科技文件與科技檔案管理

1、科技文件與科技檔案管理主講人：韓春紅主講人：韓春紅 科技文件與科技檔案 科技文件是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，傳遞科技思想的文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。 科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保管的科技文件材料。科技文件與科技檔案的關(guān)系 科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是由科技文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，兩者是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段 科技文件的基本類型 （一）圖樣科技文件（二）文字科技文件（三）其他形式的科技文件（四）非紙質(zhì)載體的科技文件主要有：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案，地

2、質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、氣象檔案、天文檔案、水文檔案、地震檔案、環(huán)境保護(hù)檔案、醫(yī)學(xué)科技檔案等?？萍紮n案的種類科技檔案的收集工作科技檔案的整理工作科技檔案的鑒定工作科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作科技檔案的保管工作科技檔案的利用工作科技檔案管理工作 科技檔案的收集工作 要貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確 科技檔案的整理工作 整理工作包括：系統(tǒng)整理(對(duì)案卷的分類和排列)和科學(xué)編目(編檔號(hào)、編目錄)整理工作的原則：遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保證科技檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。 科技檔案的鑒定工作鑒

3、定工作就是鑒別科技檔案的現(xiàn)實(shí)和歷史的價(jià)值，根據(jù)價(jià)值的大小確定保管期限，把失去保存價(jià)值的科技檔案剔除銷毀工作。包括歸檔階段和管理階段二個(gè)過(guò)程。 鑒定分類組卷卷內(nèi)文件排列編頁(yè)號(hào)填寫卷內(nèi)文件目錄填寫卷內(nèi)備考表填寫案卷封面案卷裝訂案卷排列與檔號(hào)編制填寫卷盒、裝盒排架編制檢索工具整 理 程 序科技文件的整理與歸檔制定歸檔制度，一般包括科技文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)?？萍嘉募恼砼c歸檔科技文件歸檔要求1 1、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。2 2、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系、歸檔的文件材料內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)統(tǒng)3 3、應(yīng)采用耐久性強(qiáng)

4、的書寫材料書寫，不得使用易褪、應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。色的書寫材料，否則必須復(fù)印。4 4、應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰整潔，簽字蓋章手續(xù)完備、應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰整潔，簽字蓋章手續(xù)完備5 5、圖紙應(yīng)折疊或、圖紙應(yīng)折疊或A4A4（297297210mm210mm）幅面，所有竣工）幅面，所有竣工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標(biāo)欄露在圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標(biāo)欄露在外面，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。外面，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。6 6、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒、組卷所用的各種目錄、表格、封面（底）、卷盒一律

5、采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品。一律采用檔案行政部門監(jiān)制的產(chǎn)品?？萍嘉募w檔要求完整性鑒別準(zhǔn)確性鑒別屬 性鑒別歸檔范圍鑒別保管期限鑒別一、科技文件的鑒定一、科技文件的鑒定科技文件的整理與歸檔科技檔案的分類基本要求：1.要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)。2.在一個(gè)單位內(nèi)部和一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。3.分類的層次類目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁。4.分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化?？萍紮n案的分類方法1.工程項(xiàng)目分類法適用于基建檔案2.型號(hào)分類法適用于產(chǎn)品和設(shè)備檔案3.課題分類法適用于科研檔案4.專業(yè)分類法適用于專業(yè)性、標(biāo)準(zhǔn)化、通用化較強(qiáng)的科技檔案5.時(shí)間分類法和

6、地域分類法-適用于氣象、水文、地質(zhì)、地震檔案等。綜合類綜合類辦公生活性辦公生活性1234三級(jí)類目工程階段（專業(yè)）一級(jí)類目生產(chǎn)性生產(chǎn)性一車間二車間三車間123輔助性建筑輔助性建筑鍋爐房配電房倉(cāng) 庫(kù)1 2 3辦公樓家屬樓123二級(jí)類目單項(xiàng)工程基本建設(shè)類JJ按階段排序按階段排序設(shè)備檔案SB辦公生活設(shè)備辦公生活設(shè)備( (教學(xué)設(shè)備儀器教學(xué)設(shè)備儀器) )醫(yī)療設(shè)備儀器醫(yī)療設(shè)備儀器單臺(tái)單臺(tái)設(shè)備設(shè)備直接直接組卷組卷單臺(tái)單臺(tái)設(shè)備設(shè)備直接直接組卷組卷單臺(tái)單臺(tái)設(shè)備設(shè)備直接直接組卷組卷單臺(tái)單臺(tái)設(shè)備設(shè)備直接直接組卷組卷1例：（醫(yī)院、學(xué)校）2科技文件的整理與歸檔二、科技文件的立卷二、科技文件的立卷(一)復(fù)制圖的折疊(二)組

7、織案卷(三)卷內(nèi)文件的排列1.案卷的基本特征: 案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的科技文件。案卷內(nèi)的科技文件有一個(gè)相對(duì)的數(shù)量界限。(A4圖紙50-100張) 一個(gè)案卷內(nèi)科技文件的保存價(jià)值相同 案卷采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)卷夾、卷盒裝具 2、組卷要求：內(nèi)容真實(shí)、齊全、完整、載體和書寫材料耐久二、科技文件的立卷整理二、科技文件的立卷整理科技文件的整理與歸檔3、組卷方法： 產(chǎn)品、設(shè)備儀器文件:按不同部件、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)分別組卷 基建文件: 按不同專業(yè)分別組卷 科研課題文件:按不同研究階段分別組卷 文字材料或管理性的文件:按不同問(wèn)題或不同名稱分別組卷。 二、科技文件的立卷整理二、科技文件的立卷整理卷內(nèi)文件的排列:圖樣材料的排列

8、文字材料的排列圖文混合材料的排列科技文件的整理與歸檔三、科技文件的案卷編目三、科技文件的案卷編目科技文件的整理與歸檔1.編寫頁(yè)號(hào) 2.填寫卷內(nèi)目錄3.填寫卷內(nèi)備考表4.案卷封面的編制編頁(yè)號(hào)的方法：裝訂的，以每卷為單位按順序編寫科技文件的頁(yè)號(hào)；不裝訂的，先編卷內(nèi)每份文件的件號(hào)，然后再以每份文件為單位，從“1”起按順序編寫頁(yè)號(hào)。1.編寫頁(yè)號(hào) 2342.填寫卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁(yè)號(hào)備注文件號(hào)或圖樣的圖號(hào)編制部門或主要責(zé)任者即是文件的署名者 文件材料的形成時(shí)間特殊情況或其他事項(xiàng)的說(shuō)明文件材料標(biāo)題的全稱裝訂的填寫每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份文件，首尾頁(yè)號(hào)都填寫。不裝訂的填

9、寫每份文件材料尾頁(yè)標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注3.填寫卷內(nèi)備考表 卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表互見(jiàn)號(hào)說(shuō)明：本卷內(nèi)共有 件， 頁(yè)。檢查人： 年 月 日立卷人： 年 月 日4.案卷封面的編制(1)案卷題名主要由三部分組成： 一是項(xiàng)目的名稱、代字、代號(hào)； 二是項(xiàng)目的組件、部件、專業(yè)、階段的名稱、代號(hào)； 三是科技文件的名稱。(2)立卷單位：填寫負(fù)責(zé)科技文件組卷的部門或項(xiàng) 目的負(fù)責(zé)部門。(3)起止日期：填寫卷內(nèi)科技文件形成的起止日期(4)保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期(5)密級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密(6)檔號(hào)：填寫檔案的分類號(hào)和案卷順序號(hào)。 4.案卷封面的編制例如： 四平市檔案館 工程結(jié)構(gòu) 竣工圖科技文件名稱

10、科技文件名稱項(xiàng)目名稱項(xiàng)目名稱4.案卷封面的編制項(xiàng)目專業(yè)名稱項(xiàng)目專業(yè)名稱案卷題名案卷題名:例如：CX2010 - 01檔號(hào)檔號(hào)：分類號(hào)4.案卷封面的編制案卷順序號(hào) 科技文件編號(hào)科技文件的編號(hào):由代字和代號(hào)兩部分組成，代字統(tǒng)一使用漢語(yǔ)拼音字母，代號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號(hào)方法:項(xiàng)目結(jié)構(gòu)編號(hào)法(產(chǎn)品隸屬 編號(hào)法、工程結(jié)構(gòu)編號(hào)法) 分類編號(hào)法(十進(jìn)位分類法)例如：K528 1 001零件序號(hào)部件號(hào)產(chǎn)品型號(hào)產(chǎn)品隸屬編號(hào)法例如： 201623SJ 001結(jié)構(gòu)組成結(jié)構(gòu)組成部分代號(hào)部分代號(hào)順序號(hào) 專業(yè)代號(hào) 設(shè)計(jì)階段代號(hào)單項(xiàng)工程代號(hào)工程項(xiàng)目代號(hào)工程代號(hào)工程代號(hào)工程結(jié)構(gòu)編號(hào)法例如：AD20 1 2 003順序號(hào)中波發(fā)

11、射機(jī)（種）發(fā)射機(jī)（型）無(wú)線電（類）整件（級(jí)） 企業(yè)代號(hào)十進(jìn)位分類法分類代號(hào)科技檔案號(hào)：指保管單位的編號(hào)或代號(hào)。是科技檔案分類號(hào)和保管單位順序號(hào)的組合體。由代字和代號(hào)組成。代字使用漢語(yǔ)拼音字母，代號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字科技檔案號(hào)科技檔案號(hào)的編制要求 1、科技檔案號(hào)，要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。2、科技檔案號(hào)，由代字和代號(hào)組成。代字使用漢語(yǔ)拼音字母，代號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。3、科技檔案號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)明，不要過(guò)于復(fù)雜繁瑣(最好設(shè)置三個(gè)層次) C B5601例如：科技檔案號(hào)的編制 產(chǎn)品型號(hào)產(chǎn)品檔案種類代號(hào)案卷號(hào)J960103 案卷號(hào) 工程項(xiàng)目代號(hào) 基建檔案種類

12、代號(hào)科技文件與科技檔案編號(hào)的區(qū)別和聯(lián)系 聯(lián)系：一方面，科技文件編號(hào)是編制科技檔案號(hào)的基礎(chǔ)，科技檔案編號(hào)可利用科技文件編號(hào)的一部分。另一方面，在利用工作中，一般通過(guò)科技文件的編號(hào)來(lái)查閱所需的科技檔案。區(qū)別：科技文件的編號(hào)是以單份文件或單張圖紙為單位進(jìn)行的，每個(gè)編號(hào)只代表一份文件或一張圖紙；科技檔案的編號(hào)是以保管單位（案卷）為單位進(jìn)行的。四、案卷裝訂的要求1.一般情況下，裝訂用卷夾、不裝訂用卷盒2.永久、長(zhǎng)期保存的必須去掉金屬物3.案 卷按照卷內(nèi)目錄排列次序 排列有序4.不裝訂的要在每份文件首頁(yè)的右上角加蓋“檔號(hào)章”科技文件的整理與歸檔四、案卷裝訂的要求“檔號(hào)章”樣式檔號(hào)序號(hào)K.1- 012檔號(hào)CX2010- 01序號(hào)2科技文件的整理與歸檔五、案卷排列科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求科技文件的整理與歸檔1、可手寫或打印粘貼2、脊背處“案卷題名”欄采用豎排版。3、一盒一卷。根據(jù)案卷厚薄選擇1-6mm不同厚度的盒子。4、排架從上到下、從左到右。六、裝盒排架科技文件的整理與歸檔序號(hào)檔號(hào)案卷標(biāo)題立卷單位日期期限張（頁(yè)）數(shù)備注案卷目錄科技檔案分類目錄：是以保管單位為著錄對(duì)象，著錄項(xiàng)目組成的條目按科技檔案實(shí)體分類整理的順序進(jìn)行排列的一種目錄?？萍紮n案總目錄：是以保管單位為著錄對(duì)象，著錄項(xiàng)目組成的條目按照歸檔時(shí)間先后順序進(jìn)行排列的一種目錄