間接物料采購(gòu)程序(共6頁(yè))

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上間接物料采購(gòu)程序1.0 目的/Purpose1.1 對(duì)間接物料的采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制。1.2 降低間接物料采購(gòu)的成本，提高間接物料采購(gòu)的效率。1.3確保公司采購(gòu)的間接物料符合規(guī)定的要求。2.0 適用范圍/Scope本程序適用于除公司采購(gòu)的直接物料之外的所有間接物料之采購(gòu)過(guò)程：2.1 設(shè)備、備品備件、工裝的采購(gòu) 2.2 生產(chǎn)輔助材料的采購(gòu),包括：PPE、說(shuō)明書、生產(chǎn)用表單、生產(chǎn)工具、日雜用品、包裝材料、維修配件2.3 辦公用品的采購(gòu) 2.4 服務(wù)性行業(yè)采購(gòu),包括：人事服務(wù)、餐廳承包、票務(wù)服務(wù)、班車服務(wù)、保潔服務(wù)、滅四害服務(wù)2.5 其他非費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)范圍內(nèi)的采購(gòu) 3.0 職責(zé)

2、/Responsibility3.1戰(zhàn)略采購(gòu)部職責(zé)3.1.1與相關(guān)供應(yīng)商簽訂年度合同，并將其中涉及的生產(chǎn)輔料（如油漆、包裝材料）建立相應(yīng)物料代碼，錄入BPCS系統(tǒng)。3.1.2 審核、接受各部門采購(gòu)申請(qǐng)或PAR，按質(zhì)按量按時(shí)完成。3.2工程部負(fù)責(zé)技術(shù)設(shè)備的采購(gòu)申請(qǐng)。 3.3行政部負(fù)責(zé)填寫全公司辦公用品年度采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)，還包括車輛、快遞服務(wù)的采購(gòu)申請(qǐng)。3.3生產(chǎn)部負(fù)責(zé)填寫包裝材料、生產(chǎn)輔料、五金工具、生產(chǎn)及輔助設(shè)備、工裝夾具、設(shè)備配件及維修、建筑物及附屬設(shè)施維修的年度采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)。3.4質(zhì)量部負(fù)責(zé)填寫量具采購(gòu)申請(qǐng)。3.5物料部負(fù)責(zé)倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備及配件的采購(gòu)申請(qǐng)。3.6人事部負(fù)責(zé)填寫招聘、廣告

3、、保潔、培訓(xùn)等外包服務(wù)的采購(gòu)申請(qǐng)。3.7 ESH部門負(fù)責(zé)填寫消防維保、污水檢測(cè)、氣體檢測(cè)、飲用水檢測(cè)、職業(yè)健康有害因素檢測(cè)、職業(yè)健康體檢、防雷檢測(cè)、監(jiān)控系統(tǒng)、保安協(xié)議、與醫(yī)院的緊急救護(hù)協(xié)議等服務(wù)之采購(gòu)申請(qǐng)。3.8 IT部門負(fù)責(zé)IT耗材（電腦、墨盒、硒鼓、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）、辦公設(shè)備采購(gòu)、租賃、軟件及維修申請(qǐng)。3.9財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)申請(qǐng)、付款申請(qǐng)并及時(shí)支付貨款。3.10各部門采購(gòu)申請(qǐng)單需按照審批權(quán)限完成簽批后，相關(guān)采購(gòu)人員方可進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)，采購(gòu)固定資產(chǎn)的，申請(qǐng)部門需提供審批合格的PAR表。3.11供應(yīng)商負(fù)責(zé)按照合同或訂單要求送貨至ITT南京指定地點(diǎn)和指定收貨人，并隨貨提供送貨清單，訂單，及時(shí)開

4、具發(fā)票。4.0 定義/Definition4.1間接物料包括生產(chǎn)設(shè)備、工裝夾具、辦公設(shè)備及用品、包裝材料、生產(chǎn)輔料、輔助設(shè)備及維修配件、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備及配件、工/量具、PPE、建筑物及附屬設(shè)施維修、服務(wù)等。4.2 生產(chǎn)輔料是指生產(chǎn)所必須的輔助材料，如油漆、包裝材料、切割刀具、砂輪片等消耗品。4.3 服務(wù)是指班車、保潔、生產(chǎn)委外（用吊車、噴漆、去油脂）、ESH相關(guān)檢測(cè)、軟件、培訓(xùn)等服務(wù)外包。 5.0工作程序/ Work Procedure5.1采購(gòu)人員接收到采購(gòu)申請(qǐng)后首先審核審批權(quán)限，確認(rèn)符合后方可進(jìn)行采購(gòu)；審批權(quán)限要求填寫采購(gòu)訂單/采購(gòu)合同審批單和比價(jià)表的，采購(gòu)人員應(yīng)按要求填寫，連同系統(tǒng)訂單或合同按

5、照審批權(quán)限逐級(jí)簽批。5.2戰(zhàn)略采購(gòu)部采購(gòu)間接物料。5.2.1 公司各部門在每年11月15日前向戰(zhàn)略采購(gòu)部提供年度采購(gòu)計(jì)劃和明細(xì)，戰(zhàn)略采購(gòu)部間接物料采購(gòu)人員參照Indirect sourcing workflow對(duì)明細(xì)進(jìn)行確認(rèn)，得到明確的采購(gòu)信息后，搜集資源并進(jìn)行篩選，原則上選定3家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，最后選定質(zhì)量、價(jià)格和交貨周期都有優(yōu)勢(shì)的供應(yīng)商簽訂年度供貨協(xié)議，固定價(jià)格，質(zhì)量、交貨周期和付款方式；將其中涉及的生產(chǎn)輔料和委外加工服務(wù)項(xiàng)目之主供應(yīng)商、價(jià)格、交貨周期、付款方式錄入BPCS系統(tǒng)，建立相應(yīng)物料代碼表。5.2.2 公司各部門向戰(zhàn)略采購(gòu)部提交采購(gòu)申請(qǐng)，戰(zhàn)略采購(gòu)部采購(gòu)人員先確認(rèn)是否

6、有集團(tuán)合同，如果有集團(tuán)合同，須按照集團(tuán)合同的價(jià)格下單給集團(tuán)合同供應(yīng)商；若無(wú)集團(tuán)合同按照Indirect sourcing workflow 進(jìn)行采購(gòu)信息確認(rèn)、搜索供應(yīng)商、詢價(jià)、三家比價(jià)（單個(gè)訂單金額超過(guò)人民幣2000元的必須三家比價(jià)）、議價(jià)、制作訂單或合同、合同確認(rèn)、催貨，以及貨物入庫(kù)后的通知開發(fā)票，申請(qǐng)付款等系列作業(yè)。5.2.3付款：如供應(yīng)商為我司批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商，則無(wú)需單獨(dú)申請(qǐng)付款；如該供應(yīng)商是一次性供應(yīng)商，則按合同約定的付款方式申請(qǐng)付款，申請(qǐng)付款條件1.請(qǐng)購(gòu)單（需各部門指定收貨人簽字確認(rèn)，最終都需部門負(fù)責(zé)人簽字復(fù)核）； 2.訂單或合同3.發(fā)票 4.付款申請(qǐng)單 5.財(cái)務(wù)部要求的其它材料。5

7、.3采購(gòu)申請(qǐng)與貨物接收。5.3.1 各部門需分別指定人員負(fù)責(zé)本部門擬采購(gòu)物品的匯總并提交采購(gòu)申請(qǐng)和貨物的接收，采購(gòu)申請(qǐng)?jiān)瓌t上每月集中申請(qǐng)一次,由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排；請(qǐng)購(gòu)人員需寫明采購(gòu)物品的品牌、規(guī)格型號(hào)等要求，采購(gòu)人員認(rèn)為采購(gòu)信息模糊的，請(qǐng)購(gòu)人員應(yīng)予及時(shí)澄清。5.3.2采購(gòu)申請(qǐng)需一式兩份，經(jīng)審批后分別交戰(zhàn)略采購(gòu)部和本部門收貨人員。5.3.3收貨人收到貨物后，應(yīng)及時(shí)通知貨物實(shí)際使用人驗(yàn)收，如合格，由其領(lǐng)出；如不合格，收貨人應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人進(jìn)行退換貨處理。5.3.4各部門指定收貨人在收貨時(shí)如不能現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)貨物具體型號(hào)、數(shù)量，則需在收貨單上書寫貨物包裝情況并注明內(nèi)物未清點(diǎn)；收貨人還需建立詳細(xì)的收

8、發(fā)記錄，嚴(yán)格履行領(lǐng)用手續(xù)，記錄需保持3年以上，以便查閱。6.0 工作流程/FlowchartIndirect sourcing workflow IRequest DeptSourcingSupplierFinanceDoc5.2.1 提供年度采購(gòu)計(jì)劃 確認(rèn)是否為長(zhǎng)期使用物料 Y 提供PAR/PRF物料驗(yàn)收Y 確認(rèn)物料明細(xì)并得到明確采購(gòu)信息選擇23家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià) 提供報(bào)價(jià)信息價(jià)格比較&分析價(jià)格談判 確認(rèn)是否需要建立主供應(yīng)商文件 YBPCS主文件下PO入庫(kù)簽訂年度合同發(fā)票按時(shí)交貨付款采購(gòu)申請(qǐng)單（XylemNJ/SC-08-05）比價(jià)表（XylemNJ/SC-08-03）PO/contr

9、act審批單（XylemNJ/SC-08-02）主供應(yīng)商信息表系統(tǒng)PO標(biāo)準(zhǔn)版專心-專注-專業(yè)Indirect sourcing workflow IIRequest DeptSourcingSupplierFinanceDoc提供PAR/PRF 來(lái)料驗(yàn)收 Y入庫(kù) 物料詳細(xì)信息確認(rèn)尋找23家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià) 提供報(bào)價(jià)信息價(jià)格比較&分析做訂單或合同N申請(qǐng)付款發(fā)票生產(chǎn)并安排送貨議價(jià)/談判訂單或合同確認(rèn)付款采購(gòu)申請(qǐng)單（XylemNJ/SC-08-05）比價(jià)表（XylemNJ/SC-08-03）系統(tǒng)PO標(biāo)準(zhǔn)版本PO/contract審批單（XylemNJ/SC-08-02）付款申請(qǐng)單7.0 附件無(wú)8.0 相關(guān)記錄/Related records請(qǐng)購(gòu)單比價(jià)表系統(tǒng)訂單標(biāo)準(zhǔn)版供應(yīng)商主文件申請(qǐng)表供應(yīng)商信息調(diào)查表采購(gòu)訂單/采購(gòu)合同審批單付款申請(qǐng)單9.0文件評(píng)審記錄/Review-Countersign Record注： 評(píng)審會(huì)簽由相關(guān)部門評(píng)審?fù)夂髸?huì)簽，不相關(guān)部門請(qǐng)劃“/”