涉外人員管理辦法(共7頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上關(guān)于加強(qiáng)涉外單位境外人員管理辦法的通知公司各部門(mén)：為進(jìn)一步做好涉外單位境外人員的服務(wù)與管理工作，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常持續(xù)的開(kāi)展，完善公司涉外經(jīng)營(yíng)管理，結(jié)合公司實(shí)際情況，現(xiàn)將有關(guān)要求通知如下：一、涉外單位境外人員管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員組 長(zhǎng)：XXX副組長(zhǎng)：XXX成 員：各部門(mén)部長(zhǎng)二、涉外單位境外人員領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室涉外單位境外人員領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在行政部。辦公室主任：XXX工作員：XXX，聯(lián)系電話(huà)：XXXXX三、 涉外單位的備案管理根據(jù)XX市出入境管理處通知要求，為加強(qiáng)對(duì)境外人員檔案的規(guī)范化管理，市內(nèi)各接洽部門(mén)應(yīng)事先到出入境辦理登記備案。備案管理包括下述內(nèi)容：1）建立涉外單位

2、和境外人員管理基礎(chǔ)臺(tái)帳：涉外單位基本情況登記表，涉外單位聯(lián)系卡。2）涉外單位應(yīng)建立并完善接待記錄檔案，接待完畢后將境外人員的相關(guān)資料交行政部存檔留底。需交材料如下：境外人員證件和簽證（注）復(fù)印件，涉外單位境外人員登記表，外國(guó)人簽證、居留許可申請(qǐng)表等。四、 管理職責(zé)1、領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)職責(zé)對(duì)本公司的涉外管理工作負(fù)全面管理責(zé)任，根據(jù)有關(guān)要求對(duì)涉外工作進(jìn)行安排部署，確保相關(guān)工作符合涉外工作的要求。2、副組長(zhǎng)職責(zé)：根據(jù)本人的分工，負(fù)責(zé)本人管理區(qū)域內(nèi)各部門(mén)的涉外管理工作。3、涉外單位境外人員領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任職責(zé)：根據(jù)涉外工作管理的具體要求，擬定本公司的涉外工作計(jì)劃并組織實(shí)施。4、涉外單位境外人員領(lǐng)導(dǎo)小組辦

3、公室工作員職責(zé)：熟悉涉外工作制度與流程，按要求對(duì)涉外工作的具體事宜進(jìn)行辦理，加強(qiáng)相關(guān)方溝通和協(xié)調(diào)，確保涉外工作有序開(kāi)展。5、行政部職責(zé)：是境外人員管理的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)就安全、住宿登記、簽證、護(hù)照等涉外事務(wù)辦理等有關(guān)事情與集團(tuán)辦和XX市出入境管理處等有關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系辦理。6、公司生產(chǎn)部職責(zé)：作為全公司的安全管理部門(mén)，加強(qiáng)境外人員在現(xiàn)場(chǎng)行為的督導(dǎo)、安全隱患的排查。7、各部門(mén)職責(zé)：是本部門(mén)因業(yè)務(wù)工作需要而往來(lái)的境外人員的直接管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)境外人員安全文明行為進(jìn)行宣講、就境外人員住宿登記、簽證延期、護(hù)照等有關(guān)事項(xiàng)與行政部及時(shí)申報(bào)，并按要求直接經(jīng)辦。五、 管理內(nèi)容1、提前申報(bào)與接待計(jì)劃各部門(mén)若有境外人

4、員來(lái)訪(fǎng)、安裝調(diào)試或是商務(wù)合作，需至少提前三天將接待計(jì)劃書(shū)面報(bào)行政部（含境外人員姓名、性別、公司名稱(chēng)、預(yù)計(jì)停留期限、來(lái)訪(fǎng)事由、接待行程安排、陪同人員等），行政部提前與公司保密辦、集團(tuán)辦和市出入境管理處等相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系辦理。2、接待過(guò)程管理 根據(jù)公司保密體系管理要求，接待來(lái)訪(fǎng)境外人員的工作人員，要嚴(yán)格遵守公司保密體系相關(guān)制度和規(guī)定，嚴(yán)守公司機(jī)密，不得私自向外來(lái)人員泄漏公司的機(jī)密。 各接洽部門(mén)需提醒境外人員在公司范圍應(yīng)服從公司的規(guī)章制度和安全操作規(guī)程。 各部門(mén)應(yīng)派相關(guān)人員接待來(lái)訪(fǎng)的境外人員，并積極跟進(jìn)相關(guān)的準(zhǔn)備工作，落實(shí)境外人員的住宿、車(chē)輛安排、證件辦理等相關(guān)事宜，及時(shí)將接待的情況向部門(mén)主管和行政部匯

5、報(bào)。 客人到達(dá)后一天內(nèi)，對(duì)應(yīng)的接洽部門(mén)應(yīng)幫助客戶(hù)在酒店或是公司行政部領(lǐng)取涉外單位境外人員登記表等相關(guān)報(bào)表一式兩份，如實(shí)填寫(xiě)，酒店將登記表簽章后報(bào)市出入境管理處一份。 另一份酒店簽章后的涉外單位境外人員登記表交公司行政部工作員處存檔備查。3、簽證延期等事務(wù) 境外人員到達(dá)公司后，部門(mén)的接待人員首先應(yīng)確認(rèn)客戶(hù)的簽證等是否在有效期內(nèi)，若境外人員居留證、簽證等有效證件需要延期，考慮到辦證周期，接洽部門(mén)應(yīng)在證件到期前十天到行政部領(lǐng)取外國(guó)人簽證、居留許可申請(qǐng)表。 將申請(qǐng)表、護(hù)照、照片等相關(guān)資料準(zhǔn)備好后提前交行政部。 行政部工作員與市出入境管理處等相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系辦理。4、節(jié)假日境外人員行蹤提醒 節(jié)假日前各接洽部

6、門(mén)應(yīng)了解和關(guān)注本部門(mén)接待的外國(guó)客人在節(jié)假期間的行程，并書(shū)面報(bào)行政部存檔。 節(jié)假日前，部門(mén)應(yīng)提醒外國(guó)客人注意人身和財(cái)產(chǎn)安全，提醒客人有事情立即與安排的接待人員聯(lián)系。 節(jié)假日結(jié)束，部門(mén)接待人員應(yīng)對(duì)外國(guó)客人是否安全返回的情況進(jìn)行確認(rèn)，若有異常，立即報(bào)行政部。5、境外人員異常事件的處理 外國(guó)客人到訪(fǎng)，各接洽部門(mén)首先應(yīng)將部門(mén)內(nèi)部的接待人員聯(lián)系電話(huà)告知客人，便于出現(xiàn)異常時(shí)能尋求到資源進(jìn)行幫助。 各部門(mén)的接待人員接待外國(guó)客人的電話(huà)后，或者發(fā)現(xiàn)不安全情況或隱患后，應(yīng)進(jìn)行分析并及時(shí)處理，如果涉及客人的財(cái)產(chǎn)、人身安全的，需立即報(bào)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和行政部工作員。 行政部按要求及時(shí)與市出入境管理處等相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系匯報(bào)。 各部門(mén)的接待人員應(yīng)提高處理境外人員突發(fā)異常事件的能力，最大限度地預(yù)防或減少各類(lèi)突發(fā)異常事件及其造成的損害。六、考核管理1、接待部門(mén)未提前申報(bào)接待計(jì)劃或者接待計(jì)劃安排不合理的，對(duì)接待部門(mén)每次罰款50元。2、外國(guó)客人到達(dá)后，接待部門(mén)的接待人員沒(méi)有在一天內(nèi)及時(shí)將酒店簽章的涉外單位境外人員登記表交行政部的，對(duì)接待人員每次罰款50元。3、若接洽部門(mén)未提前與行政部聯(lián)系，幫助境外人員準(zhǔn)備簽證延期的有效證件等資料，從而導(dǎo)致的境外人員滯留與市級(jí)機(jī)關(guān)的高額罰款，由接洽部門(mén)和境外人員自行負(fù)責(zé)。4、若境外人員發(fā)生異常情況，接待部門(mén)沒(méi)有及時(shí)與行政部報(bào)備的，根據(jù)引發(fā)后果的嚴(yán)重程度，對(duì)接待部門(mén)罰款100-500元。5、