公共服務(wù)中心秘書工作與檔案管理工作探討

1、公共效勞中心秘書工作與檔案管理工作討論摘 要針對公共效勞中心對檔案管理工作，介紹了秘書工作與檔案管理中的問題，主要是檔案的標(biāo)準(zhǔn)與標(biāo)準(zhǔn)、檔案的標(biāo)準(zhǔn)程序與文種利用，提出了對檔案管理的處理措施，如原稿與編號、秘書對檔案的處理措施、對檔案管理的管理意識、對檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和公文檔案管理要使用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)。關(guān)鍵詞公共效勞中心；秘書工作；檔案管理；工作問題研究；研究討論公共效勞中心秘書工作也大都負(fù)責(zé)檔案管理工作，這兩項工作是密不可分的關(guān)系。改革開放以來，隨著高科技的開展，公共效勞事業(yè)得到了開展，但也存在一些問題。為了促進(jìn)我國公共效勞事業(yè)向前推進(jìn)，就要求公共效勞中心的秘書工作和檔案管理工作結(jié)合起來。公文

2、也是一類檔案，它是秘書工作的重要工作之一，檔案資料也包括對公文的積累，回憶檔案管理的成長過程，實(shí)際上就是由于公文資料的整理需要，才有了檔案資料的需求。因此，做好秘書工作，是做好檔案管理工作的重要根底。1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題改革開放之前的秘書工作，只是整理紙質(zhì)的公文檔案，伴隨著計算機(jī)技術(shù)的快速開展，公文檔案的管理工作也發(fā)生了很大的開展，如今已朝“一體化的方向開展，在公文檔案中實(shí)現(xiàn)了“文檔一體化的管理形式。什么是“文檔一體化，實(shí)際上是從公共效勞中心秘書工作和檔案管理的角度出發(fā)，把公共效勞中心的公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，在公共效勞中心中，實(shí)現(xiàn)文檔生成一體化，這樣就可以實(shí)現(xiàn)公共

3、效勞中心信息資源的共享。1.1紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)與裝訂標(biāo)準(zhǔn)問題傳統(tǒng)的公文標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復(fù)印紙，一般常用紙張的型號為A4紙；但也有B5紙在公文中出現(xiàn)。在裝訂時，從標(biāo)準(zhǔn)上來說是從紙的左側(cè)裝訂，在裝訂時不要出現(xiàn)漏頁、壞釘或者脫落的現(xiàn)象。對于紙張質(zhì)量一般沒有明確的規(guī)定，因此，有些公文容易出現(xiàn)質(zhì)量差、耐折度低的特點(diǎn)，這樣的質(zhì)量容易使公文保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。公文版的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，有利于促進(jìn)“公共效勞中心文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，也有利于公共效勞中心實(shí)現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共效勞中心的日常工作中，秘書往往沒有足夠的重視。不去關(guān)心公文中存在著的文字內(nèi)容的錯誤，

4、也沒有秘書去關(guān)心公文的抄送內(nèi)容和抄發(fā)單位；這些問題的出現(xiàn)，容易給文件的歸檔管理帶來很大的費(fèi)事，也加大了公共效勞中心對公文檔案操作的難度。雖然，在我國對于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是，在公文制發(fā)過程中，在公共效勞中心還需要正確處理。1.3檔案的標(biāo)準(zhǔn)程序與文種利用問題我國的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)詳細(xì)的規(guī)定對公文檔案的管理要求，但在實(shí)際工作中，秘書人員還是常常出現(xiàn)將“決定和“意見、“通知與“通告這樣相近的詞混淆。其中，在公共效勞中心的公文中，混淆率最高的是“請示與“報告，在許多場合中，本應(yīng)該使用“請示，卻使用了“報告；在應(yīng)該使用“報告的情況下，卻使用了“請示，出現(xiàn)最嚴(yán)重的是，還出現(xiàn)將這兩個文種互相結(jié)合

5、的現(xiàn)象，但是在日常工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的狀況，就可能留下隱患。1.4公文原稿與標(biāo)準(zhǔn)編號問題在公共效勞中心，對公文進(jìn)展處理的過程中，要進(jìn)展原稿的搜集和整理工作。在公文辦理的過程中，還存著公文的辦理過程的標(biāo)準(zhǔn)，例如在進(jìn)展歸檔時，只有公文的定稿，并沒有保存原稿或者修改稿。這從某種程度上來說，應(yīng)該說修改稿并不完善，特別是那些經(jīng)過指導(dǎo)批示的公文，這些公文對歷史，具有很高的存檔價值。另外，對于需要?dú)w檔的材料，要及時進(jìn)展復(fù)印，這樣會保證在公文檔案管理工作中，防止出現(xiàn)失誤。2.加強(qiáng)對檔案管理的處理措施針對公共效勞中心秘書工作的檔案管理工作的問題，進(jìn)展分析，需要積極采取積極地的措施進(jìn)展解決。2.1秘書對檔案管

6、理要樹立質(zhì)量管理意識在公共效勞中心中，為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要進(jìn)步對檔案管理工作的管理意識。只有進(jìn)步了管理意識，才能在對待公文檔案工作的環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹立穩(wěn)定的檔案管理形式上，檔案的管理質(zhì)量必須是第一觀念，同時，嚴(yán)格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對秘書崗位的責(zé)任和義務(wù)都要明確。2.2秘書與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)在秘書工作中，對檔案管理，要熟悉我國的相關(guān)法律和標(biāo)準(zhǔn)，例如，對公共效勞中心的?檔案法?等的管理標(biāo)準(zhǔn)，在公共效勞中心的機(jī)關(guān)公文進(jìn)展處理時，常常需要遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)所制定的公文格式、原那么、收發(fā)程序、行文規(guī)那么以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。這就

7、要求秘書要認(rèn)真的學(xué)習(xí)，并純熟掌握，才能保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)。2.3公文檔案管理要建立組織機(jī)構(gòu)在公共效勞中心中，要實(shí)現(xiàn)公文的全過程管理，就需要通過理順公共效勞中心的管理體制，健全組織機(jī)構(gòu)以及建立優(yōu)秀的隊伍等方式來加強(qiáng)管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，使他們成為優(yōu)秀的秘書人員。2.4公文檔案管理與公文辦理程序高科技時代的公文檔案管理，要做好管理工作，就要運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，在信息化時代，這是必不可少的根底，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)得到廣泛的應(yīng)用。這樣才能改變傳統(tǒng)的檔案管理形式，要利用計算機(jī)技術(shù)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備工具，對秘書工作人員進(jìn)展定期的培訓(xùn)，可以純熟、標(biāo)準(zhǔn)的操作設(shè)備，已成為當(dāng)前亟待解決的問題。3.完畢語通過對目前秘書工作和檔案管理問題進(jìn)展分析，在文中提出搞好檔案工作的對策和方法，旨在促進(jìn)公共效勞中心秘書工作的良好開展，通過