文件資料記錄管理制度

1、文件、資料、記錄管理制度1、 目的為了保證質(zhì)量體系文件和資料的適用性、相容性、完整性、使質(zhì)量體系運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)使用相應(yīng)的文件的有效版本。2、 適用范圍適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的控制。3、 職責(zé)質(zhì)量技術(shù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)對管理性文件和資料、技術(shù)性文件和資料實(shí)施控制，營業(yè)部負(fù)責(zé)對有關(guān)商品的文件和資料實(shí)時控制，各使用部門配合。4、 活動內(nèi)容4.1 文件和資料的分類a、管理性文件資料：質(zhì)量手冊、程序文件及其他管理性文件等。b、技術(shù)性文件資料：圖紙、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程及與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)、資料等。c、其他有關(guān)商品的資料：產(chǎn)品相關(guān)證照、產(chǎn)品宣傳圖片。4.2 文件和資料的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布4.2.

2、1質(zhì)量手冊由管理者代表組織有關(guān)職能部門編寫，管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.2.2 程序文件及其他管理性文件由管理者代表組織各職能部門編寫，管理者代表批準(zhǔn)后實(shí)施。4.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程由各有關(guān)職能部門編寫，有部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.2.4 所有受控文件由歸口管理部門加蓋“受控”章。4.3 文件和資料的發(fā)放文件和資料的歸口管理部門確定文件和資料的發(fā)放范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放，發(fā)放時填寫“文件資料領(lǐng)用登記表”，領(lǐng)用人簽字方可領(lǐng)用。4.4 文件的更改4.4.1 文件更改由提出更改要求的人員填寫“文件更改申請表”，說明更改理由，按原審批程序經(jīng)行文件更改的審批。4.4.2 文件更改的審

3、批由原審批部門的審批人負(fù)責(zé)，如遇特殊情況，需指定其他部門或其他人審批時，原審批部門提供作為審批所需依據(jù)的背景材料。更改批準(zhǔn)后由申請人將申請表送歸口管理部門，按文件發(fā)放范圍進(jìn)行控制。4.4.3 文件經(jīng)多次更改或一次大幅度更改時，應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件作廢。需換版的文件，由歸口管理部門提出書面建議，經(jīng)原審批人員批準(zhǔn)后進(jìn)行。4.5 作廢文件的處理4.5.1 對被損嚴(yán)重，不能繼續(xù)使用的文件或已經(jīng)換版的原版次文件由歸口管理部門收回，并發(fā)放新文件。4.5.2 對收回的沒有保留價值的文件資料應(yīng)填寫“文件銷毀申請單”，由歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)有監(jiān)督人員在場。對有保留價值的作廢文件資料應(yīng)加蓋

4、“作廢”，“保留”掌，并和其他文件資料分開保管。4.6外來文件的控制4.6.1 國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)由質(zhì)量技術(shù)服務(wù)中心核查其有效性，凡有效標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)加蓋“有效”掌。4.6.2 其他外來文件有對應(yīng)的職能部門實(shí)施控制。4.7 文件資料的保管4.7.1 文件、資料的領(lǐng)用人要妥善保管好領(lǐng)用的文件和資料，未經(jīng)歸口管理部門同意不得將文件、資料復(fù)印或供給他人。4.7.2 當(dāng)文件遺失時，領(lǐng)用人要辦理申請補(bǔ)發(fā)文件手續(xù)，經(jīng)歸口管理部門確認(rèn)無法尋找后，方可重新補(bǔ)發(fā)。4.7.3 文件的借閱要經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借用期間不得擅自復(fù)印，借閱人填寫“文件借閱登記表”。4.7.5 文件的歸檔保管部門要建立“文件保管臺賬”。4.8