建筑工程監(jiān)理部收發(fā)文管理制度

1、港新花苑二期工程監(jiān)理部收發(fā)文管理制度 第一節(jié) 總則一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理，做好項目監(jiān)理部文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。二、項目監(jiān)理部文件是傳達、貫切和記錄項目工程有關的各種信息，發(fā)布上級主管部門、建設單位和公司規(guī)章制度、指令、協(xié)商和回復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為項目工程順利開展服務。三、項目監(jiān)理部全部人員都應深入細致、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質(zhì)量和處理效率，因此，信息文件管理盡可能使用計算機處理 。四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。項目監(jiān)

2、理部文件由資料監(jiān)理員統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔；特殊情況時由總監(jiān)臨時指定監(jiān)理部一名監(jiān)理員管理。第二節(jié) 文件分類一、聯(lián)系單：項目工程有關單位就有關事項互相進行協(xié)商的文件，用“聯(lián)系單”。二、會議紀要：每月定期或不定期地召開與項目工程質(zhì)量、進度、安全、技術及其它需協(xié)調(diào)、協(xié)商的有關事項的各種會議，傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用“例會會議紀要”或“專題會議紀要”。三、通知單：轉(zhuǎn)發(fā)上級主管部門、建設單位、設計院等有關文件、指令和項目監(jiān)理部向施工單位發(fā)送有關工程質(zhì)量、安全等指令，用“通知單”，凡“通知單”均需有“回復單”四、暫停令：是監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)施工現(xiàn)場一部或全部存在重大質(zhì)

3、量（或安全）事故隱患時，為避免產(chǎn)生重大質(zhì)量或安全事故而采取的緊急處理手段，監(jiān)理工程師除現(xiàn)場口頭制止停工外，還要立即以書面通知責令施工單位對工程全部或某一部位實施停工時，用“暫停令”五、備忘錄：是項目監(jiān)理部對項目工程參見各方對有關事項未能按設計標準、規(guī)范標準實施，可能對工程質(zhì)量造成重大隱患或工程施工中存在重大安全隱患的、而監(jiān)理人員制止不了事項的最終責任說明，用“備忘錄”。六、報審表：是施工單位在報送相關單位資質(zhì)證件、人員上崗證件、施工組織設計或?qū)ｍ検┕し桨负推渌璞O(jiān)理部確認其在工程上合法有效的文件時，用“各專項報審表”或通用“報審表”。七、工序報驗單：是施工單位在每一個分部分項工程結束(下一道工

4、序開始施工前)且自檢合格后，向監(jiān)理部提出報驗驗收申請時，用“工序報驗單”。八、材料、設備報驗單：是施工單位用在該項目工程上的各種材料、設備需監(jiān)理驗證其出廠保證資料是否與本工程要求相符和材料數(shù)量時，用“材料、設備報驗單”。九、月報、周報：是監(jiān)理部對單位項目工程近一周和近一月的工程進度、質(zhì)量、安全及其它有關事項落實情況的總結向本公司、建設單位、上級主管部門匯報時，用“周報、月報”。十、上級來文：監(jiān)理公司、建設單位、上級主管部門等各種指令、指示、通知等文件，用“上級來文”。十一、評估、總結：是監(jiān)理部對該單位工程（包括各分部）的質(zhì)量評價和對監(jiān)理部自身工作成效評價時，用“評估、總結” 第三節(jié) 文件格式一

5、、文件一般由標題、單位工程名稱及其部位、發(fā)文編號、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部分組成。二、文件標題應準確、符合監(jiān)理用表規(guī)定要求。三、發(fā)文字號包括年月日號、文件編號。四、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點明確、條理清晰、文字精煉、用語準確。五、發(fā)文單位必須注明全稱。六、多頁文件應標明頁碼。七、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。八、文件紙一律使用A4型。九、文件必須蓋章和具有相應職務有資格的人員簽字。十、發(fā)往監(jiān)理部以外的文件必須有總監(jiān)簽字和蓋監(jiān)理部印章或經(jīng)總監(jiān)授權（事情緊急而總監(jiān)不在場經(jīng)發(fā)文人與總監(jiān)聯(lián)系且總監(jiān)認可的）方可發(fā)送，但還需總監(jiān)到位后

6、確認補簽。第四節(jié) 收 文一、收文：施工單位分部分項工程報驗單、材料、設備報驗單由各分工監(jiān)理負責簽收和處理。二、其它文件均由監(jiān)理部資料員專人收文，根據(jù)文件屬性及時分門別類按要求及時登記。三、所有收文必須注明年、月、日，如該文件隔天可能造成重大責任事故的還需要注明收文時間（幾時幾分）。四、收文必須及時處理，收文必須及時告之相關責任人；如責任人不在場，收文人應及時報告總監(jiān)，由總監(jiān)指令專人處理。第五節(jié) 發(fā)文一、發(fā)文一律使用監(jiān)理部發(fā)文登記表。二、發(fā)文程序如下：資料監(jiān)理員擬稿專業(yè)監(jiān)理工程師核查打印總監(jiān)審核（修改后）專監(jiān)、總監(jiān)簽字（蓋章）發(fā)文備案登記。第六節(jié) 其他一、時限要求：1、特急：限60分鐘內(nèi)完成。2、 急：限4個小時內(nèi)完成。3、平：限24小時內(nèi)完成。二、文件的歸檔要求：1、所有文件需按類別歸入檔案盒內(nèi)。2、文件查閱后應及時按其原順序編號歸入檔案盒內(nèi)。3、查閱文件時要保證其文件的完整性，不得損壞文件。4、文件未經(jīng)資料員、總監(jiān)同時許可不得外借，經(jīng)許可外借的資料