程管理 流程列表，點擊權(quán)限按鈕對發(fā)起者，參與者，查看者，管理者的權(quán)限進行勾選，并把相對應(yīng)有權(quán)限的人放入各自的權(quán)限框，點擊保存按鈕如現(xiàn)有角色并不能滿足客戶的需求，可以點擊修改角色按鈕，添加系統(tǒng)已經(jīng)擁有的，但還沒有使用的角色5.1.4條件配置流程創(chuàng)建完，

18、流程對應(yīng)的模板配置完畢，為了能購讓用戶填寫完流程信息，系統(tǒng)自動帶出相對應(yīng)的模板，管理員還需對流程和模板間做個條件配置點擊流程管理 流程列表，點擊條件配置按鈕輸入判斷條件，選擇相對應(yīng)的模板，選擇保存對應(yīng)關(guān)系按鈕，針對該模板的條件配置創(chuàng)建完成，當(dāng)該流程滿足該條件配置的時候，系統(tǒng)就會自動選擇相對應(yīng)的模板每個模板都需要有相對應(yīng)的條件配置，不然系統(tǒng)會自動帶出默認模板。一但條件配置配置錯誤，只能刪除該條件配置，重新配置5.1.5流程復(fù)制當(dāng)創(chuàng)建新流程時，現(xiàn)有流程中有相似的流程，可以復(fù)制現(xiàn)有相似流程，再對復(fù)制流程進行相應(yīng)的修改，可以減少配置的工作量點擊流程管理 復(fù)制流程選擇被復(fù)制流程的位置（哪個公司下），勾選

19、需要復(fù)制的流程，選擇新流程的位置和復(fù)制內(nèi)容，點擊復(fù)制流程，流程就復(fù)制成功，對新流程進行相應(yīng)的修改5.1.6崗位設(shè)置點擊流程管理 崗位設(shè)置，點擊添加按鈕輸入崗位名稱，選擇所屬公司，填入崗位對應(yīng)用戶，點擊確定編輯現(xiàn)有崗位，勾選需要編輯的崗位，點擊編輯按鈕編輯崗位名稱，調(diào)整所屬公司和對應(yīng)人員。點擊確定按鈕5.1.7系統(tǒng)角色點擊流程管理 系統(tǒng)角色，點擊添加按鈕輸入角色名稱，角色代碼，描述，選擇所屬公司，填入角色對應(yīng)用戶，點擊確定編輯現(xiàn)有角色，勾選需要編輯的角色，點擊編輯按鈕5.1.8秘書設(shè)置如某審批人沒法辦公，有流程需要該審批人進行審批時，可以讓該審批人秘書代替審批人把審批權(quán)限授權(quán)給其他人點擊流程管理 秘書設(shè)置，點擊添加按鈕輸入秘書對應(yīng)人員和領(lǐng)導(dǎo)，選擇秘書所屬公司，點擊確定編輯現(xiàn)有秘書，勾選需要編輯的秘書，點擊編輯按鈕5.1.9刪除審批