006內(nèi)外部溝通控制程序

1、內(nèi)外部溝通控制程序文件編號(hào)：PINO-QP-006版本/版次：A/0制定部門：管理者代表生效日期：2008-8-13區(qū) 分核 準(zhǔn)審 核制 定Control Copy簽 名日 期修 訂 記 錄制定/修訂日期修 訂 內(nèi) 容 摘 要版本/版次總頁(yè)數(shù)修訂者2008-8-13新發(fā)行A/07丁黎明1.0 目的為了使組織內(nèi)部不同層次和職能之間更充分了解并盡量滿足顧客需求及其環(huán)境信息的有效交流。2.0 適用范圍適用于我公司的活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)質(zhì)量和環(huán)境信息的溝通交流。3.0定義顧客：接受產(chǎn)品的組織或個(gè)人。相關(guān)方：關(guān)注組織環(huán)境表現(xiàn)（行為）或受其環(huán)境表現(xiàn)（行為）影響的個(gè)人或團(tuán)體。4.0職責(zé)4.1人力資源部

2、負(fù)責(zé)對(duì)全公司員工管理方面的培訓(xùn)并確認(rèn)效果。4.2市場(chǎng)部確保外部信息的接收、處理及回答等有效實(shí)施。4.3各部門經(jīng)理確保內(nèi)部信息溝通按程序有效實(shí)施。4.4 管理者代表負(fù)責(zé)與質(zhì)量對(duì)內(nèi)外有關(guān)事宜的聯(lián)絡(luò)5.0工作程序5.1內(nèi)外部溝通目的有助于闡明公司對(duì)質(zhì)量/環(huán)境的承諾；提高對(duì)公司質(zhì)量方針、目標(biāo)指標(biāo)的認(rèn)識(shí)；有助于員工了解公司管理體系的質(zhì)量/環(huán)境表現(xiàn)；促進(jìn)公眾對(duì)公司質(zhì)量表現(xiàn)及所做努力的理解和認(rèn)同；及時(shí)將對(duì)管理體系進(jìn)行監(jiān)視、審核和評(píng)審的結(jié)果傳達(dá)給公司內(nèi)部有關(guān)人員。5.2內(nèi)外部溝通內(nèi)容公司簡(jiǎn)介；質(zhì)量方針、目標(biāo)指標(biāo)；質(zhì)量管理過程；質(zhì)量表現(xiàn)評(píng)價(jià)、管理體系有效性；需要改進(jìn)的地方；獨(dú)立驗(yàn)證的情況等；5.3環(huán)境信息交流內(nèi)

3、部環(huán)境信息交流.1環(huán)境管理建議處理a. 員工有任何關(guān)于環(huán)境管理的建議，須聯(lián)絡(luò)至文控中心呈管理者代表處理，由管理者代表委派文控中心進(jìn)行溝通處理；b. 處理結(jié)果由文控中心轉(zhuǎn)達(dá)信息至原建議者；c. 如果建議有改進(jìn)環(huán)境體系的效益，應(yīng)于環(huán)境管理評(píng)審會(huì)議中討論；d. 所有建議及處理結(jié)果均應(yīng)留下記錄，記錄正本由文控中心統(tǒng)一管理。.2環(huán)境方針、目標(biāo)的貫徹管理者代表和文控中心可通過以下方式貫徹其效果：a. 利用文件宣傳貫徹；b. 借由公司集會(huì)廣告而之；c. 在內(nèi)部進(jìn)行宣傳貫徹。外部環(huán)境信息交流.1外部環(huán)境管理建議處理a. 人力資源部負(fù)責(zé)收集外界（不包括公司客戶）對(duì)公司環(huán)境管理事務(wù)的任何建議。銷售部負(fù)責(zé)收集公司客

4、戶對(duì)公司環(huán)境管理事務(wù)的任何建議；b. 接收方式可為電話、傳真、信件、口述或其它可行方式，接收時(shí)應(yīng)告知建議者處理流程大約所需時(shí)間；c. 人力資源部應(yīng)將接收的信息聯(lián)絡(luò)至文控中心處理；d. 處理結(jié)果應(yīng)呈管理者代表批準(zhǔn)后告知提議者；e. 建議及處理結(jié)果的聯(lián)絡(luò)記錄由文控中心統(tǒng)一管理；f. 外部相關(guān)方及供應(yīng)商若須了解或取得本公司環(huán)境方針時(shí)，文控中心須予以說明或提供。.2與供應(yīng)商分承包方的溝通采購(gòu)部負(fù)責(zé)人應(yīng)告知供應(yīng)商或分承包方有關(guān)本公司環(huán)境管理要求及環(huán)境法規(guī)的相關(guān)要求和條款。5.4公司內(nèi)外部溝通采用方法：?jiǎn)T工培訓(xùn)；部門、部門間會(huì)議、討論、說明、教育；在各顯要地方張貼質(zhì)量方針、目標(biāo)及公告發(fā)布相關(guān)信息；作成員工

5、意見箱，廣泛接收意見，予以相應(yīng)處理；通過部門、部門間聯(lián)絡(luò)交流；對(duì)于管理體系，要求公司內(nèi)各部門互相配合，協(xié)同工作。使相關(guān)責(zé)任部門了解體系運(yùn)行中出現(xiàn)的不符合，以便及時(shí)采取糾正措施。當(dāng)發(fā)生緊急情況時(shí)，要能迅速傳遞信息，從而敏捷的作出反應(yīng)。5.5銷售部確保公司有效的外部信息交流，了解外部要求，當(dāng)相關(guān)方有需要時(shí)就其所關(guān)注的事宜給予答復(fù)或與他們進(jìn)行對(duì)話，采用方法：資料傳遞，電話、傳真等；與外界人員會(huì)議、討論、說明、宣傳的形式；其他。5.6 以電話或其他方式獲得的非書面化信息，由當(dāng)事人記錄并登記于內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單簽名。5.7 對(duì)于任何形式的內(nèi)部信息傳遞，信息接收方必須在要求的時(shí)間內(nèi)對(duì)問題的處理結(jié)果予以回復(fù)。5.8

6、 具體信息的交流方法見附件1內(nèi)外部溝通信息清單。6.0支持文件 無7.0表格/記錄7.1內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 PINO-HR-FM 007 8.0流程圖無 附件1：內(nèi)外部溝通信息清單項(xiàng)目序號(hào)信 息交流方法擔(dān)當(dāng)部門相關(guān)文件內(nèi)部信息1公司簡(jiǎn)介質(zhì)量方針、質(zhì)量管理過程培訓(xùn)部門內(nèi)說明教育發(fā)行文件、宣傳手冊(cè)等人力資源部各部門人力資源控制程序文件與資料控制程序培訓(xùn)記錄、會(huì)議記錄2質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量表現(xiàn)評(píng)價(jià)獨(dú)立驗(yàn)證的情況需要改進(jìn)的地方等部門內(nèi)討論、說明、教育各部門間聯(lián)絡(luò)討論宣傳標(biāo)語(yǔ)、漫畫、公告等各部門人力資源部質(zhì)量目標(biāo)指標(biāo)及管理方案控制程序管理評(píng)審控制程序內(nèi)部審核控制程序糾正預(yù)防措施控制程序3員工意見部門內(nèi)提出；部門間聯(lián)絡(luò)討論并反饋；員工意見箱（干部會(huì)議討論等）。各部門人力資源部會(huì)議記錄員工意見回答書4緊急情況發(fā)生前培訓(xùn)、公告、演習(xí)等發(fā)生后電話、廣播、分析調(diào)查、對(duì)策等。各部門人力資源部培訓(xùn)記錄、演習(xí)記錄、電話記錄等外部信息5法律和其他要求內(nèi)部培訓(xùn)或相關(guān)資料傳閱人力資源部法律法規(guī)識(shí)別控制程序6顧客要求及其他相關(guān)方要求對(duì)供應(yīng)商及其他相關(guān)方的交流業(yè)務(wù)/人力資源部接收，聯(lián)絡(luò)各部門說明、討論、作相應(yīng)處理，相關(guān)