《基礎(chǔ)會計》-項目九 會計檔案整理與保管ppt課件

1、工程九 會計檔案整理與保管任 務(wù) 內(nèi) 容會計檔案整理會計檔案整理會會計計檔檔案案整整理理與與保保管管會計檔案會計檔案的概念的概念會計檔案的內(nèi)容會計檔案的內(nèi)容會計檔案會計檔案的裝訂的裝訂會計檔案保管會計檔案保管會計會計檔案檔案的立卷的立卷會計檔案會計檔案的的歸檔歸檔會計檔案會計檔案的的保管保管會計檔案會計檔案的查閱與復制的查閱與復制會計檔案會計檔案的銷毀的銷毀學 習 目 標 能完成會計檔案的整理歸檔工作才能目的 了解會計檔案的概念與基本內(nèi)容； 了解會計檔案在會計活動中的作用； 了解會計檔案的調(diào)閱、保管和銷毀規(guī)定。知識目的任 務(wù) 引 入 東岳服飾公司2021年度結(jié)賬后，新入公司的財務(wù)專業(yè)實習生小王

2、負責會計檔案的整理和歸檔。面對大量的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告，小王該如何整理？另外，財務(wù)主管李經(jīng)理讓小王把檔案室里保管期滿的會計檔案整理出來，準備按規(guī)定程序進展銷毀?？吹綑n案室里整理成冊的會計檔案，小王不禁在想：該如何挑選應(yīng)該銷毀的會計檔案？任務(wù)一 會計檔案整理任務(wù)一 會計檔案整理一、 會計檔案的概念二、 會計檔案的內(nèi)容三、 會計檔案的裝訂一、 會計檔案的概念 概念 會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計檔案是會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。根據(jù)的重要資料和證據(jù)。根據(jù)會計檔案管理辦

3、法會計檔案管理辦法的的規(guī)定，各單位要，建立健全會計檔案的立卷、歸檔規(guī)定，各單位要，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到妥善保管、保管、查閱和銷毀等管理制度，做到妥善保管、存放有序、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。存放有序、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。二、 會計檔案的內(nèi)容會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，包括四大類會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，包括四大類：1 1會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。2 2會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。會

4、計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。3 3財務(wù)報告類：包括中期財務(wù)報告月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告，財務(wù)報告包括會財務(wù)報告類：包括中期財務(wù)報告月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告，財務(wù)報告包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。4 4其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

5、實行會計電算化的單位，應(yīng)將打印出來的紙質(zhì)會計檔案進展保存；具備磁介質(zhì)保存會計檔案條件實行會計電算化的單位，應(yīng)將打印出來的紙質(zhì)會計檔案進展保存；具備磁介質(zhì)保存會計檔案條件的單位，應(yīng)將磁介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件、其他會計資料視同會計檔案一并進展保管。的單位，應(yīng)將磁介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件、其他會計資料視同會計檔案一并進展保管。 預(yù)算、方案和制度文件資料不屬于會計檔案，應(yīng)作為文書檔案另行保管。預(yù)算、方案和制度文件資料不屬于會計檔案，應(yīng)作為文書檔案另行保管。三、 會計檔案的裝訂1.1.會計憑證的裝訂會計憑證的裝訂會計憑證應(yīng)每月裝訂一次，并在每本憑證封面上填好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)，由會計主管

6、人員和裝訂人員在封面上簽章；同時，應(yīng)在憑證封面上按序編卷號，按卷號入檔，以便查閱。2.會計賬簿的裝訂年終辦理結(jié)賬后，除跨年度連續(xù)使用的賬簿，如原材料明細賬、應(yīng)收賬款明細賬等外，其他賬簿都應(yīng)按規(guī)定整理裝訂立卷。三、 會計檔案的裝訂3.3.財務(wù)會計報告的裝訂財務(wù)會計報告的裝訂財務(wù)會計報告編好并報出后，應(yīng)該及時將財務(wù)會計報告按月裝訂成冊，裝訂時要：1核對整理：仔細核對財務(wù)會計報告是否齊全，按頁數(shù)整理，并將上邊和左邊對齊壓平，以防折角。2按序裝訂：按照封面、編制說明、會計報表、附注和封底順序裝訂。3編號：按保管期限進展編號。4.其他會計核算資料的裝訂其他會計核算資料，也要按規(guī)定進展整理和裝訂。任務(wù)二

7、會計檔案管理任務(wù)二 會計檔案管理一、一、 會計檔案的立卷會計檔案的立卷 二、二、 會計檔案的歸檔會計檔案的歸檔三、三、 會計檔案的保管會計檔案的保管 四、四、 會計檔案的查閱與復制會計檔案的查閱與復制五、五、 會計檔案的銷毀會計檔案的銷毀會會計計檔檔案案管管理理一、 會計檔案的立卷2.2. 單位對每年形成的會計檔案，由會計機構(gòu)按規(guī)定整理裝訂成冊，并單位對每年形成的會計檔案，由會計機構(gòu)按規(guī)定整理裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。編制會計檔案保管清冊。1分類標準要統(tǒng)一：一般按照一類會計賬簿、二類會計憑證、三分類標準要統(tǒng)一：一般按照一類會計賬簿、二類會計憑證、三類會計報表、四類文字資料及其他會計核算

8、資料進展分類。類會計報表、四類文字資料及其他會計核算資料進展分類。2檔案形成要統(tǒng)一：包括封面、存放序列等要統(tǒng)一。檔案形成要統(tǒng)一：包括封面、存放序列等要統(tǒng)一。3管理要求要統(tǒng)一：建立會計檔案目錄，會計憑證裝訂成冊，報管理要求要統(tǒng)一：建立會計檔案目錄，會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他資料按時間排列和裝訂。表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他資料按時間排列和裝訂。二、 會計檔案的歸檔 單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了時，可暫由單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了時，可暫由本單位會計機構(gòu)保管本單位會計機構(gòu)保管1 1年。期滿之后，由會計機構(gòu)編制移交年。期滿之后，由會計機構(gòu)編制移交清冊移交本

9、單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)清冊移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得保管會計檔在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得保管會計檔案。案。 移交檔案時，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得拆封；個別需移交檔案時，應(yīng)保持原卷冊的封裝，不得拆封；個別需拆封重新整理的，需要檔案機構(gòu)、會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封重新整理的，需要檔案機構(gòu)、會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同辦理。辦理。三、 會計檔案的歸檔會計檔案移交程序會計檔案移交程序編制移交清冊，填寫編制移交清冊，填寫交接清單交接清單在賬簿使用日期欄填在賬簿使用日期欄填寫移交日期寫移交日期交接人員按移交清冊交

10、接人員按移交清冊和交接清單所列項目和交接清單所列項目核對無誤后簽章核對無誤后簽章三、 會計檔案的保管 會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。企業(yè)會計檔會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。企業(yè)會計檔案保管期限如表案保管期限如表9-1所示。所示。永久永久定期定期會計檔案的保管會計檔案的保管期限期限年度財務(wù)會計報告年度財務(wù)會計報告會計檔案保管清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊會計檔案銷毀清冊3 3年、年、5 5年、年、1010年、年、1515年和年和2525年年 表表9-1 企業(yè)會計檔案保管期限企業(yè)會計檔案保管期限序號及檔案名稱序號及檔案名稱保管期限保管期限備注備注一、會計憑

11、證類一、會計憑證類1.原始憑證15年2.記賬憑證15年3.匯總憑證15年二、會計賬簿類二、會計賬簿類1.總賬15年包括日記總賬2.明細賬15年3.日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管4.固定資產(chǎn)卡片賬固定資產(chǎn)報廢清理后5.輔助賬15年三、財務(wù)報告類三、財務(wù)報告類包括主管部門的匯總財務(wù)報告1.中期財務(wù)報告3年月度、季度和半年度財務(wù)報告2.年度財務(wù)報告決算永久包括附注說明等文字分析四、其他類四、其他類包括附注說明等文字分析1.會計檔案移交清冊15年2.會計檔案保管清冊永久3.會計檔案銷毀清冊永久4.銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年5.銀行對賬單5年四、四、 會計檔案的查閱與復制會計檔案的查閱與復制-各單位應(yīng)

12、建立健全會計檔案查閱、復制登各單位應(yīng)建立健全會計檔案查閱、復制登 記制度，詳細要求如下：記制度，詳細要求如下： 1會計檔案只為本單位使用，不得借出。如有特殊需要，會計檔案只為本單位使用，不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。經(jīng)本單位負責人批準，可提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。 2外部人員查閱或復制會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹外部人員查閱或復制會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)本單位負責人批準后，方可辦理查閱或復制手續(xù)；本單位信，經(jīng)本單位負責人批準后，方可辦理查閱或復制手續(xù)；本單位內(nèi)部人員查閱或復制會計檔案時，應(yīng)經(jīng)單位會計主管或單位負責內(nèi)部人員查閱或

13、復制會計檔案時，應(yīng)經(jīng)單位會計主管或單位負責人批準后，才能辦理手續(xù)。人批準后，才能辦理手續(xù)。 3查閱人應(yīng)認真填寫檔案查閱或復制登記簿，登記清查閱人應(yīng)認真填寫檔案查閱或復制登記簿，登記清楚查閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、查閱內(nèi)容、借閱和歸檔等情楚查閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、查閱內(nèi)容、借閱和歸檔等情況。況。 4查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、標記、拆封和抽換。、標記、拆封和抽換。五、五、 會計檔案的銷毀會計檔案的銷毀一會計檔案的銷毀程序一會計檔案的銷毀程序保管期滿的會計檔案，應(yīng)該按以下程序進展銷毀。1 1由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)審

14、查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。期限和銷毀時間等內(nèi)容。2 2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3 3銷毀檔案時，由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，銷毀檔案時，由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級財政部門和審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)

15、由同級審應(yīng)由同級財政部門和審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。計部門派員參加監(jiān)銷。4 4監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人員應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽章，注明銷毀的會計檔案；銷毀后，監(jiān)銷人和經(jīng)辦人員應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責人。已銷毀字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況書面報告本單位負責人。五、五、 會計檔案的銷毀會計檔案的銷毀會計檔案的銷毀程序如圖9-1所示

16、：提出銷毀意見編制銷毀清冊簽署銷毀意見銷毀后簽章和報告監(jiān)視銷毀核對銷毀清單二不能銷毀的會計檔案二不能銷毀的會計檔案1保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，需單獨抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項結(jié)束時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。2正在工程建立期間的建立單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。在該工程辦理開工決算后，按規(guī)定交接手續(xù)將會計檔案交給接收單位。五、五、 會計檔案的銷毀會計檔案的銷毀成心銷毀依法應(yīng)當保存的會計檔案的行為，以及授意、指使、強令會計成心銷毀依法應(yīng)當保存的會計檔案的行為，以及授意、指使、強令會計機構(gòu)、會計人員及其別人員成心銷毀依法應(yīng)當保存的會計檔案的行為，機構(gòu)、會計人員及其別人員成心銷毀依法應(yīng)當保存