基層檔案管理信息化建設(shè)途徑

1、基層檔案管理信息化建立途徑摘要:信息化建立，是基層檔案管理工作的主要方向和開展趨勢，可以有效提升基層檔案管理工作的效率。文章分析了基層檔案管理信息化建立的必要性和重要性，針對基層檔案管理信息化建立中存在的問題，提出了提升對策和建議。關(guān)鍵詞:基層檔案檔案管理信息化建立隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的興起和快速開展，在對大量信息進(jìn)展處理過程中產(chǎn)生了大量電子文件，信息化已經(jīng)成為基層檔案建立的必然趨勢。但是，當(dāng)前基層檔案管理信息化建立仍差強人意，存在著制約基層檔案管理信息化建立的諸多因素和問題，唯有有效解決這些問題，才能更好地促進(jìn)基層檔案管理信息化建立，才能使基層檔案管理信息化建立獲得成效。一、基層檔案管理信息化建

2、立的必要性和重要性分析1.基層檔案管理信息化建立的必要性分析?；鶎訖n案管理設(shè)施和設(shè)備條件都比較簡陋，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，容易出現(xiàn)檔案保管不善而損壞的問題。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到外部環(huán)境的影響，假設(shè)溫度或濕度沒有控制好，就可能造成紙質(zhì)檔案被損壞，而且紙質(zhì)檔案還存在占用空間較大和不便查閱等諸多問題。但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息存儲，在很小的空間里就可以存儲海量的檔案信息和數(shù)據(jù)，確保檔案信息資料的完好性和查閱的便捷性。因此，在基層檔案管理中，推進(jìn)信息化建立，非常有必要。2.基層檔案管理信息化建立的重要性。在基層單位日常管理中，檔案管理是重要內(nèi)容和組

3、成部分，檔案記錄了基層單位工作的過程，對于提升基層單位工作的效率和質(zhì)量都非常重要。但是，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理需要消耗基層單位大量人力、物力、財力，檔案查閱和維護(hù)都非常不便，從而對檔案管理和檔案利用的效率產(chǎn)生了很大影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的開展和在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理信息化建立開始興起和開展。檔案管理信息化的本質(zhì)就是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)展信息化處理，以電子檔案的形式提供檔案效勞。通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化處理，對這些檔案信息資源再分類和再整理，從而進(jìn)步檔案的使用效率。而且檔案信息化處理以后，其存儲也更為高效和平安，直接降低了基層檔案管理的本錢，是基層檔案管理程度快速提升、標(biāo)準(zhǔn)管理、高效利用的重

4、要途徑。二、基層檔案管理信息化建立中存在的問題1.對基層檔案管理信息化建立重視程度不夠。在當(dāng)今信息社會，信息技術(shù)已經(jīng)浸透到各個行業(yè)，成為行業(yè)快速開展的助推器，對于檔案管理來說，同樣如此。對于基層檔案管理來說，檔案管理信息化建立是提升管理程度的重要手段和方式，也是將來檔案管理的開展趨勢和方向，理應(yīng)給基層檔案管理信息化建立以高度重視1。但是，受傳統(tǒng)檔案管理思想和意識的影響，基層檔案管理信息化建立重視程度明顯不夠，主要表達(dá)在以下幾個方面。首先，基層單位指導(dǎo)和基層單位檔案管理人員對于檔案管理信息化建立的認(rèn)識缺乏，在詳細(xì)檔案管理工作中，仍然還在延續(xù)著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和利用的思維與思想，重視檔案資料的搜集

5、、整理和保管，但是無視了對檔案的利用2。在一些指導(dǎo)的思想意識里，檔案資料的查詢和利用只能是那些有管理權(quán)限的人員，其別人員都是“無關(guān)人員，不得接觸檔案資料。其次，檔案管理意識較為淡薄，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作和檔案管理信息化建立的重要性。眾所周知，基層單位面臨的工作和任務(wù)較多，在人員缺少或者其他經(jīng)濟建立等主要工作任務(wù)較重的情況下，認(rèn)為檔案管理工作可以先放一放；在基層單位資金缺乏的情況下，錯誤地認(rèn)為檔案管理信息化建立經(jīng)費可以先放一放、先緩一緩、先等一等，導(dǎo)致基層單位檔案管理信息化建立的人力、物力、財力得不到有效保障，從而使基層單位檔案管理信息化建立步伐受到了影響。再次，由于基層單位指導(dǎo)對于檔案管

6、理信息化建立的重視程度不夠，從而使基層檔案管理人員的思想受到很大限制，基層檔案管理信息化建立止步不前，一直延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式和方法。2.基層檔案管理信息化建立程度較低?；鶎訖n案管理信息化建立程度，不僅受制于檔案管理方式方法，同時也受制于基層檔案管理人員素質(zhì)和才能。第一，在基層檔案管理信息化建立的方式和方法方面，由于基層單位可以用于檔案管理信息化建立的資源較為有限，甚至還存在資金擠占、挪用等問題，從而導(dǎo)致基層單位檔案管理的設(shè)備老化、條件簡陋，不具備基層單位檔案管理信息化建立的條件和要求。即使裝備了計算機和掃描儀等一些現(xiàn)代信息化機器設(shè)備，也可能由于多種因素的影響，導(dǎo)致其實際操作利用率較低的

7、問題。在基層檔案管理人員素質(zhì)和才能較低的情況下，甚至還存在檔案管理設(shè)備儀器擱置不用而自然損壞，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的現(xiàn)象。雖然通過信息化處理手段把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，但是對其缺乏相應(yīng)的整理、歸類和保管，從而在管理手段上缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，在檔案資源信息利用過程中，還是依靠傳統(tǒng)檔案管理方式和手段，檔案利用效率較低，很難適應(yīng)基層檔案管理信息化建立的目的要求。第二，基層單位檔案管理人員的素質(zhì)和才能有待提升。在基層單位開展的任何一項工作，都直承受制于人員的素質(zhì)和才能。由于基層單位檔案管理人員大部分都是非專業(yè)人員，在上崗之前和日常工作中都很難承受檔案管理的系統(tǒng)性和專業(yè)性培訓(xùn)，從而使其專業(yè)

8、技能難以得到有效提升；基層檔案管理人員一般年齡較大，在日常工作中承受新思想、新事物的才能有限，很難有效滿足現(xiàn)代檔案管理的思想和才能要求；“上面千條線，下面一根針，基層單位面臨的各種任務(wù)繁雜，但是人員編制受限，許多單位檔案管理人員根本上都是兼職而非專職，在其他任務(wù)和工作緊急情況下，人員被借調(diào)和調(diào)離情況極為普遍，從而導(dǎo)致基層單位檔案管理人員極為匱乏，對基層單位檔案管理信息化建立工作產(chǎn)生很大的影響。3.基層單位檔案管理信息化建立經(jīng)費投入缺乏?；鶎訂挝粰n案管理信息化建立經(jīng)費投入缺乏，這不是個例，而是普遍現(xiàn)象，特別是在硬件投入方面，更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代檔案信息化建立的需要，對基層檔案管理信息化建立產(chǎn)生直

9、接的制約作用。前文已提及，基層單位面對的工作經(jīng)費較為有限，每年用于檔案管理的總經(jīng)費根本上也只有數(shù)萬元，真正用于檔案管理信息化建立的費用更是少之又少。而且在這為數(shù)不多的檔案管理經(jīng)費中，還存在經(jīng)常被擠占和挪用的現(xiàn)象。一些基層單位認(rèn)為，檔案管理沒有必要設(shè)立專門的檔案管理部門、人員編制和經(jīng)費預(yù)算，只需要有個人員在其他工作不忙的情況下，拾掇一下檔案材料就行了，檔案資料的搜集、整理、保管和利用工作缺乏系統(tǒng)性和穩(wěn)定性，甚至一些基層單位更是缺乏根本的檔案資料保管設(shè)備，檔案管理信息化建立工作更是無從談起，直接影響到基層檔案管理工作的開展。三、基層檔案管理信息化建立的推進(jìn)和提升對策對于任何一項工作的推進(jìn)和提升來說

10、，都離不開思想的重視，人力、物力、財力的投入，基層單位檔案管理信息化建立工作同樣如此。針對基層檔案管理信息化建立建立中存在的缺乏，主要可以從以下三個方面加以推進(jìn)和提升。1.提升基層檔案管理信息化建立的思想重視程度。第一，要進(jìn)步基層單位指導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作并非是可有可無、可大可小的一項工作，而是在基層單位工作和業(yè)務(wù)開展中具有重要支持和支撐作用的一項根底性工作。首先，要通過各種途徑宣傳基層檔案管理工作的重要性，強化指導(dǎo)對于基層檔案管理信息化建立的意識，使其充分認(rèn)識到信息化建立是基層檔案管理的必然開展趨勢，是進(jìn)步基層檔案管理程度的主要渠道和途徑，必需要把基層檔案管理信息化建立作

11、為日常一項重要工作3。第二，要提升基層檔案管理工作人員的思想重視程度。基層檔案管理人員要在日常檔案管理工作中，重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理信息化程度，特別是要在全面搜集、深度挖掘檔案信息的同時，做好檔案信息的再整理和再分類工作，不僅要保管好檔案，更要利用好檔案，以信息化手段進(jìn)步基層檔案的利用效率。2.提升基層檔案管理信息化建立人員素質(zhì)和才能。首先，思想決定行為。因此，基層檔案管理人員必須積極轉(zhuǎn)變自身的檔案管理思想理念，對傳統(tǒng)基層檔案管理的優(yōu)良和成熟經(jīng)歷進(jìn)展繼承和發(fā)揚的同時，還要摒棄基層檔案管理的傳統(tǒng)形式，加強現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，以此不斷提升基層檔案管理的信息化程度。其次，

12、要不斷提升基層檔案管理的人員素質(zhì)和才能。在基層檔案管理中，特別是在推進(jìn)信息化建立的進(jìn)程中，檔案管理人員的素質(zhì)和才能始終是主要制約或推動因素，產(chǎn)生著極為重要的作用，必須重視基層檔案管理人員素質(zhì)和才能的進(jìn)步。為基層單位裝備專業(yè)性強和檔案管理經(jīng)歷豐富的工作人員，對基層檔案管理人員年齡構(gòu)造、學(xué)歷構(gòu)造、才能構(gòu)造進(jìn)展轉(zhuǎn)變，通過一對一的手把手傳幫帶等方式，催促基層單位檔案管理打破傳統(tǒng)檔案管理思維和形式；加強對基層檔案現(xiàn)有人員的在職培訓(xùn)，不斷提升基層單位現(xiàn)有檔案管理人員和工作人員的才能素質(zhì)，使其更好地掌握現(xiàn)代檔案管理的知識，更為純熟地操作計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，為基層單位檔案管理信息化建立奠定素質(zhì)和才能根底4。3

13、.基層檔案管理信息化建立的財力投入。首先，要加大對基層檔案管理信息化建立的資金投入。任何一項工作的開展，都離不開充足的資金保障。因此，基層檔案管理信息化建立必需要有相應(yīng)的資金投入?；鶎訂挝辉谕七M(jìn)檔案管理信息化建立工作的時候，必須嚴(yán)格按照現(xiàn)代信息技術(shù)的要求，配置專門的檔案管理信息化設(shè)施和設(shè)備，如掃描儀和計算機，而且還要定期對這些設(shè)施設(shè)備進(jìn)展維護(hù)保養(yǎng)，從而更好地滿足現(xiàn)代檔案管理信息化建立在硬件方面的需求；基層單位還要為檔案管理信息化建立工作設(shè)立專門的工作預(yù)算和專項資金，這是基層檔案管理信息化建立推進(jìn)的前提和保障，而且在日常工作中，不得對此經(jīng)費進(jìn)展擠占或挪用，確保資金?？顚Ｓ?，專門用于檔案管理的信息

14、化建立工作；要專門購置相應(yīng)的檔案管理信息化軟件，根據(jù)本單位實際情況和工作需要，引進(jìn)特有的符合單位實際、滿足檔案管理信息化建立需要的檔案管理系統(tǒng)，便于檔案資料的搜集、整理、存儲和利用。其次，要積極推進(jìn)基層檔案資源的數(shù)字化建立?；鶎訂挝粰n案管理信息化建立，其本質(zhì)就是要充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息管理技術(shù)，對本單位的檔案資源進(jìn)展系統(tǒng)搜集和利用，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案進(jìn)展轉(zhuǎn)變，逐步建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；重視電子檔案的搜集整理和歸檔工作，而且還要居安思危，做好電子檔案的存儲和備份工作，不斷提升基層檔案信息化管理程度；通過權(quán)限設(shè)置，限定對本單位電子檔案信息資源的查詢和利用，同時也要做好電子檔案的保密工作，在