文件管理控制程序

1、1目的為了規(guī)范品質(zhì)體系文件，使供方及客戶之資料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作廢的各類文件，以保證在需要的場合能及時獲得最新最正確的文件。2適用范圍2.1 質(zhì)量體系文件的編制、管制方法。2.2 供方及客戶文件（如技術(shù)圖紙、測試報告、使用說明書等）的控制方法。2.3 其它外來文件（如適用的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）。2.4 確保對質(zhì)量體系策劃和運行所必要的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)。3定義注釋3.1 受控文件：凡是直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件、資料、程序文件。3.2 非受控文件：不直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的文件或資料，如各類參考資料。3.3 體系文件：3.3.1 質(zhì)量方針：由組織的最高管理者

2、正式發(fā)布的該組織總的質(zhì)量宗旨和方向3.3.2 質(zhì)量目標(biāo)：在質(zhì)量方面所追求的目的。3.3.3 質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件，它概括了本工廠質(zhì)量管理體系的構(gòu)成及要素（過程）。3.3.4 程序文件：直接支撐質(zhì)量手冊的主要體系文件，是對各部門運作過程及質(zhì)量體系要求的具體說明。3.3.5 作業(yè)指導(dǎo)書：它從程序文件中引申出來，詳細(xì)敘述各部門運作過程及操作規(guī)程，它是程序文件的支持性內(nèi)容。4職責(zé)4.1 總經(jīng)理或董事長：批準(zhǔn)工廠的質(zhì)量方針/目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件。4.2 管理者代表：負(fù)責(zé)制定質(zhì)量手冊及相關(guān)程序文件。4.3 各職能部門：負(fù)責(zé)編寫相應(yīng)的程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書，及時簽收和保存受控文件，并將已失效

3、的受控文件退回綜合辦。4.4 綜合辦：負(fù)責(zé)本工廠受控文件的整體控制，即受控文件的打印、分發(fā)、原版文件的保存等。4.5文件控制職責(zé)表文件級文件類別編寫審核批準(zhǔn)保存層一質(zhì)量手冊授權(quán)人員管理者代表總經(jīng)理綜合辦二程序文件各部門主管管理者代表三技術(shù)文件相關(guān)部門部門主管、總經(jīng)理、管理者代表四記錄表單隨相關(guān)二、三級文件一同審批五外來文件相關(guān)部門收集5文件格式及文字要求5.1公司所有體系文件必需加頁眉，格式如下。四級表單可不加頁眉但必須加公司臺頭。寶雞志普有色金屬加工有限公司文件編號JH-XX-XX-XXX版本XX文件名稱XXXXXXX貢他/頁次第X頁共X頁生效日期XXXXXX5.2 文件字體：公司所有文件一

4、律為宋體黑色字，文件名稱為二號字，正文內(nèi)容序號題目為粗體四號字，正文內(nèi)容為四號字，表單內(nèi)容可根據(jù)需要采用四號或五號字。5.3 文件文件簽批格式，在文件末頁按以下方式編制：審核：批準(zhǔn)：日期：日期：日期：6作業(yè)程序6.1 編碼原則：公司名稱文件級別部門類別流水號鼾選范本，供參考！XXXXXXXXXX注釋：公司名稱：JH部門類別：總經(jīng)理/管理者代表GM行政人事部：HR財務(wù)部FD生產(chǎn)部PM銷售部SR品質(zhì)部QC技術(shù)部TD采購部PD倉庫STD文件級別：一級文件01；二級文件02；三級文件03；四級文件04；五級05流水號：字母+001999,各部門應(yīng)對本部門的文件進(jìn)行分類識別，對記錄表單的流水碼進(jìn)行識別、

5、匯總,匯編成記錄清單各部門文件編號應(yīng)按以上要求執(zhí)行，不得有重復(fù)或誤用的情形。6.2 外來文件的編碼以外單位編碼為準(zhǔn)。6.2.1 各標(biāo)題內(nèi)小標(biāo)題順序如下格式：55.45.4.15.4.15.4.1.1(a)以此類推6.3 受控文件控制的一般要求6.3.1 文件和相關(guān)表單的版本號用一位大寫字母表示，文件首版為A/0版，當(dāng)修訂時，版本升為A/1A/9、B/0B/9、C/1C/9、版，以此類推.6.3.2 同一類受控文件要求采用標(biāo)準(zhǔn)格式，以便于制定、保存。6.3.3 受控文件必須有編制人、審核人、批準(zhǔn)人簽名后方可發(fā)出，且編制、審核與批準(zhǔn)不可為同一人。6.3.4 受控文件如有生效日期以生效日期為準(zhǔn)，否則

6、，以最后審批日期為生效日期。6.3.5 質(zhì)量手冊及程序文件均由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會審。6.4 文件制定/修改/廢止作業(yè)6.4.1 制定：需制定文件的部門依據(jù)文件編寫要求來制定文件，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)后執(zhí)行。6.4.2 修改/廢止：文件需修改或廢止時，由提出人員填寫文件制訂/修訂/廢止申請單，經(jīng)原制訂部門主管審查及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)后交綜合辦執(zhí)行，對影響技術(shù)狀態(tài)的文件修改按產(chǎn)品圖樣技術(shù)文件更改導(dǎo)則執(zhí)行。6.4.3 質(zhì)量手冊和程序文件修改后，須將修改的內(nèi)容和相關(guān)資料記錄在文件修訂記錄表中。6.5 文件分發(fā)與回收6.5.1 文件制定/修改后，綜合辦依文件編寫原則對文件進(jìn)行編號和制定版本號，并在文件總覽

7、表、表單總覽表中登錄或修改，以控制文件的最新狀態(tài)6.5.2 受控文件分發(fā)要求：(a) 質(zhì)量手冊的發(fā)放以質(zhì)量手冊控制為準(zhǔn)；(b) 程序文件發(fā)放至工廠各職能部門；(c) 各部門所制定的三級文件，發(fā)至本部門，其它部門若需要再申請。6.5.3 外來文件由與之關(guān)聯(lián)的部門人員審查后，交綜合辦登錄于外來文件一覽表中予以控制。6.5.4 綜合辦按受控文件分發(fā)要求，復(fù)印所需份數(shù)加蓋“受控文件”章后分發(fā)給相關(guān)部門。6.5.5 在文件分發(fā)過程中，綜合辦還須收回原有的舊版文件，并應(yīng)在文件分發(fā)/回收記錄表中簽收。6.5.6 對收回的舊版文件或作廢文件，須予以銷毀或蓋上“作廢章”，對于作廢文件正本，保留時應(yīng)蓋上“作廢章”

8、。6.5.7 綜合辦應(yīng)每季度視需要重新發(fā)出文件總覽表，以供各使用部門核對最新版本。6.6 文件的保存6.6.1 受控文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)保存，不得在文件上劃線加注記號或涂改其內(nèi)容。6.6.2 體系文件以書面的形式出現(xiàn)，儲存于電腦中的文件不予以執(zhí)行，僅作備份。6.7 文件的增補任何人不得私自復(fù)印受控文件，如需更多的副本，應(yīng)填寫文件/圖紙/技術(shù)資料申請單，交部門主管/管理者代表批準(zhǔn)后，由綜合辦予以補發(fā)，補發(fā)控制按正式發(fā)行執(zhí)行。6.8 文件的借閱控制6.8.1 文件借閱人對所借文件負(fù)有妥善保管的責(zé)任，不得拆卷、涂改或損壞，并做到及時歸還。6.8.2 非工作需要借閱質(zhì)量體系文件與外來文件，保存部門有權(quán)拒

9、絕.6.8.3 當(dāng)工廠外界人士需調(diào)閱本廠文件與外來文件時應(yīng)呈管理代表批準(zhǔn)同意方可.6.9 外來文件的管制6.9.1 各部門需要通過相關(guān)的渠道收集與本產(chǎn)品或業(yè)務(wù)相關(guān)的外來文件，并對這些外來文件進(jìn)行明確的標(biāo)識和理解。如：(a) 銷售部獲取供方與客戶方面的文件，包括供貨合同、產(chǎn)品說明書、報價表、檢驗報告單及客戶訂單，技術(shù)圖紙等.(b) 品管部應(yīng)獲取與產(chǎn)品品質(zhì)相關(guān)的法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。(c) 其它相關(guān)的部門應(yīng)收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的各項外來文件。6.9.2 外來文件的標(biāo)識與管理(a) 為方便使用與取閱應(yīng)將外來文件進(jìn)行明確的標(biāo)識，分類擺放。(b) 所有的外來文件必須填寫于“外來文件一覽表”中，以便查閱。(c) 從外部獲取的外來文件，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和變更的特點，由管理代表督導(dǎo)進(jìn)行定期(半年或一年/一次)向外來文件的所屬單位追詢其版本狀況，以便能及時更新或作廢。6.10 質(zhì)量記錄的控制按質(zhì)量記錄控制程序執(zhí)行。7相關(guān)文件7.1 質(zhì)量記錄控制程序7.2 文件總覽表7.3 文件/圖紙/技術(shù)資料申請單7.4 文件分發(fā)/回收記錄表