國(guó)內(nèi)企業(yè)PMO常見問(wèn)題分析-項(xiàng)目管理辦公室

1、國(guó)內(nèi)企業(yè) PMO 常見問(wèn)題分析隨著項(xiàng)目管理知識(shí)體系90 年代末被引進(jìn)中國(guó)，20 世紀(jì)初PMO 開始逐步建立。 PMO 在企業(yè)中日益承擔(dān)起建立項(xiàng)目管理方法論、總結(jié)最佳實(shí)踐、知識(shí)管理、 培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)以及建設(shè)組織級(jí)項(xiàng)目管理體系的責(zé)任。然而由于 PMO 在國(guó)內(nèi)發(fā)展時(shí)間較短，大部分處于初建或成熟度不高的摸索階段，在 PMO 的運(yùn)營(yíng)與管理過(guò)程中，常常遭遇很多問(wèn)題與困境。除少數(shù)大型規(guī)范化管理 IT 企業(yè) PMO 取得了一定的成績(jī)外 （如聯(lián)想、神州數(shù)碼等，已發(fā)展成控制型PMO 或戰(zhàn)略級(jí) PMO），大多數(shù)企業(yè)的 PMO 仍處于尷尬的境地。常見問(wèn)題主要有以下六個(gè)方面：（一）缺乏管理層強(qiáng)有力的支持通過(guò)調(diào)研可以了

2、解到，這一點(diǎn)是目前許多 PMO 從業(yè)人員的普遍困惑，一方面在公司里他們常常感覺(jué)到公司領(lǐng)導(dǎo)重市場(chǎng)和研發(fā)，輕管理，把項(xiàng)目管理與行政管理、 項(xiàng)目助理等同， 沒(méi)有真正體會(huì)到項(xiàng)目管理的價(jià)值，另一方面 PMO 的主任與其他職能部門經(jīng)理處于同樣級(jí)別與權(quán)限，無(wú)法跨部門進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和優(yōu)先級(jí)排序。只有在 PMO 設(shè)置一個(gè)與組織中的其他高級(jí)管理人員處于同等地位的總監(jiān)或副總裁的位置， 才能掌管企業(yè)級(jí)別所有領(lǐng)域提供的項(xiàng)目，排定項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)、進(jìn)行項(xiàng)目篩選、推動(dòng)組織流程變革、跨越部門調(diào)配資源，這樣項(xiàng)目管理辦公室才能真正在企業(yè)中發(fā)揮其強(qiáng)有力的推動(dòng)力。（二）項(xiàng)目管理制度執(zhí)行力較差在很多企業(yè)，雖然已建立了比較完善的項(xiàng)目管理體系、流

3、程、模版，但是項(xiàng)目執(zhí)行人員不按照相關(guān)的制度執(zhí)行，仍然各自為政，流程體系被束之高閣。究其原因，一方面研發(fā)人員缺少對(duì)對(duì)流程、制度的了解和認(rèn)知，同時(shí)項(xiàng)目管理部門沒(méi)有在制定流程之初對(duì)研發(fā)人員及流程執(zhí)行人員進(jìn)行深入需求調(diào)研， 并吸收相關(guān)部門人員參與評(píng)審與討論，當(dāng)流程發(fā)布后缺少對(duì)流程與制度的宣貫與培訓(xùn)。（三）與其他部門職責(zé)有一定交叉或沖突由于項(xiàng)目管理理念引進(jìn)較晚，部分公司沒(méi)有及時(shí)調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，原有的職能型組織結(jié)構(gòu)、原有的職能部門存在強(qiáng)大的固有勢(shì)力， 職責(zé)沒(méi)有理順與和劃分清楚，項(xiàng)目管理部、質(zhì)量部、計(jì)劃等部門常常就項(xiàng)目的監(jiān)控與評(píng)審等環(huán)節(jié)常常發(fā)生職責(zé)與權(quán)限劃分不明的情況， 原有的職能型組織結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)項(xiàng)目型快速

4、組建團(tuán)隊(duì)，集成產(chǎn)品開發(fā)的要求。只有將 PMO 的職責(zé)與其他部門進(jìn)行重新定義與劃分，理順與項(xiàng)目相關(guān)所有流程，合并相關(guān)環(huán)節(jié)或部門，才能使項(xiàng)目的控制與管理發(fā)揮合力。（四） PMO 人員技能欠缺在實(shí)際調(diào)研中可以發(fā)現(xiàn)，很多PMO 人員是由項(xiàng)目助理或研發(fā)經(jīng)理助理轉(zhuǎn)化而來(lái)，或是剛畢業(yè)的大學(xué)生，一方面缺少豐富的項(xiàng)目經(jīng)歷的積累，同時(shí)缺少良好的項(xiàng)目管理知識(shí)體系與管理框架的培訓(xùn)，因此不能對(duì)項(xiàng)目管理體系進(jìn)行有效的建立提供良好的解決方案，仍然從事項(xiàng)目助理或研發(fā)經(jīng)理助理的行政性工作，很難對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行最佳實(shí)踐的顧問(wèn)式指導(dǎo)。（五） PMO 人員工作缺少成就感常常聽到 PMO 人員抱怨工作沒(méi)有成就感，只有苦勞沒(méi)有功勞，究其原

5、因目前很多企業(yè)已建立了技術(shù)和管理線的職業(yè)發(fā)展路徑， 但是對(duì)項(xiàng)目管理沒(méi)有明確的職業(yè)發(fā)展路徑， 缺少相應(yīng)的激勵(lì)、績(jī)效考核機(jī)制與晉升機(jī)制，使得很多從業(yè)人員或者對(duì)前途一片迷茫， 或者在轉(zhuǎn)換工作的時(shí)候發(fā)現(xiàn)其他很多企業(yè)并沒(méi)有建立相應(yīng)組織結(jié)構(gòu)，職業(yè)發(fā)展道路狹窄，往往轉(zhuǎn)行或從事其他工作。（六）缺少合理的項(xiàng)目評(píng)價(jià)與激勵(lì)機(jī)制部分公司組織結(jié)構(gòu)屬于職能型或弱矩陣型，資源線、 項(xiàng)目線雙重考核標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有建立良好的項(xiàng)目管理考核與激勵(lì)體系。部門日?？己伺c項(xiàng)目考核完全脫節(jié)， 使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員沒(méi)有較好的歸屬感與激勵(lì)感。 使得項(xiàng)目成員仍較大的依賴于資源部門， 對(duì)項(xiàng)目組沒(méi)有良好的激勵(lì)機(jī)制和團(tuán)隊(duì)建設(shè)氛圍。如何建立高效運(yùn)行的PMO ？隨

6、著項(xiàng)目管理理念日益深入人心，很多企業(yè)已開始建立類似項(xiàng)目管理部、PMO 等部門，但在實(shí)際運(yùn)作中由于PMO 的定位、 公司組織結(jié)構(gòu)、 PMO 人員自身素質(zhì)等方面的原因， PMO作用發(fā)揮得不盡人意。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的PMP 常常為企業(yè)沒(méi)有良好的項(xiàng)目管理環(huán)境而苦惱，PMO 人員也常常為自己的職業(yè)發(fā)展而感到憂慮。為了避免項(xiàng)目經(jīng)理單兵作戰(zhàn)，迫切需要建立高效運(yùn)營(yíng)與管理的PMO ，建立規(guī)范的組織級(jí)項(xiàng)目管理體系，使得項(xiàng)目管理真正植根于企業(yè)，公司的戰(zhàn)略通過(guò)項(xiàng)目能夠分解與落地。針對(duì)目前國(guó)內(nèi)企業(yè)PMO 存在的問(wèn)題，如何進(jìn)行規(guī)避，并建立自己高效運(yùn)行的 PMO 呢？下面將從 PMO 類型的選擇、 PMO 職責(zé)的確定、 PMO

7、自身的提升三個(gè)方面進(jìn)行論述。（一）選擇合適的PMO 類型在選擇 PMO 的組織模式時(shí)，我們通常會(huì)選擇從第一種模式（保證型PMO ）作為起點(diǎn)，當(dāng)發(fā)展到一定程度時(shí)再進(jìn)行改進(jìn)，擴(kuò)展其職能，升級(jí)PMO 的組織模式，如果組織的決策層對(duì)于項(xiàng)目管理的重視程度非常高， 給予 PMO 的權(quán)限也足夠， 也可以直接采用第三種模式 （戰(zhàn)略型 PMO ）。選擇合適類型的 PMO 對(duì)于組織級(jí)項(xiàng)目管理執(zhí)行力與推動(dòng)力的提升，項(xiàng)目管理職責(zé)與目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有重要的作用。（二）正確定位 PMO 的職責(zé)很多 PMO 失敗的原因就在于沒(méi)有很好的定位PMO 的職責(zé)，過(guò)多的從事一些行政及輔助性的工作，缺少總結(jié)與知識(shí)積累。結(jié)合國(guó)內(nèi)外PMO 的

8、經(jīng)驗(yàn)與最佳實(shí)踐，成功PMO 的職責(zé)應(yīng)包括五個(gè)中心：即服務(wù)支持中心、學(xué)習(xí)成長(zhǎng)中心、知識(shí)管理中心、管理控制中心、決策支持中心。1、服務(wù)支持中心。對(duì)項(xiàng)目提供業(yè)務(wù)及管理領(lǐng)域咨詢支持；協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目監(jiān)控、里程碑評(píng)審等工作。2、學(xué)習(xí)成長(zhǎng)中心。制定項(xiàng)目經(jīng)理能力模型；開發(fā)和引進(jìn)項(xiàng)目管理課程；針對(duì)不同人員組織相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等能力提升項(xiàng)目；制定項(xiàng)目經(jīng)理崗位序列的評(píng)估和晉升。3、知識(shí)管理中心。制定項(xiàng)目管理流程和規(guī)范；建立知識(shí)管理平臺(tái)和系統(tǒng)；總結(jié)項(xiàng)目管理的最佳實(shí)踐。4、管理控制中心。依據(jù)項(xiàng)目要求選擇任命項(xiàng)目經(jīng)理；為啟動(dòng)的項(xiàng)目調(diào)配資源動(dòng)態(tài)規(guī)劃；項(xiàng)目計(jì)劃的審核和審批形成執(zhí)行基準(zhǔn)； 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤、分析和控

9、制；組織項(xiàng)目的收尾， 對(duì)項(xiàng)目和項(xiàng)目經(jīng)理做出評(píng)價(jià)與績(jī)效分配。5、決策支持中心。制定項(xiàng)目選擇標(biāo)準(zhǔn)，組織項(xiàng)目初選、終選；對(duì)項(xiàng)目定期分析、評(píng)估，為決策者提供決策支持。成功的 PMO 應(yīng)該在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀地來(lái)審視項(xiàng)目；復(fù)制成功和沉淀成功經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)最佳實(shí)踐； 對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，預(yù)見性地去發(fā)現(xiàn)一些項(xiàng)目管理中的問(wèn)題，來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理成功地完成項(xiàng)目。PMO 應(yīng)成為各部門協(xié)調(diào)與潤(rùn)滑的重要部門，改變各自為政， 缺少信息溝通與數(shù)據(jù)共享的局面，應(yīng)成為信息交匯中心與數(shù)據(jù)分析中心。（三）逐步改善PMO 自身的能力與管理水平PMO 發(fā)展的困境，不僅僅在于外在原因，同時(shí)PMO 內(nèi)部

10、也存在人員專業(yè)技能不高、缺乏激勵(lì)考核機(jī)制等問(wèn)題，因此建立高效運(yùn)行的PMO ，還應(yīng)從內(nèi)部改革做起，設(shè)置合理的PMO 崗位、建立全面的人員素質(zhì)模型、開展專業(yè)技能培訓(xùn)、設(shè)計(jì)職業(yè)發(fā)展路徑、制定部門績(jī)效與激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而量化 PMO 的真正價(jià)值。1、設(shè)置合理的 PMO 崗位根據(jù) PMO 的不同類型可對(duì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人員設(shè)置：至少應(yīng)包括項(xiàng)目總監(jiān)（副總或高管級(jí)）、項(xiàng)目主管（ PMO 辦公室主任）、過(guò)程改進(jìn)專家、配置管理、質(zhì)量保證、標(biāo)準(zhǔn)引進(jìn)、行政助理等，在人員入職時(shí)明確每一崗位的崗位職責(zé)，對(duì)崗位進(jìn)行充分的分工與授權(quán)。2、建立全面的 PMO 人員素質(zhì)模型PMO 人員應(yīng)具備的知識(shí)背景包括：項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、質(zhì)

11、量管理、信息系統(tǒng)、軟件工程、人力資源管理；基本素質(zhì)包括：較強(qiáng)的溝通能力、責(zé)任感、學(xué)習(xí)能力、主動(dòng)精神、全局意識(shí)、數(shù)據(jù)分析能力等。以復(fù)雜性和綜合性來(lái)說(shuō)，PMO 人員所需的技巧和知識(shí)與 MBA 所需知識(shí)不相上下， 甚至更甚于 MBA ，因?yàn)?PMO 的人員不僅需熟悉管理的理念與技巧、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定公司發(fā)展戰(zhàn)略，更能運(yùn)用項(xiàng)目管理的方法將戰(zhàn)略分解，持續(xù)落地，提高企業(yè)的執(zhí)行力。3、開展專業(yè)的 PMO 人員培訓(xùn)PMO 人員可通過(guò)參加培訓(xùn)或?qū)I(yè)考試提升自己的專業(yè)技能，通過(guò)參加項(xiàng)目全過(guò)程提升自己的實(shí)踐技能。例如可參加PMP、軟考信息系統(tǒng)高級(jí)項(xiàng)目管理師考試與培訓(xùn)；接受組織級(jí)項(xiàng)目管理、 PMO 運(yùn)營(yíng)與管理相關(guān)培訓(xùn)；

12、接受先進(jìn)管理理念與方法如IPD 、CMMI 、ISO9001 、6 西格瑪、精益管理、平衡記分卡等管理理念；深入項(xiàng)目經(jīng)歷2 個(gè)以上項(xiàng)目全過(guò)程。4、設(shè)計(jì)可持續(xù)的 PMO 人員職業(yè)發(fā)展路徑從事 PMO 的人員建議以技術(shù)或管理背景者為佳，對(duì)于技術(shù)背景的PMO 人員其職業(yè)發(fā)展路徑可為：項(xiàng)目助理項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目總監(jiān)或主管技術(shù)副總；對(duì)于管理背景的PMO人員其職業(yè)發(fā)展路徑可為：項(xiàng)目助理項(xiàng)目主管PMO 主任咨詢顧問(wèn)主管副總（或?qū)Ｂ毰嘤?xùn)講師） 。隨著項(xiàng)目管理理念的普及與深化，建立類似PMO 的部門的公司已經(jīng)越來(lái)越多，從事項(xiàng)目管理方面的培訓(xùn)與咨詢公司也如雨后春筍，因而經(jīng)過(guò)3-5 年磨練的 PMO 人員，除了了解企業(yè)運(yùn)

13、作基本流程與特點(diǎn)、熟悉產(chǎn)品開發(fā)及項(xiàng)目運(yùn)行的全過(guò)程，還有較強(qiáng)的溝通與解決問(wèn)題的能力、適應(yīng)能力、抗壓與抗挫折能力，并具有財(cái)務(wù)、技術(shù)、管理等綜合知識(shí)背景。因此，可以說(shuō)隨著個(gè)人能力的不斷提升， PMO 人員已成為復(fù)合性人才，今后可在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展部、科技規(guī)劃部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)管理部、戰(zhàn)略部、培訓(xùn)咨詢等多個(gè)部門工作，有著良好的就業(yè)前景。5、進(jìn)行可量化的PMO 部門績(jī)效考核與價(jià)值衡量目前 PMO 在實(shí)際工作中往往承擔(dān)著項(xiàng)目考核和部門考核的角色， 但是對(duì)于自身的考核與價(jià)值衡量體系還沒(méi)有完全建立， 建議可結(jié)合 PMO 實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)， 根據(jù)平衡記分卡從財(cái)務(wù)、內(nèi)部流程、客戶滿意度、員工成長(zhǎng)四個(gè)方面的進(jìn)行考核

14、與價(jià)值衡量。（1）財(cái)務(wù)方面通過(guò)歷史數(shù)據(jù)可測(cè)算出PMO 管理后項(xiàng)目進(jìn)度偏差率、成本偏差率，當(dāng)PMO 發(fā)展相對(duì)成熟到控制型階段，可采用進(jìn)度偏差率不超過(guò)10%、成本偏差率不超過(guò)15%等指標(biāo)進(jìn)行考核，便于PMO 將指標(biāo)進(jìn)一步分解到項(xiàng)目進(jìn)行約束和管理。在財(cái)務(wù)方面， PMO 的價(jià)值主要體現(xiàn)在：通過(guò)測(cè)算，可計(jì)算出項(xiàng)目成本降低與工時(shí)節(jié)約的額度，成本的降低，項(xiàng)目按時(shí)高質(zhì)量的完成，正是PMO 控制與管理為公司帶來(lái)的直接效益。（2）客戶滿意度可將客戶滿意度作為PMO 考核的一個(gè)指標(biāo)， 進(jìn)而將該指標(biāo)分解到各項(xiàng)目，便于 PMO在公司內(nèi)對(duì)該指標(biāo)的統(tǒng)一分解與考核。在提升客戶滿意度方面，PMO 的價(jià)值主要體現(xiàn)在：由于PMO

15、將項(xiàng)目按照階段分為售前項(xiàng)目、 研發(fā)項(xiàng)目、售后服務(wù)項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目每一個(gè)階段單獨(dú)立項(xiàng)與考核，明確了項(xiàng)目的考核標(biāo)準(zhǔn)與成本計(jì)量，分工細(xì)化有利于為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時(shí)由于部分項(xiàng)目前期 PMO 顧問(wèn)對(duì)用戶進(jìn)行項(xiàng)目管理的培訓(xùn)，使得客戶提前了解項(xiàng)目研發(fā)與管理的全貌，有利于加強(qiáng)用戶對(duì)我們工作的理解與認(rèn)同感。（3）內(nèi)部流程方面在內(nèi)部流程方面， PMO 可設(shè)置部門內(nèi)部的工作規(guī)范，尤其是立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)管理，規(guī)定業(yè)務(wù)辦結(jié)時(shí)間，如 5 日內(nèi)完成立項(xiàng)審批、結(jié)項(xiàng)審批等，提高辦事效率。在內(nèi)部流程方面， PMO 的價(jià)值主要體現(xiàn)在：如通過(guò)項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)管理理念與流程，優(yōu)化與改進(jìn)流程節(jié)省的質(zhì)量成本、會(huì)議時(shí)間、審批時(shí)間、返工時(shí)間等，通過(guò)測(cè)算，可得出 PMO 在內(nèi)部流程優(yōu)化后節(jié)約的總成本。（4）員工成長(zhǎng)方面員工成長(zhǎng)方面， PMO 可把提供內(nèi)部培訓(xùn)的時(shí)間、自身從業(yè)人員參加培訓(xùn)的時(shí)間、培訓(xùn)滿意度等方面作為考核指標(biāo)。其價(jià)值主要體現(xiàn)在： PMO 通過(guò)在企業(yè)內(nèi)提供項(xiàng)目管理培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等為企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)了項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)， 做好了人才儲(chǔ)備， 項(xiàng)目經(jīng)理的能力與管理水平將直接影響項(xiàng)目的成功與否，項(xiàng)目經(jīng)理梯隊(duì)的建設(shè)為企業(yè)關(guān)鍵人才的選、用、育