檔案管理制度及流程(2)

1、.檔案管理制度及流程目的：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、有效利用。1、檔案定義及審批權(quán)限：1.1 檔案：檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的，對企業(yè)和社會有利用與保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式與載體的歷史記錄。1.2 借閱：本流程所指借閱為廣義借閱，包括查詢、借閱、復(fù)印等利用方式。1.3 檔案管理部門：指行政人力部，項目公司辦公室1.4 檔案分級定義：1.4.1 一級檔案：保密等級為一級，對公司經(jīng)營或風險價值影響重大的檔案資料1.4.2 二級檔案：保密等級為二級，對公司經(jīng)營或風險價值影響較大的檔案資料1.4.3 三級檔案：保密等級為三

2、級，對公司經(jīng)營或風險價值影響一般的檔案資料1.5 檔案使用審批權(quán)限：1.5.1 總經(jīng)理：審批一級檔案使用申請。1.5.2 行政人力部：分管領(lǐng)導(dǎo)審批二級檔案使用申請及檔案的跨部門使用。項目公司經(jīng)理：審批項目公司保管的一級和二級檔案使用申請及檔案的跨部門使用。1.5.3 申請人部門經(jīng)理：審批三級檔案使用申請。1.6 行政人力部：負責編制公司檔案分類分級管理目錄 及檔案管理要求 ;負責檔案資料的分類、歸檔、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理，包含公司收發(fā)的各類文件、公司重要會議紀要等；監(jiān)督、檢查各類檔案的管理情況，對各部門的檔案管理提供指導(dǎo)。2.1 檔案分類分級2.1.1行政人力部提出檔案分類

3、分級及歸檔管理要求，明確檔案的分類、 保管方式、期限、移交責任部門和密級等，編制公司檔案分類分級管理目錄，'.經(jīng)行政人力部分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)各部門和項目公司執(zhí)行。2.1.2 檔案種類包括，但不限于：2.1.2.1制度性文件：各項規(guī)章制度、管理辦法等；2.1.2.2會議性文件：股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其他會議形成的材料、會議記錄、會議紀要等；2.1.2.3計劃性文件：企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等；2.1.2.4證件性文書資料：法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書

4、和證明等；2.1.2.5匯報性文書資料：企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)發(fā)言及匯報材料等；2.1.2.6聲像資料：外出學習、考察或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、影像資料等；2.1.2.7題贈性資料：上級領(lǐng)導(dǎo)、友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。2.1.2.8技術(shù)性資料：各類工程圖紙、竣工資料、驗收資料等。2.1.3 公司檔案管理人員負責對各自保管的檔案資料進行編號。2.1.4 保管期限：根據(jù)國家檔案局發(fā)布的 關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定 ，分為永久、長期、短期三種。永久為 50 年以上，長期為 15-50 年，短期為 15

5、年以下。2.1.4.1 永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌， 對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.1.4.2長期：凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。2.1.4.3短期：凡是在較短時間內(nèi)對本公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。2.2 檔案歸檔'.2.2.1各部門及各項目公司依據(jù)檔案分類分級管理目錄，負責對本部門日常工作中形成的檔案資料進行收集和管理，并編制部門部門檔案（文件/ 合同）管理記錄目錄。2.2.2 對于需要移交檔案管理部門的資料，各部門應(yīng)按要求進行整理后，并編制檔案移交目錄，按檔案分類分級管

6、理目錄的規(guī)定及時向行政人力部/項目辦公室檔案室移交。行政人力部/ 項目辦公室對檔案進行審核后簽字，并按規(guī)定對檔案分類、 編號、歸檔。各部門及項目公司辦公室須每月底將檔案目錄備份至行政人力部。2.2.3 項目公司解散前，項目辦公室須將項目所有檔案移交至公司行政人力部。2.2.4 檔案移交要求：2.2.4.1移交檔案要填寫移交清單， 移交清單一式二份， 雙方簽字后各執(zhí)一份；2.2.4.2歸檔的文件資料必須完整、 真實、準確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立放在一起；2.2.4.3立卷時應(yīng)概括而簡潔地寫好案卷標題，編制好案卷目錄， 并裝訂整齊；2.2.4.4 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆

7、， 禁止用圓珠筆或鉛筆， 字跡應(yīng)清楚、準確；2.2.4.5各種實物檔案 （獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損；2.2.4.6聲像檔案的錄制必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。2.2.5 檔案管理部門應(yīng)對各部門檔案管理情況進行日常檢查、監(jiān)督。2.3 檔案資料的日常管理2.3.1 公司檔案管理人員須按照國家檔案管理規(guī)定對檔案資料進行立卷、標識和保管。2.3.2部門檔案資料要登記詳細信息，并編制部門檔案（文件/ 合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。'.2.3.3 文件資料、合同要科學排列，

8、按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在檔案柜中。2.3.4 行政人力部或項目辦公室負責除財務(wù)類各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。2.3.5 財務(wù)類的檔案由財務(wù)部門負責歸檔與保管。2.3.6其他部門負責相關(guān)檔案資料的臨時保管并及時移交行政人力部或項目公司辦公室。2.4 檔案的使用與保密2.4.1 借閱檔案原件只限在檔案室， 不能帶出，檔案外借原則上只借復(fù)印件，檔案使用申請部門須填寫檔案借閱審批單 ，按權(quán)限完成審批程序后，檔案管理部門檔案管理人員填寫檔案借閱登記表 。2.4.2 借閱的檔案交還時， 必須當面點交清楚， 如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞， 應(yīng)立即

9、報告直接上級。2.4.3 借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。2.4.4 借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。2.4.5 外單位借閱檔案， 應(yīng)持單位介紹信， 并按檔案密級經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。2.4.6外單位摘抄檔案的（ 1-2 級檔案不允許復(fù)印或摘抄） ，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。2.4.7外單位摘抄檔案的（ 1-2 級檔案不允許復(fù)印或摘抄） ，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，對摘抄的材料要進行審查、簽章。2.4.8 檔案管理員和借閱人員，要負責做好檔案的保密

10、工作。2.4.9 對已到保密期限的檔案， 經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項目辦公室主任同意后解密，并對解密檔案作一般檔案管理。2.4.10 員工離職時， 對已形成的檔案資料或所借閱的檔案應(yīng)辦理移交手續(xù)，經(jīng)行政人力部經(jīng)理或項目辦公室審查無誤簽字后，才能離職。'.2.5 檔案銷毀2.5.1項目公司辦公室對保存的記錄和檔案在項目公司解散后進行系統(tǒng)清理，移交公司行政人力部存檔。2.5.2 行政人力部對已失去利用價值的檔案，申請銷毀，銷毀時，行政人力部必須寫申請銷毀報告，編制檔案文件銷毀審批清單，經(jīng)部門負責人審核，行政人力部分管領(lǐng)導(dǎo)審批確定，一級檔案須報總經(jīng)理審批。經(jīng)批準銷毀的文件應(yīng)留存半年，確無保存價值后再銷毀。2.5.3 執(zhí)行銷毀任務(wù)時， 必須由行政人力部、 法務(wù)主管和相關(guān)部門代表組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于三人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準