公司快遞收發(fā)管理辦法

1、文件編號2S-0001公司快遞收發(fā)管理辦法制定日期文件版本0頁數(shù)共4頁修訂日期修訂內(nèi)容版次新版制定0會簽單位會簽單位會簽人員會簽單位會簽人員A內(nèi)貿(mào)部G生產(chǎn)部B外貿(mào)部H物控部C客服部I品管部D項目管理中心J行政中心E創(chuàng)意設(shè)計中心K財務(wù)部F網(wǎng)絡(luò)推廣部核準：審核：制定：徐凌云文件編號2S-0001公司快遞收發(fā)管理辦法制定日期文件版本0頁數(shù)共4頁目的為了規(guī)范快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司的快遞成本，避免造成公司資料的丟失及浪費范圍本公司所有員工均屬之定義快遞物品是指公司員工因工作需要，向外部寄送文件、資料、樣板、貨物以及其他物品等。組織與權(quán)責(zé)1、行政部前臺：負責(zé)公司快遞物品的收發(fā)管理2、其他部門：協(xié)助前

2、臺進行部門快遞物品的發(fā)送，審核及接收。流程圖流程圖1（收件流程圖）快遞員送達快遞郵件到公 司前臺前臺或值班人員接 待、核對單據(jù)與實物相對 應(yīng)，登記確認前臺通知指定郵件 收件人領(lǐng)取，并在快遞發(fā)送登記表確認簽字前臺保存發(fā)貨簽收記錄表和收件底單并分月存放前臺當(dāng)天整理單據(jù)并輸入 電腦；匯總核算到付費用 用于到財務(wù)部進行報銷格式編號：SY-J-QP-0001版本：0流程圖2（寄件流程圖）發(fā)貨人將貨物及放行條送 至前臺填寫快遞單并 在快遞發(fā)送登記表上 進行登記前臺收取快遞單、物件并與登記表確認一致后電話通知快遞公司取件前臺保存發(fā)貨簽收記錄表和發(fā)件底單并分月存放前臺當(dāng)天整理單據(jù)并輸入 電腦，月底匯總上報文件

3、編號 2S-0001制定日期公司快遞收發(fā)管理辦法文件版本0流程執(zhí)行說明1、快遞的接收：行政部前臺或當(dāng)天值班人員在收到快遞時，了解清楚付費情況后，一定要將快遞跟快遞單據(jù)內(nèi)容（特別是托寄內(nèi)容）核對無誤后，在快遞單收件人簽名處簽上本人的名字并注明日期和時間，然后在快遞簽收登記表上登記快遞情況并妥善保留好相關(guān)單據(jù)；拔打分機號碼通知指定快遞收件人到前臺領(lǐng)取物品并在快遞簽收登記表上簽字登記。前臺應(yīng)妥善保留好相關(guān)記錄及底單。特殊情況下，指定快遞收件人不在公司，可拔打手機號碼或騰訊留言告知對方，如指定快遞收件人需部門同事代領(lǐng)則需告知前臺或值班人員代領(lǐng)人姓名工號等基本信息，代領(lǐng)取人必須在快遞簽收登記表上簽字登記

4、以備查驗核對，指定快遞收件人則需在事后去前臺在快遞簽收登記表上簽字確認。2、快遞的發(fā)送：因工作需要，需向外部快遞物品者，需將快遞物件及物品放行條一起送至行政部前臺處并詳細填寫快遞發(fā)件登記表，由行政部前臺聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。前臺填寫快遞單并電話通知快遞公司取件，并妥善保留好相關(guān)單據(jù)，并把單號反饋發(fā)件人，由發(fā)貨人自行跟蹤。發(fā)件人應(yīng)自行清點物品及確認物品包裝安全可靠；發(fā)件人開據(jù)物品放行條需本部門經(jīng)理簽字審核，經(jīng)理快遞物品需副總簽字審核；各需求人員填寫快遞發(fā)件登記表時需詳細填寫收件人姓名，地址，所寄物品名稱等資料。如資料登記不清或不完整者，行政部前臺或當(dāng)天值班人員有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完善，對于無故拒

5、不按要求登記或物品放行條未經(jīng)審核且要求無效者，行政部前臺有權(quán)拒發(fā)該物品，并將情況報備相關(guān)負責(zé)人處理。文件編號 2S-0001制定日期公司快遞收發(fā)管理辦法文件版本0快遞付費要求1、寄出物品由相關(guān)部門及人員根據(jù)實際情況決定到付或寄付，如需寄付則需在登記快遞發(fā)件登記表時明確注明，未注明者一律按到付辦理。2、收到物品中有到付情況時，行政部前臺或當(dāng)天值班人員需在快遞簽收登記表中注明并在指定快遞收件人領(lǐng)取物品時給予說明。3、行政前臺處每月有200元快遞備用金，支出情況需做記錄，并與底單及登記表一起保存以用于到財務(wù)借款報銷。4、若在不負責(zé)任的情況下發(fā)生的一切后果由責(zé)任人承擔(dān)。資料管理1、行政部前臺每月匯總快遞發(fā)件登記表明細表，快遞收件登記表