辦公室5S推行實務

1、講師：李慶遠講師：李慶遠辦公室5S推行實務第一講：辦公室第一講：辦公室5s5s概論概論 問題一：問題一：為什么說為什么說5S5S是所有管理的基是所有管理的基 礎？它的重要性為何？礎？它的重要性為何？ 1、辦公室不良辦公室不良現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀分析 1) 急等要的東西找不到，心里特別煩燥急等要的東西找不到，心里特別煩燥 。 2) 桌面上擺得零零亂亂，以及辦公室空間有一桌面上擺得零零亂亂，以及辦公室空間有一種壓抑感種壓抑感 。 3) 沒有用的東西堆了很多，處理掉又舍不得，沒有用的東西堆了很多，處理掉又舍不得，不處理又占用空間不處理又占用空間。 4) 工作臺面上有一大堆東西，理不清頭緒工作臺面上有一大堆東

2、西，理不清頭緒。 5) 每次找一件東西，都要打開所有的抽屜箱柜每次找一件東西，都要打開所有的抽屜箱柜狂翻狂翻。 6) 環(huán)境臟亂，使得上班人員情緒不佳環(huán)境臟亂，使得上班人員情緒不佳 7) 制訂好的計劃，事務一忙就制訂好的計劃，事務一忙就“延誤延誤”了了2、辦公室不良辦公室不良現(xiàn)象造成的浪費現(xiàn)象造成的浪費 1)、資金的浪費資金的浪費 2)、場所的浪費、場所的浪費 3)、人員的浪費、人員的浪費 4)、士氣的浪費、士氣的浪費 5)、 形象的浪費形象的浪費 6)、效率的浪費、效率的浪費3.5S3.5S的定義和特色的定義和特色 整理（整理（SEIRI）：區(qū)分有用與無用物品，將無用的去除；）：區(qū)分有用與無用

3、物品，將無用的去除； 整頓（整頓（SEITON）：將有用的物品放好、標示）：將有用的物品放好、標示 清掃（清掃（SEISO）：）：經常的打掃，保持干凈，以造成沒有垃圾經常的打掃，保持干凈，以造成沒有垃圾污垢的辦公室污垢的辦公室 清潔（清潔（SEIKETSU）：維持以上）：維持以上3S的成果，持續(xù)推行的成果，持續(xù)推行3S并使并使之規(guī)范化、制度化，保持工作場所干凈整潔之規(guī)范化、制度化，保持工作場所干凈整潔 素養(yǎng)（素養(yǎng)（SHITSUKE）：養(yǎng)成從事）：養(yǎng)成從事5S工作之習慣，使之成為工作之習慣，使之成為日常工作中的自覺性為。習慣決定性格決定命運。日常工作中的自覺性為。習慣決定性格決定命運。整理：要與

4、不要，一留一棄；整理：要與不要，一留一棄；整頓：科學布局，取用快捷；整頓：科學布局，取用快捷；清掃：清除垃圾，美化環(huán)境；清掃：清除垃圾，美化環(huán)境；清潔：潔凈環(huán)境，貫徹到底；清潔：潔凈環(huán)境，貫徹到底；修養(yǎng)：形成制度，養(yǎng)成習慣；修養(yǎng)：形成制度，養(yǎng)成習慣； a)提供一個舒適的工作環(huán)境；提供一個舒適的工作環(huán)境；b) 提供一個安全的工作場所；提供一個安全的工作場所； c) 塑造一個企業(yè)的優(yōu)良形象，提高員工工塑造一個企業(yè)的優(yōu)良形象，提高員工工作熱情和敬業(yè)精神；作熱情和敬業(yè)精神； d) 穩(wěn)定工作質量水平；穩(wěn)定工作質量水平；e) 提高工作效率降低消耗；提高工作效率降低消耗；4 4、5S5S的效能的效能 5S活

5、動是持續(xù)過程，須年年講，月月講，活動是持續(xù)過程，須年年講，月月講，天天講天天講 5S的最高境界是在企業(yè)中成為一種宗教的最高境界是在企業(yè)中成為一種宗教 工作越忙越須要作工作越忙越須要作5S，否則會更忙，否則會更忙 亂才忙，忙更亂，越忙越亂，越亂越忙，亂才忙，忙更亂，越忙越亂，越亂越忙，惡性循環(huán)惡性循環(huán)第二講第二講 辦公室辦公室 5S的實施要點的實施要點 問題二：問題二：5S實施的關鍵問題為何？實施的關鍵問題為何？1、辦公室辦公室整理的實施要點整理的實施要點廢棄的決心：不能用，不再使用的物品廢棄的決心：不能用，不再使用的物品 無用物無用物 辦公場地檢查內容：辦公場地檢查內容：辦公室抽屜、文件柜的文

6、件、書籍、檔案、圖表、辦公室抽屜、文件柜的文件、書籍、檔案、圖表、辦公桌、文件柜、置物架之物品；過期的表單、文辦公桌、文件柜、置物架之物品；過期的表單、文件、資料；私人物品；件、資料；私人物品；公共欄、墻上的標語、月歷等；公共欄、墻上的標語、月歷等； 目的目的讓工作現(xiàn)場不合理的問讓工作現(xiàn)場不合理的問題顯示，區(qū)分出來，使不良品，不題顯示，區(qū)分出來，使不良品，不急品，不用品得以消除急品，不用品得以消除 騰出空間，空間活用；騰出空間，空間活用；防止誤用（無用的、不良的）、防止誤用（無用的、不良的）、 誤送（送錯地方）；誤送（送錯地方）；塑造清爽的工作場所；塑造清爽的工作場所；辦公室辦公室如何整理如何

7、整理 桌面桌面:僅留下電話僅留下電話,電腦電腦,鍵盤鍵盤,滑鼠滑鼠,綠色植物綠色植物, 印表機印表機. .桌面下桌面下:主機主機,公事包公事包,垃圾桶垃圾桶 .抽屜抽屜:文具用品文具用品,待辦待辦A,B,C級級,名片字典參考資名片字典參考資料料,私人物品私人物品 .上班前要清潔桌面及物品上班前要清潔桌面及物品 .下班或離開要收拾清潔下班或離開要收拾清潔,垃圾要倒垃圾要倒 2、辦公室辦公室整頓的實施要點整頓的實施要點 把必要的東西留下來，依規(guī)定把必要的東西留下來，依規(guī)定 的位置整齊擺放，加以標記。的位置整齊擺放，加以標記。 三定原則：三定原則： 定物、定位定物、定位（合適的位置。位置固定，據(jù)使用

8、的頻（合適的位置。位置固定，據(jù)使用的頻率和便利來決定物品放置的場所。率和便利來決定物品放置的場所。定量（定量（合適的數(shù)量。不影響工作的前提下，越少越好）合適的數(shù)量。不影響工作的前提下，越少越好） 辦公室辦公室整頓整頓目的目的：工作場所一目了然；工作場所一目了然；消除找尋物品的時間；消除找尋物品的時間；整整齊齊的工作環(huán)境；整整齊齊的工作環(huán)境；消除過多的積壓物品。消除過多的積壓物品。注意：這是提高效率的基礎。注意：這是提高效率的基礎。 辦公室辦公室整頓整頓效果效果：1）要用的東西隨即可取得；）要用的東西隨即可取得；2）不光是使用者知道，其它）不光是使用者知道，其它 的人也能一目了然；的人也能一目了

9、然；辦公室辦公室整頓步驟整頓步驟 第一步：分析現(xiàn)狀第一步：分析現(xiàn)狀 第二步：物品分類第二步：物品分類 第三步：決定儲存方法（定置管理）第三步：決定儲存方法（定置管理） 第四步：實施第四步：實施 簡單要素簡單要素 一套文具一套文具 文件存發(fā)在一個地點文件存發(fā)在一個地點 無紙化無紙化 只開一小時的會只開一小時的會 一分鐘電話一分鐘電話 今天的工作今天做今天的工作今天做3、辦公室辦公室清掃的實施要點清掃的實施要點工作場所（看得見和看不見的地方）工作場所（看得見和看不見的地方） 徹底清掃，問題點的發(fā)現(xiàn)和解決徹底清掃，問題點的發(fā)現(xiàn)和解決規(guī)定例行掃除時間與時段，如：規(guī)定例行掃除時間與時段，如：a) 每日每

10、日5min 5S；b) 每周每周30min 5S；c) 每月每月60min 5S；d) 全員拿著掃把、拖把等依規(guī)定徹底清掃；全員拿著掃把、拖把等依規(guī)定徹底清掃；e) 管理者要親自參與清掃，以身作則；管理者要親自參與清掃，以身作則； 衣物架休息區(qū)辦公室辦公室清掃值日表清掃值日表5S區(qū)區(qū)人員人員值日檢查內容值日檢查內容辦公桌區(qū)域辦公桌區(qū)域自己負責自己負責桌面無灰塵，東西放置整齊，辦公用品和個人生活用品分開；桌面無灰塵，東西放置整齊，辦公用品和個人生活用品分開；地面干凈，無紙屑及其他廢物；椅子擺放整齊。地面干凈，無紙屑及其他廢物；椅子擺放整齊。休息區(qū)及地面休息區(qū)及地面值日生值日生地面無雜物，桌椅擺放

11、整齊，桌面及物品上無灰塵。地面無雜物，桌椅擺放整齊，桌面及物品上無灰塵。文件柜文件柜1謝磊謝磊 劉進劉進文件柜內是否保持干凈，柜內物品是否擺放整齊文件柜內是否保持干凈，柜內物品是否擺放整齊文件柜文件柜4葉楓葉楓 師慶科師慶科 同上同上文件柜文件柜5李建李建 余秀君余秀君 同上同上文件柜文件柜3鄒小琴鄒小琴 周彬周彬同上同上文件柜文件柜6袁璐袁璐 王葉釗王葉釗同上同上文件柜文件柜7馬秀青馬秀青 李卉青李卉青同上同上文件柜文件柜2李蓉梅李蓉梅 羅鴻宇羅鴻宇同上同上衣物架衣物架楊翠楊翠 陳蓓蓓陳蓓蓓衣物是否按標簽擺放整齊衣物是否按標簽擺放整齊備注：負責備注：負責5s區(qū)的人員每天進行維護，下班前區(qū)的人

12、員每天進行維護，下班前10分鐘開始分鐘開始4、辦公室辦公室清潔的實施要點清潔的實施要點 整理、整頓、清掃的實施內容和職責的明確。所整理、整頓、清掃的實施內容和職責的明確。所有區(qū)域、物品都有整理、整頓、清掃的責任者。有區(qū)域、物品都有整理、整頓、清掃的責任者。 誰使用誰負責誰使用誰負責將整理、整頓、清掃的實施內容標準化將整理、整頓、清掃的實施內容標準化標準化：做事情的最佳方法。對最正確、最經濟、最標準化：做事情的最佳方法。對最正確、最經濟、最有效率的工作方法文件化。有效率的工作方法文件化。項目項目內容內容整理整理空間用來堆放雜物空間用來堆放雜物洗滌物品與食用品混放洗滌物品與食用品混放消防通道堵塞消

13、防通道堵塞排水、換氣、調溫、照明設施不全排水、換氣、調溫、照明設施不全洗手間男女不分，時常弄出令人尷尬場面洗手間男女不分，時常弄出令人尷尬場面整頓整頓區(qū)域、場所無標識區(qū)域、場所無標識無整體規(guī)劃圖無整體規(guī)劃圖物品無定位、定置物品無定位、定置逃生路線不明確逃生路線不明確布局不合理，降低工作效率布局不合理，降低工作效率清掃清掃玻璃破爛，不能擋風遮雨玻璃破爛，不能擋風遮雨門、窗、墻被亂涂亂畫門、窗、墻被亂涂亂畫墻壁發(fā)黑，地面污水橫流墻壁發(fā)黑，地面污水橫流采光不好，視線不佳采光不好，視線不佳到處污跡明顯，無人擦洗到處污跡明顯，無人擦洗無人定期進行必要的清潔、消毒無人定期進行必要的清潔、消毒3S活動的具體

14、檢查內容活動的具體檢查內容項目項目內容內容整理整理各種新舊版本并存，分不清孰是孰非各種新舊版本并存，分不清孰是孰非過期的仍在使用過期的仍在使用需要的人員沒有，無關人員反倒持有需要的人員沒有，無關人員反倒持有保密保密文件文件未有管理，任人閱讀未有管理，任人閱讀個人隨意復印留底個人隨意復印留底整頓整頓未能分門別類，也沒有用文件柜、文件夾存放未能分門別類，也沒有用文件柜、文件夾存放沒有定點擺放，四處都有，真正要用的又不能及時找出沒有定點擺放，四處都有，真正要用的又不能及時找出文件種類繁多，難以管理文件種類繁多，難以管理接收、發(fā)送未記錄或留底稿接收、發(fā)送未記錄或留底稿即使遺失不見了，也沒有人知道即使遺

15、失不見了，也沒有人知道清掃清掃復印不清晰，難以辨認復印不清晰，難以辨認隨意涂改，沒有理由和負責人隨意涂改，沒有理由和負責人文件破損、臟污文件破損、臟污文件柜、文件夾污跡明顯文件柜、文件夾污跡明顯未有防潮、防蟲、防火措施未有防潮、防蟲、防火措施項目項目內容內容整理整理幾乎所有管理人員都配有獨立辦公臺幾乎所有管理人員都配有獨立辦公臺每張臺都有一套相同的辦公文具，未能共用每張臺都有一套相同的辦公文具，未能共用辦公臺面干凈，抽屜里邊雜亂無章辦公臺面干凈，抽屜里邊雜亂無章不能用的文具也在臺上不能用的文具也在臺上私人物品隨意放置私人物品隨意放置茶杯、煙灰缸放在上面茶杯、煙灰缸放在上面堆放了許多文件、報表堆

16、放了許多文件、報表整頓整頓現(xiàn)場辦公臺設備位置主次不分現(xiàn)場辦公臺設備位置主次不分辦公臺用作其他用途辦公臺用作其他用途臺面辦公文具、電話沒有定位臺面辦公文具、電話沒有定位公共物品放在個人抽屜公共物品放在個人抽屜抽屜上鎖，其他人拿不到物品抽屜上鎖，其他人拿不到物品清掃清掃臺面臟污，物品擺放雜亂無章，并且有積塵臺面臟污，物品擺放雜亂無章，并且有積塵辦公文具、電話污跡明顯辦公文具、電話污跡明顯臺下辦公垃圾多日未傾倒臺下辦公垃圾多日未傾倒5、辦公室辦公室素養(yǎng)的實施要點素養(yǎng)的實施要點持續(xù)推行整理、整頓、清掃、清潔工作持續(xù)推行整理、整頓、清掃、清潔工作制定員工行為規(guī)范，使員工養(yǎng)成良好習慣制定員工行為規(guī)范，使員

17、工養(yǎng)成良好習慣不斷對員工進行培訓不斷對員工進行培訓培養(yǎng)自覺、自主、自立培養(yǎng)自覺、自主、自立“三自三自”型員工。型員工。辦公室辦公室素養(yǎng)的素養(yǎng)的作用 重視教育培訓，保證人員基本素質重視教育培訓，保證人員基本素質 持續(xù)推動持續(xù)推動4S，直至成為全員的習慣，直至成為全員的習慣 使每位員工嚴守標準，按標準作業(yè)使每位員工嚴守標準，按標準作業(yè) 凈化員工心靈，形成溫馨明快的工作氛圍凈化員工心靈，形成溫馨明快的工作氛圍 培養(yǎng)優(yōu)秀人才，鑄造戰(zhàn)斗型團隊培養(yǎng)優(yōu)秀人才，鑄造戰(zhàn)斗型團隊 成為企業(yè)文化的起點和最終歸屬成為企業(yè)文化的起點和最終歸屬 形成修養(yǎng)的基本過程形成修養(yǎng)的基本過程具備了成功的修養(yǎng)成為他人的榜樣努力遵守規(guī)

18、章制度理解規(guī)章制度學習公司的規(guī)章制度第三講第三講辦公室辦公室5 5S S的實施方法的實施方法 問題三：問題三：5S5S實施的技巧為何？實施的技巧為何？ 1.5S 1.5S 推進前準備推進前準備 做做5S5S之前把現(xiàn)場拍下來之前把現(xiàn)場拍下來, , 事后進行比較事后進行比較, , 能看出能看出5S5S的重要性的重要性; ; 定點拍攝定點拍攝 -在同一場所拍攝改善前后的狀態(tài)在同一場所拍攝改善前后的狀態(tài); ; 拍攝日期拍攝日期 -將拍攝日期標在照片上將拍攝日期標在照片上; ; 彩色化彩色化 -彩色照片更有效彩色照片更有效; ; 定點拍攝法定點拍攝法: : 對同一對象對同一對象用同一相機用同一相機; ;

19、在同一高度在同一高度; ;向同一方向向同一方向; ;在同一位置在同一位置 ; ;周期性地拍攝周期性地拍攝2、怎么做、怎么做5S？閉環(huán)原則閉環(huán)原則P-計劃計劃C檢查檢查D實施實施A總結總結3、實施、實施5S時幾個指導觀念時幾個指導觀念我們搞我們搞5S，不是搞一陣兒，而是永遠，不是搞一陣兒，而是永遠 搞下去搞下去;5S不是不是“要我干要我干”，而是，而是“我要干我要干”；清掃不是目的是手段，清掃的最終目的是素養(yǎng)清掃不是目的是手段，清掃的最終目的是素養(yǎng);（提高素質，養(yǎng)成習慣，形成氛圍）；（提高素質，養(yǎng)成習慣，形成氛圍）；事情辦不好，是因為努力不夠。事情辦不好，是因為努力不夠。 4.4.辦公室辦公室5

20、 5S S活動表活動表區(qū)分區(qū)分活動內容活動內容五五分分鐘鐘5 5S S活活動動1 1檢查你的著裝狀況和清潔度檢查你的著裝狀況和清潔度2 2檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來，如橡皮檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來，如橡皮擦、回形針、文件及其他擦、回形針、文件及其他3 3整理和徹底清潔桌面整理和徹底清潔桌面4 4檢查存放文件的位置，將文件放檢查存放文件的位置，將文件放回回他們應該放置的地方他們應該放置的地方5 5扔掉不需要的物品，包括抽屜內的私人物品扔掉不需要的物品，包括抽屜內的私人物品6 6檢查檔案柜、書架及其他夾具等，將放得不恰當?shù)奈锲犯恼^來檢查檔案柜、書架及

21、其他夾具等，將放得不恰當?shù)奈锲犯恼^來十十分分鐘鐘5 5S S活活動動1 1實施五分鐘實施五分鐘5S5S活動的所有內容活動的所有內容2 2用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設備用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設備3 3固定可能脫落的標簽固定可能脫落的標簽4 4清潔地面清潔地面5 5傾倒垃圾簍內的垃圾傾倒垃圾簍內的垃圾6 6檢查電源開關、門窗、空調等是否已關上檢查電源開關、門窗、空調等是否已關上 5.5. 辦公室辦公室5 5S S檢查表檢查表部門：部門： 檢查日：檢查日： 檢查人：檢查人：項目項目內容內容滿分滿分得分得分問題點問題點整理整理1.1.有無實施拋棄非必需品有無實施拋棄非必需品2.2

22、.公告欄有無過期的公告公告欄有無過期的公告3.3.桌子抽屜是否雜亂桌子抽屜是否雜亂4.4.有無不必要的隔間妨礙辦公室良好視野有無不必要的隔間妨礙辦公室良好視野5.5.下班時桌面上是否干凈利落下班時桌面上是否干凈利落4 44 44 44 44 4整頓整頓1.1.文件類有無定位化（配合顏色、斜線）文件類有無定位化（配合顏色、斜線）2.2.能否隨時取出必要文件、磁盤等能否隨時取出必要文件、磁盤等3.3.桌子、文件架有無控制在最低數(shù)量桌子、文件架有無控制在最低數(shù)量4.4.有無以區(qū)域線規(guī)劃桌子、文件架、通道位置有無以區(qū)域線規(guī)劃桌子、文件架、通道位置5.5.有無規(guī)定常用品存放場所，并加以管理有無規(guī)定常用品

23、存放場所，并加以管理4 44 44 44 44 4清掃清掃1.1.地面、桌面是否雜亂地面、桌面是否雜亂2.2.垃圾箱有無溢滿垃圾箱有無溢滿3.3.有無雜亂布置的導線有無雜亂布置的導線4.4.辦公自動化設備有無污穢、塵埃辦公自動化設備有無污穢、塵埃5.5.開水供應處是否干凈開水供應處是否干凈4 44 44 44 44 4項目項目內容內容滿分滿分得分得分問題點問題點清潔清潔1.1.有無文件檔案管理制度有無文件檔案管理制度2.2.有無依照檔案制度將文件歸檔有無依照檔案制度將文件歸檔3.3.本部門重點目標管理有無目視化本部門重點目標管理有無目視化4.4.供應開水處有無標供應開水處有無標識識清掃責任人清

24、掃責任人5.5.有無指定書庫、書架維護負責人有無指定書庫、書架維護負責人4 44 44 44 44 4修養(yǎng)修養(yǎng)1.1.有無工作計劃管理有無工作計劃管理2.2.工作去向表示板有無妥善利用工作去向表示板有無妥善利用3.3.文件傳閱有無按規(guī)定進行文件傳閱有無按規(guī)定進行4.4.有無積極參加工作會議有無積極參加工作會議5.5.有無按規(guī)定穿制度有無按規(guī)定穿制度4 44 44 44 44 4評語評語1001006.6.辦公室辦公室5 5S S判定標準判定標準區(qū)區(qū)域域N NO O 內內 容容判定標準（判定標準（“否否”得滿分；得滿分；“是是”得零分得零分評分評分得分得分辦辦公公室室臺臺面面1 1文件、資料整齊

25、放置，不得凌亂文件、資料整齊放置，不得凌亂成沓的文件是否參差不齊，成沓的文件是否參差不齊，零散的文件是否歪斜、凌亂零散的文件是否歪斜、凌亂5 52 2非每日必需品不得存放在辦公臺非每日必需品不得存放在辦公臺上上辦公臺上是否只放置每日最辦公臺上是否只放置每日最低限度內的用品低限度內的用品5 5臺臺下下3 3除垃圾桶外不得放置任何物品除垃圾桶外不得放置任何物品是否堆放有其他物品或是否是否堆放有其他物品或是否沒標識沒標識5 54 4個人用的垃圾桶不得露出工作臺個人用的垃圾桶不得露出工作臺外，幾人共用的垃圾桶應規(guī)劃區(qū)外，幾人共用的垃圾桶應規(guī)劃區(qū)域域是否露出臺外，未傾倒或是是否露出臺外，未傾倒或是否沒規(guī)

26、劃區(qū)域否沒規(guī)劃區(qū)域5 55 5地面保持干凈，無垃圾及碎粒地面保持干凈，無垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒是否有垃圾及碎粒5 5辦辦公公椅椅6 6椅套要保持干凈，無污跡椅套要保持干凈，無污跡是否有污跡、黑垢是否有污跡、黑垢5 57 7人離開辦公臺，辦公椅應推至臺人離開辦公臺，辦公椅應推至臺下，且應緊挨辦公臺且平行放置下，且應緊挨辦公臺且平行放置是否沒推至臺下或未呈水平是否沒推至臺下或未呈水平放置放置5 58 8辦公椅、辦公臺應保持干凈，無辦公椅、辦公臺應保持干凈，無污跡、灰塵污跡、灰塵是否有污跡、灰塵是否有污跡、灰塵5 5區(qū)區(qū)域域N NOO 內內 容容判定標準（判定標準（“否否”得滿分；得滿分；“是是”得零分得零分評分評分得分得分文文件件柜柜9 9應保持柜面干凈、無灰塵應保持柜面干凈、無灰塵是否有污跡、灰塵是否有污跡、灰塵5 51010柜外的明細表應用規(guī)定的表格貼柜外的明細表應用規(guī)定的表格貼附在右上角附在右上角是否不按要求標識是否不按要求標識5 51111同一部門的文件夾