酒店物資采購工作流程

1、酒店物資采購工作流程1、為搞好酒店的采購工作,保證優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的供應(yīng),確保經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成,以及防止 一些不良傾向的發(fā)生,特制定本制度。 2、財(cái)務(wù)部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店 所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權(quán),未經(jīng)同意不得 擅自采購。 3、所有采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。 4、相關(guān)人員在 采購、收貨的過程中,必須遵守商業(yè)道德,努力提高業(yè)務(wù)水平,適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展 要求;講究文明禮貌,遵紀(jì)守法;以酒店利益為主,相互監(jiān)督,相互配合,共同把關(guān)。 一、采購項(xiàng)目的申請(qǐng) 1.部門根據(jù)營(yíng)業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項(xiàng)目或該項(xiàng)目不 足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足

2、的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購 前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部門及庫房該項(xiàng)目庫存量及消耗量。 2. 庫房?jī)?chǔ)備以外的 項(xiàng)目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項(xiàng)目的儲(chǔ)備或替代品。 二、采購項(xiàng)目的審批、擇商、確認(rèn)、報(bào)價(jià)與購買 1.經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬必要購買項(xiàng)目,必須由 庫房或使用部門填寫申購單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、庫管員、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字,經(jīng)總經(jīng)理審批 后交采購統(tǒng)一辦理。 2.酒店所需商品由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排采購; 3.采購員應(yīng)按照申購 項(xiàng)目進(jìn)行采購,如有疑問可直接與申購部門進(jìn)行溝通。在確認(rèn)無誤后,應(yīng)按照要求盡 快安排采購。如該項(xiàng)物資由長(zhǎng)期供應(yīng)商供應(yīng),可直接聯(lián)系供應(yīng)商供應(yīng)。如果沒有長(zhǎng)期 供應(yīng)商應(yīng)尋找至少

3、三家供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談,經(jīng)過對(duì)比、篩選,并報(bào)有關(guān)人員同意后 進(jìn)行采購。對(duì)于零星項(xiàng)目的采購可安排采購員在市場(chǎng)上直接采購,但要做好采購監(jiān)督 工作。 4.供應(yīng)商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等歸酒店所有,任何部門或 人員不得占為私有。 5.對(duì)有特殊要求的或需要加工定做的采購項(xiàng)目,申購部門需要作 詳細(xì)的說明或提供樣 品,供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)必須提供樣品或有關(guān)資料,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有 關(guān)人員同意后方可辦理采購。 6.財(cái)務(wù)部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與部門保持密切聯(lián)系,樹立服務(wù)意 識(shí), 熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況;對(duì)外經(jīng)常做好市場(chǎng)調(diào)查研究,掌握市場(chǎng)信息; 積極主動(dòng)向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的替代品;積極主動(dòng)向酒店提供

4、市場(chǎng)情 況及購買策略。 7.所有采購項(xiàng)目擇商、報(bào)價(jià)必須由財(cái)務(wù)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場(chǎng)行情 的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑。財(cái)務(wù)部在擇商報(bào) 價(jià)中必須認(rèn)真研究對(duì)待;使用部門必須在工作中要主動(dòng)與財(cái)務(wù)部溝通配合,對(duì)所掌握 的供應(yīng)商情況及購物意向要主動(dòng)通報(bào)財(cái)務(wù)部,由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商。 8.確屬疑難采購項(xiàng)目,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與使用部門進(jìn)行溝通,研究對(duì)策,必要時(shí)可由使用 部門派人一同采購。無力解決的必須及時(shí)上報(bào),不得拖延誤事。 9.所有采購項(xiàng)目依據(jù) 有效申購單由財(cái)務(wù)部安排采購員統(tǒng)一購買,其他部門一般不得自行購買。 10.在購買 過程中要認(rèn)真檢查所購物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、等

5、內(nèi)容,堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合 格產(chǎn)品流入酒店。 三、采購項(xiàng)目的驗(yàn)收 1.無論是供應(yīng)商還是采購購回的物品必須首 先于庫房聯(lián)系,由庫房根據(jù)申購表驗(yàn)收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。 2.對(duì)于不符合采購申請(qǐng)表的采購,庫房人員有權(quán)拒收。供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗(yàn)收 手續(xù)后,庫管員應(yīng)開立入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算。 3.庫房在驗(yàn)貨過程中對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)使用部門一起驗(yàn) 收。 4.在驗(yàn)收過程中庫房或使用部門有權(quán)對(duì)不符合要求的物品提出退貨要求,經(jīng)確認(rèn) 實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨。 5.購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人 員要相互監(jiān)督、相互合作,共同

6、做好工作。對(duì)于有爭(zhēng)議的問題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào) 解決。 四、采購項(xiàng)目的結(jié)算 1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元,超過 1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算;必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。2. 供應(yīng)商結(jié)算的 2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算,超過 2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。3. 辦理結(jié)算時(shí),必須按照?qǐng)?bào)賬程序填好報(bào)銷單,經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng) 理審批后方可交出納辦理結(jié)算 酒店采購程序一 添加時(shí)間 :2008-11-28 15:03:32點(diǎn)擊 :7 1、目的 制定采購工作規(guī)范,確保酒店采購的物資或服務(wù)符合要求。 2、適用 范圍 適用于本酒店提供產(chǎn)品的供方和本酒店服務(wù)

7、及服務(wù)過程中所需物資的全部采購 活動(dòng)。 3、職責(zé) 3. 1財(cái)務(wù)物資部及服務(wù)采購部門負(fù)責(zé)供方評(píng)定的組織工作。 3. 2由 物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)供方的評(píng)定工作。 3. 3財(cái)務(wù)物資部負(fù)責(zé)物資采購工作的管 理和實(shí)施,相關(guān)部門負(fù)責(zé)服務(wù)采購工作的管理和實(shí)施。 3. 4財(cái)務(wù)物資部和餐飲部共 同負(fù)責(zé)對(duì)食品原材料的驗(yàn)證及驗(yàn)收,其它采購的物資由相關(guān)使用部門和倉管員聯(lián)合驗(yàn) 證及驗(yàn)收。 3. 5服務(wù)使用部門負(fù)責(zé)相關(guān)服務(wù)產(chǎn)品的驗(yàn)證及驗(yàn)收。 4、評(píng)定供方的程 序要點(diǎn) 4. 1采購的分類 (1 常備物資采購 (2 鮮活食品采購 (3 臨時(shí)性采 購(包括服務(wù)采購 (4 專項(xiàng)物資采購 4. 2供應(yīng)商評(píng)定 4. 2. 1評(píng)定內(nèi)

8、容 (1 是否具備滿足本酒店所需產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量要求的能力。 (2是否滿足本酒店所需產(chǎn) 品的生產(chǎn)能力和合同約定的交貨能力。 (3是否具備本酒店所需產(chǎn)品的質(zhì)量保證體 系。 (4供方的資信、資質(zhì)、歷史業(yè)績(jī)等情況。 4. 2. 2評(píng)定方法 (1由財(cái)務(wù)物 資部負(fù)責(zé)組織收集供方提供的關(guān)于生產(chǎn)設(shè)施、組織、人員、資金等方面的資信、資質(zhì) 文件和就所要求的質(zhì)量水平提供有關(guān)生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)據(jù)、實(shí)物及相關(guān)資料。 (2 由財(cái)務(wù)物資部對(duì)供方進(jìn)行考察,即對(duì)其工作場(chǎng)所、設(shè)施結(jié)構(gòu)和質(zhì)量保證體系進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng) 實(shí)際評(píng)價(jià),并對(duì)供方的評(píng)定做供方的評(píng)定記錄。 質(zhì)量要求:應(yīng)保持與其他同 類產(chǎn)品的質(zhì)量相比,質(zhì)量較優(yōu)。 價(jià)格要求:應(yīng)保持與其他同類

9、同等質(zhì)量的產(chǎn)品相 比,價(jià)格較低。 交期要求:應(yīng)保持及時(shí)供貨。 配合要求:有良好的服務(wù)態(tài)度 并能配合酒店作相應(yīng)改進(jìn) 。 由財(cái)務(wù)物資部對(duì)現(xiàn)行供應(yīng)商 (除集貿(mào)市場(chǎng)外 的送貨質(zhì)量、 價(jià)格及其及時(shí)性、合作態(tài) 度的不合格項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估。每 3個(gè)月從質(zhì)量、價(jià)格、送貨期和 合作態(tài)度四方面進(jìn)行一次業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估。前三個(gè)月中任何一項(xiàng)累計(jì) 5 次以內(nèi)(含 5次不 合格視為輕度不合格 ; 累計(jì) 5次以上或連續(xù) 3次不合格,視為嚴(yán)重不合格。 (3由物 資采購領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行會(huì)議評(píng)審,填寫供方評(píng)定會(huì)議記錄表,確定合格供方。 4. 4評(píng)定結(jié)果分類 4. 4. 1對(duì)具有合格的質(zhì)量保證體系,具備酒店所需產(chǎn)品要求能力的供 方記入合格名單。 4

10、. 4. 2對(duì)有少部分供貨數(shù)量品種缺空,經(jīng)限期糾正后能滿足產(chǎn)品 要求能力的供方列入后 備名單。就以上評(píng)定結(jié)果,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)并發(fā)送相關(guān)部門。餐飲采購流程管理制度根據(jù)餐飲采貯管理流程采購、 驗(yàn)收、 倉管、 發(fā)放四個(gè)環(huán)節(jié), 針對(duì)餐飲部的實(shí)際情況, 具體從以下環(huán)節(jié)入手,切實(shí)做好采貯工作:一、理順采購流程1、確定供貨商,簽訂供貨合同。供貨商類別:米油類、雞鴨類、魚類、海鮮類、 蔬菜類、肉類、米粉類、豆制品類。其他類別:均由酒店采購中心根據(jù)申購計(jì)劃統(tǒng)一采購。(在簽訂供貨合同后,可 取消餐飲采購員。簽訂供貨合同:供貨合同一式三聯(lián):一份供應(yīng)商;一份財(cái)務(wù)部;一份倉管員。合 同應(yīng)確定定價(jià)時(shí)間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)

11、量要求等。設(shè)立尋價(jià)員:由廚師長(zhǎng)、倉管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市 場(chǎng)尋價(jià),在尋價(jià)基礎(chǔ)上再定價(jià)。2、制定采購計(jì)劃1> 廚房根據(jù)庫存及所需量填寫好菜品申購單,并報(bào)廚師長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)?！安似飞?購單”壹式叁聯(lián),供貨商、倉管員、財(cái)務(wù)部各一聯(lián)。2> 倉庫、樓面根據(jù)庫存量,遵循“最小庫存”原則,上報(bào)申購計(jì)劃,經(jīng)部門負(fù) 責(zé)人簽字,報(bào)總經(jīng)理簽字方可,申購計(jì)劃單壹式叁聯(lián),采購員、倉管員、財(cái)務(wù)部各一 聯(lián)。3、安排組織采購1> 供貨商應(yīng)每晚 21:20到收銀臺(tái)拿申購單并簽字認(rèn)可;于第二日(或規(guī)定時(shí)間 內(nèi)按質(zhì)按時(shí)按量送貨。2> 采購員根據(jù)申購計(jì)劃單及時(shí)采購到位。二、完善驗(yàn)貨制度1. 成立收貨小組由倉管員、 廚師長(zhǎng) (廚師長(zhǎng)指定人員 、 質(zhì)檢員, 除急用物品外, 其余物品均需倉管員稱量,廚師長(zhǎng)負(fù)責(zé)質(zhì)量,經(jīng)倉管員、廚師長(zhǎng)、供