采購與付款流程財務(wù)制度

1、采購與付款流程財務(wù)制度采購與付款流程財務(wù)制度一、目的：為加強規(guī)范公司采購與付款業(yè)務(wù)流程，加強采購相關(guān)業(yè)務(wù)的管理，保證公司資產(chǎn)的安全，特制定本制度。二、適用范圍：適用于公司的除費用現(xiàn)金報銷外的所有付款，包括但不限于購買材料、低值易耗品、固定資產(chǎn)、費用和服務(wù)的所有采購與付款。三、業(yè)務(wù)流程說明：（一）業(yè)務(wù)流程圖：供應(yīng)商請款人釆購需求格請購單供應(yīng)商開發(fā)核準(zhǔn)供應(yīng)商調(diào)查詢價比價、議價PO 或合同報關(guān)IQC財務(wù)庫存資料請購單no核準(zhǔn)y2008 年 10 月 21 日版第 1頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度PO 或合同PO 或合同貨物不合格單不合格單收貨單點收、檢驗收貨單不合格單y報關(guān)單入庫報關(guān)單發(fā)票發(fā)票發(fā)票

2、發(fā)票發(fā)票請款單請款單請款單請款單（二）業(yè)務(wù)流程分類說明：（1）材料采購：第一步：下定單：釆購PO 經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后下給供應(yīng)商。第二步：收貨：供應(yīng)商將貨物按時送到IQC，IQC 在二個工作日內(nèi)完成點貨、檢驗。如合格收下貨物，不合格由質(zhì)量部在二個工作日內(nèi)開MRB 會義并取得不合格供應(yīng)商處理單，并在 ERP 中出單據(jù)交財務(wù)， 并由釆購在二個工作日內(nèi)與供應(yīng)商協(xié)商后退回供應(yīng)商，并通知財務(wù)。第三步：收發(fā)票：第四步：請款：國內(nèi)采購業(yè)務(wù)IQC 收齊所有單據(jù)后填寫請款單，經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，按規(guī)定要總經(jīng)理批準(zhǔn)的還要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。進口采購業(yè)務(wù)由報關(guān)完成以上請款。第五步：財務(wù)審核付款：（2）低值易耗品、固定資

3、產(chǎn)采購：2008 年 10 月 21 日版第 2頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度第一步：請購：按公司規(guī)定走釆購流程，部門經(jīng)理應(yīng)控制是否超過預(yù)算。第二步：下定單：同上第三步：收貨驗收： IQC 收貨 ,請購人領(lǐng)貨并驗收并領(lǐng)貨。第四步：收發(fā)票：同上第五步：請款：釆購按 (1)請款第六步：財務(wù)審核付款四、具體業(yè)務(wù)的票據(jù)操作指南：（一）材料采購：分為國內(nèi)采購業(yè)務(wù)、進口采購業(yè)務(wù)。（1） 國內(nèi)采購業(yè)務(wù)：要求單據(jù)： PO、收貨單（對方送貨單） 、發(fā)票、請款單。（a）要求請款單供應(yīng)商名稱或代碼與發(fā)票和 PO 上的完全一致。（b）要求發(fā)票上的每個原料的數(shù)量與送貨單上的一致、且不得高于PO 上的數(shù)量。（c）要求發(fā)

4、票上的每個原料的單價與 PO 上的一致或低于 PO 單價。如果 PO 約定的付款條件和付款方式請款單應(yīng)與其一致、 總金額與發(fā)票一致或低于發(fā)票。請款人認為以上有差異的應(yīng)在請款時說明 ,如不說明的視為同意。（2） 進口采購業(yè)務(wù)：要求單據(jù)： PO、收貨單（對方送貨單） 、發(fā)票、報關(guān)單、請款單。具體要求適用國內(nèi)采購業(yè)務(wù)要求，拆定單不得低于報關(guān)單所列金額，如高于報關(guān)單金額可以填二張請款單一張按報關(guān)單金額，另一張用于2008 年 10 月 21 日版第 3頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度補付無報關(guān)單等特殊情況的付款。（二）固定資產(chǎn)采購：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、CEAR （二千美元及以

5、上的）。具體參見我司固定資產(chǎn)管理辦法業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)貨（驗收）。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下） 。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨固定資產(chǎn)驗收單：（三） 低值易耗品及費用：1、低值易耗品及有實物形態(tài)的費用：業(yè)務(wù)流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、PO、發(fā)票、收貨記錄、領(lǐng)用及驗收人簽字。業(yè)務(wù)流程：請購、批準(zhǔn)、采購下定單、收貨、領(lǐng)用及驗收。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下） 。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領(lǐng)貨單：2、無實物形態(tài)的費用或服務(wù)：流程特別要求

6、： 費用或服務(wù)使用單位在合同約定的供應(yīng)商義務(wù)完成后，到 IQC 填寫領(lǐng)貨單，并在領(lǐng)貨單填寫供應(yīng)商完成合同約定的服務(wù)的內(nèi)容和時間，并簽字后， IQC 給予做收貨記錄并將 ERP 收貨號填寫上。五、 對單據(jù)的要求：（對于不符合要求的單據(jù)將退回）1、 PO：2008 年 10 月 21 日版第 4頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度（1）要求與 ERP 中的各項內(nèi)容一致、項目齊全。（2）編號不得重復(fù)。（3）增加 ERP 供應(yīng)商編碼。（4）要求請款時交給財務(wù)的PO 是在 ERP 中最新的，如手工PO有修改或增加請在修改處請采購經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、收貨單或?qū)Ψ剿拓泦危?要求原件，并寫實收數(shù)量、 收貨號（與ER

7、P 一致）有收貨人簽名和日期。如有涂改主管簽字確認。3、發(fā)票：(1)增值稅專用發(fā)票：釆購審核內(nèi)容：開票日期至請款日不得超過80 天；要求審核數(shù)量。財務(wù)審核內(nèi)容：審核“購貨單位名稱” 必須為本公司名稱全稱、“地址、電話”、“稅務(wù)登記號”，“開戶行及賬號”等項目填寫必須正確。應(yīng)同時取得發(fā)票聯(lián)（第二聯(lián)）及抵扣聯(lián)（第三聯(lián)） ，并是否為運用防偽稅控系統(tǒng)開具的專用發(fā)票，各聯(lián)均加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，字軌號碼一致，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符，兩聯(lián)的內(nèi)容和金額一致；不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑證應(yīng)有“銷貨清單”作為發(fā)票附件

8、，商品名稱應(yīng)與入庫單相符；“數(shù)量”、“單價”、“金額”、“稅率”、“稅額”、“合計”、“價稅合計”各欄計算是否正確， “價稅合計”中的大小寫金額是否相符；符合其他增值稅專用發(fā)票的管理規(guī)定。(2)普通發(fā)票：釆購審核內(nèi)容： 日期為實際發(fā)生日， 注意是否遵照規(guī)定不跨年度使用；并審核發(fā)票的開具日期是否超過該發(fā)票規(guī)定的使用時限；財務(wù)審核內(nèi)容：發(fā)票應(yīng)為發(fā)票聯(lián)， 套印有發(fā)票監(jiān)制章、 加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或2008 年 10 月 21 日版第 5頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度財務(wù)專用章，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符；不同商品或勞務(wù)名稱應(yīng)分別填寫，匯總金額開立的

9、發(fā)票及抵扣憑證應(yīng)有“銷貨清單”作為發(fā)票附件，商品名稱應(yīng)與入庫單相符；“數(shù)量”、“單價”、“金額”、“合計”各欄計算是否正確，大小寫金額是否相符；取得的定額發(fā)票上應(yīng)按發(fā)票項目將客戶名稱、日期等填寫齊全；（ 3）國外發(fā)票：原則上要求原件，如復(fù)印件應(yīng)經(jīng)過財務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。4、報關(guān)單：要求原件。5、請款單：要求所有項目填寫齊全準(zhǔn)確，不得涂改。經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，單張請款單金額超過授權(quán)限額16 萬元的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2008 年 10 月 21 日版第 6頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度六、業(yè)務(wù)流程請款單據(jù)資料看板：PO業(yè)務(wù)付款申請單（材料采購）發(fā)票已到收貨單（對方送貨單）發(fā)票請款單報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)）預(yù)付預(yù)付款請

10、款單發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）PO 或合同PR請購單固定資產(chǎn)驗收單PO發(fā)票已到收貨單（對方送貨單）發(fā)票報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)）請款單業(yè)務(wù)付款申請單（固定資產(chǎn)）預(yù)付預(yù)付款請款單發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）PO 或合同PR請購單服務(wù)驗收單（無實物服務(wù)或費用）PO發(fā)票已到收貨單（對方送貨單）發(fā)票報關(guān)單（國外業(yè)務(wù)）請款單業(yè)務(wù)付款申請單（低值易耗品及費用）預(yù)付預(yù)付款請款單發(fā)票（國外業(yè)務(wù)）PO 或合同2008 年 10 月 21 日版第 7頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度七、財務(wù)處理：1、供應(yīng)商資料的新建和維護：按采購部門提供的經(jīng)過批準(zhǔn)供應(yīng)商資料表新建和更新表，在 ERP 中新建和更新供應(yīng)商編碼并錄入相關(guān)信用期、信用額、開款信息、賬

11、號信息等相關(guān)資料。 并及時將客戶編號發(fā)郵件給采購部門的相關(guān)人員。財務(wù)部門將表格打印后讓相關(guān)人員簽字后存檔備查。2、確認應(yīng)付賬款：（1）應(yīng)付賬款的確認的條件：應(yīng)付賬款確認原則：1） 貨物已經(jīng)收到或勞務(wù)服務(wù)已經(jīng)完成商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險和報酬轉(zhuǎn)移給購貨方；2）需要在約定時間內(nèi)償付給供應(yīng)商;3）金額能夠可靠地計量；具體業(yè)務(wù)財務(wù)應(yīng)付賬款確認條件：采購定單、收貨單（我司有權(quán)收貨人員簽字） 、發(fā)票（按合同條件確定的時點和條件開具）。（2）供應(yīng)商發(fā)票入賬的流程 :核對企業(yè)的采購定單或合同、存貨固定資產(chǎn)低值易耗品收貨單2008 年 10 月 21 日版第 8頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度（驗收報告）、供應(yīng)商

12、開具的發(fā)票，日常所稱的“三項核對法”。主要核對數(shù)量和價格是否相符。 (對于國外進口還要核對報關(guān)單 )（3）會計處理：入賬 :對平正確后及時按發(fā)票等相關(guān)單據(jù)及時進行賬務(wù)處理。（4）付款及銷賬：每月出納在付款前，由總賬會計向供應(yīng)商直接或通過相關(guān)部門給予付款計劃明細，按發(fā)票對應(yīng)付賬款進行及時的核銷。（5）供應(yīng)商對賬：對于年未供應(yīng)商對賬 ,供應(yīng)商發(fā)郵件或寄信給我司相關(guān)人員后 ,財務(wù)將按我司賬面情況做出回復(fù)。3、月未結(jié)賬對賬：a) 月未制作 PPV 表 ,與成本會計進行核對 ,在結(jié)賬前對平 .b) 每季度進行 MRB 庫存盤點。IQC 部門應(yīng)每月對 MRB 庫存實物進行盤點，財會應(yīng)定期稽核，做到賬實、賬

13、賬相符，對差異情況應(yīng)及時查明原因并報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。c)每季組織采購開會對 ERP 中未入賬的收貨記錄中的DMR 進行清理 .d)每周一對 ERP 及用友中的明細進行核對.月未在結(jié)賬前總賬將對總賬和明細賬進行核對 .2008 年 10 月 21 日版第 9頁共14頁采購與付款流程財務(wù)制度八、特殊業(yè)務(wù)的說明：退回或折讓、預(yù)付款規(guī)定1、發(fā)生退回或折讓是指應(yīng)質(zhì)量等問題要將產(chǎn)品退回給供應(yīng)商或讓供應(yīng)商同意在其貨款中扣除款項。銷售退回與折讓應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審批后辦理。退回貨物由質(zhì)檢部門檢驗和倉儲部門清點 (計量 ) 后入庫。財會部門依據(jù)檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等辦理相應(yīng)的退款事宜和

14、賬務(wù)處理。（1）對于增值稅發(fā)票：分二種：一種發(fā)票還沒有交財務(wù)的，請退回讓供應(yīng)商重開。另一種是已交財務(wù)認證，請通知財務(wù)，由財務(wù)到稅務(wù)開具進貨退出或索取折讓證明單由對方開具紅字發(fā)票，將紅字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交財務(wù)。（2）普通發(fā)票國外發(fā)票：財務(wù)未入賬，可以退回讓供應(yīng)商重開?；蚩砷_具紅字發(fā)票。2、預(yù)付款：對于國外預(yù)付款，報關(guān)應(yīng)在收到報關(guān)單的第一時間交財務(wù)核銷，以保證后續(xù)貨款的支付。 對于國內(nèi)預(yù)付款， 應(yīng)按 PO 或合同的規(guī)定填寫預(yù)付款請款單，原件應(yīng)在請最后一筆款項時附上。（1）預(yù)付款請款必須本人填制完成請款。（2）人民幣預(yù)付款申請請在付款前二天完成。外幣預(yù)付款申請請在付款前一周完成。如未提前財務(wù)將按請款日

15、后二天后付款。（3）對于到期未清銷，財務(wù)將凍結(jié)所有預(yù)付款。 （如交貨日期延后，請修改原請款單）2008 年 10 月 21 日版第 10頁共14頁九內(nèi)控流程圖?？刂乒芾砜刂埔襟E控制點點件分值1.1 采購計劃的編制與審定。 需用單位（或相關(guān)控制部門）根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，結(jié)合預(yù)算（計劃），提出物料需用申1.物料需用申請， 經(jīng)需用單位 （或相關(guān)控制部門） 領(lǐng)導(dǎo)請，相關(guān)部門審定，報有關(guān)技術(shù)和管理部門審核， 倉儲或有關(guān)部門5審核意見，庫采購平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃分管領(lǐng)導(dǎo)存平衡記錄，計劃、審定。采購計劃方案的編制與審定1.2 采購方案的編制與審定。 采購部門根據(jù)采購計劃(15編制采購方案，經(jīng)

16、部門負責(zé)人簽字后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按采購方案及分 )10權(quán)責(zé)指引 審定。采購方案應(yīng)明確采購的原則、采審定意見購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。2.1 供應(yīng)商資源及價格信息管理。 企業(yè)物資采購部門應(yīng)在總部供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上建立健全本企業(yè)的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，定期考評列入名單的供應(yīng)商資信及履約情供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)況，根據(jù)考評結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單并報總部備案。供名單，定期考應(yīng)商名單的確定與調(diào)整應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引5評記錄，相關(guān)審定。批件，物資價2.及時格數(shù)據(jù)庫企業(yè)物資采購部門應(yīng)建立物資價格數(shù)據(jù)庫，供應(yīng)收集相關(guān)物資的價格信息， 定期發(fā)布物資采購的指導(dǎo)商的價格和參考價格，作為物資采購的主要依據(jù)。選擇2.2 供應(yīng)商的選擇與價

17、格確定。 由企業(yè)自行組織采購與價的，采購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案，通過招標(biāo)、 詢格確比價等方式確定供應(yīng)商與價格， 原則上供應(yīng)商應(yīng)在總物資采購實定部或企業(yè)確定的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)名單中選擇，價格不得突施方案，供應(yīng)(20破總部發(fā)布的采購指導(dǎo)價。商網(wǎng)絡(luò)名單，分 )通過招標(biāo)方式采購的， 應(yīng)按照總部招標(biāo)管理辦法總部及企業(yè)15執(zhí)行，對大宗、 批量、重要及特殊物資的采購原則上采購指導(dǎo)價應(yīng)采取招標(biāo)方式采購；目錄，招標(biāo)或通過詢比價等非招標(biāo)方式采購的，采購部門應(yīng)堅詢比價資料，持貨比三家、 比質(zhì)比價的原則。 需要談判的， 應(yīng)組織相關(guān)審批件相關(guān)部門就價格、 要求等進行談判， 經(jīng)審核后報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審定。2008 年 1

18、0 月 21 日版頁采購與付款流程財務(wù)制度不相容管理控崗位 /檢查提示制權(quán)責(zé)職務(wù)檢查物資需用申請是否在計劃內(nèi)，并經(jīng)相關(guān)參見部門審核，倉儲或有關(guān)權(quán)責(zé)部門是否平庫，相關(guān)審指引定是否符合權(quán)責(zé)指引。檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負責(zé)人審核，方案編參見是否明確采購物資的制與審權(quán)責(zé)具體數(shù)量、質(zhì)量要求、核分離指引 交貨期、采購方式等，相關(guān)審定是否符合權(quán)責(zé)指引。檢查是否建立供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)及價格數(shù)據(jù)庫，有參見無對供應(yīng)商定期考評權(quán)責(zé)記錄，對供應(yīng)商的確定指引與調(diào)整是否報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引 審定。檢查供應(yīng)商選擇是否在總部或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)名單內(nèi)，采購價格是否突破總部或企業(yè)指導(dǎo)價，洽商談采購是否經(jīng)過詢比價、判不得參見有無詢比價記錄，通

19、過權(quán)責(zé)少于兩招標(biāo)方式采購的是否指引人符合招標(biāo)管理規(guī)定，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標(biāo)方式，應(yīng)由總部集中采購的是否有違第11頁共14采購與付款流程財務(wù)制度規(guī)自行采購的現(xiàn)象，相關(guān)審定是否符合權(quán)責(zé)指引。3.1 合同審核與簽訂。 大宗、批量或重要的物資采購檢查相關(guān)部門是否對必須簽訂采購合同。合同由采購部門擬訂，經(jīng)財會、采購合同及參見5合同進行審核，簽訂的審核意見，授權(quán)責(zé)法律等部門審核后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引 簽署合合同是否送交財會、法3.權(quán)委托書指引同，同時送財會、法律等部門。律等部門。合同檢查企業(yè)有無對采購3.2 采購及供應(yīng)人員的變更備案與管理。 采購人員變簽訂動時，企業(yè)采購部門應(yīng)及時

20、將人員變動情況向供應(yīng)商相關(guān)備案或及對方供應(yīng)人員變動與管5備案或以書面形式通知供應(yīng)商；采購部門應(yīng)及時掌握書面通知的情況的備案管理資料，理并將供應(yīng)商相關(guān)人員的備查資料是否將有關(guān)變動情況供應(yīng)商相關(guān)人員的變動情況，(25變動情況及時通知相關(guān)部門。及時通知有關(guān)部門。分 )審核意見，合檢查合同變更有無補3.3 合同變更。 采購合同需要變更時， 采購部門應(yīng)會同補充協(xié)議參見5充協(xié)議變更單等資料，權(quán)責(zé)同財會、法律等部門按原合同審簽程序辦理。（或合同變相關(guān)審簽是否符合權(quán)指引更單）等資料責(zé)指引。3. 3.4 合同管理。合同管理部門應(yīng)將生效的合同統(tǒng)一連合同管理臺檢查合同是否連續(xù)編合同續(xù)編號，并將與合同相關(guān)的文件資料一

21、并整理存檔，5號并存檔。簽訂妥善管理。賬與管3.5 跟蹤合同執(zhí)行。 物資采購、 技術(shù)、設(shè)計部門和使檢查是否落實了對長理用單位應(yīng)對長周期的重要設(shè)備和材料編制監(jiān)造大綱，監(jiān)造大綱及周期重要設(shè)備和材料(25簽訂協(xié)議， 落實責(zé)任， 實行過程監(jiān)控。 采購部門應(yīng)按5協(xié)議，催交催的監(jiān)造責(zé)任，檢查采購分 )照采購合同確定的制造周期、 交貨時間、 工程項目進運記錄部門是否有催交催運度計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。記錄。4.1 物資驗收與入庫。 所有采購物資 （含直達現(xiàn)場物4.資）均應(yīng)辦理入庫手續(xù)。 采購物資到貨后， 物資管理檢查物資入庫驗收資物資部門應(yīng)組織采購、 質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進行采購、料是

22、否齊全，驗收入庫驗收檢驗清點， 質(zhì)檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據(jù)檢驗收資料，庫檢驗、是否符合不相容要求，( 入庫單應(yīng)10入庫驗合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單存明細賬倉儲分庫存明細賬登記是否(15連續(xù)編號，采購、倉儲等部門簽字) ，登記庫存明細離及時。分 )脹。對檢驗不合格的物資， 倉儲部門應(yīng)拒絕辦理入庫手續(xù)。2008 年 10 月 21 日版第 12頁共14頁5.采購付款與往來核對(15分 )6.分析與考核(10分 )合計采購與付款流程財務(wù)制度檢查采購部門對不合格物資是否要求供應(yīng)4.2 退貨、索賠與折讓。 采購部門應(yīng)對不合格物資要索賠或折讓參見商及時更換或整改，對求供應(yīng)商及時更換或整改， 或提出退貨、 索賠或折讓5權(quán)責(zé)無法更換或整改所提方案方案，報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)責(zé)指引審批后辦理。指引出的索賠或折讓方案，相關(guān)審批是否符合權(quán)責(zé)指引。5.1 物資采購核算。 財會部門依據(jù)采