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文檔簡介
1、 商務電子格式一、關于主題1. 一定不要空白標題。2. 標題要簡短。3. 最好寫上來自*公司的,以便對方一目了然,又便于留存。時間可以不用注明,一般會自動生成,寫了反而累贅。4. 標題要能真實反映文章的容和重要性,切忌使用含義不清的標題。5. 一封信盡可能只針對一個主題,不在一封信談與多宗事情,以便于日后整理。6. 可適當用使用大寫字母字符(如“* !”等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。7. 回復對方時,應當根據(jù)回復容需要更改標題,不要RE一大串。8. 最重要的一點,主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處,切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。二、關
2、于稱呼與問候1. 恰當?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度。2. 的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家。關于格式,稱呼是第一行頂格寫。3. Email開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭,中文可以寫個“你好”或者“您好”,開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結尾可以寫“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。 注意, 在非常正式的場合應完全使用信件標準格式,“?!焙汀按酥隆睘榫o接上一行結尾或者換行開頭空兩格,而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。三、正文1. Email正文要簡明扼要,行文通順。若對方不認識你,首先應當說明自己的身份,或你代表的企業(yè)名稱,這是必須通報的一項,以示對對方的尊重,點名
3、身份應當簡明扼要,最好是和本以與對方有關,主要功能是為了收件人能夠順利地理解來意。Email正文應簡明扼要地說清楚事情,如果具體容很多,正文應只作摘要介紹,然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順,多用簡單詞匯和短句,準確表達,不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的。2. 注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系;是對還是對外性質的不同,選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述,以免引起對方不適。尊重對方,請、之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。3. Email正文多用1234之類的列表,以清晰明確。如果事情復雜,最好使用1、2、3、4列幾個段落進行說明,保持每個段落簡
4、短干練。4. 一次交待完整信息最好在一次中把相關信息全部說清楚,說準確。 5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重,也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在發(fā)送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。6. 合理提示重要信息7. 合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術介紹或討論性質的,單純以文字形式很難描述清楚,可以配合圖表加以闡述。四、附件1. 如果帶有附件,應在正文里面提示收件人查看附件。2. 附件文件應按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的容,方便收件人下載后管理。3. 正文中應對附件容進行簡要說明,特別是帶有多個附件時。4. 附件數(shù)目不宜超過4
5、個,數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。5. 如果附件是特殊格式文件,應在正文中說明打開方式,以免影響使用。6. 如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小文件分別發(fā)送。五、語言的選擇和漢字編碼1. 只有必要的時候才使用英文。2. 尊重對方的習慣,不主動發(fā)起英文。3. 對于一些信息量豐富或重要的,建議使用中文,準確表達中涉與的問題。4. 選擇便于閱讀的字號和字體。中文用宋體或者新宋體,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字號用五號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不要用背景信紙,特別對公務。六、結尾簽名1. 簽名信息不宜過多。電子消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括、
6、職務、公司、 、地址等信息,但不宜行數(shù)過多。2. 不要只用一個簽名檔對、對私、對熟悉的客戶等群體的往來,簽名檔應該簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK/FOXMAIL中設置多個簽名檔,靈活調用。3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配,字號一般應選擇比正文字體小一些。七、回復技巧1. 與時回復Email收到他人的重要電子后,即刻回復對方一下,往往還是必不可少的, 這是對他人的尊重,理想的回復時間是2小時,特別是對一些緊急重要的。對每一封都立即處理是很占用時間的,對于一些優(yōu)先級低的可集中在一定時間處理,但一般不要超過24小時。如果事情復雜,你無法與時確切回復,那至少應該與時
7、回復收到,說明正在處理。如果你正在出差或休假,應該設定自動回復功能,提示發(fā)件人,以免影響工作。2. 進行針對性回復當答復問題的時候,最好把相關的問題抄到回件中,然后附上答案。3. 回復不得少于10個字4. 不要就同一問題多次回復討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時應采用等其他方式進行交流。電子有時并不是最好的交流方式。 對于較復雜的問題,多個收件人頻繁回復,發(fā)表看法,把越RE越高,這將導致過長不宜閱讀。此時應立即對之前的討論結果進行小結,刪減不必要的容,突出有用信息。5. 要區(qū)分Reply和Reply All (區(qū)分單獨回復和回復全體)如果只需要一個
8、人知道的事情只需單獨回復。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結論響應,應該reply all, 讓大家都知道,不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚,或者有不同的意見,應該與發(fā)件人單獨溝通,討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的。點擊“回復全部”之前,要再三確定。6. 主動控制的來往為避免無謂的回復,浪費資源,可在文中制定部分收件人給出回復,或在文末添上以下語句:“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考,無需回復”。八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、密送人)1. TO的人是要受理這封所涉與的主要問題的,理應對予以回復響應。
9、2. 而CC的人則只是需要知道這件事情,CC的人沒有義務對予以響應。當然如果CC的人有建議,可以回復。3. 而BCC是密送,即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。4. TO,CC中的各個收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低到高都可以。 5. 只給需要信息的人發(fā)送,不要占用他人的資源。6. 轉發(fā)要突出信息。1. 若不給自己設限,則人生中就沒有限制你發(fā)揮的藩籬。2. 若不是心寬似海,哪有人生風平浪靜。在紛雜的塵世里,為自己留下一片純靜的心靈空間,不管是潮起潮落,也不管是陰晴圓缺,你都可以免去浮躁,義無反顧,勇往直前,輕松自如地走好人生路上的每一步3. 花一些時間,總會看清一些事。用一些事情,總會看清一些人。有時候覺得自己像個神經(jīng)病。既糾結了自己,又打擾了別人。努力過后,才知道許多事情,堅持堅
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