企業(yè)員工檔案管理制度

1、0InnerMongoliaSunnergyCo.,Ltd內(nèi)蒙古晟納吉光伏材料有限公司人事管理制度-XZ-100506為更有效的對(duì)員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。全體員工之個(gè)人檔案（入職檔案、培訓(xùn)檔案、績(jī)效管理檔案、離職檔案）、統(tǒng)計(jì)資料、勞動(dòng)工資、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。由行政部專人負(fù)責(zé)保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。（一）員工入職檔案：1）個(gè)人簡(jiǎn)歷；2）員工入職登記表3）應(yīng)聘人員登記表

2、；4）面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批表；5）筆試結(jié)果報(bào)告；6）身份證復(fù)印件7）學(xué)歷學(xué)位、資格證書復(fù)印件材料8）離職證明；9）試第1頁共8頁InnerMongoliaSunnergyCo.,Ltd內(nèi)蒙古晟納吉光伏材料有限公司人事管理制度-XZ-100506用期員工跟蹤表；10）試用期考核表;11）各類合同及協(xié)議；12）員工異動(dòng)履歷表.（二）員工培訓(xùn)檔案：1）培訓(xùn)通知；2）培訓(xùn)簽到表；3）培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告（或考評(píng)結(jié)果）；4）派出培訓(xùn)審批表；5）員工外派培訓(xùn)合同6）外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）；7）員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。（三）績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。（四）員工離崗檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與

3、公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。（一）基礎(chǔ)管理1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。3、人事檔案按入司時(shí)間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于在職員工人事檔案目錄（附件一）、離職員工人事檔案目錄（附件二），并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案袋進(jìn)行編號(hào)。人事檔案原則上為永久保存。4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身第2頁共8頁InnerMongoliaSunnergyCo.,Ltd內(nèi)蒙古晟納吉光伏材料有限公司人事管理制度-XZ-100

4、506份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。5、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。6、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止）。8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清

5、潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。9、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編簽號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。（二）檔案的查、借閱1、公司檔案分為保密級(jí)與非保密級(jí)兩個(gè)級(jí)別，保密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；非保密級(jí)檔各第3頁共8頁仔InnerMongoliaSunnergyCo.,Ltd內(nèi)蒙古晟納吉光伏材料有限公司人事管理制度-XZ-100506部門因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案審批表（附件三），并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，

6、下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。3、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。4、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)期限），對(duì)借閱后到期未還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。5、外單位來公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。6、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在人事檔案借閱登記本簽字登記（附件四）。（三）查、借閱檔案注意事項(xiàng)1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；2、不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人

7、事行政部經(jīng)理同意。3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是第4頁共8頁InnerMongoliaSunnergyCo.,Ltd內(nèi)蒙古晟納吉光伏材料有限公司人事管理制度-XZ-100506否完整。（一）公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。（二）當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。（四）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀

8、的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。（五）在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同第5頁共8頁InnerMongoliaSunnergyCo.,Ltd內(nèi)蒙古晟納吉光伏材料有限公司人事管理制度-XZ-100506附件一附件二箱號(hào)檔案編號(hào)部門姓名檔案內(nèi)容入檔日期離職日期備注第6頁共8頁分InnerMongoliaSunnergyCo.,Ltd內(nèi)蒙古晟納吉光伏材料有限公司人事管理制度-XZ-100506附件三晟納吉光伏材料有限公司人事檔案借閱申請(qǐng)單文件名稱文件號(hào)頁數(shù)申請(qǐng)借閱原因：申請(qǐng)人：日期：部門意見：部門負(fù)責(zé)人：日期：審批意見：審批人：日期：歸還人：簽