辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)管理的影響論文

1、目錄摘要11辦公自動化的發(fā)展史及現(xiàn)狀21.1辦公自動化發(fā)展史21.1.1文件型辦公自動化21.1.2流程性辦公自動化21.1.3知識型辦公自動化21.1.4智能型辦公自動化31.2辦公自動化的憂患31.2.1互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議是開放的、面向大眾的，安全性能差31.2.2操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)硬件、應(yīng)用程序漏洞多31.2.3網(wǎng)上魚龍混雜，網(wǎng)絡(luò)攻擊者猖獗41.3辦公自動化發(fā)展的整體現(xiàn)狀41.4當(dāng)前實現(xiàn)辦公自動化的解決方案42現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的功能需求42.1信息發(fā)布功能42.2公文流轉(zhuǎn)功能52.3考勤管理功能62.4辦公室管理功能72.5系統(tǒng)管理功能83辦公自動化在現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性93.1辦公自動化對現(xiàn)代企

2、業(yè)的經(jīng)營和管理重要性93.2辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必要條件93.3辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)93.4推行辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)帶來了進(jìn)步10結(jié)論11致謝12參考文獻(xiàn)13畢業(yè)設(shè)計論文·談?wù)勣k公自動化對現(xiàn)代企業(yè)管理的影響摘要辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)企業(yè)的快速運(yùn)轉(zhuǎn)和交流，進(jìn)而有效提高企業(yè)辦公效率。在市場競爭過程中，對于一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。辦公自動化實現(xiàn)團(tuán)隊的通信、共享、管

3、理和制訂各種項目文檔或日程安排，使項目或臨時任務(wù)中交流想法、共享信息、協(xié)同完成任務(wù)變得更輕松。今天，在現(xiàn)代企業(yè)推行辦公自動化更有其重要性。關(guān)鍵詞：辦公自動化 企業(yè)管理 重要性1畢業(yè)設(shè)計論文·談?wù)勣k公自動化對現(xiàn)代企業(yè)管理的影響辦公自動化是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分業(yè)務(wù)借助各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息系統(tǒng)。即通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙化辦公，從而最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量及辦公環(huán)境和條件，實現(xiàn)辦公活動的自動化與科學(xué)化。在市場競爭過程

4、中，對于一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。1 辦公自動化的發(fā)展史及現(xiàn)狀1.1 辦公自動化發(fā)展史辦公自動化的發(fā)展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀辦公自動化的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。不同的信息化發(fā)展階段也對應(yīng)不同的辦公自動化發(fā)展階段：1.1.1 文件型辦公自動化我們對辦公自動化的初步認(rèn)識實際上從上個世紀(jì)80年代開始。1985年全國召開了第一次辦公自動化規(guī)劃會議。那時計算機(jī)還是一個稀罕物，初步的辦公自動化實際上從單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件開始，例如WPS、MS OFFIC

5、E、Lotus1-2-3等軟件，當(dāng)時許多人把辦公自動化稱為“無紙化辦公”。該階段主要關(guān)注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務(wù)，所以我們可以將該階段稱之為“文件型辦公自動化”。1.1.2 流程性辦公自動化該階段從最初的關(guān)注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型辦公自動化， 到目前正在成為應(yīng)用主流的流程性辦公自動化，它以工作流為中心，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實用的功能。1.1.3 知識型辦公自動化隨著辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得第一件事情可能就是登陸辦公自動化系統(tǒng)，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要

6、待辦的工作等。辦公自動化儼然成為一個日常工作的基礎(chǔ)平臺，企業(yè)已經(jīng)不可離開它了。但是新的挑戰(zhàn)又產(chǎn)生了：如何借助這個平臺能夠讓員工合適的場景下，合適的時間里獲取合適的知識?如何借助該平臺來沉淀組織的最佳實踐并傳遞到整個組織?這樣可以大大節(jié)省員工查找知識的時間、減少不必要的重復(fù)勞動、提高工作的效率、沉淀組織的知識、提高組織的應(yīng)變速度，并最終最大化提升組織及個體的產(chǎn)能，全面提升企業(yè)的管理。其作用這里有： 協(xié)同工作平臺：通過實時通信、在線感知、團(tuán)隊協(xié)同等。 知識管理平臺：實現(xiàn)知識的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用和創(chuàng)新，整個組織能夠積累基于戰(zhàn)略的核心知識資產(chǎn)，為高層管理提供決策支持和信息情報。 項目協(xié)作平臺：通過

7、為項目團(tuán)隊提供一個全方位的溝通、協(xié)作平臺，提高多項目組的工作效率和質(zhì)量，使項目成員可以在靈活的時間、地點對他人或事務(wù)的需求做出即時的響應(yīng)。 激情管理平臺：從企業(yè)文化建設(shè)著手，提高員工工作激情，營造一個相互幫助、相互理解、相互激勵、相互關(guān)心的共同工作氛圍，從而穩(wěn)定工作情緒，激發(fā)工作熱情，形成一個共同的工作價值觀，進(jìn)而產(chǎn)生合力，實現(xiàn)共同目標(biāo)。 企業(yè)通信平臺：建立企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)，包括Web Mail、網(wǎng)絡(luò)會議、實時通訊、手機(jī)短信、WAP和傳真自動收發(fā)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。 信息發(fā)布平臺：為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)

8、的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。 行政辦公平臺：實現(xiàn)辦公事務(wù)的自動化處理。通過公文流轉(zhuǎn)改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件審批、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。 信息集成平臺：辦公自動化系統(tǒng)能把企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進(jìn)行緊密集成。1.1.4 智能型辦公自動化隨著組織流程的固化和改進(jìn)、知識的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，最終辦公自動化系統(tǒng)將會脫胎換骨，全新的“智能型辦公自動化”成為未來

9、的發(fā)展方向，該階段辦公自動化更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。1.2 辦公自動化的憂患1.2.1 互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議是開放的、面向大眾的，安全性能差其網(wǎng)絡(luò)協(xié)議（TCP/IP、HTTP等）由于便于連接、方便使用，已成為開放的、面向大眾的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，協(xié)議在安全方面考慮的很少，而且創(chuàng)建的比較早，被“黑客”發(fā)現(xiàn)的漏洞愈來愈多，安全性能愈來愈差。1.2.2 操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)硬件、應(yīng)用程序漏洞多現(xiàn)在看操作系統(tǒng)漏洞已經(jīng)無法避免，尤其是微軟開發(fā)的windows系列。早已被世界公認(rèn)為漏洞最多的操作系統(tǒng)，所以銀行等一些特殊的部門，他們大多數(shù)采用的據(jù)說是一種叫做UNIX的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，安全系數(shù)相對高很

10、多。1.2.3 網(wǎng)上魚龍混雜，網(wǎng)絡(luò)攻擊者猖獗現(xiàn)在由于黑客工具的大量開發(fā)，很多稍懂點微機(jī)的人都可能成為黑客，有的是為了好玩，試試身手，煩人的是那些惡意破壞，盜取數(shù)據(jù)的。1.3 辦公自動化發(fā)展的整體現(xiàn)狀我國辦公自動化發(fā)展已經(jīng)歷三個發(fā)展階段，各單位辦公自動化程度有所不同，大致可以分為四種情況：(1) 起步較慢，還停留在使用沒有互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。(2) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，單位的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效應(yīng)。(3) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，單位內(nèi)部

11、員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。(4) 已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好的支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳單位的有關(guān)情況；Intranet網(wǎng)已經(jīng)對單位的管理產(chǎn)生了明顯的效益，現(xiàn)在正著手開放或已經(jīng)存在使用針對業(yè)務(wù)制定的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)管理和決策，增強(qiáng)單位的競爭力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。1.4 當(dāng)前實現(xiàn)辦公自動化的解決方案一個單位要實現(xiàn)辦公自動化，其解決方案應(yīng)遵循以下步驟：(1) 搭建單位的Intranet網(wǎng)絡(luò)，這是辦公自動化的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)平臺。(2) 對于應(yīng)經(jīng)

12、擁有Intranet網(wǎng)絡(luò)的單位，需要一套通用辦公自動化系統(tǒng)。(3) 對于那些已經(jīng)存在使用通用辦公自動化系統(tǒng)的單位或者只有Intranet網(wǎng)絡(luò)并打算一次到位實施辦公自動化的單位，進(jìn)一步的工作將是開發(fā)針對其具體業(yè)務(wù)的一套綜合辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)。2 現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的功能需求隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變，社會進(jìn)步正在不斷加速，越來越多的企業(yè)迫切需要一個可以實現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。2.1 信息發(fā)布功能u 發(fā)布信息本功能供具有發(fā)布權(quán)限的用戶發(fā)布信息，部門信息管理員或以上級別的用戶有發(fā)布信息的權(quán)限，部門用戶和訪客沒有發(fā)布信息的權(quán)限?？梢允褂玫男畔⒏袷接小案綀D片信息”和“文檔

13、信息”兩種。兩種信息都具有信息標(biāo)題，所不同的是，發(fā)布者可以在“附圖片信息”的信息正文后加入圖片，而“文檔信息”沒有信息正文，發(fā)布者須指定“文檔信息”中的文檔（可以是任何格式的文件，但推薦使用Word文檔、excel文檔和文本文件）。用戶發(fā)布信息時須指定： 信息類型（如果該類型的信息全部用戶可讀，則不用指定下面三項） 可以閱讀該信息的最低權(quán)限 讀限制標(biāo)志（所有部門皆可閱讀，還是將閱讀范圍限制為某些部門）（若讀限制為某些部門）可以閱讀該信息的部門（一個或多個）u 閱讀信息用戶登錄系統(tǒng)后，都可以查看信息，但他（她）所能閱讀的信息根據(jù)其讀權(quán)限的級別而有所差別。訪客只能閱讀所有用戶均可閱讀的信息，如公告

14、、合理化建議等；其他用戶除了可以閱讀所有用戶均可閱讀的信息外，還可以閱讀以下信息：所有部門皆可閱讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息；當(dāng)前用戶所屬部門可讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當(dāng)前用戶的讀權(quán)限的信息。2.2 公文流轉(zhuǎn)功能u 登陸公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)用戶進(jìn)入公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)后的操作如下： 能夠看到系統(tǒng)給的公文審批通知信息。形式以滾動條或其他消息框方式給出。初始登錄用戶為集團(tuán)所有人員并擁有自己的登錄名和登錄密碼。 登錄公文子系統(tǒng)就要同時打開本登錄用戶的待審文件列表。促使用戶進(jìn)入系統(tǒng)就進(jìn)行審批文件。u 公布公文文件集團(tuán)所有人員都可以發(fā)布公文。用戶按照公文的要求發(fā)布自己的公文（公文號、標(biāo)

15、題、內(nèi)容、發(fā)布時間、發(fā)布人、附帶文檔及文檔類型）。每人發(fā)布的公文除了管理員有所有管理權(quán)限之外只能由自己或已審批過的人查看。u 選擇審批流程用戶自己填寫的公文成功提交后，進(jìn)入到選擇審批流程。流程分為兩種：固定流程和定制流程。 固定流程由發(fā)起人在固定流程表中選擇一個審批流程。分為：(a) 發(fā)起人選擇固定流程表中一個審批流程。(b) 若需要對固定流程進(jìn)行維護(hù)（增加、修改），提供選擇固定流程前到固定流程維護(hù)界面的入口，并能夠返回。也就是說用戶在選擇固定流程時，可以先進(jìn)入到固定流程維護(hù)界面進(jìn)行維護(hù)，然后返回選擇界面選擇一條固定流程。 定制流程發(fā)起人發(fā)起公文后或上一個審批人審批完后，按照先部門后人員選擇下

16、一步的審批人，完成后提交。u 查看審批文件狀態(tài)發(fā)起人可以對自己發(fā)起的公文進(jìn)行維護(hù)，維護(hù)類型如下： 查看：查看本人發(fā)起的公文的審批情況。 前置：本功能提供查看的公文是正在審批過程中的文件。 刪除：在還沒最終審批完成之前，對本人發(fā)起的公文，進(jìn)行作廢處理。審批人可以對自己審批的文件進(jìn)行查看。u 審批文件并選擇下一個審批人用戶進(jìn)入到公文子系統(tǒng)就直接審批文件，若本公文審批流程為固定流程，則審批后提交完成，若審批流程為定制流程，則如同上面選擇審批流程功能模塊中的“定制流程”。u 查詢歷史文件歷史文件為已經(jīng)完成最后審批的文件。所有人都只能查看自己發(fā)起或者審批過的歷史公文信息，但不能進(jìn)行修改。其他人發(fā)布的文件

17、自己又沒進(jìn)行審批則沒有權(quán)限查看。歷史文件的刪除操作由管理員進(jìn)行。作廢處理的文件只能由管理員才能夠查看。u 管理員查詢?yōu)g覽文件 查找文件描述 按照一定關(guān)鍵字進(jìn)行文件查找，提供按公文名稱，發(fā)起人，發(fā)起時間，審批人以及人員編號等查詢。 查看分列表和詳細(xì)兩種方式。 管理員可以查看歷史文件，也可以查看在審的文件。管理員可以查看作廢處理的文件。u 管理員管理文件 管理員對所有公文有刪除、查看的權(quán)限。 查看：文件及其審批情況或歷史公文?？梢詫λ泄钠鸬奖O(jiān)查的作用。 刪除：文件及其審批情況或歷史公文。管理員對正在審批或已經(jīng)審批完成的公文認(rèn)為該作廢的可以作廢處理，作廢處理的文件并沒從數(shù)據(jù)庫中徹底刪除。例如內(nèi)容

18、不是健康的，則要即時作相關(guān)處理，并且作廢處理的文件只能由管理員查看處理。u 用戶管理主要是對用戶的權(quán)限管理：目前暫設(shè)所有人都有發(fā)布公文的權(quán)限。其他用戶權(quán)限例如用戶對固定流程的維護(hù)權(quán)限等在程序中控制，對管理員不作管理要求之外，用戶管理暫沒有特殊要求。2.3 考勤管理功能u 考勤登記該部分的功能如下：考勤登記在用戶登陸辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)站時即開始；當(dāng)用戶登陸時，系統(tǒng)獲取當(dāng)前工作時間，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的考勤時間判斷該用戶是否是正常上班，還是遲到或曠工等性質(zhì)。同時記錄到考勤登記表中。u 加班登記加班登記有如下功能： 加班登記由加班人員自己操作。為防止弄虛作假，每次加班需提供一個審核人。 加班人員只有登記權(quán)限

19、，沒有修改和刪除權(quán)限。若需要修改等操作可以請系統(tǒng)管理人操作。u 查詢本人考勤信息查詢本人考勤信息部分提供本人查詢自己的考勤信息，提供兩種方式的查詢： 時間：可以查上兩個月的考勤。 考勤類型：可以查正常考勤記錄、加班記錄或出差等。u 非正?？记诘怯浄钦？记诘怯浿荒苡晒芾韱T操作，專門對出差、請假休假和曠工等考勤進(jìn)行登記。一般用戶沒有此項操作權(quán)限。u 考勤統(tǒng)計考勤統(tǒng)計也是由系統(tǒng)管理員操作，一般用戶無該操作權(quán)限。考勤統(tǒng)計有兩個功能： 統(tǒng)計某個員工當(dāng)月、上月或一年的考勤情況。 打印考勤報表功能。u 系統(tǒng)時間管理該部分也是系統(tǒng)管理人員操作，每個月對應(yīng)一條記錄系統(tǒng)時間管理部分專門設(shè)置下月的工作天數(shù)，每天的

20、小時數(shù)，曠工時限以及上班起始時間設(shè)置等。當(dāng)月每天的考勤計時就根據(jù)系統(tǒng)時間管理表中的設(shè)置進(jìn)行計算。u 考勤信息維護(hù)該部分也是由系統(tǒng)管理員操作 由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內(nèi)的所有考勤進(jìn)行維護(hù)，包括增加、刪除、修改和查看等。 可以對個人的考勤信息打印報表。u 加班信息維護(hù)該部分也是由系統(tǒng)管理員操作 由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內(nèi)的所有加班信息進(jìn)行維護(hù)，包括增加、刪除、修改和查看等。 可以對個人的加班信息打印報表。2.4 辦公室管理功能u 公共場地與公共財物使用管理提供對公司的公共場地（如會議室、卡拉OK廳）、公共財物（如公車、照相機(jī)、攝影機(jī)）的使用記錄。包括以下幾個子功能： 公共場地和公共財物

21、使用管理提供對公司公共場地和公共財物使用情況的維護(hù)功能，包括使用、歸還、預(yù)訂、取消預(yù)訂等。 公共場地和公共財物管理提供對公司公共場地和公共財物記錄的維護(hù)功能，包括對公共場地和公共財物記錄的增加、刪除和修改。 查詢功能查詢某時間點公共場地與公共財物的使用情況。查詢某公共場地與公共財物在一段時間內(nèi)的使用記錄。u 公司設(shè)備管理對公司設(shè)備的進(jìn)行管理，并提供一般的查詢功能。包括以下幾個子功能： 設(shè)備管理提供對公司設(shè)備記錄的維護(hù)功能，包括對設(shè)備記錄的增加、刪除和修改。 設(shè)備類別代碼表管理提供對公司設(shè)備類別記錄的維護(hù)功能，包括對設(shè)備類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。 查詢功能按照部門、物品種類、供貨人（單位

22、）進(jìn)行查詢，列出公司設(shè)備的統(tǒng)一清單。u 日?；顒影才殴芾碇饕枪炯w的日常活動安排，例如公司未來兩日的旅游安排，工會活動安排等。包括公司領(lǐng)導(dǎo)可以公開的活動情況，例如領(lǐng)導(dǎo)接待客人，有貴賓來訪等。 日常活動安排管理提供對公司日?；顒佑涗浀木S護(hù)功能，包括對日?；顒佑涗浀脑黾印h除和修改。 查詢功能以周為單位瀏覽，列表顯示日常活動，可定制時間段進(jìn)行查詢。u 辦公用（消耗）品管理提供對公司所有辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一記載的功能。辦公用品是指紙張、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個子功能： 辦公用品使用情況登記提供對辦公用品使用情況的登記功能，包括辦公用品的領(lǐng)用和辦公用品的歸還。對辦公用品的領(lǐng)用/歸還，應(yīng)在現(xiàn)

23、有辦公用品數(shù)量中應(yīng)減去/加上所領(lǐng)用/歸還的數(shù)量。出于實用性和復(fù)雜性的考慮，歸還功能可暫緩實現(xiàn)。 辦公用品管理提供對公司辦公用品的維護(hù)功能，包括對辦公用品的增加、刪除和修改。 查詢功能按物品、時間、部門、人員、總計等進(jìn)行查詢，并列表顯示辦公用品的使用情況。2.5 系統(tǒng)管理功能u 部門管理部門管理模塊供系統(tǒng)管理員管理部門的信息，包括新增部門和刪除部門兩個功能。u 信息類型管理信息類型管理模塊供系統(tǒng)管理員增加和刪除信息類型。系統(tǒng)管理員增加信息類型時，應(yīng)指明該類型信息是否網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀。網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀的信息有公告、合理化建議等。3 辦公自動化在現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性傳統(tǒng)的辦公方式使人們耗

24、費大量的時間和精力，用手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。用先進(jìn)的現(xiàn)代化工具代替手工作業(yè)，無疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。辦公自動化管理系統(tǒng)對傳統(tǒng)辦公方式的革命，順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展的潮流，是現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)入21世紀(jì)所必備的工具。3.1 辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營和管理重要性辦公自動化對于面向二十一世紀(jì)的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達(dá)國家企業(yè)，迫切需要通過推行辦公自動化來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。推行辦公自動化，能給中國企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思

25、維方式上帶來革命性進(jìn)步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾:企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進(jìn)信息管理設(shè)置了障礙。推行辦公自動化，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進(jìn)步。企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。辦公自動化為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說明了辦公自動化已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。3.2 辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必要條件辦公自動化管理系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必備條件。我們知道現(xiàn)代 企業(yè)要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人

26、才，二是靠信息，這是企業(yè)取勝的必備條件。企業(yè)的信息化保證企業(yè)全方位得到最新信息。它包括企業(yè)的科研、生產(chǎn)、營銷、辦公等方面廣泛利用計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)筑企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)，全方位改造企業(yè)，以降低成本和費用，增加產(chǎn)量和銷售，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。通過辦公自動化系統(tǒng)，我們可及時掌握市場信息，正確決策，從而以最快的速度、最好的產(chǎn)品、最低的價格、最好的服務(wù)，參與市場競爭，以達(dá)到企業(yè)取勝之目的。3.3 辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)辦公自動化系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)。營銷創(chuàng)新是指企業(yè)盡可能地利用現(xiàn)代高新技術(shù)手段辦公自動化系統(tǒng)，最有效、最省錢地謀求新的市場的開拓和新的消費者的挖掘。它包括應(yīng)用新的

27、廣告媒體，采用新的售后服務(wù)途徑，開發(fā)新的用戶等。辦公自動化系統(tǒng)給現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式、思維方式上帶來了革命性的轉(zhuǎn)變。作為企業(yè)的決策人，廠長或總經(jīng)理通過辦公自動化系統(tǒng)能一目了然地了解許多科室、部門，甚至基層一線大量、動態(tài)、錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)和信息，并進(jìn)行及時、準(zhǔn)確地分析和處理。企業(yè)內(nèi)部多方面的資源，包括人、財、物、產(chǎn)、供、銷、研等如何得以合理調(diào)配平衡和充分利用。辦公自動化正是建立在這樣的科學(xué)管理思想體系上的高效、集成的計算機(jī)輔助企業(yè)管理系統(tǒng)。通過管理思想這個軟件的具體應(yīng)用來完成企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中所有信息和數(shù)據(jù)的接收、流轉(zhuǎn)、處理、統(tǒng)計、分析等加工過程。從而使企業(yè)在每個環(huán)節(jié)上做到準(zhǔn)確、及時的決策和控制。3.4 推行辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)帶來了進(jìn)步首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?、簽字、蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。其次是節(jié)省運(yùn)營成本:包括時間和紙張。第三是規(guī)范單位管理:把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。第四是提高企業(yè)競爭力、凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工