外部審核準備及應對

1、外部審核準備及應對12022-2-242審核現(xiàn)場l 必要的禮儀l 清潔l 確?，F(xiàn)場沒有作廢且無作廢標識的文件l 如果可能，最好不要將正在處理的文件記錄等 放置在工作現(xiàn)場，以避免引起審核員的注意l 部門應指定一個專門的人員來提供審核員需要的 文件和資料，他們最好是對部門所有關(guān)于體系方 面工作最熟悉的人并非常了解文件和資料的存放2022-2-243面談審核 l 作為審核員面談的對象（通常是部門負責人）, 您 可能面對如下的提問： 公司的質(zhì)量方針 部門的質(zhì)量目標 您的職責 您部門的組織機構(gòu) 您歸口的程序，這些程序如何在部門內(nèi)推動 您是如何對這些程序的執(zhí)行效果進行分析和評價 您部門在改進方面做了什么樣

2、的工作，效果如何2022-2-244面談審核 l面對這些問題，您在回答時應注意： 最好直截了當?shù)幕卮饘徍藛T的問題。如果這些方面您不是按程序的要求做的很好，最好不要過多展開！一定要避免“我不知道，不了解”等方式的回答。如果審核員的問題您完全不了解，您可以從一些側(cè)面來引開問題，但要避免太多！如果審核員對您一追到底，您可以根據(jù)尋找諸如公司，專業(yè)的特點等原因作適當?shù)霓q解。如果不是完全被理解，不要輕易地對審核員需要您對不合格進行確認的要求表示“接受”；2022-2-245文件審核l準備好審核過程中可能需要提供的文件和記錄它們 絕大部分都是我們質(zhì)量體系中規(guī)定的文件和記錄l負責人應清楚地了解這些文件在部門內(nèi)

3、的存檔l負責人應清楚地了解這些記錄中還有哪一些沒有做到或做的不好，在審核過程中如果被抽查到，可能出現(xiàn)不合格的情況。如果可能，可以將做的好的部分與做的不好的部分區(qū)別開以便自己可以非常容易地分辨l如可能，可將文件和記錄不放在審核現(xiàn)場。如隔壁 的辦公室，審核員不容易看見的地方，這樣做的好 處是： 你在去取審核員需要的記錄過程中，可以有時間 檢查這些記錄是否正確（因為在審核員要求你提 供記錄的同時可能會隱含他需要查找的重點）2022-2-246文件審核l審核員需要看什么，抽查的是哪一份記錄，就提供哪一份記錄，要避免諸如將該記錄的全部一個文件夾全部都提供給審核員l通常審核是一個抽樣的過程，當然如果審核員

4、沒有進行抽樣，而是提出“能找?guī)追莺贤u審記錄給我看看嗎“等形式的問題時，這樣我們前面提到的將好的記錄和有問題的記錄分開存放的做法就能取得好的效果2022-2-247文件審核l“過程方法”是ISO9001:2000的一個重要特這個特點在審核中也是區(qū)別于ISO9002:1994的，為此，我們需要注意以下一些問題：過程的方法即：過程的識別，過程的輸入，過程必需的資源，過程的控制方法，過程的監(jiān)視和測量過程的輸出（記錄的要求）審核員在審核過程在中，當它抽取一個樣本時，可能會抽查到與之相關(guān)連的所有記錄如對合同的抽查當抽查一份評審記錄時，向前會抽查到合同（合同中包含了顧客的要求），向后會抽查到合同的執(zhí)行，合

5、同的修改，修改后的評審，相關(guān)文件的更改，顧客的反饋和投訴的處理，這些相關(guān)的因素是否在評價顧客滿意度的過程中得到了表現(xiàn)等等因此，我們應有很好的準備，在審核員問到一個問題應考慮到其他相關(guān)的地方是否都做到了，這樣我們就會有思考補救的時間2022-2-248文件審核l我們可以做什么樣的補救呢？在去尋找該記錄的過程中，可能會花費較長的時間時，你可以先向?qū)徍藛T表明還在查找，而后引開審核的主題或要求先進行下面的審核如果記錄可能被遺失，你可以向?qū)徍巳藛T表示該項工作已經(jīng)完成，并可從其他側(cè)面來表明該過程的結(jié)果的確是得到了有效的控制為避免與審核員的爭執(zhí)和僵局，你可力爭的最好結(jié)果是：立即的現(xiàn)場糾正，只是需要改進的問題

6、，而不是一個不合格項審核準備審核前的準備審核前的準備審核前必須召集相關(guān)部門開會，進行以下事項溝通。 對審核公司、審核目的、審核人名字、職務(wù)/背景、審核計劃、審核范圍/重點，審核要注意的事項及應準備的資料等進行溝通說明。 要明確審核當日的負責人，接待/陪同人，審核問題回答人，問題點記錄人。（應對審核的人員應具備的素質(zhì)見第五頁。） 安排好接待事項并落實到位（如：接送/午晚餐/酒店預訂等） 介紹材料預演檢查表自評： 通常情況下正規(guī)的審核客戶會在審核前給出檢查表要求先做好自評，將自評結(jié)果發(fā)給客戶。 填自評表時一定要了解哪強哪弱，強的一定要給高分，弱的不能分數(shù)太低。總分數(shù)一定要高，但不要滿分，在無關(guān)痛癢

7、或根本拿不到分的項目上略微扣點分就OK了。 要仔細的去回答檢查表上的每一個問題，對每個問題檢查和準備有可能會被審核的文件資料。安排模擬審核，事先對問題點進行改善。尤其是對之前審核發(fā)現(xiàn)的問題進行驗證。 審核當日要注意的事項1. 各部門負責人要出席審核的初次會議及末次會議。受審核部門的人員，均應按審核時間安排出席，不能借各種理由回避或離開受審核地點。遇到緊急情況，需向?qū)徍藚f(xié)調(diào)人請假及安排好代理人。2. 各部門只安排1人負責接待審核（建議由部門負責人回答問題和出具資料）。很多人回答時內(nèi)容可能不一，使審核員誤解。且現(xiàn)場人員太多，較混亂。3. 審核現(xiàn)場做到干凈整潔，物流有序，環(huán)境條件滿足要求。4. 對提

8、出的疑問進行準確簡短準確簡短的回答圍繞主題，不要扯遠。（對提問以外的內(nèi)容進行說明，審核員有可能從中找出其他問題。） 理解審核員問題后進行回答，不明白時可以問清楚。不明白問題的具體含義，所回答內(nèi)容會引起誤判。語言簡單明了，對問題說明的時間過長易使審核者感到厭煩。如覺得不能簡單回復問題時,可以提供相關(guān)文件資料進行說明，這樣更容易理解。審核中不要竊竊私語、相互討論。審核人會誤解為是否在商討不真實內(nèi)容進行回復。一定要避免“我不知道，不了解”等方式的回答。如果審核員的問題您完全不了解，您可以請知情的人來回答。對爭議的處理, 由權(quán)威的人物解釋； 決不能發(fā)展成沖突！審核時間過長時，可以向?qū)徍巳颂岢鲂菹⒔ㄗh。

9、5. 資料記錄要事先做好準備 電腦資料(文件/記錄)可以事先打開,審核人有需求時可以馬上點擊提供。 如果可能，事前將做的好的部分與做的不好的部分區(qū)別開來。通常審核是一個抽樣的過程，如果審核員沒有進行抽樣，只要求提供幾份記錄時，可迅速地提供做得好的記錄給審核員 如審核員指定抽查哪一份記錄，就提供那一份記錄，要避免將整個記錄文件夾都提供給審核員。 如果尋找該記錄的過程需花費較長的時間，應先向?qū)徍藛T表明還在查找，而后引開審核的主題或要求先進行下面的審核。 在取審核員需要的記錄并提供給審核員前，最好先快速檢查這些記錄是否正確（在審核員要求你提供記錄的同時可能會隱含他需要查找的重點)。6. 審核當日需安

10、排生產(chǎn)（至少準備樣品/物料在審核員要求時可演示產(chǎn)品操作過程）。7. 應盡可能安排熟練有經(jīng)驗地員工在線，避免在產(chǎn)品操作演示中出現(xiàn)問題。要求員工嚴格按工作指引操作，任何異常，停下來找工程師處理。當員工過于緊張時，注重舒緩員工的緊張情緒。8. 審核陪同人員要記錄審核中所有的提問，必要時拍照記錄問題點。在審核員提出某問題時, 應考慮并通知到其他相關(guān)要審核的部門檢查是否都做到了，并提前補救.9. 對于發(fā)現(xiàn)的問題, 相關(guān)責任人應及時采取補救措施。對于已糾正及可以澄清和補充說明的問題，準備好相關(guān)的文件資料在末次會議前出示給審核員進行澄清。力爭的最好結(jié)果是：立即的現(xiàn)場糾正好的問題，只是需要改進的問題，而不是一個不合格項。10. 相關(guān)人員應趁審核的機會學習審核的方法, 熟練掌握審核事項以更好地準備以后的審核。審核當日要注意的事項（續(xù)）應對審核的人所應具備的素質(zhì)1. 對公司的體系一定要了解：作為一名出色的陪審員首先要了解公司的質(zhì)量體系，了解個個環(huán)節(jié)是如何運轉(zhuǎn)的。2. 對制造過程要了解要清楚制造過程中的重點控制點，CTQ工序，以及該工序的過程能力，及清楚過程哪個方面強，哪個方面弱，哪項工作有，哪個沒有做，哪個地方能去，哪個地方不能去。弱的，差的方面在審核前要著重準備，審核時又要避重就輕。 3. 對客戶要求要了解 了解審核目的及審核重點。了解研究審核員的職位，背景，性格偏