內(nèi)部控制建設(shè)與制度建設(shè)

1、內(nèi)部控制建設(shè)與制度建設(shè)重新考量一下精細(xì)化管理奉為圭臬的名言管理制度化、制度流程化、流程表單化，有心者必能發(fā)現(xiàn)其中所蘊(yùn)含信息量之大。若層層剝開細(xì)談，未免太過(guò)繁瑣?；貧w源頭，管理制度化，可謂是其中最值得研究與探討的命題。若要對(duì)精細(xì)化管理做一番發(fā)凡的嘗試，又豈能繞開此命題？用一“繞”字，也是不妥，不為暗礁、不為藩籬，乃是寶山，好好看它、發(fā)掘它，必有大用。本文嘗試以內(nèi)部控制建設(shè)的角度，結(jié)合遠(yuǎn)卓實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)“管理制度化”進(jìn)行實(shí)操性的探討。（一）內(nèi)部控制與制度的密切關(guān)聯(lián)內(nèi)控與制度是兩個(gè)分不開的話題。內(nèi)控對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)提出要求，其歸宿便是呼吁產(chǎn)生一套能夠落實(shí)內(nèi)控要求的內(nèi)部控制制度。雖然內(nèi)

2、控W制度，但是如果一家企業(yè)沒(méi)有相應(yīng)的內(nèi)控制度就很難對(duì)內(nèi)控的有效性進(jìn)行自證。因于內(nèi)控建設(shè)的全面性與復(fù)雜性，很多客戶會(huì)不自覺(jué)地產(chǎn)生這樣的觀念內(nèi)控就是數(shù)不清的制度+數(shù)不清的流程。相反，制度和流程并不是內(nèi)控的本意，它是但業(yè)在強(qiáng)調(diào)內(nèi)控的過(guò)程中順帶形成的東西。比如，基于內(nèi)控，我們考量但業(yè)“采購(gòu)業(yè)務(wù)”的時(shí)候，并不是直接就看有沒(méi)有相關(guān)的制度。內(nèi)控對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的要求，是基于流程條線的，如請(qǐng)購(gòu)、審批、詢價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等，其對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的要求。而且這些要求并不僅僅停留在制度層面，如機(jī)構(gòu)設(shè)置的合理性、請(qǐng)購(gòu)依據(jù)及請(qǐng)購(gòu)審批程序的合理性、采購(gòu)與驗(yàn)收流程的合理性當(dāng)我們以這些標(biāo)準(zhǔn)重新去審視但業(yè)管理情況、并著手規(guī)范內(nèi)部

3、控制時(shí)，會(huì)面臨一個(gè)十分明顯的沖突，那就是對(duì)制度的認(rèn)識(shí)。內(nèi)控的要求是十分具體的，因?yàn)槲覀冃枰c但業(yè)員工一起重新看待業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)，并形成控制措施，內(nèi)控要求被落到實(shí)處，便是控制措施，控制措施成文表現(xiàn)便是制度，我們可以這樣總結(jié)，建立內(nèi)部控制制度的基本邏輯是：明確相關(guān)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制目標(biāo)提煉業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)針對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。可見(jiàn)，控制目標(biāo)與流程可以說(shuō)是內(nèi)控制度建設(shè)的兩大基石，也是在每次撰寫制度時(shí)應(yīng)該首要考慮的問(wèn)題。這一邏輯與很多但業(yè)編制制度的慣性思維存在差異。實(shí)操過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)有些但業(yè)的制度文化是老板文化，老板臨時(shí)需要什么制度就編制什么制度；有些但業(yè)的制度文化是部門本位主義文

4、化，主筆部門的傾向性過(guò)于明顯但跳出這些個(gè)性化的案例，追本溯源，科學(xué)的制度建設(shè)思維與內(nèi)控建設(shè)思維其本質(zhì)上是高度一致的。（二）制度需求的產(chǎn)生包含了內(nèi)控建設(shè)需求制度建設(shè)需求產(chǎn)生應(yīng)該是十分自然的過(guò)程，我們可以從兩個(gè)維度進(jìn)行闡述。其一，但業(yè)是組織的一種形式，在一個(gè)國(guó)家內(nèi)部各種組織相互作用的錯(cuò)雜關(guān)系中，制度不光是但業(yè)管理的基本工具，它也是國(guó)家調(diào)節(jié)組織之間關(guān)系的基本工具，從而在合法合規(guī)的方面，沒(méi)有制度，但業(yè)本身將面臨眾多的違規(guī)違法質(zhì)疑。其二，企業(yè)作為組織的一類，是企業(yè)家精神的物質(zhì)載體，也是眾多社會(huì)群體的聚居地，在這樣的情形下如何區(qū)分隨意性與固定性，如何區(qū)分一以貫之與天馬行空？制度作為一紙文件是必不可少的，甚

5、至可被當(dāng)做是管理活動(dòng)的基本依據(jù)。進(jìn)一步說(shuō)，管理是一個(gè)不斷積累的過(guò)程，這需要我們不斷的從管理實(shí)踐中去總結(jié)與提煉，需要標(biāo)桿與外腦的啟發(fā)，從而不斷改進(jìn)管理設(shè)計(jì)。這里所說(shuō)的“管理設(shè)計(jì)”亦可以用其他詞進(jìn)行替換，如管理思路、管理經(jīng)驗(yàn)無(wú)疑是一種形而上的東西。但重點(diǎn)是，落于實(shí)處，其體現(xiàn)的便是制度。所以對(duì)于企業(yè)高管而言，可隨時(shí)在與客戶的交道中、對(duì)管理模式的思考中產(chǎn)生管理訴求；中層干部則應(yīng)高效地把握高管的這種訴求，并通過(guò)內(nèi)部渠道及時(shí)將其轉(zhuǎn)化為具體管理制度；基層員工應(yīng)在執(zhí)行過(guò)程中不斷反饋操作信息，確保業(yè)務(wù)操作日臻完善?？偨Y(jié)：制度的產(chǎn)生并不直接指向內(nèi)控，但是制度的落腳點(diǎn)就在控制。在制度產(chǎn)生之初，內(nèi)控的要求與方法論可為

6、制度搭建提供更多元的視角。（三）科學(xué)的制度分類也是內(nèi)控建設(shè)的重要土壤對(duì)任何一家企業(yè)而言，制度的繁瑣都令員工感到沮喪的，但是繁瑣不能以制度數(shù)量的多少來(lái)衡量，我們需要重新對(duì)制度形成一些基本的認(rèn)識(shí)。對(duì)于大多數(shù)人而言，制度其實(shí)也是一個(gè)比較抽象的概念。跳出企業(yè)而言，國(guó)家從憲法、法律、法規(guī)、規(guī)定、條例等，分類較多，而且在效力上有所區(qū)別。在企業(yè)內(nèi)部，規(guī)定、辦法、細(xì)則、規(guī)范稱呼也多種多樣。這樣在操作過(guò)程中，往往讓人無(wú)所適從。名稱上的問(wèn)題，可以通過(guò)內(nèi)部協(xié)商一致得到統(tǒng)一，但是對(duì)制度本身的認(rèn)知，卻要讓員工不斷深化理解，在操作中形成對(duì)制度體系的全面認(rèn)識(shí)。我們引入內(nèi)控專家樊光中先生的觀點(diǎn)：企業(yè)制度實(shí)質(zhì)上可以分為四個(gè)層面

7、來(lái)看待，即企業(yè)層、業(yè)務(wù)系統(tǒng)層、部門層以及崗位層。所以，有些制度是需要所有員工共同遵守的，有些是需要職能條線員工一起遵守的，有些只需要局部甚至個(gè)別員工遵守。這樣分類有什么樣的好處呢？最大的功用便是制度的簡(jiǎn)化。我們可以隨便回想一下，公司頒布的制度，他們的命名和作用范圍是否讓你留下很清晰的印象呢？比如，哪些適用于全公司、哪些適用于多個(gè)部門、哪些僅適用于部門內(nèi)部按照一般觀點(diǎn)而言，制度多就是繁瑣，我們可以在此打上一個(gè)問(wèn)號(hào)，是這樣的嗎？答案顯然不是，如果公司的業(yè)務(wù)事項(xiàng)多，我們是無(wú)法想象一個(gè)或幾個(gè)制度能夠涵蓋的。所以“多”不是衡量制度繁瑣的標(biāo)準(zhǔn)，遠(yuǎn)卓結(jié)合實(shí)踐看來(lái)，制度多而分類不清，多而指向不明才是繁瑣的根本

8、特征。當(dāng)我們把制度作出基本層面的分類后，便可以在名稱上進(jìn)行設(shè)置，如將企業(yè)層面的制度成為“制度”、“規(guī)定”、“辦法”，業(yè)務(wù)系統(tǒng)層面的叫“細(xì)則”、“流程”，部門或崗位層面的叫“指引”、“規(guī)范”之后，直接產(chǎn)生的效果便是，A部門或人員產(chǎn)生制度需求，馬上就能對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的制度層面，那么編寫的參與對(duì)象、編寫的審核層面、編寫的內(nèi)容篇幅等相繼便可確認(rèn)。因?yàn)榻缦耷逦?，故而最能達(dá)到制度精簡(jiǎn)的效果?？偨Y(jié)：科學(xué)的制度理念與制度劃分，從另一層面即反映了企業(yè)本身內(nèi)部控制思路的清晰，不管在內(nèi)控搭建或內(nèi)控審計(jì)過(guò)程中，其都將收到更為良好的效果。（四）內(nèi)控要求可指導(dǎo)企業(yè)更為有效地撰寫制度制度撰寫的基本原則，我們需要回歸到制度產(chǎn)生的

9、原點(diǎn)來(lái)探討。在合法合規(guī)的前提下，制度是基于管理的需求而產(chǎn)生的，而管理是面對(duì)客戶面對(duì)利潤(rùn)的，也可以說(shuō)是面向結(jié)果的，高效的結(jié)果才是制度要解決的核心問(wèn)題?；诖?，制度必須是標(biāo)準(zhǔn)而簡(jiǎn)單的，標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)的是合法合規(guī)與形式嚴(yán)肅，簡(jiǎn)單強(qiáng)調(diào)的是可操作與可執(zhí)行。其一，完成申請(qǐng)。制度的撰寫是需要有申請(qǐng)程序的，申請(qǐng)的目的在于充分進(jìn)行內(nèi)部溝通。在制度撰寫之初，企業(yè)需要明確四大問(wèn)題：1、制度應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)是什么？毋庸置疑控制風(fēng)險(xiǎn)是制度出臺(tái)的目的；2、適用范圍怎么規(guī)定？誰(shuí)來(lái)對(duì)制度進(jìn)行解釋？3、制度擬訂的法律、上級(jí)監(jiān)管單位的制度依據(jù)有哪些？4、有沒(méi)有與其他制度的對(duì)接口？其二，策劃制度撰寫的方案。一部制度的出臺(tái)，可能是需要多個(gè)部門進(jìn)行

10、參與的，所以需要明確：1、哪些人員要參與到制度的撰寫過(guò)程？2、需要哪些部門提供原始素材？3、需要的原始素材包括哪些內(nèi)容？其三，著手收集基礎(chǔ)材料。只有獲得充足的一手材料，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行深入的了解和訪談，才能確保制度的出臺(tái)滿足公司的管理要求，并確保制度的質(zhì)量。其四，按照標(biāo)準(zhǔn)化的模板起草制度。對(duì)于制度是否需要統(tǒng)一模板，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，不言而喻。表現(xiàn)形式可以不做強(qiáng)行的歸一，但使用統(tǒng)一模板可以保持制度的編制的嚴(yán)肅性，同時(shí)在內(nèi)部形成制度編制的基本思路，較好的模板框架實(shí)際上可以提升制度編制的效率。一般而言可以采用5W2H勺框架，對(duì)制度的基本結(jié)構(gòu)進(jìn)行明確。l目的或依據(jù)（WHY為什么要怎么做）l使用范圍l管理職責(zé)（WHO什么人什么部門負(fù)責(zé)）l步驟及程序（WH