辦公大廈管理手冊(cè)信件收發(fā)管理

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-660編號(hào)：_辦公大廈管理手冊(cè)信件收發(fā)管理審核：_時(shí)間：_單位：_辦公大廈管理手冊(cè)信件收發(fā)管理用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開(kāi)化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^(guò)修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。辦公大廈管理手冊(cè)：信件收發(fā)管理1普通信件投送規(guī)定A.規(guī)定適用于工作在XX國(guó)際中心內(nèi)客戶信件的日常投送；B.由政府郵政部門投送到XX國(guó)際中心的信件一律由前臺(tái)人員接收；C.任何投遞給客戶的信件，任何人不得私自拆看、

2、私藏或銷毀；D.收到的信件由每日信件發(fā)送人員負(fù)責(zé)信件的分揀及投送；E.分揀人員應(yīng)先仔細(xì)核對(duì)收件人的公司名稱及單元號(hào)，再檢查該名客戶是否對(duì)郵件有特殊的要求（如放前臺(tái)等）；在信件上用鉛筆標(biāo)注清楚單元號(hào)；應(yīng)再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號(hào)與當(dāng)前在該單元的名稱相符，之后再按客戶的單元進(jìn)行投送；F.如有單元號(hào)，但公司名稱標(biāo)注不清楚，可通過(guò)檢查客戶檔案來(lái)確認(rèn)，如仍不能確認(rèn)，可以通過(guò)電話方式與客戶聯(lián)系，或通過(guò)其他相關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)，如市場(chǎng)租賃部人員等；G.如已確認(rèn)不是投送到XX國(guó)際中心內(nèi)客戶的信件，可在信件上貼上退信條并標(biāo)注"退"字，加蓋XX國(guó)際中心郵件"收發(fā)章"后，

3、在第二天交還郵局送信人員；H.能夠確認(rèn)為已退租客戶的信件，如果原客戶留有聯(lián)系方式，可以通過(guò)電話通知原客戶到XX國(guó)際中心取信，如無(wú)任何聯(lián)系方式，可按本規(guī)定第"G"條做退信處理；I.長(zhǎng)期在XX國(guó)際中心的客戶要退租時(shí)，應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)客戶離開(kāi)后的信件該如何投遞，通常情況下，可請(qǐng)客戶留下聯(lián)系電話，當(dāng)有客戶信件時(shí)，以電話方式通知客戶或客戶的委托人來(lái)前臺(tái)取信。2郵件、報(bào)刊管理規(guī)定為規(guī)范郵件管理，確保大廈用戶郵件數(shù)正常派發(fā)，制定如下規(guī)定：A客戶要求訂購(gòu)報(bào)刊時(shí)，需到郵電部門辦理預(yù)訂報(bào)刊手續(xù)。B客戶憑訂閱收據(jù)的復(fù)印件到物業(yè)管理處客戶服務(wù)部辦理備案手續(xù)，由客服員在報(bào)刊訂閱登記表中登記報(bào)刊名稱、公司名

4、稱、份數(shù)等。C管理處設(shè)掛號(hào)郵件簽收登記簿及掛號(hào)郵件退件登記簿。D投遞員每天把郵件、報(bào)刊送到大廈收發(fā)臺(tái)（保安部前臺(tái)），對(duì)投遞員送來(lái)的掛號(hào)信、匯票、包裹單、電報(bào)等特殊郵件，投遞員會(huì)在郵電部門的簽收單上加蓋有"東玖大廈收發(fā)章"。郵件交接各環(huán)節(jié)中，交接雙方必須辦理交接手續(xù)，派發(fā)郵件時(shí)應(yīng)要求用戶簽章，以便日后有據(jù)可查。E對(duì)平信和國(guó)內(nèi)報(bào)刊的發(fā)放，客服人員必須根據(jù)用戶提供的資料，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)放到客戶辦公處。F凡有業(yè)戶投訴丟失掛號(hào)郵件，經(jīng)查核掛號(hào)郵件收發(fā)登記薄追究郵件下落，由最后簽名的管理人員負(fù)責(zé)。G對(duì)掛號(hào)信、匯票、郵包、電報(bào)等特殊郵件，客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號(hào)碼、郵件性質(zhì)、收

5、件公司等填寫(xiě)到掛號(hào)信/包裹單等記錄表上，然后攜單及記錄表及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)致接收人同時(shí)由該接收人在掛號(hào)信/包裹單等記錄表上簽收。H對(duì)已遷出本大廈的業(yè)戶，管理處提供1個(gè)月的平郵轉(zhuǎn)投服務(wù)，遷離后的郵件由客服部單獨(dú)管理，每周通知業(yè)戶回大廈領(lǐng)取。凡屬無(wú)業(yè)戶認(rèn)收的掛號(hào)郵件做為盲信退回郵局，客服員登記確認(rèn)后，粘貼改退批條，交給保安部，由保安部于次日退還郵遞員簽收。I缺失或遲到的報(bào)刊處理：發(fā)現(xiàn)報(bào)刊未按時(shí)送到或不是訂閱的報(bào)刊時(shí)，客服部負(fù)責(zé)與郵局聯(lián)系，敦促盡快補(bǔ)送。J發(fā)現(xiàn)郵局送來(lái)的郵件有破損時(shí)，應(yīng)在登記薄上做好記錄，并有當(dāng)值主管簽字確認(rèn)，客服部將"此郵件受到時(shí)已破損"封條粘貼在破損部位后，再派發(fā)到

6、業(yè)戶手中。3郵件快件、掛號(hào)信、包裹及包裹單的投送規(guī)定A.程序適用于工作在XX國(guó)際中心內(nèi)公司郵政快件、掛號(hào)信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送；B.接收到的快件由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)，通常情況下，該人員負(fù)責(zé)日常信件的分揀及投送；C.掛號(hào)信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件，要在聯(lián)系到客戶的第一時(shí)間內(nèi)送出；并請(qǐng)客戶簽收。D.快件到達(dá)后，應(yīng)由信件收發(fā)員迅速確認(rèn)該快件的收件人是否為XX國(guó)際中心內(nèi)的客戶，當(dāng)確認(rèn)為XX國(guó)際中心內(nèi)的客戶后，方可接收，否則由送件人員收回；E.所有由政府郵政部門投送到XX國(guó)際中心的郵政快件（僅限于EMS）、匯款單、包裹單一律由前臺(tái)F.接收，接收時(shí)應(yīng)加蓋XX國(guó)際中心"郵件收發(fā)章"（在暫時(shí)沒(méi)有郵件收發(fā)章時(shí)，可由前臺(tái)收件人員簽收）；G.對(duì)于DHL、FDX、UPS等非國(guó)家郵政部門的速遞郵件，應(yīng)由前臺(tái)人員協(xié)助送信人員聯(lián)系客戶后,由H.郵政人員送至客戶手中；I.任何投遞給客戶郵政的快件、掛號(hào)信、包裹及包裹單、匯款單，任何人不得私自拆看、私藏或銷毀；J.所有要客戶領(lǐng)取的轉(zhuǎn)