公司物品采購管理規(guī)定

1、公司物品采購管理規(guī)定This manuscript was revised by JIEK MA on December 15th, 2021.采購管理制為加強(qiáng)公司各項(xiàng)采購活動的管理和控制，明確部門職責(zé)，監(jiān)督和控 制不 必 要的開支，保證采購工作的正?；?、標(biāo)準(zhǔn)化，制定本制度。第一條木制度所指的采購包括公司各項(xiàng)固定資產(chǎn)及其附屬設(shè)備的采購、 工 程及生產(chǎn)所需的原輔材料采購、低值易耗品和辦公用品采購、各 種廣告和 展示 設(shè)計(jì)采購。第二條公司所有的采購活動統(tǒng)一由公司指定的相矢專業(yè)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。 具 體規(guī)定如下：1 ? 總部外派采購員負(fù)責(zé)公司各類工程及生產(chǎn)所需物資物品和辦公用 品 的采購工作，并及時(shí)協(xié)調(diào)

2、跟進(jìn)由總部采購的物資物品。2. 公司辦公室負(fù)責(zé)公司所有物資及物品采購的庫房管理，以及廣告 和展 示設(shè)計(jì)、電腦及軟件等電子信息設(shè)備的采購。3. 總部外派財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)費(fèi)用審核、報(bào)銷和賬務(wù)處理工作。4. 其他上述未包扌舌的采購全部由公司指定部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。第三條采購申請1. 當(dāng)部門所需物資物品時(shí) ，先與倉庫管理員核實(shí)庫內(nèi)有無所需物資 物品 假設(shè)無，那么一律填寫公司印制的?物資采購申請表?，寫清所購物資名 稱、規(guī)格 型號、數(shù)量和單位 ，有特殊要求的在備注欄內(nèi)注明。2. 需緊急釆購的，在備注欄內(nèi)注明“緊急采購，以便及時(shí)處理。3. 采購申請表須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字和總 經(jīng)理 審簽字后，方

3、可交采購人員進(jìn)行采購。4. ?物資采購申請表?一式兩聯(lián)，一聯(lián)由申購部門留存，二聯(lián)交 采 購人員實(shí)施采購四條5. 假設(shè)撤銷采購，應(yīng)立即通知采購人員，以免造成不必要的損失。第 采購實(shí)施1. 采購人員接到批準(zhǔn)的采購申請單后，優(yōu)先到公司指定的供給商處 購 買，如指定的供給商無貨供給時(shí)，必須進(jìn)行多方比價(jià)， 1 千元以上的 物 品，應(yīng) 貨比三家，做好市場詢價(jià)記錄，擇優(yōu)擇廉購置，同時(shí)保管好?市場詢價(jià)記錄表?，以供以后參考和審核，保管期限為一年。2. ?市場詢價(jià)記錄表? 中應(yīng)列明所詢價(jià)比價(jià)的單位、 價(jià)格和聯(lián)系電 話， 正常情況下應(yīng)不低于三家，并注明擬選定的單位。3. ?市場詢價(jià)記錄表?經(jīng)財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理審批后

4、，向供給商下 單 并以 或 確定交貨日期或到市場采購。4. ?市場詢價(jià)記錄表?一式兩聯(lián)，一聯(lián)由采購員留存核對用， 一 聯(lián)交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)憑審批完成的采購單或采購合同為采購員辦理借 款、打款 手續(xù)指需要現(xiàn)金購置或支付一定預(yù)付款的；后付款的，一律憑 入庫單、發(fā)票 辦理。5. 重要物資、大宗物資的采購，應(yīng)一律簽訂購銷合同，走合同評審 程 序，并定期對供給商進(jìn)行評審，且作出相矢評審記錄。第五條驗(yàn)收入庫1 ? 所有采購到的物資物品必須辦理入庫手續(xù)， 一律填寫?物資入庫 單?， 由倉庫管理員驗(yàn)收合格簽字， 或倉庫管理員和使用部門人員共同驗(yàn) 收合格簽字。2. 驗(yàn)收時(shí)應(yīng)查驗(yàn)物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等是否和申請的一

5、致， 以 及物品的質(zhì)量。數(shù)量不符的 ，一律按不超方案量的實(shí)有數(shù)量驗(yàn)收入庫；存在品名、規(guī)格型號不符的，以及質(zhì)量問題的，一律拒收。3. ?物資入庫單?一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫入賬、對賬用，一 聯(lián) 由采購員留存 對賬用 ，一聯(lián)由采購員附于報(bào)銷單據(jù)中， 以便財(cái)務(wù)核 賬所用。4. 當(dāng)所采購物資物品與方案存在出入時(shí)，應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)，并 協(xié) 調(diào)物資物品申購部門 ，共同協(xié)商解決。第六條物資物品發(fā)放1. 物資物品采購入庫后，倉庫管理員應(yīng)及時(shí)通知中購部門領(lǐng)取，并 辦理領(lǐng)料手續(xù)，填寫?領(lǐng)料單?，雙方均簽字認(rèn)可。2. ?領(lǐng)料單?一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫核賬對賬用，一聯(lián)由 領(lǐng)料 部門保管核賬對賬用，一聯(lián)由倉庫管理員月底

6、轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)核算 成 本 5 沖減 庫存用。3. 各部門應(yīng)依據(jù)領(lǐng)料單據(jù)，逐級建立物資物品管理臺賬，尤其是固 定資 產(chǎn)類，逐級落實(shí)管理責(zé)任人。第七條付款方式1 ?物品采購無論金額多少 ， 一律由經(jīng)辦人簽字，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核， 總 經(jīng)理核準(zhǔn)簽字前方可報(bào)銷。2. 物料采購付款必須見供給商提供送貨單，或有我司開出的入庫 單、 采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結(jié)款或開支票。第八條采購評審管理1. 單項(xiàng)含綜合工程采購，整車和配件采購及整車供給商指定的采 購除 外采購金額超過 10 萬元的采購工程，應(yīng)由相應(yīng)的采購部門會同有矢 采購需求 部門、財(cái)務(wù)部門和辦公室進(jìn)行采購聽證會或合同評審會，采購部 門應(yīng)會前準(zhǔn)備 好充足的資

7、料 ，如工程方案介紹 ，供給商詢價(jià)記錄或招投標(biāo) 情況，各供給商優(yōu) 惠方法，性價(jià)比意見等相矢資料。2. 辦公室和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期或不定期聯(lián)合進(jìn)行市場信息調(diào)查 ，做好 市場 信息調(diào)查記錄， 對前期購置活動進(jìn)行評審， 做好評審工作總結(jié)， 報(bào)總 經(jīng)理參考。3. 采購價(jià)格選定后，采購商品單位價(jià)格在 5000 元以上或采購合同 金額 在 5000元以上的 ，或有經(jīng)常供貨行為的一年內(nèi)有 3次以上應(yīng)與供 貨商簽定 采購合同，廣告、展示設(shè)計(jì)采購應(yīng)與供給商簽訂合同。4. 采購合同必須進(jìn)行合同評審會簽， 各職能部門對合同的內(nèi)容和條 款逐 一進(jìn)行審查，各職能部門負(fù)責(zé)人對合同進(jìn)行聯(lián)合會簽，并對會簽結(jié)果 負(fù)責(zé)。只 有經(jīng)過會

8、簽同意的合同才能加蓋公司的合同專用章或公章。5. 參加合同會簽的職能部門： 總經(jīng)理、采購部門、 辦公室、財(cái)務(wù)部 門、 相尖部門如工程部。合同會簽的經(jīng)辦人為相尖采購部門責(zé)任 人。6. 采購活動結(jié)束后，采購人員應(yīng)將采購合同原件交辦公室存檔，留 復(fù)印 件在財(cái)務(wù)備案 ，合同原件保管時(shí)限為 3 年。7. 供給商給予公司現(xiàn)金折扣和銷售折讓的情況 ，必須在合同條款中 反 映。嚴(yán)禁采購人員私自收取或索要供給商回扣、傭金等。一經(jīng)查明發(fā) 現(xiàn)，由公 司視具體情況給予責(zé)任人開除、降職或其他行政處分。8. 每年年初，由辦公室組織，對上年度的各類供給商進(jìn)行評審，對 價(jià)格 高、效勞差的供給商進(jìn)行淘汰替換。列出合格供給商名錄。評審人員 為：總經(jīng) 理、辦公室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、相尖部門責(zé)任人。第九條日常管理職責(zé)采購、保管和財(cái)務(wù)等人員，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)濟(jì)南中海集團(tuán)的相矢要求和 制度 規(guī)定。1 ? 采購員：做好采購市場行情的經(jīng)常性調(diào)查；建立供給商資料與價(jià)格記錄；做好平時(shí)的采購記錄及對帳工作。2 ? 倉庫管理員含工程部工地的臨時(shí)倉庫：嚴(yán)格落實(shí)履行 物資驗(yàn)收、 出入庫手續(xù)； 建立物資物品倉庫管理臺賬， 做到賬物相符， 數(shù) 量一致； 做好日常物資物品衛(wèi)生整潔、有序擺放；堅(jiān)持每月一查一清工 作。3. 財(cái)務(wù)人員：但凡沒有按上述審批手續(xù)