集團公司檔案管理制度

1、一、總則（一）本制度根據(jù)中華人民共和國檔案法、電力工業(yè)企 業(yè)檔案分類規(guī)則及有關(guān)部門的規(guī)定，結(jié)合我公司具體情況制定。（二）檔案管理工作的基本任務是做好檔案的收集、整理、 鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。（三）本制度適用XX XXX有限公司檔案管理。二、檔案管理的體制（一）綜合管理部是公司檔案工作的主管部門。（二）公司設(shè)置檔案室，由綜合管理部專人負責檔案管理， 統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織公司的建檔立卷工作， 督促檢查指導下屬公司 檔案員對檔案資料的收集和管理歸檔工作，代表本公司對外聯(lián)系有關(guān)檔案業(yè)務。（三）歸檔采取部門立卷制，公司各部門設(shè)置兼職檔案管理 員，定期將部門資料視情況移交公司檔案室存檔，各部門兼職檔案員

2、應相互協(xié)調(diào)，對部門間有串聯(lián)的文件應嚴格按照事由發(fā)生制 原則交事情經(jīng)辦部門歸檔。（四）下屬公司檔案工作在業(yè)務上接受上級檔案部門的監(jiān)督 和指導。（五）檔案工作堅持集中統(tǒng)一管理原則。 根據(jù)本公司管理體 制規(guī)定，文書、科技檔案由檔案室負責管理。本制度分別制定各類檔案的各類制度。（六）檔案管理網(wǎng)絡(luò)是以檔案室歸口管理、監(jiān)督為主，以各所屬電力公司檔案人員為輔的管理網(wǎng)絡(luò)。 網(wǎng)絡(luò)活動應傳達和貫徹有關(guān)公司檔案工作的政策和要求， 開展檔案業(yè)務培訓， 使公司檔案實行規(guī)范、標準化管理。三、檔案管理（一）文件材料歸檔要求1 、 歸檔的文件材料必須準確地反映本公司及下屬公司投資、項目建設(shè)、生產(chǎn)營運、科研、基本技術(shù)和經(jīng)營管理

3、等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。2、下屬公司在生產(chǎn)活動中形成的文件材料，由下屬公司檔案員負責收集、整理立卷，完好保存，并定期將檔案目錄上交本公司檔案管理部門，以備公司檔案室隨時調(diào)取。3、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備，書寫材料要益于長期保管，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復寫紙。4、下屬發(fā)電公司文件材料的歸檔范圍和保管期限分別以國家電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則和電力工業(yè)系統(tǒng)技術(shù)檔案保管期限表為標準。5、凡本公司在各項業(yè)務中形成的具有保存價值的文件材料都必須移交檔案室歸檔，任何部門和個人都不得占為已有。6、工作人員因工外出學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按文件歸檔范圍的

4、要求交公司檔案室歸檔。（二）檔案保管1 、接收檔案要認真驗收，并辦理交接手續(xù)。2、存放檔案必須有專用的檔案室，做好辦公、閱覽、檔案室三分開。檔案室應具有良好的環(huán)境，具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光直射等安全措施。3、定期檢查檔案室的安全措施，檔案室的溫、濕度分別控制在 14 -24 和 45%-60% 。4、檔案室內(nèi)嚴禁煙火，不準堆放易燃、易爆物品，下班前要切斷電源，關(guān)閉門窗。5、檔案室內(nèi)案卷排列要科學，便于利用和保管。6、定期進行室藏檔案的清理、校對，做好帳物相符。7 、凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案，并由檔案室負責人在離職單上簽字。8、檔案管理人員的工作調(diào)動，必須要辦理檔案

5、數(shù)量和狀況的交接手續(xù)。（三）檔案鑒定與銷毀1 、根據(jù)國家檔案局及有關(guān)部門規(guī)定，編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期（ 16-50 年） 、短期（ 15 年以下）三種。2、日常的鑒定工作由檔案室負責，對新入庫的檔案應正確劃分保管期限。3、庫存檔案的定期鑒定由鑒定小組負責進行，鑒定小組由公司主管檔案工作的領(lǐng)導、 檔案人員和業(yè)務技術(shù)人員組成， 對超過保管期限的檔案提出存毀意見， 由檔案部門寫出鑒定報告， 在保管單位備考表中注明鑒定意見， 由小組負責人簽名， 并注明鑒定日期。4、銷毀的檔案需嚴格掌握，銷毀前要編制清冊，提出銷毀報告，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導審批。銷毀的檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，將作廢檔案送至

6、指定地點監(jiān)銷。5、檔案銷毀清冊要永久保存。（四）檔案統(tǒng)計1 、檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可靠。2 、 檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計、 檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及效果統(tǒng)計。（五）檔案信息開發(fā)利用1 、檔案信息開發(fā)利用是公司檔案管理的一項重要內(nèi)容，要積極開展檔案的二次整理和編研， 利用檔案信息資源， 有效地為公司及下屬公司的各項工作服務。2、公司檔案開發(fā)和提供利用，必須嚴格執(zhí)行保密制度。3、根據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的利用審批手續(xù)。外單位人員查閱公司檔案，應持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導批準方予接待。未經(jīng)允許不準拍照、復制、轉(zhuǎn)抄，不準將檔案帶

7、出公司外。4、利用檔案均需辦理登記手續(xù)，愛護檔案，不得折疊、拆卷，隨意更改和涂寫，如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應追究責任。5、正本檔案均不出借，一律在閱覽室查閱，情況特殊者需 經(jīng)領(lǐng)導批準。（六）檔案管理人員1 、檔案工作人員要忠于職守，具備專業(yè)知識和檔案管理知 識，熟悉和了解公司的各項管理活動。2、檔案管理人員的工作安排要相對穩(wěn)定，有利積累經(jīng)驗， 開展工作。四、文書檔案管理文書檔案是記述和反映公司及下屬公司經(jīng)營的規(guī)劃、 方針政策、國家法律、法規(guī)和生產(chǎn)經(jīng)營各項活動的真實原始記錄，是公司的基本情況和歷史面貌的記錄， 是查考、 研究和總結(jié)的主要依據(jù)。（一 ）基本任務1 、對公司文件材料進行歸檔。2、公司

8、專職檔案員應收集公司及下屬公司每年所行成的文件材料，確保文件材料收集齊全、完整。3 、文書檔案案卷格式執(zhí)行GB/T9705-88 標準。（二）文書檔案管理的內(nèi)容1 、行政管理方面（ 1 ）公司注冊成立的相關(guān)文檔資料。（ 2 ）公司召開會議的記錄、紀要，討論通過的文件。（ 3 ）項目投資的信息分析、登記、立項相關(guān)材料。（ 4 ）規(guī)定、制度、通知、決定、決議、辦法、通報、請示、報告錄入。（ 5 ）計劃、規(guī)劃、統(tǒng)計報表。（ 6 ）工作總結(jié)、報告。（ 7 ）文檔錄入。（ 8 ）人事管理方面材料。2、經(jīng)濟合同類文件：生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的相關(guān)合同、協(xié)議、法律文書等。五、技術(shù)檔案管理（一）技術(shù)檔案管理的內(nèi)容

9、1 、下屬公司工程建設(shè)中形成的文件：合同、合同附件、談判協(xié)議、議定書各設(shè)計階段的有關(guān)文件、審查議定書、國外設(shè)備材料驗收及設(shè)計聯(lián)絡(luò)、開箱檢驗、記錄、商檢及索賠；電力基建方面； 辦公、 生活福利建筑方面； 生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件。 （詳見附件）2 、 公司及下屬公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的技術(shù)文件資料、技術(shù)專利、技術(shù)科研成果等。（二）技術(shù)文件的收集辦法1 、技術(shù)文件的收集由各所屬電力公司檔案員收集完整后由各所屬電力公司存放保管，并將檔案目錄定期上交公司檔案室，以備公司檔案室調(diào)取。 檔案室在收集技術(shù)文件后須及時填寫 技術(shù)文件入檔單通知有關(guān)領(lǐng)導和專業(yè)。2 、下屬公司基建工程應于工程竣工交接驗收后，在30

10、 天之內(nèi)由下屬公司基建部門將竣工圖及工程檔案移交下屬公司檔案室，規(guī)模大的工程項目，可分階段歸檔，施工圖（翻譯版和竣工圖）均作永久保存，并將檔案目錄及相關(guān)資料報公司檔案室。3、下屬公司在基建施工、重大技術(shù)改進工程項目或每次科研成果進行鑒定驗收時， 必須有公司技術(shù)部門參加， 對應歸檔的技術(shù)文件材料進行驗收，以保證技術(shù)文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性。4、下屬公司國內(nèi)購置或國外引進的設(shè)備隨機技術(shù)文件、圖紙、產(chǎn)品說明書、均由下屬檔案室集中統(tǒng)一收集后，將檔案目錄交公司檔案室。設(shè)備開箱時須有檔案人員（或兼職人員）參加并負責收集。財務和人事檔案由相關(guān)部門按各專業(yè)的檔案管理標準做好檔案的整理、立卷、存檔工作。六、

11、檔案的安全與保密（一）檔案是公司的機密，檔案室是機要室，無關(guān)人員一律不得入內(nèi)。（二） 檔案管理人員不準向有關(guān)人員泄漏、 散布或談論檔案的內(nèi)容，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應視其情節(jié)輕重予以嚴肅處理。七、檔案的查閱與借用（一）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，應做好 登記，一般只允許在檔案室查閱。查閱協(xié)議、合同及其他重要技 術(shù)資料必須經(jīng)公司綜合管理部同意方可查閱。（二）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦好手續(xù)，當天歸還，如超過兩天以上者，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準簽字后， 才能借出，但須如期歸還。（三）借出的檔案不得擅自復制、涂改、拆散、損壞，不得 轉(zhuǎn)借他人或外單位，如有違反者，視情節(jié)輕重嚴肅處理。（四）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件， 一律不外借O（五）外單位借閱我公司檔案者，須持單位介紹信，經(jīng)公司 領(lǐng)導簽字批準，方可接待，但只限