勤哲ExcelServer(PFD項目管理系統(tǒng))操作說明

1、文檔供參考，可復制、編制，期待您的好評與關注！ EXCEL 服務器操作說明PFD項目管理系統(tǒng)建立適合需要的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)管理的信息化2012魏勁松yofc2012-5-15目錄第1章 Excel 服務器概覽31.1 什么是Excel服務器31.2 Excel服務器能做什么3第2章 安裝5第3章 模板83.1 什么是模板83.2 模板的設計者和使用者93.3 模板 = 表樣 + 填表規(guī)定93.4 建立信息系統(tǒng)的過程9第4章 建立基礎數(shù)據(jù)104.1 登錄到客戶端104.2 填報和保存124.3 數(shù)據(jù)項定義的作用144.4 填報的表單不想保存144.5 填報的表單退回144.3 查看、修改、刪除15

2、4.4 快捷填報15第5章 工作流185.1 系統(tǒng)工作流介紹195.2 查看進度195.3 處理待辦事宜205.4重做和撤銷20第6章 工作流226.1分工作流描述22第1章 Excel 服務器概覽1.1 什么是Excel服務器Excel 服務器是一個面向最終用戶的信息系統(tǒng)設計工具與運行平臺。我們使用Excel 服務器其目的是：“建立適合需要的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)管理的信息化”。Excel 服務器用人們熟悉的電子表格軟件Excel 作為主要的操作界面，把各種單據(jù)、報表等做成“模板”，然后相關人員就可以在Excel 中錄入數(shù)據(jù)。輸入一份訂單，就像操作一份普通的Excel 文件一樣。Excel 服務器是

3、一個網(wǎng)絡應用程序，安裝的時候，我們選定一臺計算機做“服務器”，在服務上要安裝數(shù)據(jù)庫，其它的計算機做“客戶機”。在客戶機上通過Excel錄入的數(shù)據(jù)，都統(tǒng)一保存到服務器的數(shù)據(jù)庫中。通過對“模板”進行權限設置，可以精確設定不同職能崗位的人員對信息的訪問權限，在信息共享的同時保證安全。還可以定義工作流，規(guī)定表單的流轉(zhuǎn)順序，把規(guī)章制度落實到計算機系統(tǒng)中，杜絕人為操作的隨意性。簡而言之，Excel 服務器提供了一種電子表格Excel 的網(wǎng)絡化應用模式。在這種模式下，用戶依然用熟悉的Excel 做著自己熟悉的工作，但是背后的事情發(fā)生了變化：數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理了，操作簡單了，權限嚴格了，信息傳遞規(guī)范了，大量耗時

4、耗力匯總統(tǒng)計工作自動化了-原來分散孤立的一個個Excel 工作簿不見了，我們擁有了一個完整的管理信息系統(tǒng)！1.2 Excel服務器能做什么Excel 服務器是一個工具和平臺，它提供了一個信息系統(tǒng)的框架，但沒有預先設定具體的業(yè)務模塊，需要您把自己實際業(yè)務中用到的單據(jù)、表格等做成一個個“模板”，加入到框架中，這樣逐步搭建出自己的系統(tǒng)。第2章 安裝在客戶機上安裝1 選擇安裝類型時，要選擇“客戶端安裝”，如圖：在部門共享資源 文件夾下選中此文件夾下的ExcelServer2010UEClient_sc.exe進行客戶端安裝圖 2-1 Excel 客戶端安裝目錄圖 2-2 Excel 客戶端安裝2.安裝

5、了Excel 服務器后，在你計算機的“開始-程序”菜單中會出現(xiàn)“Excel 服務器”菜單組。如圖所示圖 2-3 Excel 服務器菜單組3.Excel服務器客戶端實際上是用來打開Excel 的快捷方式。打開Excel，我們會發(fā)現(xiàn)在Excel 的菜單欄最右邊增加了一個菜單項“Excel 服務器(S)”，并且會彈出一個登錄窗口，如下圖所示。圖 2-4 客戶端登錄窗口Excel 服務器的主要功能是以附加到Excel 中的菜單項的形式體現(xiàn)，用戶完全在自己所熟悉的Excel 環(huán)境中工作?？雌饋砭秃孟馝xcel 的功能被擴充了一樣。這些功能包括：模板設計：建立模板、定義數(shù)據(jù)項和數(shù)據(jù)表、定義表間公式和回寫公

6、式、定義工作流等。日常操作：填報表單/自動匯總、處理待辦事宜、查詢數(shù)據(jù)/報表。4.或者 雙擊桌面 Excel服務器客戶端 圖標 進入圖 2-5 客戶端登錄窗口按上圖輸入 服務器的地址：10.10.2.250在用戶名欄輸入自己姓名的 拼音在口令欄輸入自己的 口令（密碼）初始口令會由管理員給定，進入客戶端后自己可以更改口令。第3章 模板在第1 章中，我們曾經(jīng)提到過“模板”。用Excel 服務器構(gòu)建的信息系統(tǒng)，由一個個的模板組成。構(gòu)建信息系統(tǒng)的過程，就是制作“模板”的過程。3.1 什么是模板模板就是一個空白的表樣。依照模板填充了具體的數(shù)據(jù)之后的表格，稱為“表單”。例如，圖3-1 是承包商信息登記表的

7、模板圖 3-1 模板范例3.2 模板的設計者和使用者“模板”：作為信息載體的各種單據(jù)、表格絕大多數(shù)都有規(guī)定的格式、規(guī)定的填寫、傳遞、歸檔的規(guī)定，這些都是現(xiàn)實中的“模板”。模板本身就是管理要求的體現(xiàn)，所以“設計”模板就是制定規(guī)則；“使用”模板，也就是具體填寫表單，是規(guī)則、流程的執(zhí)行。3.3 模板 = 表樣 + 填表規(guī)定作為現(xiàn)實中管理要求的具體體現(xiàn)，“模板”所包含的內(nèi)容不僅僅是表樣，同時還包括相關的填表規(guī)定，如：填寫的項目的規(guī)定：哪些地方應該填數(shù)據(jù)、填什么類型的數(shù)據(jù)、哪些欄目是必填項，等等。填寫的規(guī)范化要求：哪些欄目必須如何填寫。在Excel 服務器中，這類規(guī)定稱為“數(shù)據(jù)規(guī)范”。流轉(zhuǎn)的規(guī)定：要經(jīng)過

8、哪些流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)由何人處理；審批通過了怎么做，沒通過又怎么做；等等。在Excel 服務器中，這類規(guī)定稱為“工作流”。計算、統(tǒng)計方法的規(guī)定。在 Excel 服務器中，這類規(guī)定稱為“表間公式?！?.4 建立信息系統(tǒng)的過程圖 3-2 建立信息系統(tǒng)的過程第4章 建立基礎數(shù)據(jù)4.1 登錄到客戶端設計和使用模板都在“客戶端”，即Excel 中完成。安裝完Excel 服務器后，打開Excel，您會發(fā)現(xiàn)在Excel 菜單的最右側(cè)，增加了一個菜單項：Excel 服務器(S)，如下圖4-1所示。同時出現(xiàn)一個登錄窗口，如下圖所示：圖 4-1 客戶端登錄登錄窗口中輸入服務器地址、用戶名、口令，按【確定】按鈕。登

9、錄窗口關閉。屏幕上出現(xiàn)新的窗口“我的工作臺”。圖 4-2 登錄后出現(xiàn)我的工作臺在工作臺左側(cè)的窗口中可以看到許多已經(jīng)設計好的模板，各用戶會根據(jù)自己的權限來看到及獲準使用模板。如下圖4-3這些都是已經(jīng)設計好的模板，等待您的填報圖 4-3 我的工作臺在Excel中單擊Excel服務器->個人設置>填報選項 設置后效果是這樣的，使用起來很方便可進行我的工作臺的設置圖 4-4 我的工作臺設置也可在Excel中單擊Excel服務器->個人設置>更改口令，可以更改登陸口令。4.2 填報和保存填報新表單下面我們試著填寫一張承包商信息登記表。1） 鼠標單擊我的工作臺左側(cè)菜單樹中的基礎數(shù)據(jù)

10、中“承包商信息登記表”，會看到窗口上方的工具欄中增加了一個新的按鈕：【新建】。新建在這里模板在這里圖 4-5 填報-新建2） 單擊工具欄按鈕【新建】（選擇右鍵菜單【新建】亦可），我的工作臺窗口最小化，在Excel 中打開了一張空白的承包商信息登記表，其窗口標題顯示為“Microsoft Excel 填報：承包商信息登記表”，等待您填寫。3） 輸入如下圖4-6所示的客戶信息圖 4-6 填報模板在填報所有的模板中，設計者已根據(jù)填報的流程及步驟用不同的顏色進行了區(qū)分，使填報者能夠快速分辨哪些是需要填報的，哪些是不需要填報的，哪些是自己需要填報的，哪些是其它流程填報的。例如本模板中：白色部分是不需要填

11、報的，已經(jīng)鎖定，避免出現(xiàn)操作錯誤。淡藍色 是第一級填報人需要填報的，其中有些是必須填報的，未填會出現(xiàn)提示。淺藍色 是第二級填報人需要填報的藍色 是第三級填報人需要填報的。依此類推，顏色由淺到深，流程也就一步一步向下進行中。橄欖色 是根據(jù)公式填寫的數(shù)據(jù)，不需要填報人填寫。（本圖中無）因為本模板流程只有三步，所以模板顏色僅有三種顏色，流程如下圖4-7：圖 4-7 承包商信息登記表模板流程4） 單擊工具欄上的保存按鈕 ，或選擇菜單“報表>保存”，保存填報數(shù)據(jù)，同時會出現(xiàn)對話框：圖 4-8 承包商信息登記表保存后的提示若回答“是”，已填寫的內(nèi)容清空，屏幕上又是一張新的空白承包商信息登記表，等待您

12、輸入下一個承包商的信息，若回答“否”，結(jié)束輸入過程。6） 重新打開我的工作臺，單擊“承包商信息登記表”，在右邊窗格中能看到新填的客戶信息。4.3 數(shù)據(jù)項定義的作用如前所述，填報表單的過程與填寫普通Excel 工作簿文件的過程幾乎一樣，但還有一些不同之處。首先，可能您已注意到，填報表單時，光標只能在定義了數(shù)據(jù)項的空白單元格之間移動，這是為了保證模板的格式不會被填報人隨意修改。其次，所填內(nèi)容的數(shù)據(jù)類型必須與數(shù)據(jù)項定義時指定的類型一致。例如，我們已經(jīng)定義了“登記日期”是日期類型的數(shù)據(jù)項，如果您在該單元格處輸入“xyz”，系統(tǒng)馬上就會提示您：圖 4-9 檢查數(shù)據(jù)項4.4 填報的表單不想保存如果您當前所

13、填的表單不想保存，可直接關閉當前工作簿。為了防止誤操作導致數(shù)據(jù)丟失，只要用戶關閉正在填報的工作簿，系統(tǒng)都會提示用戶保存。有下面兩種可能的反應。若某些必填項還沒有填充內(nèi)容，系統(tǒng)會提示“xxx 必填”，按【確定】后，繼續(xù)提示“是否強行關閉”，回答“是”，關閉當前工作簿。若所有必填項都已填充內(nèi)容，系統(tǒng)會彈出上述的“保存報表”對話框，此時按【關閉】，放棄保存，關閉當前工作簿。4.5 填報的表單退回當接到前級交辦人提交的表單時，如果對此無異議，可進行本步流程的填報，如有異議，可退回給交辦人。4.3 查看、修改、刪除點擊Excel 菜單欄中的“報表_我的工作臺”，再次打開我的工作臺窗口，重新單擊一下左側(cè)的

14、“承包商信息登記表”，您會看到在右側(cè)窗格中顯示出您所填報的客戶信息。選中它，您在此處會看到工具欄上出現(xiàn)【查看】、【修改】、【刪除】三個按鈕，右擊鼠標，會看到同樣的三個彈出菜單項，如下圖4-10所示圖 4-10 工具欄選擇【查看】，我的工作臺窗口最小化，在Excel 中打開該表單，但是不能修改任何內(nèi)容，也不能保存。選擇【修改】，我的工作臺窗口最小化，在Excel 中打開該表單，您可輸入要修改的內(nèi)容，再次保存。但表單進入下一流程操作時，將被鎖定，需通知下一流程填報人退回表單。選擇【刪除】，會詢問您是否真的要刪除，若回答是，該條信息從我的工作臺中消失。但表單進入下一流程操作時，將被鎖定，需通知下一流

15、程填報人退回表單后才能執(zhí)行。對于不同的賬戶，將具有不同的權限。4.4 快捷填報為了方便快捷的進行填報數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)中加入了許多表間公式及快捷菜單，填報人只需要填入關鍵的數(shù)據(jù)、核心的數(shù)據(jù)，其它原來填過的內(nèi)容會自動寫入。例如：在填報申購單的模板中好多地方都像這樣是下拉菜單、列表等，只用鼠標點點就行了。通過下拉列表選定供應商，聯(lián)系人、電話、手機等信息自動填入，很方便呀！圖 4-11 快捷填報單擊“供應商下拉列表”，彈出下圖4-12，可直接選定供應商，也可通過左邊欄的樹形分類中選定分類，在右側(cè)窗口中查看分類查詢圖 4-12 下拉列表的樹分類或者單擊左上角的查找按鈕來查，圖 4-13 下拉列表的查找當填報

16、申購單的內(nèi)容很多時，超出了模板的表行數(shù)，可以通過插入行來增加行數(shù)，當然你覺得行數(shù)太多事也可通過刪除行來減少行數(shù)。如下圖在這里圖 4-14 填報表單的插入、刪除行當填報人打開一份表單時，有時會發(fā)現(xiàn)就連填報人及日期也幫您填好了，而您在認定同意或不同意后，僅僅就是單擊保存或是退回而已。第5章 工作流工作流是對某種表單的規(guī)定流轉(zhuǎn)過程的描述，它包括：要流經(jīng)幾個步驟；每個步驟由何人處理；每個步驟要處理（填寫）表單上的哪些欄目；從一個步驟傳遞到下一個步驟必須滿足哪些條件，等等。工作流實際上是管理制度的具體體現(xiàn)，它明確了責任分工、規(guī)定了工作程序，使每項工作都能高效、有序地進行。Excel 服務器中提供了工作流

17、管理的功能。我們可以針對一個模板定義工作流，使得基于該模板的所有表單都能夠按規(guī)定方式進行流轉(zhuǎn)。計算機化的流程管理與純粹手工模式的流程管理相比，有兩大優(yōu)點。首先，每個步驟的經(jīng)辦人，都有一張自己的待辦事宜列表，待辦事項由計算機自動產(chǎn)生，并且可以規(guī)定完成時限，防止延誤或漏辦；其次，更重要的是，表單流轉(zhuǎn)方向可以由計算機強制控制，減少人為操作的隨意性，防止違規(guī)操作。5.1 系統(tǒng)工作流介紹整個Excel服務器的系統(tǒng)工作流程如下圖5-1：質(zhì)保期維修單質(zhì)保驗收設備驗收出庫單入庫單申購單安環(huán)手續(xù)其他付款合同付款簽訂合同預算書等工程任務單質(zhì)保驗收驗收合同登記表項目登記表供應商信息登記表承包商信息登記表部門預算工程

18、需求申請單資本支出項目申請審批表固定資產(chǎn)登記圖 5-1 系統(tǒng)工作流程而上流程圖中每個過程又有各自的工作流，系統(tǒng)設計時已將各個單獨的工作流串成了一個大的工作流，系統(tǒng)會從頭到尾自動進行并時刻給出提示。避免出現(xiàn)工作遺漏。5.2 查看進度工作流是多人協(xié)同完成一件事情。流程中的個人，除了完成自己份內(nèi)的工作外，還經(jīng)常要關心其他人的工作進行情況。在我們的填報人提出申請之后，希望了解審批進行到了哪一步，可以這樣來做：在我的工作臺上單擊要查詢的表單，然后在工具欄上單擊“進度”，可以看到本表單現(xiàn)在處于什么位置及狀態(tài)。在這里圖 5-2 查看進度或選中要查看的那一條，右擊鼠標，彈出菜單，如下圖所示：圖 5-3 查看已

19、處理工作的后續(xù)進展單擊查看進度即可。5.3 處理待辦事宜按照工作流的定義，當填報人填報一張表單后，工作流自動向后執(zhí)行，會在后一級填報人的工作臺中出現(xiàn)一個待辦事宜，如圖在這里圖 5-4 在我的工作臺中查看待辦事宜點擊工具欄按鈕【辦理】，打開這張待審批的表單，表單內(nèi)容顯示在屏幕上，但不能改，只有本級填報人可以輸入內(nèi)容。因為我們在定義工作流時，已指定由誰完成任務，及需要填寫的有效區(qū)域、數(shù)據(jù)項。輸入填報內(nèi)容后，保存，把窗口關閉，再回到我的工作臺中，我們會發(fā)現(xiàn)待辦事宜列表中已經(jīng)沒有內(nèi)容了。5.4重做和撤銷在有工作流的情況下，一份表單要經(jīng)過多次流轉(zhuǎn)，最終在我的工作臺中顯示的數(shù)據(jù)是多個步驟綜合作用的結(jié)果。每個步驟一經(jīng)提交，在后續(xù)步驟還沒有辦理的情況下，是可以修改的，后續(xù)步驟一旦辦理，就不能再改動，除非請后續(xù)步驟的辦理人把這份表單“退回來”。也即，帶工作流的表單，不能按通常的方式做“修改”和“刪除”，只能是“逆”表單