文件資料管理辦法

1、文件資料管理辦法本方法對文件材料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。1、 文件歸檔范疇1、 以下各類文件材料由技巧質(zhì)量部歸檔治理：(1)涉及公司開創(chuàng)、經(jīng)營、工程、治理等技巧性文件材料和質(zhì)量治理體系方面的文件材料。(2)涉及公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技巧建議書、投標(biāo)書、各類協(xié)定等。(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。2、 以下各類文件材料由綜合辦歸檔治理：(1)公司營業(yè)活動中收到的文件、函件等。(2)公司宣布的規(guī)章軌制，治理方法等。(3)外來文件的答復(fù)文件。(4)各部分工作中向公司引導(dǎo)提交的請示、申報、批件等。3、 以下各類文件材料由各部分歸檔治理：(1)各部分專業(yè)文件、材料及柜干文檔

2、。(2)各部分提交的請示、申報及批示的復(fù)印件。4、 對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技巧質(zhì)量部和財務(wù)部均留原件歸檔。2、 文件收發(fā)、傳發(fā)、報批。公司文件材料的收發(fā)、傳發(fā)、報批由綜合辦同一負(fù)責(zé)，詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。三、文件編號規(guī)定1、 綜合辦對文件在收發(fā)時同一進(jìn)行編號、掛號以便治理。2、 編號格局為：威奧特X字XXXX第Y號。X表示文件來源部分。開一技巧開創(chuàng)部，支一技巧支撐部,市一市場部，工一工程部,人一人力資本部，綜一綜合辦，質(zhì)一質(zhì)量部,企一企發(fā)部,財一財務(wù)部。Y表示文件的編號，發(fā)文按發(fā)放的次序進(jìn)行流水編號。關(guān)于發(fā)文或修改的文件，各部分按次序進(jìn)行流水編號。XXXX表示年號，如；2002、200

3、3o四、文件材料的移交各部分移交文件時，應(yīng)解決移交手續(xù)，交代均由專人負(fù)責(zé)，并填寫移交文件清單，見附表。五、規(guī)章軌制、治理方法的報批及下發(fā)各部分制訂的規(guī)章軌制和治理方法，經(jīng)收羅公司各相干部分看法并經(jīng)由過程后，填寫建議處理表；將規(guī)章軌制或治理方法及填寫好的建議處理表連同電子版一路交至綜合辦；綜合辦將規(guī)章軌制或治理方法附上建議處理表后上報公司引導(dǎo)審批。審批贊成的綜合辦將其下發(fā)各相干部分。未獲贊成的，綜合辦將公司引導(dǎo)簽訂的看法反饋給相干部分。綜合辦儲存原始批件，并做記錄。六、文件治理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1、 公司技巧材料治來由技巧質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。2、 公司收發(fā)文件及各項規(guī)章軌制的宣布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。3、 各部分

4、的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整頓、保管本部分文檔材料和移交相干文件材料。七、文件保管束度1、 技巧質(zhì)量部，綜合辦應(yīng)有存放材料的專門文件柜，并具備防火、防潮、防蟲等安穩(wěn)前提。2、 所有歸檔文件要進(jìn)行分類掛號。3、 文檔治理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔材料，明白得應(yīng)用者的需求。4、 按文件類別，確信文件保管刻日。每年年關(guān)據(jù)此進(jìn)行整頓、燒毀。具體燒毀工作見文件燒毀流程圖。(1)技巧性材料、合同協(xié)定等保管期為10年。(2)文檔性材料保管期為5年。(3)有明白規(guī)定儲存期的文檔，從其規(guī)定。5、 涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，技巧規(guī)范等方面的文件材料應(yīng)蓋上受控文件章。將已過時文件材料蓋上作廢文件章，報批予以燒毀。6、 嚴(yán)格遵守文件安穩(wěn)保密

5、軌制，做好文件流掉防護(hù)工作。7、 文件治理人員要準(zhǔn)時檢查文件專柜，查對件數(shù)，發(fā)明專門或被盜，損掉等情形，及時向公司引導(dǎo)反應(yīng)，妥當(dāng)處理。8、 依照公司的實際情形，新項目(例如:建議書、投標(biāo)書、合一致)要求項目完成后應(yīng)及時歸檔,關(guān)于項目周期較長的,建議各部分3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。八、文件保密級別文件級別分為兩級：隱秘和一樣。文件保密級別由文件制造部分確信，技巧質(zhì)量部或綜合辦審核。九、檔案借閱軌制1、 屬于公司隱秘檔案的，未經(jīng)許可不得外借、別傳。2、 借閱文檔材料屬隱秘的，需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理贊成。3、 借閱檔案，必須實施掛號、簽收手續(xù)。4、 借出檔案材料的時刻不得跨過兩周，須要時能夠續(xù)借。過時

6、由檔案治理人員催還。須要經(jīng)久借出的，須經(jīng)技巧質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理贊成。5、 調(diào)閱或借閱檔案者必須妥當(dāng)保管檔案，不得隨便率性轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件，了債時包管檔案材料完全無損。不然，窮究當(dāng)事人義務(wù)。6、 借出檔案材料，因保管掉慎損掉時，要及時追查，并申報技巧質(zhì)量部及時予以處理。7、 產(chǎn)生檔案破壞、損掉事宜后，如系工資造成，公司將依照情形嚴(yán)峻程度及所帶來的后果，窮究有關(guān)人員的義務(wù)，依照公司獎懲條例予以響應(yīng)的處罰。文件處理表時刻：200年月日文件名稱來文部分主辦部分引導(dǎo)看法:引導(dǎo)批示：辦公室擬辦看法：處理成果：北京威奧特信通科技外來公函處理表收文時刻：200年月日來文單位原文文號收文文號引導(dǎo)批示：辦公室擬辦看法：主辦部分引導(dǎo)看法：處理成果：傳閱送出時刻退回時刻閱者簽名送出時刻退回時刻閱者簽