勤哲ExcelServer(PFD項(xiàng)目管理系統(tǒng))操作說明

1、文檔供參考，可復(fù)制、編制，期待您的好評(píng)與關(guān)注！ EXCEL 服務(wù)器操作說明PFD項(xiàng)目管理系統(tǒng)建立適合需要的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化2012魏勁松yofc2012-5-15目錄第1章 Excel 服務(wù)器概覽31.1 什么是Excel服務(wù)器31.2 Excel服務(wù)器能做什么3第2章 安裝5第3章 模板83.1 什么是模板83.2 模板的設(shè)計(jì)者和使用者93.3 模板 = 表樣 + 填表規(guī)定93.4 建立信息系統(tǒng)的過程9第4章 建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)104.1 登錄到客戶端104.2 填報(bào)和保存124.3 數(shù)據(jù)項(xiàng)定義的作用144.4 填報(bào)的表單不想保存144.5 填報(bào)的表單退回144.3 查看、修改、刪除15

2、4.4 快捷填報(bào)15第5章 工作流185.1 系統(tǒng)工作流介紹195.2 查看進(jìn)度195.3 處理待辦事宜205.4重做和撤銷20第6章 工作流226.1分工作流描述22第1章 Excel 服務(wù)器概覽1.1 什么是Excel服務(wù)器Excel 服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)。我們使用Excel 服務(wù)器其目的是：“建立適合需要的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化”。Excel 服務(wù)器用人們熟悉的電子表格軟件Excel 作為主要的操作界面，把各種單據(jù)、報(bào)表等做成“模板”，然后相關(guān)人員就可以在Excel 中錄入數(shù)據(jù)。輸入一份訂單，就像操作一份普通的Excel 文件一樣。Excel 服務(wù)器是

3、一個(gè)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序，安裝的時(shí)候，我們選定一臺(tái)計(jì)算機(jī)做“服務(wù)器”，在服務(wù)上要安裝數(shù)據(jù)庫，其它的計(jì)算機(jī)做“客戶機(jī)”。在客戶機(jī)上通過Excel錄入的數(shù)據(jù)，都統(tǒng)一保存到服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中。通過對(duì)“模板”進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，可以精確設(shè)定不同職能崗位的人員對(duì)信息的訪問權(quán)限，在信息共享的同時(shí)保證安全。還可以定義工作流，規(guī)定表單的流轉(zhuǎn)順序，把規(guī)章制度落實(shí)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，杜絕人為操作的隨意性。簡而言之，Excel 服務(wù)器提供了一種電子表格Excel 的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用模式。在這種模式下，用戶依然用熟悉的Excel 做著自己熟悉的工作，但是背后的事情發(fā)生了變化：數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理了，操作簡單了，權(quán)限嚴(yán)格了，信息傳遞規(guī)范了，大量耗時(shí)

4、耗力匯總統(tǒng)計(jì)工作自動(dòng)化了-原來分散孤立的一個(gè)個(gè)Excel 工作簿不見了，我們擁有了一個(gè)完整的管理信息系統(tǒng)！1.2 Excel服務(wù)器能做什么Excel 服務(wù)器是一個(gè)工具和平臺(tái)，它提供了一個(gè)信息系統(tǒng)的框架，但沒有預(yù)先設(shè)定具體的業(yè)務(wù)模塊，需要您把自己實(shí)際業(yè)務(wù)中用到的單據(jù)、表格等做成一個(gè)個(gè)“模板”，加入到框架中，這樣逐步搭建出自己的系統(tǒng)。第2章 安裝在客戶機(jī)上安裝1 選擇安裝類型時(shí)，要選擇“客戶端安裝”，如圖：在部門共享資源 文件夾下選中此文件夾下的ExcelServer2010UEClient_sc.exe進(jìn)行客戶端安裝圖 2-1 Excel 客戶端安裝目錄圖 2-2 Excel 客戶端安裝2.安裝

5、了Excel 服務(wù)器后，在你計(jì)算機(jī)的“開始-程序”菜單中會(huì)出現(xiàn)“Excel 服務(wù)器”菜單組。如圖所示圖 2-3 Excel 服務(wù)器菜單組3.Excel服務(wù)器客戶端實(shí)際上是用來打開Excel 的快捷方式。打開Excel，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)在Excel 的菜單欄最右邊增加了一個(gè)菜單項(xiàng)“Excel 服務(wù)器(S)”，并且會(huì)彈出一個(gè)登錄窗口，如下圖所示。圖 2-4 客戶端登錄窗口Excel 服務(wù)器的主要功能是以附加到Excel 中的菜單項(xiàng)的形式體現(xiàn)，用戶完全在自己所熟悉的Excel 環(huán)境中工作。看起來就好像Excel 的功能被擴(kuò)充了一樣。這些功能包括：模板設(shè)計(jì)：建立模板、定義數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)表、定義表間公式和回寫公

6、式、定義工作流等。日常操作：填報(bào)表單/自動(dòng)匯總、處理待辦事宜、查詢數(shù)據(jù)/報(bào)表。4.或者 雙擊桌面 Excel服務(wù)器客戶端 圖標(biāo) 進(jìn)入圖 2-5 客戶端登錄窗口按上圖輸入 服務(wù)器的地址：10.10.2.250在用戶名欄輸入自己姓名的 拼音在口令欄輸入自己的 口令（密碼）初始口令會(huì)由管理員給定，進(jìn)入客戶端后自己可以更改口令。第3章 模板在第1 章中，我們曾經(jīng)提到過“模板”。用Excel 服務(wù)器構(gòu)建的信息系統(tǒng)，由一個(gè)個(gè)的模板組成。構(gòu)建信息系統(tǒng)的過程，就是制作“模板”的過程。3.1 什么是模板模板就是一個(gè)空白的表樣。依照模板填充了具體的數(shù)據(jù)之后的表格，稱為“表單”。例如，圖3-1 是承包商信息登記表的

7、模板圖 3-1 模板范例3.2 模板的設(shè)計(jì)者和使用者“模板”：作為信息載體的各種單據(jù)、表格絕大多數(shù)都有規(guī)定的格式、規(guī)定的填寫、傳遞、歸檔的規(guī)定，這些都是現(xiàn)實(shí)中的“模板”。模板本身就是管理要求的體現(xiàn)，所以“設(shè)計(jì)”模板就是制定規(guī)則；“使用”模板，也就是具體填寫表單，是規(guī)則、流程的執(zhí)行。3.3 模板 = 表樣 + 填表規(guī)定作為現(xiàn)實(shí)中管理要求的具體體現(xiàn)，“模板”所包含的內(nèi)容不僅僅是表樣，同時(shí)還包括相關(guān)的填表規(guī)定，如：填寫的項(xiàng)目的規(guī)定：哪些地方應(yīng)該填數(shù)據(jù)、填什么類型的數(shù)據(jù)、哪些欄目是必填項(xiàng)，等等。填寫的規(guī)范化要求：哪些欄目必須如何填寫。在Excel 服務(wù)器中，這類規(guī)定稱為“數(shù)據(jù)規(guī)范”。流轉(zhuǎn)的規(guī)定：要經(jīng)過

8、哪些流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)由何人處理；審批通過了怎么做，沒通過又怎么做；等等。在Excel 服務(wù)器中，這類規(guī)定稱為“工作流”。計(jì)算、統(tǒng)計(jì)方法的規(guī)定。在 Excel 服務(wù)器中，這類規(guī)定稱為“表間公式。”3.4 建立信息系統(tǒng)的過程圖 3-2 建立信息系統(tǒng)的過程第4章 建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)4.1 登錄到客戶端設(shè)計(jì)和使用模板都在“客戶端”，即Excel 中完成。安裝完Excel 服務(wù)器后，打開Excel，您會(huì)發(fā)現(xiàn)在Excel 菜單的最右側(cè)，增加了一個(gè)菜單項(xiàng)：Excel 服務(wù)器(S)，如下圖4-1所示。同時(shí)出現(xiàn)一個(gè)登錄窗口，如下圖所示：圖 4-1 客戶端登錄登錄窗口中輸入服務(wù)器地址、用戶名、口令，按【確定】按鈕。登

9、錄窗口關(guān)閉。屏幕上出現(xiàn)新的窗口“我的工作臺(tái)”。圖 4-2 登錄后出現(xiàn)我的工作臺(tái)在工作臺(tái)左側(cè)的窗口中可以看到許多已經(jīng)設(shè)計(jì)好的模板，各用戶會(huì)根據(jù)自己的權(quán)限來看到及獲準(zhǔn)使用模板。如下圖4-3這些都是已經(jīng)設(shè)計(jì)好的模板，等待您的填報(bào)圖 4-3 我的工作臺(tái)在Excel中單擊Excel服務(wù)器->個(gè)人設(shè)置>填報(bào)選項(xiàng) 設(shè)置后效果是這樣的，使用起來很方便可進(jìn)行我的工作臺(tái)的設(shè)置圖 4-4 我的工作臺(tái)設(shè)置也可在Excel中單擊Excel服務(wù)器->個(gè)人設(shè)置>更改口令，可以更改登陸口令。4.2 填報(bào)和保存填報(bào)新表單下面我們試著填寫一張承包商信息登記表。1） 鼠標(biāo)單擊我的工作臺(tái)左側(cè)菜單樹中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

10、中“承包商信息登記表”，會(huì)看到窗口上方的工具欄中增加了一個(gè)新的按鈕：【新建】。新建在這里模板在這里圖 4-5 填報(bào)-新建2） 單擊工具欄按鈕【新建】（選擇右鍵菜單【新建】亦可），我的工作臺(tái)窗口最小化，在Excel 中打開了一張空白的承包商信息登記表，其窗口標(biāo)題顯示為“Microsoft Excel 填報(bào)：承包商信息登記表”，等待您填寫。3） 輸入如下圖4-6所示的客戶信息圖 4-6 填報(bào)模板在填報(bào)所有的模板中，設(shè)計(jì)者已根據(jù)填報(bào)的流程及步驟用不同的顏色進(jìn)行了區(qū)分，使填報(bào)者能夠快速分辨哪些是需要填報(bào)的，哪些是不需要填報(bào)的，哪些是自己需要填報(bào)的，哪些是其它流程填報(bào)的。例如本模板中：白色部分是不需要填

11、報(bào)的，已經(jīng)鎖定，避免出現(xiàn)操作錯(cuò)誤。淡藍(lán)色 是第一級(jí)填報(bào)人需要填報(bào)的，其中有些是必須填報(bào)的，未填會(huì)出現(xiàn)提示。淺藍(lán)色 是第二級(jí)填報(bào)人需要填報(bào)的藍(lán)色 是第三級(jí)填報(bào)人需要填報(bào)的。依此類推，顏色由淺到深，流程也就一步一步向下進(jìn)行中。橄欖色 是根據(jù)公式填寫的數(shù)據(jù)，不需要填報(bào)人填寫。（本圖中無）因?yàn)楸灸０辶鞒讨挥腥?，所以模板顏色僅有三種顏色，流程如下圖4-7：圖 4-7 承包商信息登記表模板流程4） 單擊工具欄上的保存按鈕 ，或選擇菜單“報(bào)表>保存”，保存填報(bào)數(shù)據(jù)，同時(shí)會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框：圖 4-8 承包商信息登記表保存后的提示若回答“是”，已填寫的內(nèi)容清空，屏幕上又是一張新的空白承包商信息登記表，等待您

12、輸入下一個(gè)承包商的信息，若回答“否”，結(jié)束輸入過程。6） 重新打開我的工作臺(tái)，單擊“承包商信息登記表”，在右邊窗格中能看到新填的客戶信息。4.3 數(shù)據(jù)項(xiàng)定義的作用如前所述，填報(bào)表單的過程與填寫普通Excel 工作簿文件的過程幾乎一樣，但還有一些不同之處。首先，可能您已注意到，填報(bào)表單時(shí)，光標(biāo)只能在定義了數(shù)據(jù)項(xiàng)的空白單元格之間移動(dòng)，這是為了保證模板的格式不會(huì)被填報(bào)人隨意修改。其次，所填內(nèi)容的數(shù)據(jù)類型必須與數(shù)據(jù)項(xiàng)定義時(shí)指定的類型一致。例如，我們已經(jīng)定義了“登記日期”是日期類型的數(shù)據(jù)項(xiàng)，如果您在該單元格處輸入“xyz”，系統(tǒng)馬上就會(huì)提示您：圖 4-9 檢查數(shù)據(jù)項(xiàng)4.4 填報(bào)的表單不想保存如果您當(dāng)前所

13、填的表單不想保存，可直接關(guān)閉當(dāng)前工作簿。為了防止誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，只要用戶關(guān)閉正在填報(bào)的工作簿，系統(tǒng)都會(huì)提示用戶保存。有下面兩種可能的反應(yīng)。若某些必填項(xiàng)還沒有填充內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)提示“xxx 必填”，按【確定】后，繼續(xù)提示“是否強(qiáng)行關(guān)閉”，回答“是”，關(guān)閉當(dāng)前工作簿。若所有必填項(xiàng)都已填充內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)彈出上述的“保存報(bào)表”對(duì)話框，此時(shí)按【關(guān)閉】，放棄保存，關(guān)閉當(dāng)前工作簿。4.5 填報(bào)的表單退回當(dāng)接到前級(jí)交辦人提交的表單時(shí)，如果對(duì)此無異議，可進(jìn)行本步流程的填報(bào)，如有異議，可退回給交辦人。4.3 查看、修改、刪除點(diǎn)擊Excel 菜單欄中的“報(bào)表_我的工作臺(tái)”，再次打開我的工作臺(tái)窗口，重新單擊一下左側(cè)的

14、“承包商信息登記表”，您會(huì)看到在右側(cè)窗格中顯示出您所填報(bào)的客戶信息。選中它，您在此處會(huì)看到工具欄上出現(xiàn)【查看】、【修改】、【刪除】三個(gè)按鈕，右擊鼠標(biāo)，會(huì)看到同樣的三個(gè)彈出菜單項(xiàng)，如下圖4-10所示圖 4-10 工具欄選擇【查看】，我的工作臺(tái)窗口最小化，在Excel 中打開該表單，但是不能修改任何內(nèi)容，也不能保存。選擇【修改】，我的工作臺(tái)窗口最小化，在Excel 中打開該表單，您可輸入要修改的內(nèi)容，再次保存。但表單進(jìn)入下一流程操作時(shí)，將被鎖定，需通知下一流程填報(bào)人退回表單。選擇【刪除】，會(huì)詢問您是否真的要?jiǎng)h除，若回答是，該條信息從我的工作臺(tái)中消失。但表單進(jìn)入下一流程操作時(shí)，將被鎖定，需通知下一流

15、程填報(bào)人退回表單后才能執(zhí)行。對(duì)于不同的賬戶，將具有不同的權(quán)限。4.4 快捷填報(bào)為了方便快捷的進(jìn)行填報(bào)數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)中加入了許多表間公式及快捷菜單，填報(bào)人只需要填入關(guān)鍵的數(shù)據(jù)、核心的數(shù)據(jù)，其它原來填過的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)寫入。例如：在填報(bào)申購單的模板中好多地方都像這樣是下拉菜單、列表等，只用鼠標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)就行了。通過下拉列表選定供應(yīng)商，聯(lián)系人、電話、手機(jī)等信息自動(dòng)填入，很方便呀！圖 4-11 快捷填報(bào)單擊“供應(yīng)商下拉列表”，彈出下圖4-12，可直接選定供應(yīng)商，也可通過左邊欄的樹形分類中選定分類，在右側(cè)窗口中查看分類查詢圖 4-12 下拉列表的樹分類或者單擊左上角的查找按鈕來查，圖 4-13 下拉列表的查找當(dāng)填報(bào)

16、申購單的內(nèi)容很多時(shí)，超出了模板的表行數(shù)，可以通過插入行來增加行數(shù)，當(dāng)然你覺得行數(shù)太多事也可通過刪除行來減少行數(shù)。如下圖在這里圖 4-14 填報(bào)表單的插入、刪除行當(dāng)填報(bào)人打開一份表單時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)就連填報(bào)人及日期也幫您填好了，而您在認(rèn)定同意或不同意后，僅僅就是單擊保存或是退回而已。第5章 工作流工作流是對(duì)某種表單的規(guī)定流轉(zhuǎn)過程的描述，它包括：要流經(jīng)幾個(gè)步驟；每個(gè)步驟由何人處理；每個(gè)步驟要處理（填寫）表單上的哪些欄目；從一個(gè)步驟傳遞到下一個(gè)步驟必須滿足哪些條件，等等。工作流實(shí)際上是管理制度的具體體現(xiàn)，它明確了責(zé)任分工、規(guī)定了工作程序，使每項(xiàng)工作都能高效、有序地進(jìn)行。Excel 服務(wù)器中提供了工作流

17、管理的功能。我們可以針對(duì)一個(gè)模板定義工作流，使得基于該模板的所有表單都能夠按規(guī)定方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。計(jì)算機(jī)化的流程管理與純粹手工模式的流程管理相比，有兩大優(yōu)點(diǎn)。首先，每個(gè)步驟的經(jīng)辦人，都有一張自己的待辦事宜列表，待辦事項(xiàng)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生，并且可以規(guī)定完成時(shí)限，防止延誤或漏辦；其次，更重要的是，表單流轉(zhuǎn)方向可以由計(jì)算機(jī)強(qiáng)制控制，減少人為操作的隨意性，防止違規(guī)操作。5.1 系統(tǒng)工作流介紹整個(gè)Excel服務(wù)器的系統(tǒng)工作流程如下圖5-1：質(zhì)保期維修單質(zhì)保驗(yàn)收設(shè)備驗(yàn)收出庫單入庫單申購單安環(huán)手續(xù)其他付款合同付款簽訂合同預(yù)算書等工程任務(wù)單質(zhì)保驗(yàn)收驗(yàn)收合同登記表項(xiàng)目登記表供應(yīng)商信息登記表承包商信息登記表部門預(yù)算工程

18、需求申請單資本支出項(xiàng)目申請審批表固定資產(chǎn)登記圖 5-1 系統(tǒng)工作流程而上流程圖中每個(gè)過程又有各自的工作流，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)已將各個(gè)單獨(dú)的工作流串成了一個(gè)大的工作流，系統(tǒng)會(huì)從頭到尾自動(dòng)進(jìn)行并時(shí)刻給出提示。避免出現(xiàn)工作遺漏。5.2 查看進(jìn)度工作流是多人協(xié)同完成一件事情。流程中的個(gè)人，除了完成自己份內(nèi)的工作外，還經(jīng)常要關(guān)心其他人的工作進(jìn)行情況。在我們的填報(bào)人提出申請之后，希望了解審批進(jìn)行到了哪一步，可以這樣來做：在我的工作臺(tái)上單擊要查詢的表單，然后在工具欄上單擊“進(jìn)度”，可以看到本表單現(xiàn)在處于什么位置及狀態(tài)。在這里圖 5-2 查看進(jìn)度或選中要查看的那一條，右擊鼠標(biāo)，彈出菜單，如下圖所示：圖 5-3 查看已

19、處理工作的后續(xù)進(jìn)展單擊查看進(jìn)度即可。5.3 處理待辦事宜按照工作流的定義，當(dāng)填報(bào)人填報(bào)一張表單后，工作流自動(dòng)向后執(zhí)行，會(huì)在后一級(jí)填報(bào)人的工作臺(tái)中出現(xiàn)一個(gè)待辦事宜，如圖在這里圖 5-4 在我的工作臺(tái)中查看待辦事宜點(diǎn)擊工具欄按鈕【辦理】，打開這張待審批的表單，表單內(nèi)容顯示在屏幕上，但不能改，只有本級(jí)填報(bào)人可以輸入內(nèi)容。因?yàn)槲覀冊诙x工作流時(shí)，已指定由誰完成任務(wù)，及需要填寫的有效區(qū)域、數(shù)據(jù)項(xiàng)。輸入填報(bào)內(nèi)容后，保存，把窗口關(guān)閉，再回到我的工作臺(tái)中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)待辦事宜列表中已經(jīng)沒有內(nèi)容了。5.4重做和撤銷在有工作流的情況下，一份表單要經(jīng)過多次流轉(zhuǎn)，最終在我的工作臺(tái)中顯示的數(shù)據(jù)是多個(gè)步驟綜合作用的結(jié)果。每個(gè)步驟一經(jīng)提交，在后續(xù)步驟還沒有辦理的情況下，是可以修改的，后續(xù)步驟一旦辦理，就不能再改動(dòng)，除非請后續(xù)步驟的辦理人把這份表單“退回來”。也即，帶工作流的表單，不能按通常的方式做“修改”和“刪除”，只能是“逆”表單